第五章公文管理信息系统

第五章公文管理信息系统
（一）公文管理自动化概述：公文的生成、办理、存储、检索、传递、归档等项工作环节的现代化管理，即以现代化工具和方式代替手工操作。

1、识记：（1）公文：公务文件或公务文书的简称，是指机关、部门、团体在处理公务活动的过程中，按特定体式形成与使用的、具有法定效用的文件，包括收文、发文、内部文件和其他文字材料。

（2）公文工作：各级、各类国家机构或社会组织的工作人员所从事的，自公文形成直至办理完毕的全部活动过程。

包括公文的撰制、传递、处理等，直至最后向档案部门移交。

（3）公文手工管理流程：发文管理、收文办理、办毕公文处理。

发文办理：发文单位对公文的撰写、处置和管理的工作过程。

包括：立意、撰写、会签、审核、修改、签发、注发、缮印、校对、盖印、分装、发送、催办、查办
收文办理：公文接收后，在受文单位内部就文件运转办理所构成的一系列工作环节。

包括：签收、登记、分发、摘编、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办、查办
办毕公文处理：对办毕的公文处理的过程。

包括：清退、销毁、暂存、立卷、归档
（4）公文管理自动化发展：人工管理、启蒙与准备、公文管理现代化初级阶段、公文管理现代化成熟阶段
2、领会：（1）手工管理公文存在的问题：①掌握信息不完全、不及时②控制办文手段的不足③公文统计难度大④不必要的重复劳动⑤办文效率低
（2）公文管理自动化的背景与动力：科技因素（计算机、网络、文字处理技术、多媒体技术、管理科学、软件科学）、人员因素、价格因素
（3）公文管理信息系统的实现方式（单机方式和网络方式）
单机方式：公文的传递、办理、直至归档仍采用传统人工方式，只是对公文的形成特征和内容特征采用计算机进行管理。

网络方式：公文直接在计算机上生成，收、发文通过计算机网络进行传递，在计算机服务器与各计算机终端上对文件的整个办理过程进行科学的管理。

（二）公文管理数据库设计
1、识记：数据库管理系统的选择：任务：根据系统功能的需要，决定数据库的组织形式和存储方式
数据库系统应具有性质：①支持SQL语言的关系型数据库②支持多媒体数据格式及全文存储③支持网络环境④丰富完整的辅助开发工具⑤良好的兼容性⑥快速的运行速度
2、应用：（1）公文管理数据库的结构设计
①确定文件名；②设计数据库文件结构；③确定数据库间的关联字段
数据库文件：库文件，数据库中的基本数据以文件的形式存储在磁盘中
包括：主文件、索引文件、暂存文件、后备文件、参考文件
设计库文件结构：字段名、字段类型、字段宽度、小数位数四个结构参数
字段类型有：字符型C，数值型N，浮点型F，逻辑型L，1，日期型D，8，备注型M，10，通用型G，10
（2）公文管理数据库的建立：①数据库结构的建立（命令方式、菜单方式）②向数据库输入数据
（3）收文数据库文件结构；
收文号C 20 收文日期C 10 来文单位C 30 文件号C 20
性质C 4 类型C 8 密级C 4 紧急程度C 8
题名C 70 正文份数N 3 0 附件份数N 3 0 页数N 4 0
文书处理号C 8 分类号C 14 承办者C 70 主题词C 50
提要M 10 全文G 10
（4）发文数据库文件结构
发文号C 20 发文日期C 10 文件号C 20 主送C 70
抄报C 70 抄送C 70 标题C 70 主办单位C 100
会办单位C 120 拟稿C 20 核稿C 20 签发C 12
校对C 20 类型C 4 密级C 4 文书处理号C 4
附件数N 3 0 页数N 3 0 份数N 3 0 主题词C 50
分类号C 14 提要M 10 全文G 10
（三）公文管理信息系统的开发：由人、计算机软件、计算机及外设组成，能够科学、高效地对公文信息进行收集、传输、加工、保管、维护和利用的集成化系统
用户需求分析、系统总体设计、保密措施设计、输入输出设计、对话设计、网络通信设计、程序设计与系统调试、运行与维护
1、识记：（1）系统保密措施设计：软件加密措施、用户登录与口令
（2）输入输出设计：屏幕格式设计、输入方式、输出方式
（3）对话设计：屏幕菜单设计（文本方式－光条式、弹出式、下拉式；工具栏图标式）、Y/N问答式
（4）程序设计与系统调式；
（5）运行与维护
2、领会：用户需求分析：目的是确定所建立的公文管理信息系统应该达到的各种指标以及系统运转后的具体效果和系统所要达到的目的。

包括内容①开发目的②确定功能③运行环境的选择
公文管理信息系统的功能包括公文的处理功能、服务功能和维护功能
3、应用：（1）系统总体设计，系统主要功能确定：①系统登录②维护公文处理流程③收文办理④发文办理⑤公文处理⑥电子邮件⑦立卷归档⑧公文检索⑨公文统计⑩维护11借阅
（2）系统总体模块结构图P159
09.10历年真题
9．公文的形成和使用应该具有（）
A．一定的随意性B．法定的权威性
C．适当的灵活性D．严格的程序性
25．公文应具有鲜明的政治性和______。

名词解释29．公文：
简答35．简述文档一体化包含的具体内容。

09.19．发文办理工作不包括( )
A．审核B．编号C．跟踪D．签发
25．公文管理信息系统的功能应包括公文处理功能、___________功能和维护功能。

名词解释29．公文管理自动化
简答34．简述公文管理信息系统开发中用户需求分析的主要内容。

9.公文管理信息系统的功能包括公文处理功能、维护功能和( )
A.转发功能
B.审核功能
C.服务功能
D.督办功能
25.软件科学和________的发展，为公文管理自动化提供了理论依据和丰富的软件开发工具。

名词解释29.公文管理自动化（应具体写出管理的内容）
简答题34.简述收文办理工作的主要内容。

08.18．不属于
．．．公文检索的是（）
A．组合检索B．图形检索C．模糊检索D．全文检索
9．下列属于收文办理工作的是（）
A．审核B．立卷C．会签D．传阅
19．属于发文办理工作的是（）
A．立意B．传阅C．批办D．会签E．审核
25.Foxpro的字段类型有：字符型、数值型、浮点型、逻辑型、日期型、备注型和_________________。

35.简述我国公文管理工作发展的四个阶段。

（应写出各阶段的名称，年代及主要特点）
39.试写出公文管理信息系统中收文数据库的主要结构。

07.18．公文管理信息系统的三方面功能是指公文处理功能、服务功能和（）
A．转发功能B．督办功能
C．跟踪功能D．维护功能
9．下列属于发文办理工作的是（）
A．会签B．签收
C．立卷D．摘编
简答题35．试述发文办理工作的主要内容。

综合题39．试写出公文管理信息系统模块结构的第一层模块，并细化维护模块中的数据维护子模块。

07.109．下列不属于
．．．公文检索的是（）
A．全文检索B．精确检索
C．单项检索D．图形检索
10．用于对档案进行分类标引的工具是（）
A．《中国档案分类表》B．《中国档案分类法》
C．《中国档案主题词表》D．《档案分类体系》
25．公文运转过程可分为发文办理、收文办理和______________三个具体过程。

29．公文工作（应包括全部工作）
34．简述手工管理公文所存在的主要问题。

06.108.在Foxpro for Windows所提供的库文件结构对话框中，如想在当前字段的上边增加一个新的字段，应单击( )
A.OK按钮
B. Delete按钮
C. Cancel按钮
D. Insert按钮
9.Foxpro中的下列四种字段类型中，需要设置小数位数的字段类型是( )
A.字符型
B.通用型
C.浮点型
D.备注型
10.公文是为处理事务而制作的，产生于事务的开始及其过程中，其主要作用是在完成和处理事务中发挥现行效用，具有明显的( )
A.时效性
B.针对性
C.凭证性
D.回溯性
19.一般来说，公文管理信息系统应提供数据维护的功能，它包括( )
A.数据修改
B.数据检索
C.公文处理
D.数据备份
E.数据恢复
25.在Foxpro提供的库文件结构对话框中，字段类型“Type”框中默认的字段类型是。

35.简述公文管理信息系统的两种实现方式及其主要特点。

39.公文管理信息系统提供的收文办理功能一般应能完成哪些工作？
06.19．一般来说，在公文管理信息系统中，能完成对已办结的文件进行筛选，决定文件的归宿的功能模块常被称为
（）
A．系统登录B．收文办理C．公文处理D．立卷归档18．在公文管理信息系统中，根据不同需要可以采用多种输入形式，包括（）
A．键盘输入B．语音输入C．电子文件转入
D．扫描输入E．代码输入
24．Foxpro for Windows中，用来建立数据库文件结构的命令为_________。

34.简述公文的特点。

39.请使用FoxPro数据库管理系统，设计一个发文管理数据库文件结构。

(答出任意10个字段结构即可)。