档案室建立方案

安徽美自然环境科技有限公司

档案室建立的方案

档案形成于公司日常生产管理过程当中，它不仅记录了公司的建设史、成长史、改革史、发展史，而且记录了公司各个方面、各个环节的真实情况，是公司扩大生产和销售、加强经营和管理、维护权利和利益、保持发展和稳定的可靠凭证与有力依据，是企业资产和生产要素的重要组成部分。

为了加强和规范我公司档案统一管理工作，避免公司档案资料的遗失，提高公司档案的使用便捷性与利用率，使档案在公司发展过程中逐渐完善、信息化，为公司的长远发展提供参考与监督，结合工作实际，特制定出本方案。

一、工作计划

（一）第一阶段：( 2018、03、03~2018、03、31完成）

1、加强档案室硬件设施建设，保障档案工作的顺利开展。首先向公司领导申请档案室的选址，然后进行整体布局规划，包括档案室所有设备资料的摆放等。

2、构建档案管理的整体框架体系，并制定相应的规章制度。例如：《安徽美自然环境科技有限公司档案管理办法》，作为开展工作的依据。内容包括：档案的收集、分类办法、编号办法、整理规则、保管期限、移交、销毁等。

3、成立档案管理的专兼职管理人员队伍，各部门紧密配合，做好档案的及时归档入库工作。公司目前有八个部门：行政人事部、市场部、环境科学研究所、采购部、工程管理部、证券法务部、监测部、财务部。每个部门要确定一名档案负责人，对本部门的档案进行收集、移交。

（二）第二阶段：( 2018、04、01~2018、04、30完成）

1. 对积存实体档案进行有序整理，包括分类、编号、装盒、排序、上架等。

2. 以软盘、硬盘等载体保存的电子文件、声像档案等的整理都将包括在该阶段中进行。

（三）第三阶段：( 2018、05、02~2018、05、16完成）

档案目录、数据录入，档案数字化。通过该阶段的工作，可以形成比较完善的档案管理系统，能更好地通过电脑来支持、配合实体档案管理。

第四阶段：( 2018、05、17~2018、05、31完成）

规范建立各类档案借阅、管理、登记、销毁等相关簿册。此外，在此阶段还应穿插以上阶段的工作内容，使公司的档案管理不断完善，四个阶段相辅相成，加快公司档案管理的规范化、信息化进程。

二、工作措施

（一）硬件设施的建设以及主要设备（详见附表1和2）

1．建议档案室规划在公司的二楼或三楼。因为一楼湿气比较重，不利于档案的长期存放。档案室的面积要根据公司部门和档案的数量来确定，数量大则面积相应大一些。

2．档案室一般划分为三个区域：档案存放区、档案整理区、档案借阅区。

3. 档案室的主要设备：档案柜或密集架、档案盒、空调、灭火器、电脑、档案整理台、办公桌、椅子等。

（二）做好资料的收集、整理工作

1、整理公司应该归档的现有档案，按时间、部门、做粗略分类，并做好记录工作。

2、收集各部门存档的各类档案，做好档案的移交工作。

（三）各类档案的归档入库工作。

做好资料的收集工作后，对各类档案进行鉴定、归类、整理入库。

（四）编制档案目录索引，搞好档案软件录入工作。

将编制历年文书档案目录并逐一录入微机，以便于微机查阅。

（五）建立和完善档案建设的各类制度及簿册。

制定完善档案规范化建设管理的基本制度，同时规范建立各类档案借阅、管理、登记、销毁等相关簿册。

（六）加强各部门间协作配合，规范的完成档案的移交工作

三、实施步骤

（一）完善档案室建立工作硬件设置。

（二）制定档案室建立工作的实施方案，按计划逐步进行，各个环节要明确工作人员，由各部门指定人员负责其部门的文件整理归档移交工作。

（三）对所收集档案有序进行规范整理入库，编制索引目录。

（四）建立和不断完善档案建设的制度、办法及簿册，以便于档案的日常管理。至此，我公司档案管理从人员队伍到管理制度、管理办法以及规范的建立流程共同构成了我公司的档案管理体系，在实践中将不断完善，使我公司的档案管理成为公司不断发展的助推力。

附表1：（档案室设备设施一览表）

附表2:（档案室设备设施参考图案及名称）

参考图案

设备设施名称

备注

直列式档案密集架

分有轨道和无

轨道的；一组二柜或二柜以上的。

防紫外线窗帘布

干粉灭火器

34 打印机

据实际选用 办公 档案员档案办公、打印档案目录等用。 35 档案整理工作台及椅子

（约×）

据实际选用 办公、阅览

档案员整理档案用。

36 储物柜

据实际选用

办公、阅览

用于存放档案室档案借阅登记簿、温湿度记录簿、档号章、棉线、装订机、订书钉、印台、自动号码机、印油、自动手钻、钻咀、多用插座拖线、穿针、木砧板、起钉机、美工刀及刀片、直尺、剪刀、胶水、双面胶、透明胶及其它小件档案用品。

毛发指针式温湿度计

双金属片式温湿度计

干湿球温湿度计

天然芳香中草药防霉驱杀虫药

天然防蛀剂

移动硬盘（500G以上）

自动号码机

8位号码印

黑色印油

红色印油印台平边切刀自动手钻

大铁夹（200个）

白色棉线（股扎或线球）及穿针

直径约30㎝

木砧板

不锈钢订书钉

装订机订书机

档号章（1套）

档案目录柜（全玻璃移门柜850W×420D ×1880H）㎜

十五门储物柜(950W×420D

×1880H)mm 牛皮纸档案盒