如何在运营管理中提高效率与效果并节约成本

如何在运营管理中节约成本，提高效率、服务质量和资产价值

基于李子园大厦资产管理

李子园大厦是一栋位于上海市普陀区交通路4711号的涉外写字楼。大厦权利人为普陀区桃浦镇李子园村旗下的上海李园实业有限公司，并由上海李园资产管理有限公司负责实际经营管理。

大厦由地上18层及地下1层组成，单层面积约1000平方米，总建筑面积近2万平方米。重新设计装修后的大厦1层南侧为写字楼大堂，北侧为临街商铺3层为会议中心及李子园村招商部办公室；4/5/6/7层为40-100平方米左右的全装修小型办公室；8、9、10、11、12、13层为500平方米左右的全装修中型办公室（亦可灵活分割）；14/15/16/17/18为单层为1000平方米的大型办公室。

项目2009年下半年开始筹备，2010年1月正式对外租赁营业，至2014年3月正式运营4年有余。现通过4年多的运营实际情况浅谈写字楼资产运营管理中如何节约成本，提高效率、服务质量和资产价值。

一．节约成本

写字楼运营的支出相对均衡，如从使用人分类可分为客户使用和自用；自用支出可按财务制度分类也可以按照费用管理制度分类，从财务制度分类可以分为主营业务成本、销售费用、管理费用、财务费用、营业税及其附加和所得税费用；从费用管理制度分类可以分为固定成本、控制性成本和突发成本。

所谓“开源节流”节约成本实质上是从项目或者是公司从运营出发，在达成既定的项目目标的基础上合理控制费用，并最终提高项目的投资收益率。

就写字楼管理而言，对于项目成本控制首先需要分析成本，其次对成本的明细进行检讨并制定计划，然后对计划的执行和对支出进行控制，最后进行年度总结并制定下一年度的计划。

为方便对成本控制阐述，本文引用李子园大厦管理2013年度成本数据为案例。

通常从项目管理出发，将成本划分为固定成本、控制性成本和突发成本。

固定成本是指每年度必然会发生的，成本的数量基本上不以出租率或者是使用率的变化而变化（一般在常规出租率为测算基础）。其中包括了人力成本、保险、设施设备维护费、固定办公开销等项目，而该费用一般会是固定的。

控制性成本值每年度必然会发生，但成本的数量会由于某些可见因素而变化的，

但变化范围是可以基本预计的。通常包括了能耗、办公费用、市场费用等内容。

突发成本是指每年度不必然会发生的成本，并且发生的时间、数量等内容是不确定的。通常包括了设备的维修费、设施的更换费等内容。

李子园大厦作为一栋的写字楼，体量虽然不大，但数据比较具有典型性。从

上面成本图上我们很清楚地可以看到控制性成本和固定成本比例大致相同，而变动成本比例较低，说明大楼并未发生较大的突发事件而导致大量的非常规的支出。属于比较平稳的运营。

上图为固定成本的组成内容，从固定成本分析82%的固定成本为人力成本，其他为日常运营所需的不可或缺的成本。从成本控制的角度出发，对于人力成本可以通过对于日常工作的量的统计，计算工作所需时间，并按照FTE（Full Time Equivalent）的测算，通过对于流程的优化和工作的安排提高个人的FTE，使之达到0.8以上（通常国内物业公司人员FTE值只在0.5-0.6），以此节约人力资源。而FTE的提高通常会随着管理工具对工作效率的提升而提高。（关于效率在下文中具体阐述）对于其他的固定成本的控制，目前在李子园大厦项目采用“统一招标，三方比价”的方式加以实现，但由于量小的问题，效果并不理想，但对于大型公司可以通过规模效应及集体大单采购的方式进行控制。

控制性成本，其成本费用与固定成本大致相当，上图中显示，能源（电费）占到了所有费用的82%，保洁用品费占到了6%，招待费占了4%；由于体制问题招待费异化可暂不考虑。

关于保洁用品费，相较于2012年的9%降低至6%具有相当的借鉴意义。此处的保洁用品费只要包括了洗手间的卷筒纸、盥洗室的擦手纸等物品，而前两项物品又占到了整体保洁费用的80%。2012年之前关于纸类的管理较为粗放，因此费用较高，2013年通过采用用纸申领、月度计划、总量控制的方式获得了较大的效益，较2012年，2013年的实际费用降低了20%左右。

能耗始终是控制性成本管理的重中之重，2012年底开始，大厦对于损坏灯具的调换，实行了购买LED的策略，虽然耗材费用较高，但慢慢开始实现了能耗的降低。

突发成本是最难控制的，唯一规避突发成本的方式是勤于管理，防范于未然，将突发事件数量降到最低，以此控制支出。这方面大厦在日常管理中建立的设施设

备巡查制度，勤于保养和发现问题，在问题初步阶段就加以解决，以控制整体支出。

2013年，上图中88%的工程物资的费用主要是由于采购LED灯具而引发的，因此并不具备充分的参考意义。根据前几年的分析，通常工程突发支出的比例一般在65%上下。

综上所述，成本的管理，成本的节约主要途径还是加强管理，通过对于人力资源的合理安排，通过先进技术的合理使用，通过管理的细化而实现的。

二．提高工作效率

工作效率的提高在项目管理中有着非常重要的意义。效率的提高意味着人力成本的降低，意味着客户满意度的提升，也是企业良好的精神面貌的基础。就李子园大厦而言，通过的良好的组织架构和授权机制；通过SOP（组织流程）的建立；通过工作计划制度的建立；通过办公自动化系统的建立向制度要效率，向管理要效益。

1.通过合理组织架构及授权机制提高工作效率

组织架构反映了一个组织系统中各子系统之间或各元素（各工作部门或各管理人员）之间的指令关系。指令关系指的是哪一个工作部门或哪一位管理人员可以对哪一个工作部门或哪一位管理人员下达工作指令。

就组织架构而言，李子园大厦采用了典型的线性组织架构。线性组织结构中，每一个工作部门只能对其直接的下属部门下达工作指令，每一个工作部门也只有一个直接的上级部门，因此，每一个工作部门只有惟一的指令源，避免了由于矛盾的指令而影响组织系统的运行。

在线性架构的基础下，李子园大厦对各部门充分授权，在各自的职责范围内拥有一定限度的权力，并对各自的决策承担责任。责、权、利清晰，使得各部门有序运行。例如，工程部在接到维修指令后，工程部经理可以在职权范围内决策维修方案，在职权范围内指示下属完成工作，在300元职权范围采购，以确保其高效率地完成维修任务。但所有的决策最终向上级领导汇报，并由上级领导评估其决策的正确性和使用费用的必要性。

而各部门经理与常务副总经理的项目结构比较扁平，有利于开业初期的繁杂工作的决策以提高整体公司的效率。到了项目稳定期后，各项制度深入落实后，将物业管理的各部门合并，提拔物业经理；将客服与营销部门合并，提拔运营经理；并对物业经理和运营经理授权，这样使得工作效率能够进一步提升。