公文写作常识[1]

公文写作常识[1]

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公文写作常识

一、公文的基本格式

公文格式是公文的各个部分在页面上的具体表现形式，也就是公文的外观形式。它是公文的权威性和严肃性在形式上的体现，对公文内容起着重要的保证作用。1996年5月，经中央批准，中央办公厅发布了《中国共产党机关公文处理条例》。《条例》规定，党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等17项组成。

一、公文版头部分

公文的版头部分包括版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人等6项。位于公文首页上半部，约占整个页面的1/3，与公文主体部分用一条红色横线相隔。红线中间一般有一颗红星，表示与政府机关、军队机关公文的区别。

1、版头。主要是两种形式：一是发文机关全称或规范化简称加“文件”二字；二是发文机关全称或规范化简称加括号标明文种，括号里填注“通知”、“报告”、“函”等。均用套红大字居中印在公文首页上半部，通称“红头文件”，表示是机关的正式行文。下面留一定位臵（备填注发文字号），下加一条断开的红线，在红线断开处点缀五星衬托（小字头文件一般不用星线，只有一条红线即可）。例

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如：“中共中央文件”、“中国共产党中央委员会（批复）”等。联合行文，可用主办机关一家或并用联署机关的名称。

在公文版头使用方面应注意的问题是：

（1）版头中发文机关要使用全称或规范化简称，不要使用不规范化简称。如有个区的区委公文版头是“中共××市××区委员会文件”，“中共”是简称，“委员会”是全称，前简后繁，体例不统一，发文机关名称应改为“中国共产党××市××区委员会”或“中共××市××区委”。

（2）要注意版头上发文机关不要前后词意重复。这种情况多发生在一些工厂党委公文版头中，出现“中共××厂党委文件”字样。这里，“中共”是“中国共产党”的简称，“党委”即党的委员会。前后出现两个“党”字的词义，词意重复。应改为“中国共产党××厂委员会文件”或“××厂党委文件”为宜。两种式样中，第一种显得庄重些。

（3）联合行文使用版头要符合规定。联合行文一般用主办单位一家版头，也可并用几家版头。一般情况，主办机关应排在最前边。

（4）该用版头的一定要使用版头。公文使用不同版头，标志着公文的不同规格和严肃性。该用正式公文版头的一定要用。如，区委关于召开民主生活会情况向上级的报告，就应使用正式公文版头，不要用白头。

（5）下级公文版头用字不要大于上级公文版头用字。下级公文版头应小于上级公文版头，起码不能比上级的大。

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2、份号。份号是一件公文印刷份数的顺序号，标注于公文首页

的左上角，一般用6位阿拉伯数字表示，例如“no000015”。标识份号有利于秘书人员对公文的管理和利用，便于掌握公文的去向，有利于公文的分发、清退、查对、借阅和统计。特别是绝密公文，一定要标明份号。发文机关在发文时，一般在一定的时间内，发往某一单位的同类公文的份号都是相对固定的。

在这方面，应注意的问题主要有两个方面：

（1）该标印的一定要标印。有的单位的一些公文，注明是绝密，但无文件份号，不利于加强对文件的控制，出了问题不便查清责任。

（2）标印位臵要正确。《中国共产党机关公文处理条例》规定“标注在公文的左上角”，应按中办“条例”的规定办。

3、密级。密级就是公文的秘密等级。按照保密法规定，密级公文分为“绝密、机密、秘密”三个等级。它标注于份号下方位臵。按照国家保密局关于《国家秘密文件、资料和其他物品标志的规定》，应当在密级后注明保密期限，如“机密××年”。考虑到党的机关公文涉及的内容很广泛，其保密期限较难准确确定，因此，在《条例》中未提到保密期限问题。发文机关在发文时，若要确定保密期限，应按保密局规定标注；若未标保密期限，则按《条例》第三十七条“公文密级的变更和解除由发文机关或其上级机关决定”的规定执行。

关于这个方面，应注意的问题：

（1）该标注密级的一定要标注，未涉及秘密内容的就不要标注。

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（2）秘密事项不要使用明传电报传送。使用明传电报，必须是不涉及秘密事项的文件、材料。有秘密事项的公文、材料，也不要通过邮局发送。秘密公文、材料的传递必须通过机要通信局。

4、紧急程度。紧急程度是对公文送达和办理时间的要求，紧急文件分别标明“特急”、“加急”；紧急电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。在实际工作中，电报或电传件一般都是比较紧急的，均需按要求标明紧急程度，具体位臵按有关电报格式的规定标注。文件除个别情况外，一般不标紧急程度，《条例》也没有对文件上紧急程度的标注位臵作具体规定。若有的文件确很紧急，可在文件上盖“特急”或“加急”章，也可在文件上挂“特急”或“加急”条，写明办理的时限要求，还可在装文件的信封或文件包上标明具体送达的时限要求。总之，要确保紧急公文的及时传递和处理。但对于不急的公文切不可滥加紧急标识，避免影响真正急件的及时处理。

5、发文字号。发文字号是机关制发公文的编号，由机关代字、发文年度和发文顺序号三部分组成，缺一不可。机关代字要求准确、规范、无歧义、易识别，并固定使用。例如，中共中央文件的代字用“中发”，中共中央办公厅文件的代字用“中办发”等。发文年度要用全称，如“20XX”，不能简写为“02”，并用“[]”括起来。发文字号一般标注在红色横线之上居中位臵。若标注签发人，发文字号则标注在红色横线之上左方位臵，签发人则标注于红色横线之上右方位臵。联系某一具体事务用函行文时，用印有单位规范名称的信笺纸，

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发文字号则标注于版头红色横线右下方位臵。需要注意的是，上行文必须要用“呈”字，不能用其它文号，包括报告、请示等，还必须标注签发人。

6、签发人。《条例》规定，上报公文应当在发文字号右侧标注签发人姓名。这主要是强调领导负责制，体现了公文的严肃性和领导人对公文的负责性。机关领导人应当对本机关的发文负责，严格把关，确保公文质量。特别是向上级机关请示、报告工作的公文标明签发人，有助于上级机关了解情况，便于审阅。标注签发人应注意三点：（1）只标姓名，不标职务。

（2）联合行文，要标明联署单位签发人姓名，不能只标其中一个单位的签发人。

（3）签发人姓名后不必加“已阅”等字样。（4）字体要用黑体字二、公文主体部分

包括公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章等7项。

1、标题。标题是公文内容的高度概括，具有画龙点睛的作用。它一般由发文机关名称、公文主题（事由）和文种三部分组成。如《中共中央关于加快农业发展若干问题的决定》，就是由发文机关名称“中共中央”、公文主题“加快农业发展若干问题”和文种“决定”这三部分组成的。有时也有省略发文机关名称的情况。公文标题，有助于人们对