第二章 管理信息系统与组织变革

第二章管理信息系统与组织变革

信息系统既是一个技术系统，又是一个社会系统。在组织中建立信息系统需要与组织资源要素之间密切结合并相互影响。一方面，信息系统的建设目标要依赖于企业环境、

组织文化、管理战略，信息系统流程要融入企业的流程；另一方面，管理者也要对不适宜、过时的流程进行改造，充分利用信息技术对企业资源进行整合、规划。开发管理信息系统既是技术的应用问题，又是管理实践的问题。本章介绍了管理、组织结构等基本概念，阐述了信息系统必须与组织相契合的重要理念，说明了企业流程再造、企业资源计划的相关概念。

第一节信息系统与管理

本节从管理的概念、职能和层次结构出发，分析了信息系统在组织中的地位和作用，以及管理与管理信息系统的层次特点。

一、管理概述

（一）管理的含义

不同的管理学派，按照其各自的管理理论，对管理的概念有不同的解释，以下我们列举几个典型的管理定义：

■管理是一种程序。通过计划、组织、控制、指挥等职能完成既定目标。

■管理就是决策。决策程序就是全部的管理过程，组织则是由作为决策者的个人所组成的系统。

■“管理就是领导”，强调管理者个人的影响力和感召力对管理工作的重要意义。

■管理就是做人的工作，它的主要内容是以研究人的心理、生理、社会环境影响为中心，激励职工的行为动机，调动人的积极性。

综合各种观点，我们可以把管理理解为是“管理者或管理机构，在一定范围内，通过计划、组织、控制、领导等工作，对组织所拥有的资源（包括人、财、物、时间、信息等）进行合理配置和有效使用，以实现组织预定目标的过程”。这一定义有以下含义：■管理是一个过程；

■管理的核心是达到目标；

■管理达到目标的手段是运用组织拥有的各种资源；

■管理的本质是协调。

（二）管理的职能

管理的过程就是基于信息的决策过程，具体地讲，管理又可进一步分为五大职能，即计划、组织、指挥、协调和控制。它们的意义如下：

■计划

管理的计划职能就是要选择组织的整体目标和各部门的目标，决定实现这种目标的行动方案，从而为管理活动提供基本依据。这是管理的首要职能，它对未来事件做出预测，以制订出行动方案。计划工作是为事物未来的发展规定方向和进程，重点要解决好两个基本问题：一是目标的确定问题，这是计划的关键；二是进程的时序，要理清行动的先后顺序，这是计

划的准则。

■组织

它是指完成计划所需的组织结构、规章制度、人财物的配备等。它有两个基本要求：一是按目标要求设置机构、明确岗位、配备人员、规定权限、赋予职责，并建立一个统一的组织系统；二是按实现目标的计划和进程，合理组织人力、物力和财力，并保证它们在数量和质量上相互匹配，以取得最佳的经济和社会效益。

■指挥

它是指对所属对象的行为进行发令、调度、检查。指挥职能就是运用组织权限，发挥领导的权威作用，按计划目标的要求，把所有的管理对象有机地结合起来，保证人财物在时间和空间上的相互衔接，从而形成一个高效的指挥系统。

■协调

它是指使组织内部的每一部分或每一成员的个别行动都能服从于整个集体目标，是管理过程中带有综合性、整体性的一种职能。它的功能是保证各项活动不发生矛盾、重叠和冲突，以建立默契的配合关系，保持整体平衡。与指挥不同，协调不仅可以通过命令，也可以通过调整人际关系、疏通环节、形成共识等途径来实现平衡。

■控制

控制职能是按照既定的目标、计划和标准，对组织活动各方面的实际情况进行检查和考察，发现差距，分析原因，采取措施，予以纠正，使工作能按原计划进行。或者，根据客观情况的变化，对计划作适当的调整，使其更符合实际。控制必须具备三个基本条件：一是明确的执行标准，如数量、指标、规章制度等；二是及时获得发生偏差的信息，如报表、原始记录、口头汇报等；三是纠正偏差的有效措施。缺少任何一个条件，管理活动便会失去控制。

管理的上述职能并不是相互独立的，而是相互关联、不可分割的一个整体。例如，控制职能与计划职能密不可分。计划是控制的前提，为控制提供目标和标准；控制是实现计划的手段，为计划的实现提供保证。在组织的管理活动中，通过计划职能，明确组织的目标与方向；通过组织职能，建立实现目标的手段；通过指挥协调职能，把个人的工作与所要达到的集体目标协调一致；通过控制职能，检查计划的实施情况，保证计划的实现。管理的这几个职能的综合运用，归根结底是为了实现组织的目标。

（三）管理的层次

管理层次就是指把管理组织划分为多个等级。不同的管理层次标志着不同的职责和权限。企业的组织结构犹如一个金字塔，从上至下，责权递减，而人数递增。

通常情况下，我们将管理分为三个层次：高层管理、中层管理和基层管理。例如：在一个工厂中，影响全局的工作属于高层管理，各职能部门（如销售部、财务部等）的工作属于中层管理，而车间主任的工作则属于基层管理。不同层次的管理者面临的决策活动不同，其管理活动对信息的需求也不尽相同。

1．高层管理，属战略级管理，是指一个组织的最高领导层。其主要职能是根据组织内外的全面情况，分析和制定该组织长远目标及政策。高层管理者面临的是战略决策，一般与企业远景规划有关，常表现为非结构化决策，因而所需的信息涵盖面广，多属于综合类的信息，涉及到企业内部和外部信息，以及历史信息和预测信息。但高层管理人员对信息的精确程度、详细程度和及时程度的要求不高。关于非结构化问题参见第一章的相关内容。

2．中层管理，属战术级管理，主要任务是根据最高层管理所确定的总体目标，具体对组织内部所拥有的各种资源，制定资源分配计划和进度表，并组织基层单位来实现总体目标。中层管理有时也称为控制管理，中层管理者面临的是管理决策和知识决策，工作既要涉及宏观、长期的规划，又要和具体的工作安排有关，决策活动有时表现为非结构化，有时表现为

结构化，因而他们的信息需求也就介于高层和基层之间。

3．基层管理，也称职能层或作业层管理，是按照中层管理制定的计划，具体组织人力去完成计划。基层管理者面临的是业务决策。操作层的工作主要是解决既定的、明确的、按部就班的任务，多数表现为结构化决策，需要了解的信息直接和他们的工作任务相关。这些信息是客观的、可以定量描述的、有把握的。因此，可以事先明确他们的信息需求，能够尽可能全面地收集到所需的信息。

总之，信息系统一定要从各层管理者对信息的不同需求出发，为各层的管理活动提供恰当的支持。

二、构成信息系统的要素

信息系统不仅是技术系统，而且更是管理系统、社会系统。近年来，信息时代经济发展趋势越来越明显，信息化已成为跨世纪的世界潮流，信息技术已成为现代科技的主流技术。信息技术的发展，推动了社会的变革和进步。企业为了适应经营环境的变化、提高竞争能力，为各种用户提供更快捷、质量更高、成本更低、更具个性化的产品和服务，使用信息系统成为最佳的解决方案。信息系统作为一种管理思想、方法和技术，体现了信息技术在管理领域的实践，把企业的管理思想和理论提升到了一个新的高度。

图2-1组织中信息系统的构成

图2-1表明了组织中信息系统的构成。明确地阐述了信息系统在组织中的地位，以及与其他组织资源要素间的关系。信息系统不只是计算机，有效地利用信息系统需要了解影响系统建设的组织、管理及信息技术。所有的信息系统都可以描述成组织及管理上对来自环境挑战的解决方案，目标是为组织创造价值。

■组织与变革

信息系统是组织整体的一部分。组织包含不同的层级与特定的功能。企业组织采用阶层架构与正式的标准作业程序来协调工作。这个阶层以金字塔架构安排人员的权力与责任，上层是一些管理或专业技术人才，下层则为作业人员。许多企业的流程与标准作业程序都已并入信息系统的管理范畴内，例如向供货商付款的活动等。

每个组织都有自己独特的文化背景、价值观与行事风格，并且被大部分成员所接受。而一部分组织文化常常是可以在信息系统中被发现的。组织中不同的层级与职能部门会各持自己的利益与观点，有时甚至是互相冲突的。信息系统就是从这些充满不同观点、冲突和妥协的组织中产生出来的。信息系统的建立也是信息技术与组织流程融合的过程，也是信息系统与组织相互影响、相互制约、相互促进的过程，关于两者的相互关系参见下两节的内容。

■管理

管理者的工作是要了解组织所面对的众多情况，做出决策并规划行动方案来解决问题。