物业管理服务交接方案

物业管理服务交接方案

要点:★站在客户的立场上,对物业进行严格的验收,以维护客户的合法权益

★确保物业具备正常的使用功能

★掌握物业的性能与特点为以后的物业管理创造条件在承接验收前的准备工作应先做如下准备。

一、资料交接:

竣工总平面图,单体建筑、结构、设备竣工图,配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料;

设施设备的安装、使用与维护保养等技术资料;

物业质量保修文件与物业使用说明文件;

物业管理所必需的其她资料。

管理资料:各类值班记录、设备维修记录等各类服务质量的原始记录。

财务资料:固定资产清单、收支账目表、债权债务移交清单、水电抄表记录及费用代收代缴明细表、物业服务费收缴明细表、维修资金使用审批资料及记录、其她需移交的各类凭证表格清单。

合同协议书,指对内对外签订的合同、协议原件。

人事档案资料,指双方同意移交留用的在职人员的人事档案、培训、考试记录等。

其她需要移交的资料。

资料移交应按资料分类列出目录,根据目录名称、数量逐一清点就是否相符完好,资料移交完毕后,移交与接收双方须在目录清单上盖章、签名认可。若有未移交部分,由双方列出未移交部分的清单,确定移交时间并签字认可。

二、资料交接完毕后就是现场交接:物业公司应对物业管理区域内共用设施设备进行逐项验收,注明设备现状及接管时间,查验物业共用部位、共用设施设备及管理现状的主要项目内容有:建筑结构及装饰装修工程的状况;

供配电、给水排水、消防、电梯、空调等机电设施设备;

保安监控、对讲门禁设施;

清洁卫生设施;绿化及设施;

停车场、门岗、道闸设施;

室外道路、雨污水井等排水设施;

公共活动场所及娱乐设施;

其她需了解查验的设施、设备。

三、各项费用与收支情况,项目机构经济运行情况

各项费用与收支情况、项目机构经济运行情况包括水电费、其她有偿服务费的收取与支出,维修资金的收取、使用与结存,各类押金、欠收款项、待付费用等账务情况。

四、其她内容

产权属全体业主所有的设备、工具、材料;

与水、电、通信等市政管理单位的供水、供电的合同、协议等。

交接证明应由交接双方、相关单位盖章及现场参加人员签字。

第一节项目接管验收

依据国家建设部颁布的《房屋接管验收标准》对已建成物业进行以主体结构安全与满足使用功能为主要内容的再检验,它就是直接关系到今后物业管理工作能否正常开展的一个重要步骤。物业的接管验收不仅包括主体建筑、附属设备、配套设施,而且还包括道路、场地与环境绿化等,应特别重视对综合功能的验收。

一、接管前期管理工作主要内容

1、管理中心的组建与运作;

2、接管运行方案的制订与仪式安排;

3、移交事宜的处理;

4、接管过程管理工作。

(1)接管仪式的组织与接管手续的办理;

(2)相应安全、防范措施与管理方案。

二、接管期管理工作重点

１、协调各方矛盾与利益,完善管理机制与制度由于用户对现行物业管理法规制度的认知程度与理解水平的不确切,在接管期以管理中心为主体,引导建立物业管理的新秩序与新格局。对此,“凤凰创意产业园区”物业项目管理中心、驻园单位、相关部门均存在一个相互适应、磨合、协调的过程。

在此我们应重点做好以下几个方面的工作:

－－建立完善的信息反馈与处理机制,使驻园单位对物业充满信心;

－－明确有关各方的权利义务,使本项目成为俱荣俱损的整体;

－－创造理解与宽容的园区,营造高效、整洁、与谐的氛围;

２、营造氛围,创造舒适居住环境我们将针对本物业项目的特点制订公共关系计划,尤其在接管期内创造各种机会与条件加强与入园单位的交流与沟通,了解用户的需求,创造舒适、安全的办公环境。

３、管理服务措施我们在接管期将根据不同的阶段与工作内容,主要针对物业功能完善与改造、接管仪式、接管手续的办理几个方面作出以下安排:

－－接管仪式的组织、筹办、举行;

－－接管手续的办理(一条龙服务,现场办公);

－－交接资料;

二、物业项目接管计划

１、“凤凰创意产业园区”物业管理中心挂牌,正式开展工作;

２、各类管理人员与工程技术人员基本到位,开展岗位培训,完成工作责任与岗位划分。明确各管理岗位的职责与范围,明确工程技术人员的专业分工与专业范围;

３、管理人员熟悉现场情况与相关岗位,修订完善各项管理规章制度,初步磨合管理工作体系的运作;

４、各类员工就位,开展岗前培训,熟悉工作岗位;

三、接管期间的治安管理

１、确立在接管期“人防为主,技防、物防为辅”的治安管理思路;

２、根据接管期的不同阶段,制订相应的保安编制、岗位布置与巡逻方案;

３、加大接管期人流、物流、车流的有效监控,确保接管期的治安管理工作任务的完成;

４、加强治安消防的宣传教育力度,使广大用户培养起自查的良好的治安消防意识。

四、项目接管验收重点

将重点从一下几个方面出发,切实做好项目的接管验收与移交工作:

1、公司选派素质好、业务精,对工作认真负责的工程技术人员参加验收工作;

2、既应从今后物业维护保养管理的角度验收,也应站在客户的立场上,对物业进行严格的验收,以维护客户的合法权益;

3、接管验收中若发现问题,要明确记录在案,约定期限督促移交主体对存在的问题加以解决,直到完全合格;

4、落实物业的保修事宜。

六、接管验收工作目标

1、明确交接双方的责、权、利关系;

2、确保物业具备正常的使用功能,充分维护客户的利益;

3、为以后的物业管理创造条件:通过物业的接管验收,一方面使工程质量达到要求,减少日常管理过程中的维修、养护工作量。另一方面根据接管有关物业的文件资料,可以摸清掌握物业的性能与特点,预防管理中可能出现的问题,有利于计划安排好各项管理,为以后的物业管理创造了条件。

第二节项目移交接管

一、项目资料及图纸的移交

(一)产权资料

1、项目批准文件;

2、规划用地批准文件;

3、建筑执照。

4、业主资料

(二)工程技术资料1、地质勘察报告;2、工程合同及开竣工报告;3、工程预算;4、图纸绘审记录;5、工程设计变更通知及技术核定资料(质量事故处理记录);6、工程竣工图(总评面图、建筑、结构、设备、附属工程所有隐蔽管线的全套图纸);7、隐蔽工程验收记录;8、沉降观