行政助理与秘书培训.pptx
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不准错误使用 不准不懂乱修 不准无理由乱拿 不准破坏设备整洁 不准长期占用
二、办公室日常工作技巧
办公用品的选购原则
满足工作要求 提高工作效率 节约人工费用 树立企业公众形象
二、办公室日常工作技巧
邮件收发与传阅注意事项
收信件细节
上司或同事的私人信件原封送交； “误拆”应立即封口、签名、致歉； 裁开或剪开封口，保持信件完整； 检查信封内有无单据或名片，避免遗漏； 如有必要，可以登记信封的信息
妥善安排上司的约会
案例：1、2 请指出这位行政人员在安排上司约会时体 现了哪些原则？
二、办公室日常工作技巧
安排约会需要注意的细节（一）
有些时间不宜安排约会
➢ 出差回来当天 ➢ 周末或假日 ➢ 临近下班
二、办公室日常工作技巧
安排约会需要注意的细节（二）
下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张 交给上司，一张交给司机，一张自己保存。
办公桌和办公区域要保持清洁。
二、办公室日常工作技巧
创造满意的工作场所
—— 办公室环境的“五个一”工 程
办公家具规格统一 办公桌色彩统一 办公设备区域统一 百叶窗角度统一 照明灯光线统一
二、办公室日常工作技巧
创造满意的工作场所
—— 办公自动化设备使用“五不 准” 问题：关于办公设备使用方面，你能说出那些不准?
强化“文书部门立卷”工作
公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案管理工作的开始环节，是真 正的衔接点。
二、办公室日常工作技巧
妥善安排上司的约会
约会安排的原则 安排约会需要注意的细节
二、办公室日常工作技巧
安排上司约会的原则
配合上司的时间表 分辨轻重缓急 酌留弹性 处理好变更的约会
二、办公室日常工作技巧
二、办公室日常工作技巧
案例
讨论这位行政人员/员工的工作应该如何 改善？
二、办公室日常工作技巧
强化档案管理
强化“文档一体化”意识
把文秘工作与档案管理工作从组织制度到具体程序真正的交融在一起。
强化“全过程管理”工作意识
“公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求、公文归档细节” 参考国家《档案法》、《格式》、《办法》等法规。
（一）办事能力
➢ 操作能力 ➢ 写作能力 ➢ 阅读概括能力 ➢ 编辑校对能力 ➢ 统计分析能力
一、行政文秘人员的角色认知
行政人员需具备的能力
（一）沟通能力
➢ 交际能力 ➢ 口头表达能力 ➢ 协调能力 ➢ 组织能力
一、行政文秘人员的角色认知
行政人员的角色扮演
角色扮演图
总调度 参谋和助手 行政人员 桥梁和枢纽
办公室事务管理 日常工作的四大作用 日常工作的三大特征 行政人员的主要日常工作
行政人员的日常工作
办公室管理
日程安排 与管理 文书工作
会务安排
——工作内容
照明、隔音、色彩、室内装饰、空气（温度，湿 度，换气）、消耗品、办公自动化设备、安全、 保密
公司事务的联络、转达、交涉、调整 计划的外出管理：车务、旅票、住宿、出入境
是上司的，要为同事服务
职能
权力的三维概念
一、行政文秘人员的角色认知
成功行政人员的“七”高
综合素质高 权大责高 薪水高 说服的本领高 发展愿望和前景高 道德水平高 成就感高
一、行政文秘人员的角色认知
专业秘书与行政助理发展培训（二）
行政人员的办公室事务 二、办公室日常工作技巧
时间
约会事由 所带资料 参加人员 地点
二、办公室日常工作技巧
安排约会需要注意的细节（三）
➢及早备妥约会所需的资料，并在适当的 时候请上司过目； ➢特别重要的约会在接近约会时间前，应 与对方再联络，以确保约会的顺利进行； ➢约会场所和招待事宜有时也要行政人员 负责。
二、办公室日常工作技巧
安排约会需要注意的细节（四）
专业秘书与行政助理培训
课程安排
（一）行政人员相关介绍 （二）办公室日常工作技巧 （三）拉进关系的谈话技巧 （四）与上司沟通的技巧 （五）公务接待的技巧 （六）行政文秘人员的职业形象 （七）必需的修养：人生的格局
行政人员相关介绍
行政人员需具备的能力
办事能力 沟通能力
一、行政文秘人员的角色认知
行政人员需具备的能力
美观； 将电脑、传真机、复印机等大件办公设备
，安置在一个区域内，便于电源接线、管 理和保养。
二、办公室日常工作技巧
办公室布置的原则（二）
办公室的百叶窗应调整保持一个角度。室 内照明灯光应统一。空调温度应保持在 20-25度之间，湿度应保持在50％；
办公室的地毯、桌面、桌椅应保持一种色 彩的协调。在办公室内点缀挂一些装饰画 和放置一些自然或人工的绿色植物；
通用公文、事务文书、经济文书、技巧文书、 新闻文稿、公司内外文件的收发、处理、整理、 归档 通知的制作寄发，会场的选定、预约、布置，必 须品、资料的准备、制作、分发，会务的安排， 接待，善后的工作
二、办公室日常工作技巧
行政人员日常工作的三大特征
多样性与系统性的统一 辅助性与主动性的统一 原则性与灵活性的统一
按照需要，记录会面内容； 保留会见人联系资料，以便万一取消或是
更动时间可及时通知对方； 随时提醒自己的上司准时赴约； 每天上班之前请上司核对他的日程表。
二、办公室日常工作技巧
案例
评论这位行政人员的做法说明了行政工作 的什么特性？
二、办公室日常工作技巧
安全与保密工作
方针
积极防范 突出重点 有保有放 内外有别
二、办公室日常工作技巧
行政人员日常工作
办公室环境布置 邮件的收发与传阅 妥善安排约会
二、办公室日常工作技巧
办公室布置的原则
根据现在会议室的布置，请点评办公室布 置的优、缺点
二、办公室日常工作技巧
办公室布置的原则（一）
整齐清洁、采光良好； 走道上不要放置有碍行走的物品； 办公桌椅柜架的排列应采用直线对称式； 使用同一规格的档案柜、高度一致，增进
原则
不该说的不说 不该问的不问 不该看的不看 不该记录的不记录 不在非保密本上记录 不在私人通信中涉及 不在公共场所谈论 不在非保密区存放 不在非保密区传达 不在公共场所携带
二、办公室日常工作技巧
有效的信息收集
范围
经济信息 科技信息 政治信息 社会信息 生活信息
意义
辅助决策 参考依据 工作基础 管理依据 协调依据
二、办公室日常工作技巧
办公用品的选购原则
满足工作要求 提高工作效率 节约人工费用 树立企业公众形象
二、办公室日常工作技巧
邮件收发与传阅注意事项
收信件细节
上司或同事的私人信件原封送交； “误拆”应立即封口、签名、致歉； 裁开或剪开封口，保持信件完整； 检查信封内有无单据或名片，避免遗漏； 如有必要，可以登记信封的信息
妥善安排上司的约会
案例：1、2 请指出这位行政人员在安排上司约会时体 现了哪些原则？
二、办公室日常工作技巧
安排约会需要注意的细节（一）
有些时间不宜安排约会
➢ 出差回来当天 ➢ 周末或假日 ➢ 临近下班
二、办公室日常工作技巧
安排约会需要注意的细节（二）
下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张 交给上司，一张交给司机，一张自己保存。
办公桌和办公区域要保持清洁。
二、办公室日常工作技巧
创造满意的工作场所
—— 办公室环境的“五个一”工 程
办公家具规格统一 办公桌色彩统一 办公设备区域统一 百叶窗角度统一 照明灯光线统一
二、办公室日常工作技巧
创造满意的工作场所
—— 办公自动化设备使用“五不 准” 问题：关于办公设备使用方面，你能说出那些不准?
强化“文书部门立卷”工作
公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案管理工作的开始环节，是真 正的衔接点。
二、办公室日常工作技巧
妥善安排上司的约会
约会安排的原则 安排约会需要注意的细节
二、办公室日常工作技巧
安排上司约会的原则
配合上司的时间表 分辨轻重缓急 酌留弹性 处理好变更的约会
二、办公室日常工作技巧
二、办公室日常工作技巧
案例
讨论这位行政人员/员工的工作应该如何 改善？
二、办公室日常工作技巧
强化档案管理
强化“文档一体化”意识
把文秘工作与档案管理工作从组织制度到具体程序真正的交融在一起。
强化“全过程管理”工作意识
“公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求、公文归档细节” 参考国家《档案法》、《格式》、《办法》等法规。
（一）办事能力
➢ 操作能力 ➢ 写作能力 ➢ 阅读概括能力 ➢ 编辑校对能力 ➢ 统计分析能力
一、行政文秘人员的角色认知
行政人员需具备的能力
（一）沟通能力
➢ 交际能力 ➢ 口头表达能力 ➢ 协调能力 ➢ 组织能力
一、行政文秘人员的角色认知
行政人员的角色扮演
角色扮演图
总调度 参谋和助手 行政人员 桥梁和枢纽
办公室事务管理 日常工作的四大作用 日常工作的三大特征 行政人员的主要日常工作
行政人员的日常工作
办公室管理
日程安排 与管理 文书工作
会务安排
——工作内容
照明、隔音、色彩、室内装饰、空气（温度，湿 度，换气）、消耗品、办公自动化设备、安全、 保密
公司事务的联络、转达、交涉、调整 计划的外出管理：车务、旅票、住宿、出入境
是上司的，要为同事服务
职能
权力的三维概念
一、行政文秘人员的角色认知
成功行政人员的“七”高
综合素质高 权大责高 薪水高 说服的本领高 发展愿望和前景高 道德水平高 成就感高
一、行政文秘人员的角色认知
专业秘书与行政助理发展培训（二）
行政人员的办公室事务 二、办公室日常工作技巧
时间
约会事由 所带资料 参加人员 地点
二、办公室日常工作技巧
安排约会需要注意的细节（三）
➢及早备妥约会所需的资料，并在适当的 时候请上司过目； ➢特别重要的约会在接近约会时间前，应 与对方再联络，以确保约会的顺利进行； ➢约会场所和招待事宜有时也要行政人员 负责。
二、办公室日常工作技巧
安排约会需要注意的细节（四）
专业秘书与行政助理培训
课程安排
（一）行政人员相关介绍 （二）办公室日常工作技巧 （三）拉进关系的谈话技巧 （四）与上司沟通的技巧 （五）公务接待的技巧 （六）行政文秘人员的职业形象 （七）必需的修养：人生的格局
行政人员相关介绍
行政人员需具备的能力
办事能力 沟通能力
一、行政文秘人员的角色认知
行政人员需具备的能力
美观； 将电脑、传真机、复印机等大件办公设备
，安置在一个区域内，便于电源接线、管 理和保养。
二、办公室日常工作技巧
办公室布置的原则（二）
办公室的百叶窗应调整保持一个角度。室 内照明灯光应统一。空调温度应保持在 20-25度之间，湿度应保持在50％；
办公室的地毯、桌面、桌椅应保持一种色 彩的协调。在办公室内点缀挂一些装饰画 和放置一些自然或人工的绿色植物；
通用公文、事务文书、经济文书、技巧文书、 新闻文稿、公司内外文件的收发、处理、整理、 归档 通知的制作寄发，会场的选定、预约、布置，必 须品、资料的准备、制作、分发，会务的安排， 接待，善后的工作
二、办公室日常工作技巧
行政人员日常工作的三大特征
多样性与系统性的统一 辅助性与主动性的统一 原则性与灵活性的统一
按照需要，记录会面内容； 保留会见人联系资料，以便万一取消或是
更动时间可及时通知对方； 随时提醒自己的上司准时赴约； 每天上班之前请上司核对他的日程表。
二、办公室日常工作技巧
案例
评论这位行政人员的做法说明了行政工作 的什么特性？
二、办公室日常工作技巧
安全与保密工作
方针
积极防范 突出重点 有保有放 内外有别
二、办公室日常工作技巧
行政人员日常工作
办公室环境布置 邮件的收发与传阅 妥善安排约会
二、办公室日常工作技巧
办公室布置的原则
根据现在会议室的布置，请点评办公室布 置的优、缺点
二、办公室日常工作技巧
办公室布置的原则（一）
整齐清洁、采光良好； 走道上不要放置有碍行走的物品； 办公桌椅柜架的排列应采用直线对称式； 使用同一规格的档案柜、高度一致，增进
原则
不该说的不说 不该问的不问 不该看的不看 不该记录的不记录 不在非保密本上记录 不在私人通信中涉及 不在公共场所谈论 不在非保密区存放 不在非保密区传达 不在公共场所携带
二、办公室日常工作技巧
有效的信息收集
范围
经济信息 科技信息 政治信息 社会信息 生活信息
意义
辅助决策 参考依据 工作基础 管理依据 协调依据