秘书实务第一章秘书的含义【精选】

“21岁。”
许多竞争对手就是被这个外形清瘦、头发蓬乱 还带着头皮屑的大男孩所迷惑。露宝也不例外， 她在想：一个给人印象如此稚嫩的董事长办实业， 遇到的困难恐怕很多吧！她以一个成熟女性特有 的缜密与周到，考虑起自己今后在娃娃公司应尽 的责任与义务。
• 一些日子后，露宝发现盖茨和艾伦行为颇异于常 人。
第１章 秘书的涵义
[本章学习要求] ●从职业角度认知秘书的涵义和职责 ●认知秘书职业化的意义 ●理解秘书工作的特征 ●理解秘书工作的要求
第一节 什么是秘书
一、情景案例 在文学作品里，公司里的秘书往往被描述成这样一
个特殊群体：靓丽的外表，时尚的装束，浪漫的感情， 丰厚的收入……容易给人一种错误的认识——秘书是花 瓶，吃的是青春饭。事实上，现代秘书更注重能力和悟 性。国外的高级秘书多为三四十岁的成熟女性，比如比 尔·盖茨的秘书露宝女士，上任时就是一位42岁的有四 个孩子的母亲。
• 露金是微软公司总裁比尔·盖茨的第二任女秘
书，在到公司工作时，她已42岁了，并且是四个 孩子的母亲，而比尔·盖茨当年才21岁，正值创业 之初。
当露金的丈夫知道她要去上班的公司情况时， 就警告她，要特别留意公司月底是否发得出工资。 而露金没有理会丈夫的忠告，她想一个如此年轻 的董事长开办公司，遇到的困难恐怕很多吧。她 开始以一个成熟女性所特有的缜密、细腻与周到， 考虑她今后在公司应尽的责任与义务。
• 关心盖茨的起居饮食，成了露宝日常工作的一项 重要内容，这使盖茨感到了一种母性的关怀和温 暖，减少了远离家庭而带来的种种不适。
她在工作上也是一把好手，公司离亚帕克机场 只有几分钟路程，所以盖茨每次出差时，为了使 工作尽可能的满负荷，他往往要在办公室处理事 务到最后时刻才开始赶往机场，为了赶时间，他 常超车甚至闯红灯。这样的事多了，露金难免为 他担心，便请求他每次多留出15分钟去机场，并 且每次她都要加以督促。
• 广泛性（为上司、同级、群众三层级服务）；稳定性 （只要不解聘不辞职，秘书长期为固定地上司服务， 业缘关系和人情关系）
• 2.知识化：以处理书面信息为主要内容，需掌握现
代办公手段和专业知识技能，属知识分子或白领阶层， 高级秘书属于智囊型人物
• 3.年轻化：发达国家平均年龄26岁，一般20-
35岁之间。工作3-5年，积累经验，锻炼能力， 逐步由操作（秘书）向管理层（主管）迈进
• 在“娃娃公司”的日子
露宝刚进公司时觉得这个公司的气氛有点古怪：一般 公司请秘书一定要年轻漂亮身材苗条的女性，而自己这么 大的年龄居然得以录用，真是令人不可思议。
几天后的一个早上，露宝坐在自己的位置上看到一个 男孩直闯董事长的办公室，经过她面前时只是“嗨”地打 了一声招呼，像孩子对待母亲似的那么自然，然后摆弄起 办公室的电脑。
他们通常是中午到公司上班，一直工作到深夜。 假如偶然要在第二天早上会客，他们就在办公室 睡到天亮。
盖茨睡觉的习惯很独特，他从不在床单上睡觉。 累了的时候，只要拉过一条毛毯盖在头上，不管 何时也不管环境如何喧闹，他总能马上进入甜甜 的梦乡。
细心的露宝就适时为他准备毛毯，特别是出差 的时候，无论时间多紧张，盖茨想睡觉时总能随 手拉出毛毯。
• 4 .初级中级秘书女性化：程序性重复、规
范性要求，需细心耐心
• 5.高级秘书男性化：调研、出谋划策、挑战
性，需高科技和逻辑思维
露宝把微软公司看成一个大家庭，她一
直自觉以一个成熟女性特有的缜密与周到， 把公司里里外外打理得妥妥贴贴。露宝以 她的教养、经验和能力在微软享有很高的 地位，深受比尔·盖茨的器重和员工的尊重。 有人说，比尔·盖茨是微软的董事长，露宝 是微软的家长。比尔·盖茨曾说过：“我和 微软的成功因为有露宝 。”
因为先前伍德曾特别提醒她，严禁任何闲人进入盖茨 的办公室操作电脑，所以她立刻告知伍德说有小孩闯进了 董事长的办公室。
伍德表情淡漠地说：“他不是小孩，他是我们的董事 长。”
• “什么，他就是比尔－盖茨？”
“没错。”
露宝回到自己的办公室，愣了几分钟还是不死 心，又跑去问伍德：“对不起，请问盖茨几岁 了？”
露金把公司看成一个大家庭，她对公司的每个 员工、每项工作，都有一种很深的情感。很自然 地，她成了公司的后勤总管，负责发Байду номын сангаас工资、记 账、接订单、采购、打印文件等。
• 《曹老板的十八个秘书 》 • 《最后的女秘书》 • 模范秘书》 • 《致命女秘书》《秘书》这两部是关于人
心险恶和权利侵犯的，有教育意义 • 《非常女秘书 》
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二、秘书的职业特征
• 1.服务性：
• 直接性（贴身的工作助手，不存在中间层次；工作内 容与领导工作保持一致；直接对领导负责，听命于领 导，并向其汇报）；
他深切地感到，对公司这些粗粗鲁鲁风风火火的年轻 人来说，应该有一位热心肠、事无巨细的把后勤工作都能 揽下来的总管式女秘书，不能总让这方面的事来分他们的 心。
• 不久，盖茨在自己的办公室招见了伍德，问他需 要的女秘书找到了没有。伍德一连交上几个年轻 女性的应聘资料，盖茨看后都连连摇头。 他看中女秘书的干练、稳重、能干，而对花 瓶式的年轻女性没兴趣。“难道就没有比她们更 合适的人选了？”盖茨失望地责问伍德。 伍德犹犹豫豫地拿出一份资料递给盖茨： “这位女士做过文秘、档案管理和会计员等不少 后勤工作，只是她年纪太大，又有家庭拖累，恐 怕……” 不等伍德说完，盖茨已看完了这份应聘 资料，丢下句“就是她了”后扬长而去。 就这样，盖茨的第二任女秘书――42岁的露 宝上任了。她是4个孩子的母亲，出来应聘时并没 有寄予太大的希望，在长年操持家务后她希望重 新走向社会，重新追寻自我的价值。
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• “邂逅”大龄女秘书 微软公司当时基本上都是年轻人，这些人搞业务、搞
推销都是一把好手，可是弄起内务、管理方面的杂事，没 有人能有耐心。
一次，为了接待即将来访的惠普公司人员，盖茨才在 亚帕克基市中心租了一套四个房间的办公室，可里边还是 空荡荡的。
盖茨动员大家连夜去寻找办公用品，自己则亲手安装 终端设备。 可这些，对于他的第一任秘书――一个年轻 的女大学生来说，似乎并不是她分内的工作，一副不闻不 问的冷漠劲儿让盖茨大伤脑筋。