规章制度文件编号

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规章制度文件编号

篇一：文件编号管理制度

文件编号管理办法

hxsh/ws-ZD-001-1503-0.1

为加强管理，提高管理的科学化、规范化，特对涉及公司管理方面的制度、流程、表单、合同以及体系管理方面的文件实行统一编号，实现文件编码唯一性。

第一条总则

1.凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理；本规定不适用于党务文件。

2.由企业管理部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。

3.根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。第二条适用范围

本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文

件的编号、版号以及分发编号的标识管理。第三条相关术语

1、质量体系文件指质量手册、程序文件、作业文件、管理文件、质量记录等与质量体系有关的文件。

2、技术文件指产品技术文件、工艺技术文件、检验技术文件、外来技术文件、建设图纸和其它技术文件六大类。

3合同文件指除技术、质量合同以外的配套协议、准时供货协议、各种供方行为规范承诺书、价格协议等配套合同和营销合同等。

4、文书文件指公司行政文件、行政规章、各种请示、一次性的通知等其它与质量体系无直接关联的文件，但以公司级文件颁布的列入公司行政文件类。第四条职责

1、企业管理部负责行政文书、各类文件的编号和归口管理。

2、供销部负责合同文件的归口管理。

3、生产部负责技术、工艺以及质量体系文件的归口管理。第五条类别及代码

1、公司名称

公司全称：巴州泓信石油化工有限公司简称：hxsh2、部门代码

企业管理部Qg生产部sc供销部gx财务部cw3、日期代号

统一采用“yyxx”的格式。例如：“1503”代表该文件是20XX年3月制定的。

4、流水号

统一采用阿拉伯数字编码。例如：“001”代表第一份文件。5、版本号

下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1,

0.2,0.3,...,0.10。版本编号可以根据项目需要延伸到若干层。例如，0.1,0.1.1,0.1.1.1。一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自1.0。版本编号不断变化为：

1.0,1.1,1.2,...,1.10。项目可以根据需要将版本编号晋升为

2.0，2.1,2.2等。

6、文件类别及代码

第六条文件编号规则（一）外来文件编号规则

格式：hxsh/ww-xx-Rc-001-1503

格式说明：公司名称/文件类别-外来公司名称-需求相关-流水号-年月。（二）质量体系文件编号规则：

1、质量体系文件类别

2、质量体系文件编号

格式：hxsh/Qm-Qc-001-1503-0.1

格式说明：公司名称/文件类别-质量文件类别-流水号-年月-版本号。它代表这是由公司于20XX年3月第一次起草的第一份质量手册文件。如果3月份第一次颁布实施了则格式为：

hxsh/Zw-Qc-001-1503-1.0（三）技术文件编号规则：

1、技术文件类别：

2、技术文件编号

格式：hxsh/Jw-gY-001-1503-0.1

格式说明：公司名称/文件类别-技术文件类别-流水号-日期-版本号。（四）合同文件编码：

1、合同文件类别

2、合同文件编号

格式：hxsh/hw-x-gx-004-1503

格式说明：公司名称/文件类别-合同类别-部门-流水号-日期。（五）文书文件编码规则

1、文书文件类别

2、红头文件编号

格式：巴泓字(xxxx)xxx号。

格式说明：（xxxx）为年号，xxx为流水号。例如：

巴泓字（20XX）008号，为公司于20XX年发布的第八号文件。

3、一般文书编号

格式：hxsh/ws-J-sc-004-1503

格式说明：公司名称/文件类别-文书文件类别-部门-流水号-年号。

（六）公司统一执行的文件编码不需标注部门代码，部

门内实行的需标注代码。第七条文书文件编写规范

1、红头文件编写规范（见附件一）；

2、会议纪要编写规范（见附件二）。第八条附则

1、本办法自颁布之日起实施。

2、本办法最终解释权归企业管理办公室。

附件一

油化工有

限

20XX】001号签发人：

文件标题

文书

特此通知

二零一五年三月十九日

主题词：××××××上报：××××××

篇二：文件编码及管理制度

档案管理规定

第一章总则

第一条

为加强公司文书档案、声像档案资料的管理工作，保证文书档案、声像档案的及时归档和妥善保管，特制定本规定。

第二条

负责档案资料的归档督促和日常管理工作。对档案资料

必须按年度立卷，各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的规定分别立卷归档。

第三条

坚持部门收集保管、定期归档制度。各部门负责人均应指定专人负责收集保管本系统或部门的档案资料并督促其

及时归档。名单报行政部备案，如有变动须及时通知行政部。因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人

员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二章文书档案立卷归档方法

第一节文件资料的收集管理

一、凡公司发出的公文一律由总经办统一收集保管。二、一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件资料，由主办部门收

集保管。会议文件由会议召集部门收集保管。

三、公司员工外出培训、学习、考察、调查研究、召开的会议等活动在核报差旅

费时，必须将有归档价值的文件资料向总经办办理交接手续，总经办签字认可后会计部才给予核报差旅费。三、各部门档案负责人的职责：

（一）了解本部门的工作业务，掌握本部门文件资料的归档范围，收集保管

本部门的文件资料。