办公室职能与工作流程说明书PPT

理
综合文秘岗 机要档案岗
文员岗 行政事务岗 驾驶员岗 固定资产及物品管理岗 机构管理岗
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总公司
计财部 分公司分管总 保监局
办公室主任
资产管理室经 理
审批
N
Y
审核费用
N
Y
审核可行性
N
Y
复核
N
Y
初审
机构装修
组织施工 形成报告
机构管理岗
中支公司
形成文件、并通知
分公司
Y
审批
Y
打印证照
N
Y
Y
审核
N
Y
复核
通知机构报送材料
N
Y
初审
领取
机构迁址、证照办理 形成报告
签字领取
审批
Y
N
审定
Y
N
审核 Y
复核 Y
文秘管理室经 理
分公司部门
5.2印章管理流程
印章管理流程
分公司分管总 分公司总经理
办公室主任
文秘管理室经 理
审批
N
Y
审核
N
Y
复审
N
Y
初审 N
提出印章刻制需求
审核 Y
审核
制作、颁发印章 签字领用
N 提出用印需求
提出印章刻制需求
签字领用
用印登记 提出用印需求
编号盖章 用印登记
机要档案管理
分公各部门
中支公司
5.3宣传管理流程
宣传管理流程
分公司计财部 分公司分管总
办公室主任
文秘管理室经 理
审批
N
审核宣传费用
N
Y
对宣传内容、可行 性、承办部门审核
N
Y
初审
N
N
提出宣传需求及签报
提出宣传需求及签 报
Y
Y
N
发布宣传材料
发布宣传材料
形成文档
形成文档
分公各部门
中支公司
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5.4机构管理流程
机构管理流程
4.主要工作任务间关系
公文管理
车辆管理
行政接待
起草文字 印章性管材理料
档案管理
机构管理
宣传管理
资产管理
集中采购管理
5.1.公文流程图
公文管理流程
分管总
办公使主任
文员
签发
N
Y
审核
N
Y
初审 N
提交草拟的公文
Y
添写文号、主题 词，制作公文
打印形成正式公文
盖章、存档、下 发、上报
校对文稿并确认签 字
机要档案 岗
• 职能5：负责办公室人员管理、人力发展规划、品质管理 制度，管理办公室人员的招聘、考核、薪筹、培训等工作， 维护办公室团队健康发展。
2.主要对外工作关系
主要对外工作关系 集团公司、总公司 分公司各部门 分公司各机构 各兄弟公司 同业公司、保监会、行业协会 省委、省政府及其职能部门
具体工作与输入输出
任务1：公文管理 任务2：印章管理 任务3：档案管理 任务4：宣传管理
料和综合性材料和宣传材料，
确保分公司公文、文字性材料
的规范性。负责公文、印章、
档案、宣传管理，建立相关的
架构，发挥公文、印章、档案、
宣传工作在传导政策、答疑释
惑、督办催办、规避风险、树
立形象方面的作用，确保公司
高效运转。
3.主要工作任务分解
初审
机构新设
N N N
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5.5集中采购管理流程
集中采购管理流程
总公司
分公司财务部 分公司分管总
办公室主任
理
固定资产及物 资产管理室经
审批 N
Y 审批
N
Y
N
审核
Y
N
N
审核
N
Y
N
复核
N
N
Y
判定是否属于集中采购范
N
围内固定初 资审 产及需求的合
理性
N
提出增加固定资产
N
需求
Y
审批 Y
审核 Y
审核 Y
确定办公室发展目标 重大事项沟通
了解部门需求 提供后援支持
了解机构需求 帮扶、指导机构开展工作
交流信息 交流经验
信息交流 报送材料
信息交流 报送材料
3.主要工作任务分解
部门职能
主要工作任务分解
职能1：起草公司公文、会议材 料、专题材料、综合性材料； 审核把关分公司部门、机构提 交的公文、会议材料、专题材
部门职能
主要工作任务分解
职能3：负责资产管理和机构管 理，建立相关构架架，发挥资 产管理、机构管理工作在合理 配置资源、规范管理、依法合 规经营、树立企业形象、促进 公司发展。
任务5：资产管理 任务6：集中采购管理 任务7：机构管理
职能4：负责行政事务工作的管 理，建立行政事务管理的架构， 发挥行政事务工作在提供服务、 任务8：行政接待 提供支持、提供帮助方面的作 任务9：车辆管理 用，确保公司工作正常开展。
• 职能3：制定行政事务工作的管理制度，建立行政事务管 理的架构，并组织实施，发挥行政事务工作在提供服务、 支持方面的作用，确保公司工作正常开展。
• 职能4：制定资产管理和机构管理，建立相关构架架，并 组织实施，发挥资产管理、机构管理工作在合理配置资源、 规范管理发面的作用、促进公司发展。
1.主要部门职能描述
复核
制定自行采购计划
签字领取
采购物品
提出增加固定产需 求
N 签字领取
形成文档
品管理
分公各部门
中支公司
集中采购并下拨物 品
接收下拨物资 签字领取 签字领取 形成文档
6.岗位/流程矩阵
1.公
文管 理
2.印 章管 理
3.档 案管 理
4.行
政接 5.车
待
辆管 理
6.固
定资 产管 理
7.集
中采 购管
8.机
构管 理
办公室职能与工作流程说明书
1.主要部门职能描述
• 职能1：起草公司公文、会议材料、专题材料、综合性材 料；审核把关分公司部门、机构提交的公文、会议材料、 专题材料和综合性材料，确保分公司公文、文字性材料的 规范性。
• 职能2：制定公文、印章、档案、宣传管理制度，建立相 关的架构，并组织实施，发挥公文、印章、档案、宣传工 作在传导政策、答疑释惑、督办催办、规避风险、树立形 象方面的作用，确保公司高效运转。