合同签订流程及管理办法

合同签订流程及管理办法

为规范公司合同签订，履行和付款程序，并最大限度的避免风险，综合管理部起草以下合同管理和签订程序，本办法适用于公司签署的所有业务类合同的管理，不适用于劳动合同等其他类合同的管理。

一、合同签订审核流程

1、公司业务人员负责参与合同谈判，各部门领导人参加对合同履行的

评审，一致通过后，由公司业务人员对综合管理部提供本次合同的基本信息：

A、合同类别（书目数据服务协议、馆藏数据服务协议、历年数据服

务协议、信息合作协议、其他）

B、合同生效、截止日期

C、合同总金额、付款方式及付款时间

D、开票信息、开票时间

E、对方公司及联络人信息（公司全称、公司地址、公司电话及传真

号码；联络人姓名、QQ号、邮箱、电话等）

2、综合管理部合同专员依据基本信息编写合同初稿并提交经理室审

阅。

3、由经理室审阅后批示，综合管理部依据批示进行合同初稿的修改。

4、综合管理部在经理室批示下修改合同并通过经理室确认后，将合同

复稿提供给业务员。

5、业务员在与对方公司联系人讨论合同复稿内容后，收集对方意见，

达成共识。

6、业务员将双方意见报与综合管理部，后者进行复稿修改并交于经理

室审阅，若经理室无新批示，则此稿为合同定稿；若经理室有新的批示或存疑，则返回步骤3重新开始，直至定稿。

7、综合管理部打印合同定稿，提交盖章流程。

二、合同应做到内容合法、条款齐全、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确、期限和数字准确，应包括：

1、合同名称；

2、甲乙方名称及地址，负责人联系方式；

3、甲乙方法人代表或其合法代理人签字、公司公章或合同专用章；

4、合同签订日期；

5、合同内容；

6、合同生效、截止时间；

7、合同价款；

8、履约方式、地点、时间；

9、违约责任（甲乙方权利和义务）；

10、生效、失效条件；

11、争议解决的方法；

12、合同的份数及附件；

13、保密条款（视合同性质需要）

14、合同负责或主办部门填写《合同审批单》

15、合同审批原则上应按顺序依次执行，遇特殊情况下可临时调整次序，但必须征得次序变动影响的下一会签人的同意。

三、合同的签署和盖章

1、合同原则上由对方先签字盖章；

合同按照规定审批顺序全部完成后，由综合管理部按照审批意见和即将最终签字/盖章的合同文本对照，有添加或需要修改的及时更正，确认无误后，按照公司印章使用管理规定办理签字盖章手续；

2、合同存档、备案：合同一式肆份，合同正本原件甲乙双方各执贰份，在签订一周内，我方合同由综合管理部上交总经办一份，并内部留档一份；（原则上合同原件严禁外借，项目报建、报批除外）

3、合同执行过程中，合约部门应及时对合同履行情况进行监督检查，并定期对合同执行情况进行分析，做到心中有数；

5、原则上公司不办理先建设后补合同的程序。

四、合同变更、转让及解除必须采用书面形式：

1、变更合同范围和付款条件，转让合同义务、解除合同的应采用补充合同的形式；

2、变更、转让或解除后合同执行部门应在一周内完成修改存档和通知，方式和范围同合同存档、备案的相关规定。各部门应对原合同文本进行标示，以免错误的执行原合同。

2017年3月1日

综合管理部