如何做好公文处理工作

如何做好公文处理工作

段玲燕

来到政府办公室已快有两年，一直从事文书工作。而公文处理是文书工作中很重要的一项，所以对公文处理多多少少也有了一些自己浅显的认识。就我自己的感想做好公文处理工作要多问、多听、多想、多看，及时总结、不断改进。公文处理是办公室工作的一项重要内容，是秘书人员为领导当参谋和助手的一个重要方面。面对新形势，新任务，如何做好公文处理工作尤为重要。

在拿到文件的时候，我们第一问要问自己“是什么？这是从事公文办理工作应有的第一反应，一要看文件类型，即判断公文是送阅件、请示件还是需要转办的领导批示件，是需要进行规范性处理还是可以直接呈送领导，从而确定依据什么样的办理规定办件。通常在我们办公室我们收到三类文件，一类就是各乡镇、各部门送来的请示、报告类文件；第二类就是从OA 平台上收到的区市来文，对于这两种文件我们是按正常的文件处理流程走；第三类是区市县领导批示件，这类文件领导会直接在文件上批示，那我们收到文件就会直接将文件呈送领导批示，不再粘贴文件处理，当县长批示完后我们会转相关部门进行办理；二要看文件正误，即判断公文时否存在瑕疵，例如行文格式是否规范、文件各种要素是否一应俱全、文种使用是否恰当等，从而确定文件应进入办理程序还是退文程序。文书室

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现在退文的频率比较高，因为很多单位对文件格式都没有清晰的认识，认为只要文件内容能说清请示事项就可以，对格式都不重视。常见的格式错误有上行文没有签发人、主送机关常写成“平罗县人民政府”，应该写为“县人民政府”，文件主体内容繁琐、拖沓、不能写清楚请示事项；无联系人、联系方式、无版记，甚至有的单位没盖章就送过来文件。这些都是常有的一些错误。现在文书室只要是有这些问题的文件都会走退文程序；三要看文件缓急，即根据公文涉及事项判断公文的缓急程度，从而确定公文是否立即办理甚至是特事特办。现在只要是需要立即办理的文件我们都会在文件上标注“急”，若领导在，我们文书室都会即刻找领导批示，若领导暂时不在，我们都会先处理，等领导回来后在批示（各秘书看到领导桌子上有标注“急”的文件，请提醒领导及时进行处理）。第一大问是“三问”中最关键的，其核心作用在于经手公文做出初步判断，找准着手方向和办理路径，掌控办理速度。

第二问：从哪里来？这一问重在认真阅读公文，通过分析判断行政办理意见。一要看文件流转，判断公文是新接件还是过程件。若为新接件，要侧重把握公文出处和内容性质；若为过程件，则还要分析公文流转到哪些部门，有哪些领导签批过，部门意见和领导签批意见分别是什么。二看文件背景，不仅要充分了解公文的事件背景、政策背景等，还应了解来文所言是惯例性还是新增性，是常规性还是突发性，公文是否依领导授

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意报送等；三要看文件意图，认真梳理来问信息，着重弄清来文意图和内容实质，即判断来文单位报文目的何在，公文内容是陈述性的、报告性的，还是建议性的、请示性的。以上述三项分别判断作为参考依据，形成办理意见，第二问即告完成。

第三问“到哪里去？在经过了第一问的初步判断和第二问的具体分析之后，第三问重在准确拿捏公文如何出手。一想路径。即确定公文的签批和流转方向，在已提出办理意见后，领导的签批顺序如何，是只需在自己单位内传签还是需要会签；在领导同意办理意见后，公文的运行方向如何，是单向流转还是圆周流转。二想方式。即确定公文的送签和流转方式，是采用普通方式还是保密方式，是采用机要交换还是专人送取等。三想时效。即确定公文的流转速度，个别公文在办理过程中缓急程度会发生变化，出手时要特别注意。

按照“三问“的思路办理公文，能有效提高办件效率，可以从大量不知何时用、如何用的规矩条款中解放出来，迅速理清办件头绪，更快上手。而做好公文处理工作，不仅需要扎实的公文处理知识，更需要责任意识、大局意识、严谨意识，对于在政府办公室工作，我有以下几点感想：

一、责任意识和业务能力并重

“工欲善其事，必先利其器。”，做好新形势下的公文处理工作，首要是具备相应的素质，关键是在强化责任意识和业务能力上下功夫。要把忠诚履职作为第一追求。忠诚履职体现

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到公文处理工作中，就是要坚守岗位，把好公文的第一道关。通过认真审核，把公文中的问题消除在提交领导之前，做到公文提交领导时没有低级错误，领导对内容基本满意，印发的公文不出现任何纰漏。把行家里手作为能力标杆。强化理论政策水平，认真学习中央、区、市关于经济社会发展的有关精神，对重大决策研究到位、认识到位、思考到位，在工作思路和规律上与市上同频共振，使公文符合上级精神，体现领导意图、贴近本地实际。强化专业素质，认真学习《党政机关公文处理工作条例》和其他公文处理工作知识，熟悉公文处理工作各个环节，掌握应对各种情况的方法。清华写作能力，按照提笔能写的要求，加强学习关联，为又好又快起草、修改公文打下坚实基础。

二、内容质量和形式规范并重

公文是内容和形式的统一，处理公文必须做到内容形式兼顾，使公文内容严谨务实、形式规范美观，着力打造精品公文。内容上向实处着力。“一字入公文，九牛拔不出。”公文一旦发出，里面的纰漏就很难挽回。所以在起草、审核公文时，必须字斟句酌、精益求精，确保每一句话都有依据、每一项政策都符合有关法律法规、每一个措施都切实可行。形式上要从严要求。形式规范是公文体现权威、有效发挥作用的必要条件。要牢固树立标准意识。《党政机关公文格式》对公文改版后的格式做了新规定，对此要认真研究、准确把握，在处理公文时

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要牢记标准、严格遵循。要加大校核力度。对公文用纸、文件版头、印刷装订、公文要素编排、字体字号、标点符号等一一核对，保证公文要素完整、格式正确，印刷庄重大方、形式美观。

三、程序意识和时间观念并重

公文的特殊性要求公文运转必须“蹄疾而步稳”，“蹄疾”就是公文运转要快速，这样才能跟得上市上中心工作要求；“步稳”就是公文运转要遵循程序，这样公文才会合法合规。严格遵循公文运转机制。公文运转顺序要正确。部门起早的代拟稿必须要政府办公室来审核（主要是秘书），不得直接报领导进行审签；部门提交的代拟稿必须由本部门主要负责人签字；贯彻有关会议或文件精神的，必须提供会议相关资料或文件原文；落实有关领导批示的，必须附有批示的相关材料；需要先由有关部门把关或提出意见的，必须有相关部门的书面意见。要严格明确公文运转时限。“言当其时，一字千金；言背其时，一文不值。”公文极强的时效性，决定了公文运转一刻都不能耽搁，否则会给政府工作带来被动。我们在工作中，牢记“今天再晚也是早，明天再早也是晚”的道理，在确保公文质量的前提下，一切工作往前赶。

四、严格把关和善于沟通并重

方式方法正确，工作才能优质高效。审核公文不仅要坚持有关规定和原则，还要与部门形成良性沟通，实现服务领导和

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