利用EXCEL文本和数据功能快速输入身份证号码和学籍编号等

利用EXCEL文本和数据功能快速输入身份证号码和学籍编号等

在电子表格中要输入学生学籍号、身份证号等长数据不是件容易的事，对于数据量大时输入更是费时费力，且容易出错。在EXCEL中有一个文本和数据合并功能，它可以将几个单元格中的文本和数据全新到一个单元格中。利用EXCEL文本和数据功能可以将学生学籍号、身份证号等这样的数据快速输入，下面以“学生基本信息表”的填报来说说这两种数据的输入方法。

一、学籍号输入

首先分析学生学籍号的组成。学籍号由18位数字组成，其中1~6位是行政区划代码，同一地区学生学籍号的这六位数是一样的，7~10位是年份，11~13位是学校编码，14位是学生性别代码，15~18位是学生流水号。在这18位数字中，前13位对于同一个年级的每一个学生都是一样的，第14位学生性别代码前面已经输入。因此，学籍号的输入就可以有捷径可走。

1、如图一，在学籍号的前面插入两列，在G3单元格中输入学籍号的前13位，然后利用填充柄填充，在H3和H4单元格中输入前两个学生的流水号，然后填充。

2、如图二，在学籍列（这一列先不要设置成文本格式，设置成常规或数据格式。）I3单元格中输入“=G3&""&D3&""&H3”，注意中文双引号不要输入，是在英文状态下输入双引号中间的内容，两个“&”字符之间是在英文下输入两个双引号。输入完后回车或鼠标点编辑栏上的输入按钮（即那个“√”）完成公式的输入，就会将G

3、D3、H3这三个单元格的文本或数据按指定的顺序合并到I3单元格中，然后向下填充，即完成了所有学生学籍号的输入。处理完后即可将刚才插入的两列删除。在合并的时候一定要注意合并的顺序，在输入公式时一定要按合并的顺序依次输入。

二、身份证输入

身份证也是由18位数组成，它的输入大致与学籍号相同，这里要特别说说出生年月的输入。

在填身份证号前先完成学生的出生年月填写，学生出生年月这列要求设置成文本格式。这里先不要把它设置成文本格式，要不然下面不好处理。第一步，将格式设成数字自定义，在类型框中输入“yyyy-mm-dd”（引号不要输入），即将出生年月设置成八位（如：2008-02-05），然后将学生的出生年月输入；第二步，将学生出生年月这一列中所有数据格式设成“yyyymmdd”格式（如：20080205），将所有数据复制到记事本或WORD中。如果复制到WORD

中一定不要直接粘贴，要用选择性粘贴，选无格式文本。此举的目的是去除这些数据的格式。第三步，将去除格式的数据又复制回EXCEL中来，注意不要覆盖学生出生年月这一列，可复制到后面不用的列中，数据格式设置成常规、数值（小数位数0）或文本都可以。这样，身份证的输入就只需输入最后四位，然后用EXCEL文本和数据功能就可以将几列数据合并到一列中了。

下面再说说如何将刚才的学生出生年月这一列设置成文本格式，如果在EXCEL中设置是无论如何不行的，不信你试试。我的做法是又将格式设置成“yyyy-mm-dd”，然后复制到记事本中，再复制回来。在填充柄的右下方有一个粘贴选项图标，点图标上的三角形会出现两个选项，点选“使用文本导入向导”，一共有三个步骤，步骤三的时候在“列数据格式”下点文本，然后点击完成就将学生出生年月设置成文本格式了。

Excel中快速输入有相同特征的数据

我们经常会输入一些相同特征数据比如学生的学籍号、准考证号、单位的职称证书号等都前面几位相同只后面的数字不一样。

有简单的方法只输后面几位前面相同的几位让计算机自动填充呢？下面笔者以10位数的的学籍号（前面都252303）为例给大家讲讲。

方法一

·假如要输入的数据放在A列从A2单元格开始在下面的单元格输入学籍号后面几位数字所有的数据输入完毕后在B2单元格中输入公式“=252303&&A2”然后回车这样B2单元格的数据在A2的基础上就自动加上了252303。

·鼠标放到B2位置双击单元格的填充柄（或者向下拉填充柄）瞬间B列全部加上了252303至此所有的数据都改好了。

方法二

1. 选定要输入共同特征数据的单元格区域单击鼠标右键在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令打开“单元格格式”对话框（也可依次选择“格式→单元格”菜单命令打开）。

图1

图2

2. 选择“数字”选项卡选中“分类”下面的“自定义”选项然后在“类型”下面的文本框中输入2523030000（注意：后面有几位不同的数据就补几个0）单击〔确定〕按钮即可。

3. 在单元格中只需输入后几位数字如“2523034589”只要输入“4589”系统就会自动在数据前面添加“252303”。

也可以先输入数字再选中单元格区域设定数据格式可以得到相同的效果。

1.条件格式设置的妙用

手工填写的成绩册上，教师通常将不及格的成绩用红色笔填写。如何在Excel的成绩表中实现这一功能呢？我们可以借助Excel中的“条件格式”功能实现。具体步骤为：全选成绩表，单击“格式”菜单中的“条件格式”命令，打开如图1所示的对话框。设置条件为“单元格数值小于60”，单击[格式]按钮，从弹出的“单元格格式”对话框中将颜色设为“红色”，[确定]即可。我们会发现分值小于60的单元格的数值自动变成了红色。

而且这样设置的好处是：如果有学生的分数统计有错误，更改分数后，及格了的成绩将会自动取消红色的标记，不及格的成绩会自动加上红色的标记。

2.对多张工作表设置页面

打印Excel工作表时，需要对打印工作表分别进行页面设置。其实，在实际操作过程中，若页面设置的参数相同，可以一次选中多张工作表，同时对它们进行页面设置操作。具体步骤为：按住“Ctrl”键不放，分别单击要打印的工作表标签名称，使打印的工作表同时处于被选中状态，单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，设置参数，[确定]后就可以直接进行打印操作了。

3.快速输入无序数据

在Excel数据表中，我们经常要输入大批量的数据，如学生的学籍号、身份证号等。这些数值一般都无规则，不能用“填充序列”的方法来完成。通过观察后我们发现，这些数据至少前几位是相同的，只有后面的几位数值不同。通过下面的设置，我们只要输入后面几位不同的数据，前面相同的部分由系统自动添加，这样就大大减少了输入量。例如以学籍号为例，假设由8位数值组成，前4位相同，均为0301，后4位为不规则数字，如学籍号为03010056、03011369等。操作步骤如下：选中学籍号字段所在的列，单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在“分类”中选择“自定义”，在“类型”文本框中输入“03010000”(如图2)。不同的4位数字全部用“0”来表示，有几位不同就加入几个“0”，[确定]退出后，输入“56”按回车键，便得到了“03010056”，输入“1369”按回车便得到了“03011369”。身份证号的输入与此类似。

4.设置顶端标题行和打印选定区域

用Excel分析处理成绩是每一次考试后教师们要完成的工作，最后要打印出各班的成绩册，要求每页都有表头和顶端标题行，各班的成绩册要打印在单独的纸张上。事实上，纸张大小设置好后，在预览时会发现：各班学生的名册有的刚好在一张纸上，有的则不在一张纸上，很多教师通过插入空行和复制顶端标题行的方法来进行打印操作，但如果添加或删除几行记录，整个版面就乱了。

下面的操作步骤也许会给您带来惊喜：

(1)设置顶端标题行：打开“页面设置”对话框中的“工作表”标签，单击“顶端标题行”文本框右侧的[压缩对话框]按钮，选定表头和顶端标题所在的单元格区域，再单击该按钮返回到“页面设置”对话框，单击[确定]按钮。

(2)打印区域的选择：选定要打印的班级(一个班)所在的单元格区域，单击“文件”菜单中的“打印”命令(不要单击“常用工具栏”上的[打印]按钮)。从弹出的“打印”对话框中选中“选定区域”单选框，再单击[预览]按钮，怎么样？还满意吧，现在就可以打印了。

5.如何给单元格加斜线？

在制作表格过程中，经常要给表头加上斜线，如下图所示。

制作方法如下：先在A1单元格上单击鼠标，先输入右上端文本“科目”，按Alt+Enter键（参见相关技巧），再输入左下端文本“姓名”，按回车键结束文字的输入。当前行自动改变尺寸以容纳两行文本。将此单元格文本左对齐，然后在第一行文字中加适当空格使其右对齐。

在此单元格上单击鼠标右键，选择“设置单元格格式”命令。在“单元格格式”对话框中，单击“边框”选项卡，选取所需要的斜线方式，如下图所示，单击“确定”按钮，完成表头斜线的添加。