采购组织管理课件

影响采购组织设置的因素
供应市场
活动的性质 常规的VS.战略的
采购与供应职能 对于组织的重要性
采购与供应部门： 规模 地位 结构
人员配备 技术手段
是集权化还是 分权化决策
与其它部门的关系
采购组织在企业中的地位
影响管理层对采购职能的认识与期望，取决 于下列方面对公司的重要性：
采购支出占总营业额的百分比 公司采购的原料，当下市场供应情况 公司的财务状况。在发生严重财务亏损的时候，
战略层次
运营方针、程序和任务说明书的制定和发布 开发和实施采购作业绩效的审计和复查程序 建立长期合同 与供应商战略相关的决策 重大的制造和购买决策 与后向一体化有关的决策 与价格转移和公司间的供应政策有关的决策 与互惠协议、互惠贸易和易货贸易政策有关的决策
战术层次
财务副总经 理
采购副总经 理
仓 储
生 制产
管
制 造
品 管
采购地位提升的标志。主要职责在于降低成本，是体现采购部门作为新的利润源 泉的标志。适用于生产规模不大，但物料或商品在制造成本中所占比率较高的企业。
采购组织设计（原则）
设计原则
部门设置应同企业的性质和规模相适应。 部门设置应同企业采购目标、方针相适应。 部门设置应同企业的管理水平相适应。
子公司C
生产、市场/销售
集中型采购组织的特点：
优点
缺点
规模效应
上下级之间的抱怨
标准化，节省人员和工作量，有 过高的管理费用
利于采购战略的实施
对市场的反应较慢
有利于财务管理
利于更好的全面库存管理和材料
利用
避免因为供应短缺而引起集团部
门间的竞争
适用：下属经营单位购买产品相同或类似的公司。
采购组织设计（类型）
采购
生产计划
跟催
生产日报
文书处理
物料管制
其他部门副总经理
仓储 运输 收发料
主要功能是配合生产制造单位，起到物料补给的作用。采购部门在组织中处于 附属支持性地位。适用于物料需求不容易管理，需要采购部门与其它部门协调 的企业中。
采购组织在企业中的地位
隶属于高级管理层
总经理
人事副总经 理
业务副总经 理
生产副总经 理
联合各方仍保持各个公司采购的独立性和自主权，彼此 依靠相互间达成的协议以及经济利益的考虑联结成松散 的整体。 现代信息网络技术的发展，开辟了一个崭新的企业合作 空间，企业可通过网络保证采购信息的即时传递，使处 于异地甚至异国的企业实施联合采购成为可能。国际上， 一些跨国公司为充分利用现有规模效益，降低采购成本、 提高企业的经济效益，正在向采购战略联盟发展。
缺点：（1)采购作业手续复杂，主办单位必须 煞费周章。（2)采购时机与条件未必能配合个 别需求。（3)造成联合垄断。
联合采购的形式
采购战略联盟
指两个或两个以上的企业出于对整个世界市场的预期目 标和企业自身总体经营目标的考虑，采取一种长期联合 与合作的采购方式。这种联合是自发的，非强制性的，
CEO
首席采购总监（CPO）
部门1
部门2
部门3
部门4
采购经理1 采购经理2
采购经理3 采购经理4
各部门对甲类商品的采购需求
各部门对乙类商品的采购需求
。。。。。。。。。。。。。。。。。。
采购组织设计（类型）
采购外包和虚拟组织
外包 本企业的采购并不足以提供组织所需要的竞争优势，将采购活动 外包给一个更先进的、在战略上具有主动性的组织则可以获得这 种竞争优势； 现有的采购组织结构不能应对迅速的变化； 现有的组织和程序不能使采购战略高效。
例如，如果企业规模小，产品结构单一，设置单一的 采购部门并直接向总经理汇报工作较好；一些企业规 模较大，业务较多、管理繁杂，这样的企业可以设置 独立的采购部门体系，并向分管采购的副总经理汇报 工作；对于一些规模大，产品种类多，原材料需求差 异性大，各子公司的地理位置距离远的企业，可采用 较为分散的采购模式。
可能涉及到的采购活动
·制定供应战略并监管采购支出
·确定新技术、新材料以及它们的成本和风险 ·产品设计涉及供应商
·做出自制或购买决策 ·决定所需要物料的规格要求 ·监督供应商的表现
·评价市场条件和趋势
·预备合同
·为购买产品制定质量保证标准 ·评价潜在供应商的质量管理体系 ·执行接受检验
·确定需求 ·评价购进物料的顾客满意程度
按采购功能设计
采购总部
开发来源
议价招标
比价议标
决标签约
稽催履约
按采购流程设计
采购经理
订单处理
合同管理
跟踪催货
审核验收
优点：效率高，相互制衡 缺点：各自为政，手续繁杂，延误时效
混合式编组
采购经理
金属采购
电子采购 办公设备采购 非金属采购
订单处理
合同管理
跟踪催货
审核验收
采购管理部门的职责
可在本地采购，受当地 重复采购、分支部门间缺乏沟通
欢迎
缺乏财务控制
有利于部门间竞争
过量的地方采购
适用：拥有多样化经营单位结构的跨行业公司。
采购组织设计（类型）
集中型采购组织 由一个部门统一组织本系统的采购活动的采购
实施模式。
公司总部
采购总部
职能部门
子公司A
生产、市场/销售
子公司B
生产、市场/销售
公司
混合型
总部
在公司总部的管理
层上设置采购部门，同 时各个经营单位也有自
采购 职能 总部 部门
己的采购部门；公司采
购部门和各经营部门采
购有着明显的分工。
子公 司A
子公 司B
子公 司C
这种结构形式结合
了两种采购组织形式的
优点，能够做到分散和 采购 生产 营销 采购 生产 营销 采购 生产 营销 集中的有效结合。
采购组织设计（类型）
跨部门采购职能小组结构 采购组织中比较新颖的一种组织形式，
其做法是在公司总部设立采购总部，同时在 各经营单位也分设采购部门，各经营单位的 采购经理既负责本部门的采购，向本单位的 主管汇报，同时也需要向CPO汇报以取得本部 门的采购与公司的政策相适宜。
这种组织体现了采购的灵活性。
供应商协定 准备和发展价值分析程序 采用和实施供应商认证程序 一般的供应商选择和订约
业务层次
订购过程 与发出订单有关的所有规划预算管理 供应商表现的监控和评价 解决纠纷
采购部门与其他部门的关系
部门 高层管理部门 研究与开发部门
生产和/或其他使用部门
销售部门 法律部门 质量管理
顾客支持 维修 财务与会计
·评价购进产品的使用效果
·制定预算
·对供应的财务状况进行评价
·支付货款和查收发票
联合采购
所谓联合采购，是指汇集同行业或关系企业的需求 量，向供应商订购，它是多个企业之间的采购联盟 行为，可以认为是集中采购在外延上的进一业都设有采购及相关业务的执行和管理部门（麻雀 虽小，五脏俱全）；
采购组织在企业中的地位
总经理
隶属于生产部
行政副总经 业务副总经 生产副总经
理
理
理
仓储
生产管制
采购
制造
品管
主要职责是协助生产工作顺利进行，因此，工作重点就是提供物料满足 生产需求，其他职能处于次要地位。适用于生产型企业或工厂。
采购组织在企业中的地位
总经理
隶属于行政部
行政副 业务副 总经理 总经理
生产副 总经理
多头对外，分散采购； 各企业自备库存，各企业缺乏交流和协调，导致库存量
增大； 采购环节的管理控制和技术管理工作重复进行，导致管
理费用高； 采购应变能力差。
优点：（1)统筹供需，建立产销秩序。（2)采 购、管理、运输环节：价格降低。（3)促进同 业合作，达成经济外交。（4）仓储环节：统 一调拨，减少物资的积压和资金占用，减少因 器材供应短缺造成的生产停顿损失。
联合采购的形式
通用材料的合并采购
这种方式主要运用于有互相竞争关系的企业之间，通 过合并通用材料的采购数量和统一归口采购来获得大规模采 购带来的低价优惠。在这种联合方式下，每一项采购业务都
交给采购成本最低的一方去完成，使联合体的整体采购成本 低于各方原来进行单独采购的成本之和，这是这些企业的联 合准则。这种合作的组织策略主要分为虚拟运作策略和实体 运作策略。虚拟运作策略的特点是组织成本低，它可以不断 强化合作各方最具优势的功能和弱化非优势功能。
采购组织设计（类型）
分散型组织 各预算单位自行开展采购活动的一种采购实施
形式。
公司总部
职能部门
职能部门
子公司A
采购、生产、市场/销售
子公司B
采购、生产、市场/销售
子公司C
采购、生产、市场/销售
分散型采购组织的特点：
优点
缺点
自主性、灵活性、多样 造成供应商分散和混乱
性
技术人员短缺，成本上升
按采购地区设计 按物品类别设计 按采购功能设计 按采购流程设计 混合式编组
按采购地区设计
采购总部
国内采购
国际采购
东北地区 华东地区 华南地区 美洲地区 欧洲地区 亚洲地区
按物品类别设计
采购总部
采购一部
采购二部
采购三部
电子零件
办公用品 ………
优点：权责分明；规模经济；与供应商关系良好；工作有弹性 缺点：工作繁杂，无法专精
管理层会对采购业务和与采购相关的成本提出更 高的要求，这导致对会计责任的更高要求。 管理层自身的知识和水平
采购与供应职能的重要性与组织对外的支出有关
采购支出在营业 组织的例子 额中所占的比重
通常50%以上 制造行业
采购与供应职能的地位
向CEO或其他级别相当的 管理者汇报
35-50%左右 25-35%左右
第一产业-例如 向CEO的代表或其他级别 石油业或采矿业 相当的管理者汇报
医疗机构
向高级经理汇报
通常小于25% 咨询公司
较低级人员的任务，可 能还同时承担其他部门 的工作
如果采购与供应职能被赋予的职责、地位以及资源与它在组 织中的重要性不一致，那么它对于增强组织竞争力的潜在优 势可能发挥不出来，或者造成资源浪费。
虚拟采购组织 一个具有中心紧密、外围松散特征的结构，能够提高企业经营层 面上的集中度和灵活性。中心为采购专家组成的紧密核心，外围 是流动的企业经营方面的专家。核心层负责采购流程、采购战略、 职业发展以及采购过程中的员工招聘、培训和发展。
采购组织内部结构
采购组织内部的设计各个企业会有所不同， 但通常会按以下的角度来设计采购部门：
采购组织管理课件
引例
Electrical Industrial 的采购组织问题 见教材P46.
采购组织的含义
采购组织是指为了完成企业的采购任务，保证生产 经营活动顺利进行，由采购人员按照一定的规则组 成的一种采购团队。
采购的组织定位非常依赖于管理层对于采购职能所 持的看法。当管理层主要将采购职能看做是业务活 动时，就会造成采购部门在组织等级中处于相当低 的地位。但是，如果管理层将采购视为一个重要的 竞争因素，并且对组织具有战略重要性，那么采购 经理就很有可能向董事会汇报。
人 事
采
财
购
务
计 算 机 中 心
仓 储
生 产 管 制
制
品
造
管
主要职能是获得有竞争力的价格与付款方式。但由于独立于生产部门，可能难以 保证生产部门物料需求的时间和品质。适用于规模较大，采购物品种类繁多的制 造型企业。
采购组织在企业中的地位
隶属于资材部
总经理
资材部副总经理
生产部副总经理
储运
生产管制
储运