如何运用邮件高效沟通

怎 样 处 理 你 的 邮 件 ？

如果只需要单独一个人知 道的事，单独回复给他本人即 可； 如果你对发件人提出的要 求作出结论响应，应该“全部 回复”，让大家都知道；不要 让对方帮你完成这件事情； 如果你对发件人提出的问 题不清楚，或有不同的意见， 应该与发件人单独沟通，不要 当着所有人的面，不停的RE来 RE去，与发件人讨论，双方讨 论好了再告知其他人。不要向 上司频繁发送没有确定结果的 邮件。 点击“回复全部”前，请 三思而后行！
怎 样 处 理 你 的 邮 件 ？

如果收发双方就同一 问题的交流回复超过 3次，这只能说明交 流不畅，说不清楚。 此时应采用电话沟通 等其他方式进行交流 后再做判断。
不要就同一 问题多次回 复讨论，不 要盖高楼

对于较为复杂的问题， 多个收件人频繁回复， 发表看法，把邮件越 RE越高，这将导致邮 件过于冗长笨拙而不 可阅读。
让我们高效的沟通
－－－邮件礼仪及管理

电子邮件(E-Mail)是一种最重要 的职场沟通方式。 使用电子邮件的用途主要体现为 日常工作交流、传递自身的某种理念 和情感、获取外界信息和展示职场形 象等 。

邮 件 沟 通 的 重 要 性
电子邮件的作用

使所有参与方对于所讨论的论题、 事实根据和结论，以及达成的共识一 目了然，并保持跟进直至工作完成 。 能准确及时地记录事项进程、讨论内 容以及行动细则，并充当了作为每个 工作项目历史档案的功能。



6、回复对方邮件时，可以根据回复内容更 改主题；
7、主题不要出现错别字，千万！
邮 件 主 题 的 拟 定 原 则

各部门负责人： 大家好！
有称谓 有问候
现已将xxxx通知发送至您邮箱， 请查收后给予意见或回复！
祝您工作愉快！
再次问候
有内容
XX公司
XX部门
有落款
2014年7月7日
注：落款先公司名 称或部门后日期


2、要用论述的语气；
3、Email正文多用：一、（一）、1、（1）、 A、a）之类的列表；


4、一次邮件交待完整信息；
5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用 拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的 体现； 6、合理提示重要信息； 7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述； 8、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在 商务信件中会显得轻佻。

不熟悉或级别高于自己的人可以直接称呼“x 老师”；
称呼全名是不礼貌的；


不要逮谁都称呼“Dear xxx”。
开头结尾最好有问候语


“您好” 、“祝您工作顺利” 是有必要的！
礼多人不怪，即使邮件中有不妥之处对方也能 多一些宽容。
邮 件 中 的 称 呼 与 问 候

1、Email正文要简明扼要，行文通畅；


充当意见不和、起争端时的证明。 Email能帮人关注于事实而不是感受， 或其他个性和工作风格上的差异，并 以合理的方式解决意见不和以及争端。
电 子 邮 件 的 作 用

邮箱初用菜鸟……
回复？全部回复？ 抄送？密送？ 先，然后„„呃„„ 第一句话怎么写？
遇 到 你 很 是 多 否 麻在 邮 烦件 ？ 沟 通 上

邮 件 正 文 ， 你 懂 吗 ？

如邮件中有附件，请在正中提示收件人查看附 件； 附件的命名与该邮件的主题保持一致或突出其 关联性；


正文中对附件可做简要说明，特别是有多个附 件时；
附件最多不要超过3个，如果文件数量较多， 可以打包成压缩文件； 如果附件是特殊文件格式，建议在正中明标注 打开方式，以便查阅； 附件不宜过大，如果有大附件，可以分开发送。
让 邮 件 更 专 业
这些主题恰当吗？

无主题
**关于您*年*月*日提出的**问题的 回复
王先生收 关于**和**等相关问题的回复 RE„„

让 邮 件 更 专 业


1、主题空白是失礼的； 2、主题要简短，不宜冗长；
3、主题要能真实反映文章的内容和重要性， 切忌含义不清；
4、一个邮件尽可能只针对一个主题，不谈 多件事情，以便于收件人整理存档； 5、可适当用使用特殊字符来突出标题，引 起收件人注意，但应适度，谨慎用“紧急”之 类的字眼；

怎 样 处 理 你 的 邮 件 ？

进行针对性 回复
当回复邮件时，最好 把相关的问题抄到回 件中，然后附上答案。 不要太简单、太生硬， 应该进行必要的阐述， 让对方一次性理解， 避免再反复交流，浪 费资源。
回复最好多 于10个字

对方给你发来一大段 邮件，你确只回复 “是的”、“对”、 “谢谢”、“已知道” 等字眼，这是非常不 礼貌的。
让 你 更 懂 邮 件 礼 仪
这样的邮件恰当吗？

1、直呼收信人全名；
2、“前一封邮件有遗漏，请以此次发 送邮件为准”； 3、邮件中文字拼写错误。


让 你 更 懂 邮 件 礼 仪
用合适的称呼

对方如有职务，应按职务尊称； 如不清楚职务，通常按“x先生/女士”，前提 是性别一定要准确哦~~；


要区分单个 回复和全部 回复
怎 样 处 理 你 的 邮 件 ？
为避免无谓的回
复，浪费资源，可在
文中指定部分收件人
主动控制邮 件的来往
给出回复，或在文末 添上以下语句：“全 部办妥”、“无需行
动”、“仅供参考，
无需回复”。
怎 样 处 理 你 的 邮 件 ？
未尽事宜，欢迎大家一同交流~~
Thanks！

及时回复 邮件

理想的回复时间是2小时以内， 特别是对一些紧急重要的邮件；
如果事情复杂你无法及时确切 回复，那至少应该及时的回复 说：“收到，我正在处理，一 旦有结果就会及时回得等等” 对每一份邮件都进行立即处理 是很占用时间的，对于一些不 紧急的邮件可集中在一特定时 间内处理，但不要超过24小时。
那麽接下来的时间……
让我们各个击破！

邮件到底要发给who？

会议记录要发给who？
让 邮 件 更 专 业
抄送？抄送给who?
密送？密送的处理？
让 邮 件 更 专 业
主题 主题明确，清晰。 主题是邮件接收者了解邮件的第一Biblioteka Baidu 息，因此要提纲挈领，这样让收件人 第一时间判断邮件的重要性。



邮 件 附 件 ， 你 懂 吗 ？
邮 件 签 名 档 ， 你 懂 吗 ？
这样处理合适吗？


现在忙，抽时间集中回复；
工作中交流的问题比较复杂，等等再 说； 出差或休假中，不能回复邮件； 同一问题，反复回复邮件。

怎 样 处 理 你 的 邮 件 ？

收到他人的重要电子邮 件后，应即刻回复，这是对他 人的尊重；