3.1 会前准备工作秘书应该怎么做

会前准备工作秘书应该怎么做

摘要会议在现代企业决策中是必不可少的环节。成功的会议不但可以作出科学有效的决策，还有利于会议成员间的顺畅沟通，而一次会议能否取得预期的效果，这就取决于秘书会务工作的筹备情况上。会务工作可分为会前、会中和会后三个阶段。尤其是会前阶段，在会务工作中有起着提纲挈领的作用，所以本文主要谈的是会前准备工作的各方面情况。本文首先指出秘书会前工作中存在的一些问题，这些问题对会务工作造成的影响；然后分析存在这些问题的原因，提出解决这些问题的方法，为秘书在实际中的具体操作提供了重要的途径和方法。

目录

引言 (1)

一会前工作的重要性 (1)

二会前工作易出现的问题和处理方法 (1)

（一）会议议程的安排 (2)

（二）会议的日程拟定 (2)

（三）与会人员的确定 (2)

（四）会场选址和布置 (3)

（五）会前接站 (4)

（六）报到、签到 (4)

（七）落实好后勤工作 (5)

三、如何提高办会能力 (6)

（一）要树立大局意识 (6)

（二）要有工作重心 (6)

（三）与时俱进，加强学习 (6)

结论 (6)

引言

会议的功能是具体的、多方面的，但其本质的功能在于：它能以多向即时传递信息的方式，有效地聚合分散的意志和智慧，深化或统一认识，沟通感情，处理事物。它在现代企业决策中是必不可少的环节，起着举足轻重的作用，它往往决定了企业单位的发展方向和政策，传达了企业的各项发展战略，为决策层提供了一个治理企业的平台。成功的会议不但可以做出科学有效的决策，达到会议预期的效果，还有利于会议成员间的顺畅沟通。而一次会议能否取得预期的效果，主要取决于秘书会务工作的各方面情况。尤其是会前阶段的工作起着提纲挈领的作用，这一阶段的每个环节都关系到会议的成败。因此，秘书要练好基本功，熟悉会前工作的各项流程，提高自己的办会能力。

一会前工作的重要性

在会务工作中，秘书人员应以“双赢”作为工作目标，即与会者的满意，就是我们的满意。这样，秘书人员端正了工作态度，这是做好一切工作的前提，也是秘书人员会前工作的第一步。一般来说，秘书的会务工作中会前的各项工作是工作量最大、难度最大的方面，涉及面很广泛。而日常性的例会和小型会议都不会有很大的问题，最主要的是大型会议（如庆典，产品发布会等），秘书的会务工作就可能出现很多问题。凡事预则立，不预则废，大凡要完成某项任务，总要预先作出周密的计划，这就是预。会前准备巩固赞哦是为整个会议做各方面的计划，是必不可少的。“不打无准备的仗，不开无准备的会。”打仗无把握，肯定要失败，开会无准备，肯定开不好。一般来说，大中型会议要准备好文字材料、拟定好会议的议程和日程、布置好会场、安排好会议的食宿和活动、准备好奖品，还要通知与会人员做好相关的准备，这一系列的工作缺一不可。因此，哪怕是一个细小的环节都应当引起秘书人员的重视，对于任何细小的环节都不可大意。良好的开端，成功的一半。会前的工作做得好了，就为整个会议的顺利召开奠定基础。

二会前工作易出现的问题和处理方法

由于事物是不断发展变化的，实际中总会出现一些偶然因素影响事物的发展。因此，秘书在日常工作中总会发生一些意想不到的问题。不过，这些偶然因素不能觉定事物前进的发展方向，我们还是能解决所出现的问题的。所以，要解决这些问题，就要求秘书

人员要有扎实的基本功，熟悉办会的各项流程，灵活的处理问题的方式。具体来说，会前工作容易出现以下这些问题，同时从下面的谈论中我们也给出了解决问题的方法，这些都是值得秘书人员注意的：

（一）会议议程的安排

根据会议的要求和内容拟定会议议程。会议议程是一次会议活动顺序的总安排。在编排议程的时候，应遵循以下原则：

1按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序。这样做即使在预定的会议时间内无法将全部议案处理完毕，但那些紧要的已被处理，不紧要的议案可另择时间处理或并入下次会议集中处理。

2每一次议案应预计所需的处理时间，并明确的标出来。也即在议程中明示具体的某一时间段探讨什么议案。

3制作会议议程，包括标题、题注、正文、落款。标题由会议全称加上“议程”二字组成。如; “xx公司商品交易洽谈会议程”法定性会议应当在标题下方说明该议程通过的日期、会议名称。如：xx年xx月xx日第x界全国人民代表大会第xx次会议预备会议通过。一般性会议一层注明会议的起讫日期，如:2008年5月5日——2008年5月10日。其正文简要概括地说明会议每项议题和活动的顺序。

（二）会议的日程拟定

会议日程是指在一段时间内会议进程的具体安排。一般用简短的文字或表格形式将会议的具体活动顺序列出。要求在会议召开前将每一项活动的时间安排、具体地点和要求（包括吃饭、娱乐等集体活动）以表格或文字的形式打印出来，提前发给与会者，让大家心中有数。安排会议日程应注意的事项:

1掌握重要人物的时间，要保证重要人物能够出席会议。一般会议都会邀请一些嘉宾，如政府官员、著名学者、企业家、明星或国际友人。这些嘉宾是否到会直接关系到会议的效果。因此，安排会议日程时嘉宾的时间安排一定要处理好。

2会议的日程安排要科学合理。要控制会议的总会期，会期不能太长。会议期间要有适当的休息。通常每隔一个半小时就要休息一次。避免会议过长造成人员疲劳。会议的安排上要保证在最佳时间开会。如：应在上午多安排报告、演讲，下午则以讨论或参观为宜，而晚上则适当安排娱乐活动或非正式讨论（酒会等）。

（三）与会人员的确定

选择和确定与会者是会务准备工作中较困难的一项工作。秘书人员应根据领导的

指示和要求，经过反复考虑，查对后提出与会人员的名单，并请领导审定。需要注意一下几点:

1参加对象的职务或级别，即明确担任什么职务和级别的人员必须或可以参加会议。每一个对象都按照正式成员、列席成员、旁听成员和特邀成员这四种身份参加会议，这些是确定与会人员的关键所在，不容忽视。

2与会者是否具有代表性是会议能否真正发扬民主、集思广益的关键因素，这些主要适用与代表会议、调查会议、旁听会议等。

3 参会总人数。总人数直接体现会议的规模效应，影响会议的成本，应当从会议的切实需要出发加以确定，同时总人数也是会场选择的重要依据。

（四）会场选址和布置

1选择合适的会议地点。会场的总体要求是：整洁、安静、明亮、空气流通、大小适宜、设备齐全，利于安全和保密。所以组织会议规划时，不应仅仅以“方便”作为选择地点的依据，还要要根据会议的规模、内容、规格等因素来定。同时也要求必须能免于声音、电话、访客等干扰，而且一定要注意到成本低廉。

2 会场布置。主席台是会议的中心，也是会场主题与气氛的主要表现载体。主席台布置应与整个会场布置相协调，并作强调突出。主席台的布置一般要根据主席台上就坐的人数多少确定主席台的长短排数。可以是一排，也可以是多排。要注意主席台上每排桌椅之间要空开适当的距离，以便领导人入席与退席。尤其值得注意的是主席台座次的排列，秘书人员必须及其认真的对待。做好这项工作，首先要请领导人确定主席台上就座人员的准确名单，然后严格按名单安排座次。国内会议主席台座次安排的通常做法是:身份最高的领导人（有时也可以是声望较高的来宾）就座于主席台前排中央，其他领导人则按先左后右的顺序排列，即名单上第二位领导人坐在第一位领导人（居中）左侧，第三位领导人坐在右侧。

还要注意会场的气氛布置。包括灯光、色调、标语、花卉等。灯光的强、弱、明、暗及颜色会给会场带来不同的效果。一般会议宜使用白炽灯和日光灯做照明光源。选择与会议内容相协调的色调，可以给与会者的感官形成一定的刺激，产生积极的心里影响。如:红、粉黄、橙等色彩比较明快亮丽，可以表现热烈、辉煌的气氛，使人感到兴奋，这些色彩比较适合庆典性的会议。天蓝、绿色等色彩庄重、典雅，比较适合严肃的工作会议。同时会场的内外也可以有烘托会议主题、渲染会议气氛的标语，摆放适当的花卉。标语要做得简洁，具有号召力。适当的花卉能人一种清新、活泼的感觉，并能减轻与会