如何提高会议效率

题目浅谈提高会议沟通的效率之对策班级

姓名

学号

成绩

摘要

沟通无处不在，沟通无时不在。一个成功的会议管理人一定要确定在现场的有效沟通，相反一个不成功的会议管理人，花费数天或数月计划，却因为现场协调不好等各方面原因而使会议失色，即一个好的会议沟通决定论一次合作甚至一个企业的成败。

关键词：管理会议沟通效率

目录

一、会议沟通 (1)

（一）会议沟通的定义 (1)

（二）提高会议效率的必要性 (1)

二、会议效率低的原因 (2)

（一）会议安排不合适 (2)

（二）会议对象选择不对 (2)

（三）会议准备工作不充分 (2)

（四）会议发言不合理 (2)

三、如何提高会议效率 (2)

（一）会议时间的安排 (2)

（二）会议准备材料安排 (3)

（三）对于与会者的要求 (4)

四、总结 (4)

浅谈提高会议沟通的效率之对策

会议沟通是企业文化中不可或缺的一部分，在企业内部管理沟通氛围对企业管理有着极其重要的影响。从某种意义上可以说，管理者与被管理者之间的信息决策等都源于有效的会议沟通。重视会议沟通交流、采取有效措施改善会议沟通，是实现企业目标的关键。怎样才能有效改善企业会议沟通，需要我们去认识会议沟通的重要性和必要性，解决在其存在的问题，弄清影响会议沟通的因素，寻求改善会议沟通的途径。

一、会议沟通

（一）会议沟通的定义

“会议沟通”是一种成本较高的沟通方式，沟通的时间一般比较长，常用于解决较重大、较复杂的问题。如下的几种情境宜采用会议沟通的方式进行：

1.需要统一思想或行动时（如项目建设思路的讨论、项目计划的讨论等）；

2.需要当事人清楚、认可和接受时（如项目考核制度发布前的讨论、项目考勤制度发布前的讨论等）；

3.传达重要信息时（如项目里程碑总结活动、项目总结活动等）；

4.澄清一些谣传信息，而这些谣传信息将对团队产生较大影响时；

5.讨论复杂问题的解决方案时（如针对复杂的技术问题，讨论已收集到的解决方案等）。

（二）提高会议效率的必要性

每个企业都会有大大小小的会议，可为什么要召开会议？召开会议的目的有很多，或为了增进公司员工之间的沟通或为了公司的发展开发创意又或为了达成某种协议，解决公司问题，作出决策。开会是企业解决问题的重要方法，只要与会者充分了解议题、积极提供意见，便可享受解决问题的快感。所以按理说，开会应当是令人期待或者快乐的事情。但是最大的问题是，大家都非常忙碌、工作分秒必争，却得耗费大量时间，开各种大大小小却不知道会议是否有效的会议。会议的根本作用在於集合众人智慧，形成可以付诸实践的点子，如果让与会者枯坐、没有发言、发言次数非常少或者议而不决，这样的会议就是密度不足、松垮

不实在。然而会议大部分时间，开会的人都能持续地互动、交换意见表达自己的想法，这样这个会议就会很有效率。可见，提高会议效率是十分重要的。

二、会议效率低的原因

然而大部分会议的大部分时间，开会的人都能持续地互动、交换意见表达自己的想法，这样这个会议就会很有效率。但是如何做到提高会议的效率呢？

（一）会议安排不合适

这里所说的安排不合适主要是指时间和地点的选择不合时宜。一层含义是说，公司的主管不知道该何时开会，又或者说选择的开会的时间不恰当，不能及时作出对公司有利的决策。另一层含义是说，开会的地点安排不妥当。开会不一定非要在会议室，有些紧急会议是可以在非会议室的地方召开的，比如说一对一的紧急会议。

（二）会议对象选择不对

有些“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席，就找一些人代替参加，而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以他们准备不充分或者根本来不及准备，影响会议的进度。

（三）会议准备工作不充分

准备工作不仅要每个人参会者做到，也是发起者的责任。准备工作不充分会使会议变得很混乱，没有章法，从而不能达到会议目的

（四）会议发言不合理

许多人在会上发表冗长的演讲，讲不到重点，偏离主题。如何才能提高会议的效益，让会议所花的时间和成本真正“物有所值”甚至“物超所值”？这是比较多地困扰会议负责人的问题。我觉得可以从以下几点出发，从而达到改善会议进度，提高会议效率的问题。

三、如何提高会议效率

导致会议沟通效率低下的原因有很多，我们应该根据其原因来研究如何提高会议效率。

（一）会议时间的安排

1.时间不易过长。

我们知道，一个成年人能聚精会神投入工作的时长大约是两小时左右。因此，我们举行会议时，会议的时间也不应该安排过长（实际上这也与安排的会议议题多少有关），会议的时长一般需要计划和控制在半小时到两小时之间。会议时间太短不利于大家充分沟通并达成最佳结论，会议时间太长则会让与会者“身心疲惫”从而影响会议效率。

2.会议尽量不安排在午餐或者下班前。

每个人在饥饿的时候是最难以集中精力的，所以，尽量避免在午餐时间加班开会。更不能在下班前开会，因为根据人的心理，员工在下班前的情绪是最不稳定的，此时开会只会让他们感到厌恶，归心似箭，根本不能集中精神参加会议，更不要说发表意见了。

3.准时召开会议

很明显，会议延迟召开是对时间和成本的浪费，其实这样的会议在我们日常工作中非常常见。杜绝会议延迟召开的办法是：给会议迟到者适当的惩罚、时间一到即召开会议。

（二）会议准备材料安排

1.提前将会议相关材料分发给与会者

为了节省会议时间、提高会议效率，会议负责人或会议主持人应该将会议相关材料提前分发给与会者，以便让与会者能有足够的时间在会前阅读和消化这些材料并形成自己初步的意见和结论。这样，正式会议讨论时，大家就能快速、完整地将事先准备好的意见和建议阐述出来，从而加快会议的进程，提高会议的效率。

2.会议议题不要安排过多

我们知道，目标太多，就等于没有目标。因为目标太多就无法抓住工作的重点。会议也是如此。每次会议，会议的议题不宜安排过多，一般一到两个议题为宜，尽量不要超过三个议题。如果议题太多，则大家讨论时的注意力很可能会分散（因为每个人所重点关心的议题可能会不同），这样就会影响结论的达成速度，从而影响到会议效率；另外，议题过多，势必导致会议时间拉长，而过长的会议会让与会者感到疲倦，从而也影响到会议效率。

3.作好充分的会前准备

俗话说“台上一分钟，台下十年功”，说明的是工作准备的重要性。其实会议也是一样，如果会议负责人能在会前花充分的时间进行会议议题和会议内容、