RF-GC-ZY-11项目文档管理作业指引(DOC6页)

项目文档管理作业指引

编制日期

审核日期

批准日期

一、作业指引目的

统一项目文档管理标准，规X项目文档的管理工作。

二、适用X围

各个项目文档收集、分类、编号、登记、流转、存档、借阅、移交、作废及销毁。

三、定义

3.1项目文档：在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，由工程部负责保存及管理的各类文书、

图纸档案及上墙资料文档。项目竣工验收后，将按规定移交城建档案馆、物业公司、公司档案管

理部门。

四、职责

4.1工程部

4.1.1负责按照本指引执行本部门文档的管理工作：

4.1.2负责对外发放的项目文档及对内重要信息文档的审核、批准；

4.1.3负责按照相关文件的规定进行过程管理活动。

4.2相关部门

4.2.1按照公司相关文件的规定提供项目各阶段的必要文件及相关配合。

五、关键活动描述

5.1项目文档分类

5.1.1项目文档的分类（具体参见《项目文档分类对照表》）

5.1.2工程部上墙资料

5.2文档登记与流转

5.2.1工程部发文

1)工程部发文分为“以公司名义发文”和“以工程部名义发文”两种。以公司名义发文即“公司

发文”，具体要求及程序见《公文管理制度》。以工程部名义发文即“工程部发文”，工程部发

文统一以工作指令、联系函两种形式下发，相关规定如下：

➢工作指令

工作指令是技术经济类文件，分为设计变更类和非设计变更类。设计变更文件应按照“设计变

更审批表”、“工作指令单”、“设计变更确认单”、“设计变更统计表”的顺序装订，应单独存一

份作为竣工图变更文件移交城建档案馆。非设计变更类指令单包含现场签证、奖励或违约扣款

等，应按照“非设计变更审批表”、“工作指令”、“相关附件”的顺序装订。工程文员应跟踪工

作指令的审批过程直至下发、存档。并定期对工作指令下发的情况进行清查，保证文件及时下

发、避免漏发重发等现象。

➢联系函

联系函是工作指令以外的其他发文，如工程部对垄断部门工作联系往来的文件；工程部直接对

施工单位来函回复的文件；表扬信、确认函等。

2)发文流程：

经办人根据部门发文模板拟稿，经部门负责人或授权人审批同意后，由工程文员加盖部门公

章后发出，并保存原件并进行台账登记、归档。

5.2.2工程部收文

1)工程部收文是指来自总承包单位、分包单位、材料设备供应商、其他单位（包含政府部门、公

司其他部门等）所有外来单位的文件。所有收文统一由工程文员接收，并进行第一次台帐登记，

初步登记收文的基本信息。在文件反面加盖“文件传阅章”，第一时间送至工程部经理或授权

人签署指定传阅人（如为政府部门的收文须抄送公司信息管理负责人及档案部门）。最后，由

工程文员跟进文件传阅直至完成，进行第二次台帐登记，注明存档时间并将文件存入盒内。如

有电子文件传阅的，纸质文件经台帐登记即可直接存档。

2)收文流程：

工程文员负责接收部门文件并进行台账登记，盖传阅章后进行统一分发至相关人员。

5.2.3文件管理

1)工程部所有收发的原件统一由工程文员登记存档，并在完成签批、传阅的3个工作日内，按《项

目文档分类对照表》分类、登记，最后在文件右上角加盖归档章归档。

2)存档统一使用A4幅面（297mm*210mm）、42mm厚度的纸质资料盒，并粘贴文档盒脊目录。

盒脊目录格式示意图：

①表示“文件类别”。例如：总包档案、成本档案等。

②表示“项目名称”。。

③表示“文件名称”，名称前需加“项目分期”区别。例如：四期工作指令等。

④表示“编号规则”。例如：LC -部门简称(项目简称)-采购-XX1，取其前面“LC

-部门简称(项目简称) -采购”。

⑤表示“流水号X围”。例如：“LC -部门简称(项目简称)-采购”合同档案盒内有0001—

0030号，则标注“0001—0030”。

3)文档盒应建立“卷内目录”，目录格式可按电脑台帐表格为框架，文件标题需更改成“卷内目

录”，并打印放在盒内文件最上。如一个文件盒存放多类文件，需分别建立“卷内总目录”、“卷

内分目录”，以便对存档文件进行检索。

5.2.4印章管理

1)工程部公章

➢工程部公章用于以部门名义X贴、外发（公司级别以外）的各种通知类文件，及工作指令、

工程指示。但不得用于对外各类合同、协议，或可能构成公司利益受损的非法使用。凡需

使用工程部公章的文件须经部门经理或授权人的签字、批准，具体操作要求及程序见《印

鉴管理制度》。

2)工程部工作章

➢在文档流转中，为识别不同阶段或用途，而加盖的工作章。比如“文件传阅章”、“受控章”、“归档章”、“作废章”等。

文件传阅章示意图：

（图纸）受控章示意图：

受控[Control]

文件归档章示意图：

归档[Archive]

日期

[Date]:

文件作废章示意图：

作废

[Cancellation]

日期

[Date]:

5.3文档借阅

5.3.1工程部内部人员借阅项目文档必须办理借阅登记手续，填写《文档借阅登记表》；工程部以外人

员借阅项目文档时，须填写《项目文档外借审批单》。

5.3.2借阅原件使用完毕应及时归还工程文员，一周以上时间未归还的文档，工程文员应负责催还。