精编【智慧政务】电子政务手册

【智慧政务】电子政务手

册

通过电子政务协同办公系统下发文件注意事项

各单位公文管理员可以在系统内设置自定义组来建立多个收文组，以便今后在发文选择收文部门（单位）时可以一次性选取预先设置好的若干部门（单位），而不用每次发文件时去一个一个的选取收件人，具体操作如下：登陆办公系统后，在首页左下角“我的日程”下方用鼠标左键单击一个类似“右书名号”的功能键，然后鼠标左键单击“个性化设置”即可，如下图：

点开“个性化设置”后，点击弹出菜单中的“自定义组”如下图：

弹出窗口后，单击右键点击“新建”即可进入“自定义组”编辑页面,如下图：

该页面里“名称”和“成员”为必填项，“名称”填好后，左键单击便可进入成员选取界面进行人员选取。

待选人员

已选人员

上图中蓝色框中为待选人员，绿色框中为已选人员，双击蓝色框中的人员即可把人员选定到右边绿色框中，双击绿色框中人员即可把人员删除到左边蓝色框中，此时也可以使用中间的快捷键（单个选取、单个删除、全部选取、全部删除）来完成，选择好人员后点击“确定”，即可回到该页面：

此时可以看到已经选取的人员名，若此时想修改，可再点击，选择“清除”即可全部清除人员。若已完成人员选取，可在以上页面点右键，选择“保存”即可。

今后在发文中，需要选取接收人员时，点击“按定义的组”选项，都可以看到该组,然后点击下面的快捷键来全部选取，如下图：

自定义组具体操作可以总结为：点击“右书名号”→个性化设置→自定义组→在空白处点击鼠标右键→新建，在名称内输入组名→点击成员添加该组组成成员→点击鼠标右键→保存此时完成，想组建多个组可按上述方法进行操作。

（三）在系统内发送红头文件的步骤和注意事项。

1、起草公文

在“左侧菜单”中选择“公文管理”，点击“起草公文”进入，可以在右边主页面中选择相应“公文类型”，如下图：

点击公文类型的名称进入创建公文，如下图：

在上图页面显示相关的电子化表单，您只需要根据表单字段填写或选择相关的内容。

注意：上图表单中的所有可填写区域中不能有特殊字符，如少数民族名字中间的“·”,在表单里加入此类特殊符号，正文将不能被正常保存，即使保存，也显示为空白页,如果标题中有这些字符，请直接在正文里自行加入。

填写完成后点击“新建”即可进入正文编辑页面，如下图：

在这里可以编辑我们所需要的公文，或者直接把编辑好的文档复制到这里（请在word2003下编辑文档，wps下编辑的文档将会显示不正常），复制时请用快捷键“ctrl+c”，粘贴时用“ctrl+v”，如果正文编辑完成，可以点击“文件”，然后“保存到服务器”，即可回到表单页面，如下图：

在该页面下，右键选择提交，则“起草公文”这一步便完成，流程转入“套红”。

2、套红

上图中点击“确定”后，当前页面自动关闭，此时需要在首页里的“待办工作”里找到刚才的文件来进行套红，或者在“公文管理”的“待办公文”里查找。如下图：

在公文管理中套红是非常重要的一个环节，当公文流转到套红的节点时，一定要先选择红头模板，如下图：

然后点击“正文”查看套红效果。

上图中蓝框中的标题如果超过两行，请把行间距自行调整为28磅

或29磅

当您检查完“套红”无问题后，请点击文件-套红，公文的套红工作才算完成。

“签章、分发”，如下图：

此处三个标题

都是自动从表

单载入的，自动

载入后也可以

自行更改

3、签章、分发

上图中点击“确定”后，当前页面自动关闭，此时需要在首页里的“待办工作”里找到刚才的文件来进行签章，或者在“公文管理”的“待办公文”里查找，方法如套红时一样，此处不再附图。

当流程处在签章节点时的操作：

到签章节点时，先点击“文件正文”或者点击上方的“正文”,进入到文件正文（如下图）

注意：进入正文后，在加盖公章前可以再次修改文档，但是修改完成后，必须点击“文件”中的“接受文档”，才能继续盖章。如下图：

修改好文档并接受文档后，就可以盖章了，找到“电子签章”的按钮，如下图中所示：

如果找不到上图按钮，可以点击上面菜单栏中的“视图”，选择“工具栏”，把弹出菜单中的“iSignature”前面的勾打上即可，如下图：

此时，就可以进行盖章操作了。

（1）、首先点击电子签章按钮，如下图：

（2）、在弹出的窗口中输入密码后，点击确定，如下图：

（3）、把公章移动到相应的位置，点击鼠标左键便可以加盖公章，如下图：

上图加盖公章时，把输入法的图标也一同盖进去了，此时，可以用鼠标左键点击公章进行左右拖动，便可把输入法图标清除。

（4）、此时在公章上点击鼠标右键，选择“透明重设”，如下图：

（5）、透明重设后，再右键公章选择“文档锁定”，如下图：

输入密码后，文档即锁定，正文内容便无法修改了，此时可以点击“文件”中的“保存到服务器”就可以进行选择接收人，然后分发文件了。

注意：盖好公章但还没有“文档锁定”时，文件正文一但被更改，公章便会自动作废，如果想重新盖章，必须右键作废的公

章，点击“撤销公章”，输入密码后即可撤销。

撤消公章后，如果文档已经不需要再修改，可以点击“文件”中的“接受文档”，然后再次按上述流程盖章，之后点击“文件”中的“保存到服务器”，会返回到“表单”界面，再选择文件接收人，最后右键点击提交即可完成公文的发送。

4、在系统内下发“通知”类公文的方法和步骤：

通知类公文的发文流程和上述相同，唯一不同的是套红步骤，因为有些通知类行文不需要套标准红头，但有时需要签章，解决此问题可以在进行套红步骤时，先不要选取红头类型，如下图：