档案管理 名词解释汇总

【名词解释】

第六章

1，文书整理档案：是指将处理完毕的，具有一定查考利用价值的，应作为档案保存的文件材料，按照它们在形式过程中的联系，以“件”为单位，进行装订。分类整理，并进行装盒、归档，使之有序化的过程。

2.“件”的含义：以“件”为单位是指内容大致相同的一份文件或一组文件。

①以“自然件”为一件

②文件正本与定稿、正文与附件、原件与复印件，转发文与被转发文为一件

③报表，名册，图册等可按其本来的装订方式，一册（本）为一体

④来文与复文合为一体。

“件”是文书制发、传递、处理的基本单位，同时也是文书归档的基本单位。

3.归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案。保存的纸质文件材料。

4.立档文件：是指构成档案、全宗的国家机关、社会组织、个人或生产建设科研项目的组织者，通常称为“全宗构成者”。

5.分类方案类目：是指在一年的实际文书没有形成之前，事先根据机关工作活动的规律，按照文书整理的原则，拟制出来的归档文书的类别和条目。

6.人物全宗：社会知名人士在其一生活动中形成的档案整体。历史上一些著名的家庭，家族所形成的属于这一类。完成任务全宗的个人家庭宗族也就是立档单位。

7.初步整理：就是平时整理，即机关的文书部门把机关一年内在工作中逐步形成的应当归档的文书中整理工作放在平时有计划地进行。第七章

8.档案的收集工作：就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各机关、个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各有关机关档案和各级各类档案馆。

9.档案鉴定：是指对收集的档案进行甄别和判定其价值，以决定档案的存毁。

10.档案保管期限表：就是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的指导性，标准性文件，它是档案馆、档案室鉴定档案价值、确定档案保管期限的依据。

第八章

11.档案整理：就是按照一定的原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

12.档案分类方案：又叫档案分类大纲，是进行档案整理的一个依据和前提，就是标列各个类目名称，表示全宗内档案分类体系的纲要。

13.档案分类：就是把档案按一定的标准划分为若干类别，使其进一步条理化、秩序化。这是在档案管理过程中形成的行之有效的方法。

14.档案编号：就是对已整理好的文档编写序号。

15.档案排序：就是把档案按一定的次序进行排列。

17.全宗：是指一个具体社会独立性的组织或个人在其社会实践中所形成的全部档案。

18.全宗编号：就是对所有全宗按一定顺序用自然数从“1”开始由小到大顺次编号。（主要方法是流水编号法）

19.案盒排列就是将各案盒按一定的顺序排放在一起，并将这种顺序固定下来。

20.案盒编号：就是给每个案盒编一个固定的代码。

21.案盒目录：案盒目录是对经过系统排列的案盒进行逐一编号登记后而进行的案盒名册。

22.档号：是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，对档案的编号。

23.“八防”措施：防火、防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防光

24.档案代理卡：为便于管理，调档一张卡片放在所调出时可填写案盒的位置上，在卡片上注明所调案盒的基本概况，还盒时再把它取下；如果调出某件文件，也可将这张卡片注明所调文件的情况，放在文件所处件号位置。

25.全宗号：是由在管理某一全宗过程中所形成的管理记录性材料组成的专门案盒。

第九章

26.档案著录：就是在编制档案检索工具时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

27.标识符号：是用来表示不同著录项目和著录含义的人工语言符号。

28.档案标引：是指在档案著录过程中，对档案的内容进行分析和选择，并赋予其规范化的检索标识的过程。

29.档案标引的网罗度：网罗度是指标引工作中，给出的检索标识反映问题的全面程度。

30.档案检索工具：是记录、报道档案内容和形式及查找利用档案资料的基本工具，其基本职能有两点：一是存储档案信息，一是查档案信息。

31.档案检索体系：是档案管理部门为满足不同需要而编制的各种类型的在功能上相互联系、相互补充的档案检索工具的集合体。

第十章

32.档案的提供利用工作也称档案信息的开发利用工作，它是指通过一定的方式和方法尽可能地开发档案信息，直接有关单位和人员提供信息服务。档案的利用是档案工作的目的，也是档案工作的出发点和归宿点。

33.阅览服务是指档案部门根据自身条件和利用需要，设立专门的档案阅览室，供利用者查阅利用档案，向利用者提供档案，解答提出的有关档案专业知识、档案利用手续、各种档案规章制度、档案检索途径等方面的问题。

34.档案咨询服务是指机关档案部门或档案人员以室藏档案为根据，通过口头（包括电话）或书面形式，向

35.全宗指南：又称全宗介绍，它是以本机关全宗为对象范围，以叙述的形式对立档单位及其档案内容和成分等情况进行报道的材料。36.大事记：是一种以时为经，以事为纬，简明地记载和反映一定范围内重要史实的材料书和工具书。

37.组织沿革也叫组织机构沿革，是以文字或者图表形式，系统地记述和反映某一独立机关（包括党政机关、社会团体、企事业单位）自身发展演变情况的参考资料和工具。

38.文件汇编又称现行文件汇编。顾名思义，它汇编的都是正在发挥效力的现行文件，可以说是现行文件汇集的统称。

第十一章

39.专门档案：是一个集合概念，是指在一些专门性活动中产生和形成的档案种类。

40.人事档案是在人事管理中形成的各种涉及个人经历、政绩、德才表现等方面信息的档案材料，是一个单位和组织了解、评价、选拔干部，开展人事管理工作的重要依据。

41.人事档案正本是全面反映一个干部的历史和现实情况的材料，分为10大类，是一个干部的全部原始材料的总和。

42.人事档案副本是概括放映一个干部历史和现实情况的材料，由干部人事档案正本主要材料的复制件（重复件）构成。

43.会计档案:是在会计工作中形成的，记录和反映一定组织和单位经济业务的会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算的专业材料。44.声像档案：是指在社会活动中产生的具有保存利用价值，一声音、图像为记录手段的各种载体形式的原始记录。

第十二章

45.电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案，又称为机读档案或数字式档案。

46.电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读。处理，并可在通信网络上传送的文件。

47.逻辑归档：在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

48.物理归档：把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。