高速公路工程档案工作存在问题和建议

浅谈高速公路工程档案工作存在的问题和建议内容摘要：本文先归纳了当前高速公路工程档案工作存在的档案管理模式落后等种种弊端，提出了自己关于规范相关档案的建档、归类及管理工作以提高高速公路工程建设档案管理质量的意见：一是在高速工程项目管理处设立档案工作组，二是高速公路工程档案在交工验收时应达到预立卷，三是项目交工验收后有关档案要及时集中归档，四是各参建单位应给予档案工作人员与其职称对应的工资待遇以减少人员的流动性。

关键词：高速公路工程档案
高速公路的工程项目，投资多，规模大，技术难度也大，区域建设条件复杂，竣工档案的编制质量和归档工作更应引起高度重视。

笔者认为，高速公路工程档案的编制、归档的质量以及资料的电子化水平，将直接影响到工程的竣工验收和今后管理营运公司在日常养护和大修中的档案提供利用。

事实上，在高速公路工程档案管理方面，以东莞为例，或多或少存在着档案管理滞后于项目建设的怪现象。

笔者在自己长期的工作实践中发现，我市高速公路工程档案归档管理工作存在以下问题：
一是档案管理模式落后。

业主管理处、监理单位在项目建设各阶段对文件材料形成、积累的关键阶段，无固定的档案工作人员负责对各阶段文件归档材料进行系统的检查、指导。

监理及施工单位对档案的管理存在明显的不足，导致施工档案、监理档案存在很多
问题，如：有的单位行政文秘管理工作不规范；有的单位疏于资料管理，资料填写不严谨；有的单位频繁更换资料员，对资料保管不重视，造成原始文件遗失，收集不齐全，难于保证工程档案的质量；有的单位施工资料在施工现场验收签名不齐全，盖章不全，存在代签现象等等。

以上这些行为都影响了工程档案的准确性、可靠性，降低了工程档案使用的有效性。

二是变更与决算文件的审批速度过于缓慢。

变更与决算文件的审批速度直接影响到竣工档案的完成速度及工程的竣工验收。

在实际施工过程中，由于种种原因，变更与决算文件的审批速度过慢。

其结果，直接影响到施工档案、竣工档案不能按时完成归档并移交，项目档案不能按规定于交工验收6个月内申请档案专项验收。

三是高速公路建设工程项目档案管理模式不明确，责任不清，制度不落实。

这是导致项目档案与工程竣工验收影响滞后的重要原因。

如项目交工验收后，公路建设工程项目前期文件，包括立项文件、工可、初步设计、施工图设计文件及批复、招投标文件、合同、征地拆迁文件、来往文件等还分布在各科室，业主管理处没及时对项目的工程管理文件进行归档。

这类文件材料数量庞大，没能及时收集到一起统一归档，很难保证文件材料的收集与完整。

四是建设项目工程档案工作人员流动较频繁。

档案工作要求专业技术性比较强，除了要掌握档案的基本知识外，还要懂得各项工程的施工过程、工艺等技术。

目前很多单位的档案人员待遇偏低，而档案工作整理时间比较漫长、工作内容比较枯燥等，导致档案工
作人员流动较频繁，不少档案员常常是刚学会了就辞职了。

人员变动后，新的档案员要胜任工程档案工作要经过专业的培训和较长时间的实习才能上手。

这样一来，就导致了工程档案工作的严重滞后。

以上种种，均为目前我市高速公路工程建设档案管理方面存在的弊端。

笔者认为，要提高高速公路工程建设档案管理质量，必须着手从下面几方面规范相关档案的建档、归类及管理工作：
一、在高速工程项目管理处设立档案工作组。

工作组负责项目档案材料积累、形成和整理的指导工作。

笔者认为，很有必要聘请编制和整理竣工档案业务经验丰富的专业人员参与该工作组。

同时，笔者还认为，建立的档案工作网络应扩展到项目参建的每一个单位。

工作组应在不同的阶段按有关要求进行检查和指导，解答有关问题。

工作组还应经常与上级档案主管部门沟通，落实上级有关指导文件，及时协调和解决有关问题，保证项目在监督下顺利开展、完成。

二、高速公路工程档案在交工验收时应达到预立卷。

交工验收后3~6个月内，施工单位应将施工档案、竣工图档案向业主单位档案室进行暂时的移交，档案室经检查应对符合归档要求的档案进行接收，发现问题的一一记录下来并退回给施工单位整改至达到要求并移交。

变更文件、竣工图文件和决算文件因审批较慢，留待下一步才移交。

并建议业主单位与设计方签订合同时提出由设计方提供施工图电子版文件和工程变更设计图的电子版，以方便竣工图的编制。

三、项目交工验收后，档案工作组应组织管理处、施工单位、监理单位对各自负责的档案进行集中归档。

这样做可保证有统一的编制标准，避免走弯路。

工程管理文件由管理处进行归档能保证档案的完整性和准确性。

档案工作组为确保档案工作得到重视并与工程建设同步顺利进行，建议业主单位对档案工作落后的单位采取适当的经济手段来进行约束管理。

落实档案管理制度，对业主的前期文件，先由各科室登记保管使用，到每年底或该项工作完成时向档案工作组移交，进行检查、整理和归档组卷，为建设管理档案利用打下坚实的基础，也保证了工程档案能按时验收。

四、各参建单位应给予档案工作人员与其职称对应的工资待遇，减少人员的流动性。

人员变动时应聘请专业的档案工作人员，或对新来的档案工作人员进行专业的档案培训。

档案工作组应定期举行档案培训班对档案人员进行培训。

为使档案工作人员能更快更好的完成工作，并使档案的提供利用能得到更大的发挥，建议各参建单位使用兼容的档案软件进行归档，使档案的电子版能直接给接收使用，并能通过网络对施工单位的档案进行检查和监督。