01文件控制程序_secret

文件控制程序
1.目的
对与管理体系有关的文件及资料进行控制，确保所有使用场所都能得到适用文件的有效版本。

2.适用范围
适用于与本公司管理体系有关的文件和资料的控制。

3. 职责
3.1本程序的归口管理部门为总经办和工程部（以下称：文件管理部门）。

3.2总经办负责管理类文件和资料的编写、发放、更改、标识、回收和作废、归档等全过程活动的管理。

3.3工程部负责技术类文件和资料的编写、发放、更改、标识、回收和作废、归档等全过程活动的管理。

3.4最高管理者负责管理手册的批准发布
3.5管理者代表负责管理体系程序文件和其他文件的批准发布。

3.6各职能部门及项目部对所使用的文件和资料按要求进行控制。

4.工作程序
4.1文件的编制、审核、批准和发布
4.1.1管理体系文件
a.管理手册由管理者代表组织编制并审核、最高管理者批准发布；
b.管理性程序文件由管理者代表组织编制并批准发布。

4.1.2 技术性文件和资料
a.技术性文件由工程部组织编制并审核、总工程师批准实施；
b. 工程部应确保施工验收规范的有效性。

4.1.3 其他管理性文件由各部门编写、部门负责人审核、公司分管领导批准。

4.1.5文件经审批后，原版文件分别送总经办和工程部保管，总经办和工程部负责识别现行修订状态（版本、第几次修改），进行编号，在《有效文件一览表》上登记并发放到相关部门。

4.1.6《有效文件一览表》至少应包含以下内容：
a.（收）发文日期；
b.文件编号；
c.文件名称；
d.版号/修订状态。

4.2 体系文件编号规则
4.2.1 管理手册
ZBJ/QEO1-2006
年号
管理手册识别号
管理体系文件
浙江标力集团建筑工程有限公司
4.2.2 程序文件
ZBJ/ QEO 2 □□--□□□□
年号
程序文件序号
程序文件识别号
安全管理体系文件
浙江标力集团建筑工程有限公司
4.2.3 第三层次文件
ZBJ/ QEO 3□□□-□□-□□□□
编制年号
文件分序号
文件序号
第三层次文件识别号
管理体系文件
浙江标力集团建筑工程有限公司
说明： G-管理性文件识别号，J-技术性文件识别号
4.2.4 记录表格编号
ZBJ/ QEO 4 □□—□□
记录表格序号
对应程序文件序号
记录表格识别号
管理体系文件
浙江标力集团建筑工程有限公司
4.3 文件的发放和回收
4.3.1管理手册和程序文件由总经办负责发放，在《文件资料发放登记表》上作好记录。

4.3.2经管理者代表同意发给客户或外部其他人员的管理手册和程序文件，一般为非受控本，由总经办登记造册。

4.3.3 技术性文件、施工验收规范、国家和行业标准等由工程部负责发放，在《文件资料发放登记表》上作好记录。

4.3.4 文件一旦失效或作废，应由总经办和工程部分别按原发放范围收回全部受控文件的旧版本，以保证有关场合使用相应的有效版本。

4.4 文件和资料的更改
4.4.1 文件和资料的内容会因组织结构、产品、工作流程、法律法规等发生改变而变化，文件管理部门必须对文件进行评审。

若需要修改文件，填写《文件更改审批表》，按规定审批权限再次批准，文件更改批准后，由文件管理员或使用部门实施更改。

更改时，应注明更改标记、生效日期以及更改人签名、日期。

4.4.2 文件和资料更改的方式
a.修改：当更改内容不多时，由文件发放部门下达《文件更改通知单》，由使用部门的文件管理员在《文件更改通知单》上签字并在文件的相应位置上进行划改。

b.换页：当修改内容较多时，文件发放部门对更改页重新打印后，对所有受控文件进行换页，收回旧页，在《文件资料发放登记表》上作好记录。

c.换版：当文件内容需大部分更改或原文件已多次更改影响使用时，由文件发放部门重印新版，进行更换，收回旧版本，在《文件资料发放登记表》上作好记录。

4.5文件的借阅
需临时借阅文件的人员，经文件管理员同意，必要时经相关领导批准后填写《文件借阅登记表》，方可借阅文件。

借阅者应在指定日期内归还文件，以防丢失或损坏。

4.6文件的复制
受控文件和资料破损或丢失需要补发或复制时，必须经文件管理部门负责人同意后方可补发或复印。

复印件列入受控文件范围，按受控文件统一管理。

4.7外来文件的控制
ａ.总经办负责识别、收集和评价、发放、更新有关的国际公约、国家法律及国务院、国家部委及地方法规、政府部门的公文等；
ｂ.工程部负责识别、收集和评价、发放、更新国家、行业、地方的相关标准和规范及其他要求；
ｃ.具体按《法律法规和其他要求管理程序》执行。

4.8 作废文件的处置
4.8.1 对作废文件，原发放部门负责从所有发放和使用现场及时收回，用黑色记号笔划去原有标识，加盖蓝色“作废”标记，注明日期，集中保管，并与有效文件隔离。

4.8.2 因法律或其他原因而保留的部分作废文件，必须经管理者代表批准，在“作废”标记下加盖红色“参考”章，防止作废文件的非预期使用。

4.8.3除参考保留外,其余作废文件,由总经办/工程部登记造册,集中统一销毁，并保存《文件／记录销毁清单》。

5. 相关文件
《法律、法规和其他要求管理程序》
6. 记录
文件资料发放登记表
文件更改审批表
文件更改通知单
文件借阅登记表
文件/记录销毁记录有效文件一览表。