公文收发处理和档案管理(PPT55页)
《公文写作与处理》课件
05
公文写作实例分析
通知的写作实例
总结词
简洁明了，目的明确
详细描述
通知是一种告知性的公文，通常用于向特定对象传达重要信息或要求。在写作通知时，应尽量简洁明 了地表达通知的内容和目的，避免冗长和复杂的表述。同时，要确保通知的对象明确，以便他们能够 准确地理解和执行通知中的要求。
报告的写作实例
总结词
求是地传递信息。
公文写作的结构安排
标题醒目
主送机关明确
公文标题应简短明了，准确反映公文的主 要内容，便于检索和查阅。
公文应根据需要明确标注主送机关，确保 信息传递的针对性和准确性。
正文结构完整
附件齐全
正文应包括开头、主体和结尾三个部分， 开头简明扼要地说明发文目的，主体阐述 具体事项，结尾提出要求或发出号召。
04
公文常见问题与对策
公文语言不规范问题
总结词
语言不规范、表达不准确
详细描述
公文写作中，语言表述不规范、不准确，容易 造成信息传递的歧义或误解。
总结词
语法错误、用词不当
详细描述
公文中的语法错误和用词不当，如错别字、词义混 淆等，影响公文的严肃性和权威性。
口语化、随意性强
总结词
详细描述
公文写作中过度使用口语化表达或随意性强，不符合公 文正式、严谨的文风要求。
严密、观点鲜明。
总分关系
在阐述总论点或总要求时，应 分条列出具体内容或措施，使 读者更好地理解和执行要求。
03
公文处理流程
公文的收发流程
接收公文
对收到的公文进行登记、编号 和分类，确保公文完整无缺。
审核公文
对公文的格式、内容、文字等 进行审核，确保公文符合规范 要求。
公文收发_档案管理制度
第一章总则第一条为加强本单位公文收发档案管理工作，确保公文传递的准确、及时、安全，提高公文处理效率，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有公文收发档案管理工作。
第二章组织机构与职责第三条设立公文收发档案管理部门，负责公文收发档案管理的日常工作。
第四条公文收发档案管理部门的主要职责：1. 制定和完善公文收发档案管理的规章制度；2. 负责公文的收发、登记、传递、归档等工作；3. 负责档案的整理、保管、利用和销毁工作；4. 负责对公文收发档案管理工作的监督检查；5. 负责开展公文收发档案管理业务培训和指导。
第三章公文收发程序第五条公文收发实行统一登记、统一编号、统一传递制度。
第六条收文程序：1. 对收到的公文，首先进行登记，包括公文编号、标题、来文单位、接收时间等；2. 对需要办理的公文，按照公文处理流程及时传递给相关部门；3. 对不需要办理的公文，及时退回或销毁。
第七条发文程序：1. 凡涉及本单位重大事项的公文，由主办部门起草，经主管领导审核后，提交办公室审批；2. 办公室对审批通过的公文进行编号、登记，并制作文件；3. 发文部门根据公文性质，通过机要通信、电子公文等方式发送。
第四章档案管理第八条档案整理应按照档案分类、编号、装订、归档等规定进行。
第九条档案归档应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得缺件、漏件；2. 真实性原则：确保档案内容的真实性，不得伪造、篡改；3. 保密性原则：对涉密档案，严格保密，确保档案安全。
第十条档案保管应遵循以下规定：1. 严格按照档案保管期限进行保管；2. 定期检查档案保管情况，发现问题及时处理；3. 对破损、褪色的档案，及时进行修复。
第十一条档案利用应遵循以下规定：1. 严格按照档案利用审批程序办理；2. 保障档案的完整性和保密性；3. 不得擅自复制、传播档案内容。
第五章监督检查第十二条公文收发档案管理部门定期对公文收发档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。
文书工作与档案管理课件
文书工作与档案管理 第二章 文书的种类
（十）批复
根据《办法》规定，批复“适用于答复下级机关的请示 事项”。 批复的种类有两类： 1.专指性批复，这种批复仅仅下发到作出请示的机关。 因为它所批复的内容不带有普遍性，这种批复的使用频 率较高。 2.普发性批复，这种批复不仅下发到作出请示的机关， 而且下发到其他下级机关，因为这种批复的内容带有普 遍性，这种批复的后面要附上“请示”的原文。
文书工作与档案管理 第一章 概述
（二）档案
1. 概念 2.档案的作用
档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成 的，保存备查的文字、图表、音像及其他各种方 式和载体的历史记录。概括地说，档案是原始的
历史记录。
查考依据作用
历史凭据作用
档案
科学研究基础、条件
文书工作与档案管理 第一章 概述
二、文书与档案的联系与区别
根据《办法》规定，报告“适用于向上级机关汇报工作， 反映情况，答复上级机关的询问”。 报告有三类： 1.工作报告，是下级机关完成了一个阶段的工作或者某 一项工作之后将工作的进展情况、工作成绩、经验体会 以及存在的不足、改进办法等向上级机关汇报的报告。 2.呈送报告，是向上级机关报送文件或物件时随文或随 物呈送的报告。 3.建议报告，是下级机关对某项工作、某一问题提出意 见或者建议的报告。
文书工作的领导机构是各级党政机关和负责人；最高管理机构是中央办公厅、 国务院办公厅，分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作，各级党政机关 办公厅（室）设立文秘部门或配备专职人员负责文书处理工作。
（二）文书工作的组织形式
在一些比较大的机关里，设立文书工作的专门 机构，归机关中心机构，即办公室负责领导。 在县级和县级以上的领导机关文书工作的主要 部分，是由机关的办公厅（室）负责，其下面 可设秘书处（室）、信访处（室）、机要室、 打字室、印刷厂、收发室、等文书工作机构。
收发文、档案管理规定
xxxx有限公司收发文、档案管理规定编号：二〇二〇年十月一日xxxx有限公司收发文、档案管理规定一、总则1.为加强公司的收发文管理工作，提高收文处理的速度和确保收发文处理的规范性；加强档案的系统管理，实现档案管理的规范化、制度化，结合公司实际情况，特制订本管理规定。
2.本规定适用于公司及各直属部门。
二、定义1.本规定中的收文管理是指对收到的公文进行处理，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办及反馈等程序。
2.本规定中的发文管理是指包括文件的草拟、审核、签发（会签）、复核、用印、分发、文件整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
文件是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式的文件等。
3.凡各部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的资料（包括文本资料、电子记录资料、声像资料和实物资料等），必须按规定定期向公司综合部移交，集中管理，公司所有员工均有保护公司档案的义务。
三、职责1.综合部为收发文管理的归口管理部门，负责收发文管理工作，对各部门收发文管理的规范性予以监督检查。
2.公司档案由综合部集中管理，指定专（兼）职人员负责档案管理工作。
各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档整理，然后移交至综合部档案室。
移交档案时，要严格履行移交手续。
四、收文管理（一）文件的拟办和批办1.签收登记内、外来文均由综合部负责签收登记；并由综合部填制信息批阅单，注明收文日期、收文编号、发文单位、公文名称等。
2.收文编号（1）其他来源的收文按外【收文年份】流水号编号。
（2）内部文件按文件来源部门简称【收文年份】流水号编号。
3.拟办和批办文件由综合部按规定拟定信息说明及处理建议，按先部门后领导的顺序进行公文处理。
（二）文件的承办1.凡需要承办的来文，综合部须在当天将文件流转给承办部门或分管领导。
2.承办部门相关人员和分管领导应该对来文认真审阅，并须签署明确意见、建议及姓名和日期；综合部应该将这些意见或建议及时呈送对该来文所涉事项有决定权的公司领导，并由该领导签署具体意见、建议或决定。
3第三章-----文书处理工作《文书档案管理》
第36页，共109页。
4.拟办的要求
• 拟定拟办意见的人应当熟悉党的方针政策和国 家的法律法规，熟悉本机关的情况，熟悉各个 部门的业务范围和相互关系，了解各个重要事 项的办理程序和处理重要业务的有关规定， 在提出拟办意见时，要全面考虑，使之科学、 合理。并且做到简明扼要。同时将拟办意见 写在文件处理单（见下表）“拟办意见”一 栏内。
3. 能联合发文的有关部门不单独发文。
4. 传达上级文件精神不照搬照抄。 5. 文件文字尽可能精炼，篇幅尽可能短小。
第8页，共109页。
二、以主办为主，事先充分协调的原则 1. 公文中的请示事项，主办部门应主动征求相 关部门意见。 2. 当意见不一致时，主办部门负责人要出面协调。 3. 当意见仍不一致时，主办部门应列明理由和依
般件稍后处理。
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（三）审核
1. 审核的内容 （1）审查来文是否应由本机关办理。 （2）审查来文是否符合行文规则。 （3）审查来文的合法性、政策性。
（4）审查来文是否经过必要的协调与会签。
（5）审查来文的文种与格式是否规范。
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2. 审核应当注意的问题 （1）收文审核人员既要认真负责，善于发现和纠
[知识结构图]
文书处理工作
收文处理程序
公文管理
发文处理程序
整理归档
第2页，共109页。
任务导入
• 天地公司（中外合资 公司）收到集团总公 司的一份《关于各子 公司财务负责人向 集团总公司述职的 通知》。作为天地 公司的秘书高山将 按照收文处理程序 进行收文。
公文整理及文书档案管理
永久（500份）
定期30年 （1000份）
定期10年 （500份）
1999年 （100份）
2000年
2001年 2002年
（100份） （150份） （150份）
同左
示意如左
办法 业 公规 务 室处 处
办法 业 办法 业 公规 务 公规 务 室处 处 室处 处
1- 40 1- 30 1- 30 1- 30 1- 30 1- 401- 50 1- 50 1- 50
文件材料的不归档范围：
1、 上级机关的文件材料中，普发性 不需本机关办理的文件材料，任免、 奖惩非本机关工作人员的文件材料， 供工作参考的抄件等；
2、 本机关文件材料中的重份文件， 无查考利用价值的事务性、临时性 文件，一般性文件的历次修改稿、 各次校对稿，无特殊保存价值的信 封，不需办理的一般性人民来信、 电话记录，机关内部互相抄送的文 件材料，本机关负责人兼任外单位 职务形成的与本机关无关的文件材 料，有关工作参考的文件材料；
确定归档范围时要注意：
1、两个以上单位合作完成的项目，主办单 位保存全套文件材料，协办单位保存与承 担任务相关的正本文件。
2、本单位领导人兼任其他单位职务形成 的文件，由兼职单位负责立卷归档。
3、单位内部文件，如工作计划、总结、 会议记录等，应列入归档范围。
4、在业务工作中收集的有关资料，不属 于归档范围。
（二）公文整理的原则
• 遵循文件材料的形成规律和 特点，保持文件之间的有机联 系，区分不同价值，便于保管 和利用
（三）确定公文整理地点
（四）公文整理需要注意的问题
1、本单位形成的公文材料是公文整 理工作的重点。
2、要保证归档公文材料的齐全完整。 3、加强登记，熟悉家底。
公文 处理
位和主办人，以便承办单位和承办人员具体执行。 4.各项批办意见，均应郑重地填写在《公文处理清单》的
“批办意见”档日内，并签署承办人姓名日期。
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第三节 收文办理程序
(三)承办
是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办 理复文。
过会签。 5.查文字表述是否正确、简练、条理清楚，标点使用是否正
确，文字书写是否规范。
6.查公文格式是否符合规定。 三、签发
机关主要领导人对审核的文稿签发具体意见。
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第二节 发文办理程序
需要注意的几个问题: 1.机关领导在签发公文时，必须确认是自己职权范围内的有
关公文才有权签发，不可越级签发公文。 2.以机关内某个部门名义的发文，可由部门负责人签发。 3.签发人在签发文件时，必须对文件的内容和文字作严格的
第一节 公文处理概述
(一)公文处理工作的基本原则
1.实事求是的原则 2.精简的原则 3.高效的原则
(二)公文处理的要求
1.讲究时效 2.准确无误 3.安全保密
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第二节 发文办理程序
一、拟稿
发文办理的第一个环节，是贯彻领导人或机关意图的重要环 节。
二、审核
公文的草稿在送交机关领导人审批签发以前，对公文的内容、 体式进行的全
公文立卷归档的意义:一是立卷归档是本机关工作的需要;二 是立卷归档是社会发展的需要。
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第四节 公文立卷与归档
(二)公文立卷和归档的原则
公文归档原则，即遵循公文的自然形成规律，保持公文之间 的有机联系，区别不同的价值，保证归档公文的齐全、完整， 便于保管和利用。包含联系原则、完整原则、保管原则、利 用原则。
公文写作与档案管理
档案管理的重要性
档案管理是组织成功的关键因素，它确保了信息的保护、组织和可访问性。有效的档案管理有助 于提高工作效率和决策制定。
建立有效的档案管理系统
1
需求分析
了解组织的档案需求和目标，确定合适的档案分类和索引系统。
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制定政策与流程
制定档案管理的政策与流程，确保一致性和规范性。
3
数字化转型
考虑将纸质档案数字化以提高存储和访问效率。
如何保护和维护档案的安全性
权限和访问控制
确保只有授权人员可以访问和修改档案。 • 建立访问权限制度 • 定期审查权限
备份和灾难恢复
制定灾难恢复计划，确保档案的备份和安全 性。
• 定期备份档案 • 存储备份副本在安全位置
结论和要点
良好的公文写作和档案管理是组织成功的关键因素。
有效的公文写作促进良好的沟通和协作。
公文写作与档案管理
公文写作与档案管理是组织和机构中至关重要的一部分。本演示将介绍其重 要性、基本原则、常见格式，以及如何建立有效的档案管理系统和保护档案 的安全性。
公文写作的重要性
公文写作在组织中扮演着关键的角色，它有助于有效的沟通和信息传递。良好的公文写作能够提 高工作效率，并确保信息的准确性和一致性。
公文写作的基本原则
1 清晰与简洁
表达简明扼要且清晰 明了。
2 正式与专业
遵循规范，并使用适 当的术语与语气。
3 准确与一致
信息准确且一致，杜 绝歧义。
常见的公文写作格式
商务信函
用于正式的商务通信，包括 来信和回信。
备忘录
用于内部交流和信息共享。
报告
用于详细陈述调查结果、数 据分析或特定主题的报告。
文书档案管理培训课件材料
二、档案的作用
1、凭证作用 从档案的形式上看，档案保留了当事人的笔迹、 印章、声音、形象，也可以直接用来证实有关事实 2、参考作用 档案也是我们总结经验、吸取教训、开展工作的 有益参考。
三、档案工作的内容
1、广义的档案工作 是指一切与档案有关的工作活动，包括档案事业 管理、档案教育、档案科研、档案法规等工作内容； 2、狭义的档案工作 专指档案的业务工作，即具体对档案文件进行整 理、保管、开发利用的工作。主要由收集、鉴定、整 理、保管、检索、提供利用等六环节组成。
二、档案统计工作
主要介绍统计工作的内容：数量统计，业务管理 工作质量统计（归档率，完整率，准确率），开发利 用工作统计，档案工作条件统计。
谢谢
(2）分类方法 A.按“年度-内设机构-（问题）-保管期限”的分 类方法。即先将归档文件按年度分类，然后每个年度 下按机构分类，再在机构下按保管期限分类；或者把 同一机构形成的文件按问题分类，最后才按保管期限 分类。 B.按“年度-（问题）-保管期限”的分类方法。即 先将归档文件按年度分类，然后每个年度下按保管期 限分类；或者在每个年度下按问题分类，再在问题下 按保管期限分类。
四、文书工作和档案工作
1、互相影响、相互补充 文书工作和档案工作的关系非常密切、缺一不可。 基层部门形成、积累的文件材料是档案工作的物质基 础，没有它，档案工作就无法开展；且各部门文书工 作的好坏、归档文件材料的质量，也会直接影响档案 工作进展。
各部门的文件材料归档后，通过档案人员的加工 整理，反过来又为各部门工作提供服务，为新的文件 形成提供素材。文书工作是档案工作的基础，档案工 作是文书工作的延续，两者互相依存、互相制约、互 相促进，但是不能互相取代和混淆。
档案鉴定销毁工作，由鉴定小组成员共同进行， 小组成员由主管档案工作的领导、档案员和相关职能 部门的兼职档案员组成。
公文办理ppt课件
公文办理的基本原则
• 总结词：公文办理的基本原则包括准确规范、精简高效、安全保密和及 时反馈。
• 详细描写：公文办理必须遵循准确规范、精简高效、安全保密和及时反馈的基本原则。准确规范要求公文的内容、格式 和程序必须符合规定，确保公文的权威性和有效性；精简高效则强调在保证公文质量的条件下，力求简洁明了，提高办 理效率；安全保密要求对公文内容进行严格保密，确保公文的安全性和机密性；及时反馈则强调在公文办理进程中及时 向上级或相关部门反馈工作进展情况，以便及时调整工作策略或解决存在的问题。这些原则相互关联，共同构成了公文 办理的基本准则，是保证公文办理质量和工作顺利进行的重要保证。
公文编号与日期公文编号应清楚可 Nhomakorabea，日期应依 照规范格式书写，如“二〇二三
年三月一日”。
公文语言规范
用词准确
公文语言要准确、简练，避免使用模糊或歧义的 词汇。
语气庄重
公文语言要庄重得体，避免使用口语化或个人化 的表达方式。
标点符号使用规范
正确使用逗号、句号、分号等标点符号，避免一 逗到底或乱用标点。
文件归档混乱问题
文件归档混乱会导致信息查
•·
找困难和资源浪费，影响工
作的效率和长期保存价值。
公文归档进程中可能会因为 缺乏统一的管理制度和规范 而导致混乱。
针对这一问题，可以采取的 计策包括建立完善的归档管 理制度和规范，统一文件归 档的标准和流程，加强归档 工作的监督和管理，同时利 用信息化手段提高归档效率 和准确性。
拟办与批办原则
遵循相关法律法规和政策 ，确保公文的合法性和规 范性。
传阅与办理
传阅范围
办理结果
根据公文内容和办理需要，确定传阅 范围和传阅顺序。
公文收发_档案管理制度
第一章总则第一条为加强公文收发管理，确保公文传递的准确、及时和保密，提高公文处理效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有公文收发工作，包括但不限于文件、信函、电报、电子邮件等。
第二章公文收发职责第三条公文收发工作由办公室负责，具体职责如下：1. 负责接收、登记、传递、分发、归档各类公文；2. 确保公文收发过程中的保密性，对涉密公文严格按保密规定处理；3. 定期检查公文收发情况，确保公文处理工作规范有序；4. 对公文处理过程中出现的问题，及时向上级领导汇报，并提出解决方案。
第三章公文收发流程第四条公文收发流程如下：1. 接收：接收公文时，应认真核对公文标题、文号、发送单位等信息，确认无误后签收；2. 登记：对收到的公文进行登记，包括收文日期、文号、标题、接收人、发送单位等；3. 传递：根据公文内容，及时将公文传递给相关部门或领导；4. 分发：对需要内部传阅的公文，按照规定程序进行分发；5. 归档：对已处理的公文，按照档案管理要求进行归档。
第四章公文收发要求第五条公文收发应遵循以下要求：1. 保密性：对涉密公文，严格执行保密规定，确保信息安全；2. 及时性：及时接收、传递、分发公文，确保公文处理工作的时效性；3. 规范性：严格按照公文处理程序和规定进行操作，确保公文处理工作的规范性；4. 完整性：确保公文收发过程中的信息完整、准确，防止遗漏或误传；5. 整洁性：保持公文收发室整洁，对公文进行分类存放，便于查找。
第五章公文查（借）阅管理第六条公文查（借）阅管理应遵循以下规定：1. 查（借）阅公文需填写《公文查（借）阅登记簿》，注明查（借）阅人、查（借）阅期限和用途；2. 查（借）阅人应妥善保管公文，按期归还，不得擅自复制、泄露或遗失；3. 办公室负责定期检查查（借）阅登记情况，确保公文安全。
第六章附则第七条本制度自发布之日起施行，原有规定与本制度不一致的，以本制度为准。
党政机关公文处理工作条例学习材料(PPT 43张)
（5）规定“下级机关的请示事项，如 需以本机关名义向上级机关请示，应 当提出倾向性意见后上报，不得原文 转报上级机关”。
（6）规定“不得以本机关负责人名义 向上级机关报送公文”。 注意与“亲启件”、“签报”的区别
（7）上行文不直接送机关负责者个人的限制 文种范围更宽泛，直接规定为“不得以本 机关名义向上级机关负责人报送公文”。 党《条例》仅限制“请示” ； 《办法》限制的是“请示”、“意见”和 “报告” 。
“简单就是可靠”“便利更有生命力”已经被 越来越多的管理者所认同。超过实际需要的多样 性从来都是公文质量与公文处理效能的大敌。 机关内部几乎人人参与公文活动，不能期望都 能成为专家，因此有关制度、方法、程序应尽可 能在功能不变的前提下化繁为简。只有简单方便， 才易于有效掌握和推行，才可以对所有人严格要 求；才可以降低操作难度，减少中间转换环节， 少出差错，提高公文质量。
2．《公文办理》1章5条内容安排： （1）总述 （2）收文办理主要程序（含7项内容） （3）发文办理主要程序（含4项内容） （4）涉密公文的传递传输 （5）归档公文整理 条理清晰，概念明确 表述规范，语言简洁
3．《公文办理》主要新内容如下：
（1）收文办理主要程序 签收——登记——初审（退文）——承办（分 办、拟办、批办、注办）——传阅——催办—— 答复
（8）规定“属于党委、政府各自职权范围内 的工作，不得联合行文”。
（9）规定“受双重领导的机关向一个上级机 关行文，必要时抄送另一个上级机关”。
原仅《办法》有此规定； 党《条例》则规定党委系统的“上级机关 向受双重领导的下级机关行文，应当抄送 其另一上级机关”，一概如此，没有例外。
第五章 《公文拟制》新旧规定比较
公文管理(详细分析：公文)共95张PPT可修改文字
文形成之后的后续管理（即成文后的公文管理）
公文管理作用的体现①
① 有利于确保国家秘密安全 党政机关公文涉及国家政治、经济、军事、外
交、科技、文教和社会发展等各方面重大问
题，承载着大量的国家秘密。确保这些国家秘 密安全，是公文管理的重要任务
■拟办意见需要注重的方面 ②
④ 尊重部门意见，注意协商协调（涉及领域宽、内容广泛 的办件，需要征求和采纳相关业务部门的意见）
⑤ 立论有根有据，建议完整准确（拟办意见中的每句话都 应有依据，不要说空话、与请示内容无关的话，把为什
么同意、为什么不同意那一条说得明明白白、清清楚楚）
⑥ 用语规范简洁，答复简明得体（拟办意见用语要表达严
⑤ 将原《条例》“拟办、请办、分发”整合为“承办”，
并按阅知性公文和批办性公文分别进行了阐述，有利于从
办理程序上区分“阅件”和“办件” ⑥ 将原《条例》“承办”中的“答复”单独成条，凸显
了公文答复这一最终环节的作用
增加内容方面
在收文办理中增加了“初审”环节，强调了对收文质量的审
核把关
原《条例》的“核发”专指公文签批后印发前的复核和登记， 现行《条例》中将这部分内容分“复核”与“登记”两个环节 进行分别阐述，在“复核”中增加了对做实质性修改的公文进 行复审的内容，同时增加了公文印制完毕后对成品文件进行检查
④ 保密性 公文是党和国家秘密及工作秘密的重要载
体，管理公文直接涉及秘密
● 除上述特点外，公文还具有服务性、时效性特点
公文管理的基本要求①
① 统一管理
要求公文由文秘部门或者专人管理。各级党政机关设立文秘 部门或者专人负责公文处理工作；党政机关公文由文秘部门 或者专人统一管理；文秘部门严格按照党政机关制定的规范、 标准和制度，对本机关公文实行统一办理，并有权对下级机 关的公文管理活动实施业务指导和督促检查，尽可能促进其 统一规范，以消除机关之间的沟通障碍，保证公文处理的通 用性。统一管理主要表现在收文发文归口管理、统一公文处 理制度规范、统一公文运转程序、统一审核用印、统一整理 归档、统一清退销毁等方面
电子文件归档与电子档案管理方法(课件)20150416
•
2、OA系统办公条件下电子文件收集：
• 公文传输系统的板式文件（GW格式，sep格式）
• 公文定稿（RTF格式）； • 法规规章等重要公文历次修改稿的电子版本（RTF格
式） • 发文审签单、收文办理单（RTF格式） • 公文传输系统收文登记单、发文登记单（可用HTM格 式）
• （二）文书电子文件保存
• 1、以发文字号为名称建立文件夹 • 2、将该文件的定稿电子版（.RTF）和版式文件 （.GW、.sep），以及相应的审签单或办理单、公文传输 系统收、发文登记单存入该发文字号文件夹。重要公文 的，还要存入其历次修改稿。 • 3、将每一份电子文件信息记入《电子文件登记表》
（三）文书电子文件移交
（三）档案馆接收电子档案
1、档案馆对照《电子档案登记表》及《电子档案移交接 收登记表》进行检验。 2、检验合格后填写《电子档案移交接收登记表》相应内 容，接收档案光盘。该表双方各存一份。
2、《电子文件管理暂行办法》（2009年12月8日中共中 央办公厅厅字[2009]39号文件印发）。 这是迄今为止我国关于电子文件管理最权威的文 件，共7章31条，对电子文件管理机构及职责、电子文件 的形成与办理、归档与移交、保管与利用，以及电子文 件管理部门及人员的奖励与处罚，都做了明确的规定。 第八条：“……各单位文秘和业务部门负责电子文 件日常处理；档案部门负责归档电子文件管理；信息化 部门负责为电子文件管理提供信息化支持；……”
电子文件归档与电子档案管理
此项工作包含了电子文件的收集、鉴定、归档、保 管，电子档案的移交、接收、保管、利用及销毁。 基本程序是，立档单位内部文秘等电子文件形成部 门收集登记电子文件，并向档案室移交；档案室整理电 子档案，组盘刻盘保存，并向档案馆移交；档案馆保管 部门接收后加入新的元数据并刻盘保存，接收的原盘同 时保存5年以上时间，档案馆信息化部门将接收的档案数 据导入档案管理系统中提供利用。 下面，介绍具体的方法。首先介绍几个概念：
论如何做好公文收发和档案管理工作
论如何做好公文收发和档案管理工作摘要：当处理机关公文时，要求先收受公文，再对其分流，在完成收文流程以后，还要对其进行传阅和办理。
将公文应用完毕后，相关管理人员还应当对未处理的公文实行系统化管理。
在档案管理方面，管理人员必须要意识到公文档案管理的重要性，不仅要落实好收发环节的各项事务以外，还应当采取规范性措施来进行公文档案的处理。
本文首先介绍了公文收发的重要意义以及收发流程，然后提出了几条档案管理工作的相关建议，希望能为当前的公文收发与档案管理工作提供借鉴。
关键词：公文收发；档案管理；措施机关、事业单位在收受公文以后，要求对其进行系统化处理，让其发挥出应有的价值作用。
对于公文此种不仅重要还很特殊的文件，所有有关部门都要把基础的收发工作落实到位，如登记、拟办、立卷等。
由于公文在时效性方面具有严格要求，机关、事业单位一定要确保公文能够及时传送到位，有些公文档案还对保密性有特殊要求。
并且，公文也是单位内部档案管理中的重要构成，把可能会对今后的工作、研究项目有应用价值的公文整理成档案是实现单位内部信息规范化、完整性管理的一项必要任务。
1.公文收发的重要意义长期以来，公文收发工作都被片面地认为是一项十分简单且不重要的工作，甚至有人认为公文的收发只用安排一人在传真机前等待，在收取到文件以后将其传送到有关人员手中便可，由于存在此种有失偏颇的意识导致公文收发工作未能获得足够的重视。
实际上，公文收发工作属于一件看起来简单，但却十分关键的工作，要求对所收取的公文实行审阅、核查，再把它转交到对应的人员手中，实行文件的传递，尤其是在公文数量比较多的情况下还要求对公文加以归集整理，让公文得到更系统化的管理。
只有将公文管理工作落实到位，方可确保信息传递到位，方可确保事务能在规定的时间内被有效解决，这样才能使得单位内部各个部门之间的工作做到彼此协调[1]。
所以，公文看起来比较简单，不过内涵却较为丰富，且内容十分繁杂，要想将公文收发工作做好并非是一件易事。
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抓住每一次机会不能轻易流失，这样 我们才 能真正 强大。20.11.182020年 11月18日星期 三4时4分43秒 20.11.18
谢谢大家！
收文程序
签收
登记
承办
传阅
答复
催办
收文办理的原则
一、实事求是原则。收文办理过程中会遇到许多特殊情况， 要结合 本单位的工作实际，既要按照规定程序办理，以要根据实际情况灵活 掌握。 二、准确规范原则。收文办理有一整套严密运转程序，文秘人员必须 严格遵循，这样才能不断推进公文处理工作的规范化、制度化。 三、精简高效原则。收文办理要迅速及时，要根据内容的不同，区别 主次先后和轻重缓急，急件急办，特件特办，对重要文件随到随办， 力争缩短公文运转周期，不积压、不拖延、不误时、不误事。同时， 不断改进方法和手段，提高收文办理效率。 四、安全保密原则。在收文办理过程中要严格执行有关规定，采取严 密措施，加强安全管理，确保第一份公文不丢失、不残缺、不污损， 更不失控、不泄密，随时掌握公文去向。
归档材料必须是原件，复印件、打印件与原件 一并归档。
归档文件的有关内容应依次逐件登记。
案卷或卷盒的封面、脊背项应填写清楚
认真填写盒内或卷内备考表。
文书档案的整理工作，就是将处于零 乱状态和需要进一步条理化的档案， 进行基本的分类、组合、排列和编目， 组成有序的体系。
文件材料的组卷步骤：
分类组卷---划分保管期限---抄 卷内目录---装订---编页号---拟 标题---填写案卷封皮（封面和 背脊）---填写备考表
附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
（五） 编 号
1.编号的含义:是指由综合办公室对需要 发出的文书统一编排发文字号。
2.编号的方法
(1) 按任职届别编号
（2）按单位连续编号
（3）按年份编号: ①总流水编号法
②分类流水编号
3.字体的要求
（六）用印
1.用印
（1）应以行领导在公文原稿上的意见为依据。 未经签发或不同意发出的公文不得盖章。
签收
收文 来源
机要部门送来的机要文件 邮局送来的信函
EMS等快递公司送来的信函 外部和行内部门直接送来的文件材料
登记
公文登记的作用：
便于管理和保护文件，防止积压和丢失 便于检查和检索文件 便于文件的统计、催办和查阅工作 作为核对和交接文件的工具和凭据
收文登记方法主要有两种：
流水式登记法。就是将收到文件按照时间顺序 不分种类依次登记，同时将文件办理过程和转 送手续简要记载在同一登记簿上。
（七）发文登记
发文登记的作用和形式
(1)簿式登记（2)计算机登记
发文登记的项目
（1）顺序号，一般以发文的时间顺序年度编 排，发文数量较多的单位，可以分类编顺序号
（2）发文字号-如马商银、马商银党、马商银 工、马商银纪、马商银转（3）文件标题（4） 主题词（5）密级（6）拟稿人（7）紧急程度 （8）部门经理（9）主送（10）抄送（11）签 收人
好的事情马上就会到来，一切都是最 好的安 排。下 午4时4分43秒 下午4时 4分16:04:4320.11.18
每天都是美好的一天，新的一天开启 。20.11.1820.11.1816:0416:04:4316:04:43Nov-20
务实，奋斗，成就，成功。2020年11月18日 星期三4时4分43秒 Wednesday, November 18, 2020
2.文书审核的步骤。 一般分为两步。第一步为通读，第二部为正式审核，
即对文稿逐字、逐句、逐条、逐项进行认真审核。
（三） 签 发 1.签发的含义和作用。签发是指分管领导在
综合办公室审核的基础上，对送审稿经行最 后审阅，确认可以发出后，在发文稿纸的签 发栏内写明发文意见并签字的行为。
（四） 复 核 复核的重点是:审批、签发手续是否完备，
谢 谢！
踏实，奋斗，坚持，专业，努力成就 未来。20.11.1820.11.18Wednesday, November 18, 2020
弄虚作假要不得，踏实肯干第一名。16:04:4316:04:4316:0411/18/2020 4:04:43 PM
安全象只弓，不拉它就松，要想保安 全，常 把弓弦 绷。20.11.1816:04:4316:04Nov-2018-Nov-20
专门档案是指一些社会机构和组织在某些 专门业务工作中形成的档案材料。如会计 档案、人事档案、工商档案、税务档案、 教学档案、诉讼档案、医院的病例档案、 婚姻登记档案、审计档案、统计档案、专 利档案、外交档案和军事档案等。
➢档案的凭证价值 ➢档案的借鉴参考价值
档案可以记录历史，维护历史的真实面貌。 档案可以作为单位工作的查考和凭证。 档案是经济建设的必备条件和依据。 档案是科学研究的依据和必备条件。 档案是文化建设和宣传教育的生动素材。
文书处理程序和 档案管理
综合办公室 杜娟
文书处理程序
收文办理程序
发文处理程序
1.熟悉了解发文处理程序和收文办理程序 2.了解各个步骤是如何实施的以及一些细节 问题 3.要熟悉掌握且会运用各个发文环节
收文办理 程 序
概述
收文办理指收文单位履行法定职能， 对收到外单位送达本单位的文件按 规定程序进行办理并使之产生实际 效用的过程。
档案工作是管理档案和档案事业的活 动。
狭义档案工作系指具体管理档案的业 务活动,即档案管理工作。
档案工作是一项管理性的 工作，简单的说就是管理 档案和档案事业的活动。
收集
• 整理 • 鉴定
保管
• 统计 • 检索
利用
• 编研 • 编目
文书档案概念及特点 文书档案的收集工作 文书档案的整理工作
它是由机关、团体、部队、企业事 业单位等在领导和行政管理活动中 形成的文件转化而成的档案材料， 它具有涉及面广、内容丰富、形式 规范、记录方式多样等特点。
（一）书面答复。分为两种情况： （１）制发公文答复 （２）复印批件交办 （二）口头答复。分以下两种情况： （１）电话答复。 （２）面谈答复
发文处理 程 序
（一）拟稿
1.拟稿人和拟稿过程
2. 发 文 稿 纸
发文稿纸形式
（二） 发文审核
1.发文审核的含义和意义 （1）控制发文总量 （2）促进政策协调 （3）确保文书质量 （4）减轻领导负担
发文拟稿发文登记来自根据《档案法》： 档案是国家机构、社会组织或个人 在社会活动中形成的有价值的各种 形式的历史记录。
它的本质属性是原始记录性。
1 、必须是办理完毕的 文件，即已经完成公 文处理程序的文件。
2、 必须是对日后有查 考利用价值的文件。
3、 必须是整理归档
的文件。
文书档案 科技档案 专门档案
重于泰山，轻于鸿毛。16:04:4316:04:4316:04Wednesday, November 18, 2020
不可麻痹大意，要防微杜渐。20.11.1820.11.1816:04:4316:04:43November 18, 2020
加强自身建设，增强个人的休养。2020年11月18日 下午4时 4分20.11.1820.11.18
追求卓越，让自己更好，向上而生。2020年11月18日星期 三下午4时4分43秒16:04:4320.11.18
严格把控质量关，让生产更加有保障 。2020年11月 下午4时 4分20.11.1816:04November 18, 2020
重规矩，严要求，少危险。2020年11月18日 星期三4时4分43秒16:04:4318 November 2020
文书档案实际上是指行政管理 档案，即在社会的行政管理活 动中直接形成的一个档案门类， 其实质是行政性、政治性档案。
科技档案的全称为科学技术档案，是由生产技术 应用与管理、基本建设、科学研究活动中产生和 使用的图纸、图表、文字材料、计算材料等科技 文件材料转化而成的档案材料。
这些档案多集中在工厂、矿山、设计院、研究院 等单位和地质、测绘、水文、气象、建筑等部门。 有些部门习惯称其为技术资料（如测绘成果、测 绘资料、设计任务书、科研报告等）。
分类式登记法。就是根据本单位确定 的文件分 类标准分类进行登记。如，可分为银监局、市 委市政府、省联社、下设分支机构、其他收文 等。
登记信息
☻收文日期 ☻收文编号 ☻原文件文号 ☻文件标题 ☻来文单位 ☻秘级
承办
公文应当根据公文内容、要求和工作需要确 定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意 见报董事长批示或者转有关部门办理；需要 两个以上部门办理的，应当明确主办部门。 紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交 办的公文应当及时办理，有明确办理时限要 求的应当在规定时限内办理完毕。
传阅
根据行领导批示和工作需要将公文及时送传阅对 象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公 文去向，不得漏传、误传、延误
催办
及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部 门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人 负责催办。
答复
公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据 需要告知相关单位。及时答复是单位认真履职的 重要表现
文书档案的收集工作，就是按照法律、 法规的规定，通过执行接收制度和专 门征集的办法，把分散在各组织、个 人手中和散失在其他地方的档案，分 别集中到各级各类档案保管机构的业 务活动。
归档范围，是指在一个单位产生的所 有文件中需要归档的部分。
收集归档文件材料要完整、准确、系统、齐全 。
制成材料要优良，字迹线条要清晰，归档材料 必须用蓝黑墨水或碳素墨书写。