文件与记录控制程序
文件与记录控制程序
文件与记录控制程序摘要：文件与记录控制程序是一种用于管理和控制文件以及记录的软件程序。
它能够帮助组织有效地管理文件和记录，包括创建、存储、检索、更新和删除文件或记录。
本文将介绍文件与记录控制程序的基本概念、功能和特点，并探讨它在组织中的应用。
1. 引言文件与记录控制程序是现代组织不可或缺的一部分。
随着信息的爆炸式增长和不断涌现的新技术，组织需要一种高效的方式管理和控制文件和记录。
文件与记录控制程序提供了一种集中管理、保护和共享文件和记录的方法，使组织能够更好地进行信息管理和决策支持。
2. 基本概念文件与记录控制程序基于一些基本概念，包括文件、记录、目录、访问控制和版本控制等。
文件是组织中用于存储信息的基本单位。
一个文件可以包含一个或多个记录，每个记录包含一组相关的数据。
记录是文件中的一组相关数据，可以是文本、数字、图像等形式。
记录可以存储在文件中，并根据需要进行检索和更新。
目录是文件与记录控制程序中的一个重要组成部分，用于管理文件和记录的层次结构。
目录可以按照不同的方式组织文件和记录，例如根据主题、日期、作者等。
访问控制是文件与记录控制程序中的一个重要功能，它可以根据用户的权限限制对文件和记录的访问。
访问控制可以确保只有经过授权的用户才能访问和修改文件和记录。
版本控制是文件与记录控制程序中的另一个重要功能，它允许多个用户同时对文件和记录进行编辑和更新。
版本控制可以跟踪文件和记录的变更历史，并保留每个版本的备份。
这有助于用户了解文件和记录的修改情况，并在需要时恢复到以前的版本。
3. 功能文件与记录控制程序提供了一系列功能，以支持文件和记录的管理和控制。
以下是一些常见的功能：a. 文件创建和存储：文件与记录控制程序允许用户创建新的文件，并将其存储在适当的位置。
用户可以为文件指定名称、描述和其他属性。
b. 记录检索和更新：用户可以使用文件与记录控制程序快速检索和更新文件中的记录。
程序提供了各种检索和查询方式，使用户可以根据需要找到所需的记录。
文件与记录控制程序
CHHY 标准文件与记录控制程序战略所有者: 内容所有者: 1 目的对文件的编制、批准、发放、使用、更改、作废以及质量和环境管理体系所要 求的记录进行控制，确保文件及时更新和正确使用，并保留质量和环境管理体系 有效运行的证据。
2 范围适用于公司质量和环境管理体系运行有关的文件和记录的控制。
3 定义3.1 质量环境手册（包括形成文件的质量和环境方针、质量和环境目标指标申明）： 为第一级文件，将质量管理和环境管理体系整合，概述如何确保质量和环境。
3.2 程序：为第二级文件，详述如何进行及完成质量环境手册内所表达的方针及目 标。
3.3 指导书、规定、规范、基准、标准：为第三级文件，为支援各项质量管理办法在 执行阶段时重要的依据或指导文件、标准以及环境保护的各类规章制度。
3.4 表单、记录（包括样品、样件）：为第四级文件，为验证体系有效运作，而对各个 事项的运行持续不断地加以记录。
3.5 外来文件（包括法律法规、标准和顾客提供的图样等）。
4 职责与权限4.1 总经理负责管理手册的批准发布；4.2 管理者代表负责管理手册的审核和程序文件的批准；4.3 各部门负责本部门相关文件和表单的编制、使用和保管，各部门资料管理员负 责，本部门的体系文件的收集、整理和归档。
所属中心负责人批准作业文件。
4.4 QEH 部负责会同相关部门完成公司的管理手册和程序文件的编制、审批和更改， 负责备案、保管、发放、回收和销毁，并组织对现有体系文件进行定期评审。
4.5 技术部负责技术文件的归档、发放、回收和销毁，同时负责外来产品图样的发 放、回收和保管。
4.6HR 负责人事方面的外来文件和法律法规的收集；技术部门负责顾客图纸等外来文 件的收集；QEH 部负责环境和职业健康方面的外来文件的收集；质量部负责与产品质量 有关的标准和法律法规的收集。
所有外来文件的审核、归档、发放、回收、销毁，技术 文件由技术部负责，其他文件由QEH 部负责。
文件和记录控制程序文件
文件和记录控制程序文件一、目的为了确保公司的各项活动和业务能够得到有效的记录和管理，保证文件和记录的准确性、完整性、可用性和保密性，特制定本文件和记录控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部所有与质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系等相关的文件和记录的控制。
三、职责分工1、综合管理部门负责制定、修订和发布本程序文件，并监督其执行情况。
2、各部门负责本部门文件和记录的编制、审核、批准、发放、使用、保存和销毁等管理工作。
3、质量管理人员负责对质量管理体系相关的文件和记录进行审核和监督。
4、档案管理人员负责公司文件和记录的归档、保管和检索工作。
四、文件的分类1、管理性文件包括质量手册、程序文件、管理制度、工作流程等。
2、技术性文件包括产品标准、工艺文件、检验规范、操作规程等。
3、外来文件包括国家法律法规、行业标准、客户提供的文件等。
五、文件的编号和标识1、公司内部文件应按照统一的编号规则进行编号，确保文件的唯一性和可识别性。
2、文件的标识应包括文件名称、编号、版本号、生效日期等信息。
六、文件的编制、审核和批准1、文件的编制应遵循相关的法律法规、标准和公司的实际需求，确保文件的内容准确、清晰、完整。
2、文件编制完成后，应由相关部门负责人进行审核，审核其内容的合理性、有效性和符合性。
3、经过审核的文件，应由公司授权的人员进行批准，批准后方可正式发布和使用。
七、文件的发放和回收1、经批准的文件应由综合管理部门按照规定的范围进行发放，确保相关人员能够及时获得有效的文件。
2、文件发放时应填写《文件发放登记表》，记录文件的发放情况。
3、当文件需要修订或作废时，应及时回收旧文件，并填写《文件回收登记表》。
八、文件的使用和保管1、使用者应妥善保管所使用的文件，不得随意涂改、损坏或丢失。
2、文件应存放在干燥、通风、安全的地方，便于查阅和使用。
九、文件的修订1、当文件的内容需要修订时，应由原编制部门提出修订申请，并填写《文件修订申请表》。
ISO9001文件和记录控制程序
ISO9001文件和记录控制程序ISO9001是国际标准化组织制定的一项质量管理体系标准，目的是帮助组织建立和维护高效的质量管理体系。
在ISO9001体系中，文件和记录控制程序是至关重要的一部分，它们对于确保组织的质量管理体系的有效性和持续改进起着重要的作用。
一、文件控制程序文件控制程序是指组织对于文件的创建、审查、批准、发布、分发、修改和废弃等过程进行管理的一套规定和流程。
文件控制程序的目的是确保组织内部的文件得到正确和一致的使用，以及保证文件的准确性和及时更新。
首先，文件控制程序要求组织对于所有的文件进行分类和编号，以便于管理和查找。
每个文件都应该有唯一的标识符，例如文件名、文件编号等。
这样可以避免文件混淆或丢失的情况发生。
其次，文件控制程序要求组织对于文件的创建、审查和批准过程进行规范。
在创建文件时，应该明确文件的目的、范围、内容和格式等要求。
在审查和批准过程中，应该确保文件的准确性和合规性。
只有经过审查和批准的文件才能够发布和使用。
然后，文件控制程序要求组织对于文件的发布和分发过程进行管理。
发布是指将文件正式引入到组织内部，并通知相关人员。
分发是指将文件传递给需要使用的人员。
在发布和分发过程中，应该确保文件的完整性和及时性。
最后，文件控制程序要求组织对于文件的修改和废弃过程进行管理。
当文件需要修改时，应该明确修改的原因和范围，并经过相应的审查和批准。
修改后的文件应该及时替换原有的文件，并通知相关人员。
当文件不再有效或过期时，应该及时废弃并通知相关人员。
二、记录控制程序记录控制程序是指组织对于记录的创建、保留、存储、检索和销毁等过程进行管理的一套规定和流程。
记录控制程序的目的是确保组织内部的记录得到正确和一致的使用，以及保证记录的准确性和可靠性。
首先，记录控制程序要求组织对于记录的创建过程进行规范。
在创建记录时，应该明确记录的内容、格式和要求。
记录应该准确、完整地反映相关的信息和数据。
记录的创建过程应该有相应的记录者和审核者，以确保记录的准确性和合规性。
文件和记录控制程序
文件和记录控制程序1 目的确保与公司质量、环境、职业健康、安全管理体系有关的文件和记录得到有效的控制和使用，各现场使用的文件是有效版本。
2 适用范围适用于与公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件和记录控制。
3 术语定义3.1 受控文件：依标准之要求，经授权人员核准，并正式发行的文件。
3.2 外来文件：国家法律、法规及各项国家、国际标准、国家标准、行业标准、产品及市场资料、客户提供之书面技术文件及品质要求文件、图纸等。
4 职责4.1 体系专员负责公司质量、环境及职业健康安全体系文件的管理及管理手册的编制；4.2 各部门负责本部门使用文件的编制与管理；4.3 各主管领导负责文件的审批。
5 工作程序5.1 文件和资料的分类与保存5.2 所有受控纸质和电子文件由运营中心项目管理部体系专员管理；各部门使用的文件、外来文件、技术资料和记录由部门自行保管，合同及其它需留档的文件由档案室管理。
文件和记录的的编号5.2.1 文件编号ACEWAY- XX- XX XX顺序号职能类别代号文件类型代号公司名称代号示例：AWAY-QC-0301表示第一份用于设计开发的作业指导书。
职能代号以公司运营中的各项职能为分类标准，由体系专员编制在文件清单中并根据分类为受控文件发放编号。
质量管理体系和三体系合一的文件的职能类别代号从01至19；环境管理体系和职业健康、安全体系的职能类别代号以20开始。
5.2.2 记录表样的编号AWAY. QF- XX- XX顺序号职能类别代号表格代号公司名称代号示例：AWAY.QF-11-01为人力资源类的第1号表格。
记录的职能代号同文件的编号标准。
5.2.3 记录查阅码由各部门根据归档、检索的需要自行设置，但应保证编码规则的一致性。
5.3 文件的编写、审核、批准5.3.1 文件的编写应按5W2H的要求，规定清楚做什么事，由谁去做，怎么去做，什么时间完成，达到什么标准。
一般由以下几个部分组成：1、目的；2、适用范围；3、定义（可选）；4职责（可选）；5、程序或内容；6、相关支持性文件；7、相关记录；8、流程图（可选）。
文件与记录控制程序
3.5.5保管受控
a、原稿(无须盖章)由文控负责保管。
b、发放后的文件由接收者保管。
c、文件修订变更，文件发放更改时旧版文件由文控统一收回。
4.权责
4.1质量/环境手册由管理者代表编写，总经理审核，文控负责收发。
4.2质量/环境程序文件由管理者代表负责编写，总经理批准，文控负责收发。
A.质量/环境手册编码：(举例)
KD-QM-001
顺序号
质量/环境管理手册代号
公司名称代码
B、质量/环境程序文件编码(举例)：
KD-CX-001
顺序号
质量/环境程序文件代号
公司名称代码
C、工作文件编码(举例)：
KD-XXX-WI-***
顺序号
工作文件代号
部门代码
公司名称代码
备注：外来文件属特殊文件，有其不确定性，直接按照原有编号进行编号管理，须分类编制外来文件清单、加盖“外来文件”印章。
5.5.4如果收集到本公司作为新工艺、采购、生产、检验、校准等外来文件的最新版本，管理者代表应及时通知文控发放新的外来文件（发放时依5.5.3相关要求进行），原下发作为新工艺、采购、生产、检验、校准依据的外来文件应收回并作废，文控回收之外来文件同时盖“作废章”，且标识处理。
5.6作废与销毁
所有失效或作废文件由相关部门文件保管人员及时从所有发放或使用场所撤出，交于文控统一加盖“作废章”。与有效文件隔离，除留原稿作废文件存档外，其它文件可作环保纸使用。有关公司机密的作废文件不可作环保纸使用，应及时销毁。
5.8记录表格的控制
5.8.1记录表格的标识与编制
a、各部门依实际需要编制本部门的记录表格，交文控统一编码后方可使用。
b、文控对已批准使用的记录表格应编制《记录表单一览表》并保存原稿。
记录控制程序文件
记录控制程序文件在任何组织或企业的运营中，记录都是至关重要的。
它们是信息的载体，是决策的依据，是历史的见证。
为了确保记录的准确性、完整性和可用性，制定一套有效的记录控制程序是必不可少的。
一、记录的定义与分类记录，简单来说，就是对活动、事件、交易或决策的书面或电子记载。
记录可以包括各种形式，如文件、表格、报告、图像、音频和视频等。
根据其用途和性质，记录可以分为以下几类：1、管理记录：如会议纪要、工作计划、人员培训记录等，用于支持管理决策和运营。
2、业务记录：如销售订单、采购合同、生产报表等，与核心业务流程相关。
3、质量记录：如检验报告、不合格品处理记录、客户投诉处理记录等，用于证明产品或服务的质量符合要求。
4、合规记录：如法律法规遵守情况的记录、环境监测数据等，以满足法规和监管要求。
二、记录控制的目的记录控制的主要目的有以下几点：1、提供证据：证明组织的活动符合规定的要求和标准，如质量标准、法律法规等。
2、支持决策：为管理层提供准确和及时的信息，以便做出明智的决策。
3、追溯性：能够追溯产品、服务或活动的历史，便于问题的调查和解决。
4、知识积累：积累组织的经验和知识，为持续改进提供基础。
三、记录控制的原则1、准确性：记录应如实反映所记载的内容，数据和信息必须准确无误。
2、完整性：记录应包含所有必要的信息，不得有遗漏或缺失。
3、及时性：记录应在活动发生的同时或之后及时进行，确保信息的新鲜度和可用性。
4、可追溯性：记录应能够清晰地追溯到相关的活动、人员和时间。
5、保密性：对于涉及敏感信息的记录，应采取适当的保密措施，防止信息泄露。
6、存储与检索：记录应妥善存储，以便能够方便、快速地检索和查阅。
四、记录的创建1、确定记录的格式和内容：根据记录的类型和用途，制定相应的记录表格或模板，明确所需记录的信息。
2、责任分配：明确谁负责创建记录，确保每个环节都有专人负责。
3、培训：对负责创建记录的人员进行培训，使其了解记录的要求和规范。
文件和记录控制程序
文件和记录控制程序简介文件和记录控制程序是一种用于控制文件和记录的访问和管理的软件。
它可以帮助用户对文件和记录进行分类、存储、查找、修改、删除等操作，有效地维护数据的完整性、可靠性和保密性。
功能文件管理文件管理是文件和记录控制程序最基本的功能之一。
用户可以通过文件管理功能对文件进行分类、存储、查找、修改、删除等操作。
其中，分类是指对文件进行归档，使得用户可以根据文件的不同特征来进行分类；存储是指将文件保存在本地或者远程服务器中，以方便用户随时访问；查找是指用户可以通过关键词来查找自己需要的文件；修改是指用户可以对文件进行增加、删除、修改等操作；删除是指用户可以彻底删除文件，以释放空间。
记录管理记录管理是另一个重要的功能。
用户可以通过记录管理功能来记录某个操作过程的相关信息，以便日后查看维护。
比如，在一个销售系统中，记录管理可以记录每一次销售的时间、商品、价格、数量等信息，方便统计分析。
权限管理权限管理是一个非常重要的功能，它可以帮助用户对文件和记录的访问进行限制，保证数据的安全性。
在文件和记录控制程序中，权限管理通常分为用户权限和角色权限两个级别。
用户权限指针对某个特定用户设置的权限，比如只读、修改、删除等。
而角色权限则是通过为用户分配角色来实现的，一个角色包括多个权限。
审计功能审计功能可以帮助用户对文件和记录的访问进行监控，以便及时发现数据异常。
通过审计功能，用户可以获取到每个用户的操作记录，包括操作时间、操作类型、操作对象等信息。
当出现异常情况时，用户可以通过审计功能进行追溯，以找到问题所在。
应用场景文件和记录控制程序广泛应用于各种企业和组织中，尤其是对于需要管理大量文件和记录的企业和组织来说，其价值不可忽视。
以下是几个典型的应用场景：企业文档管理对于大型企业来说，高效的文档管理是非常重要的。
通过文件和记录控制程序，企业可以对自己的文档进行分类、存储、查找、修改、删除等操作，以便有效地维护数据的完整性、可靠性和保密性。
IATF16949-文件和记录控制程序
IATF16949-文件和记录控制程序IATF16949 文件和记录控制程序在当今竞争激烈的汽车行业中，质量管理体系的有效运行对于企业的成功至关重要。
IATF16949 作为汽车行业质量管理的国际标准，其中文件和记录控制程序是确保质量管理体系有效运行和持续改进的关键环节。
文件和记录控制程序的目的在于确保与质量管理体系相关的文件和记录得到有效的管理和控制，以保证其准确性、完整性、可用性和可追溯性。
这不仅有助于提高工作效率，降低错误率，还能为企业的决策提供可靠的依据。
首先，让我们来谈谈文件的控制。
文件的分类是文件控制的基础。
一般来说，文件可以分为质量手册、程序文件、作业指导书、技术规范以及外来文件等。
质量手册是整个质量管理体系的纲领性文件，它阐述了企业的质量方针、目标以及质量管理体系的总体框架。
程序文件则是对质量手册的进一步细化，规定了各项质量管理活动的流程和职责。
作业指导书则为具体的操作提供了详细的指导，确保每个环节都能按照标准进行。
技术规范则包含了产品的技术要求和相关标准。
外来文件可能包括客户提供的图纸、标准以及法律法规等。
对于文件的编制，需要明确责任人和编制要求。
文件应清晰、准确地表达其意图，语言简洁易懂，避免产生歧义。
在文件的审核和批准环节，应确保相关的专业人员和管理人员参与，以保证文件的合理性和有效性。
审核的重点包括文件的内容是否符合标准要求、是否与其他文件协调一致以及是否具有可操作性等。
批准则意味着文件正式生效，可以在企业内部使用。
文件的发放和回收也是至关重要的环节。
发放应确保相关人员能够及时获得有效的文件，同时要做好发放记录，以便追溯。
当文件需要修订时，应明确修订的流程和要求。
修订后的文件要经过重新审核和批准，并及时回收旧版文件，以防止误用。
接下来，我们再看看记录的控制。
记录是质量管理体系运行的证据，它可以证明各项活动是否按照规定的要求进行。
记录的范围非常广泛，包括检验报告、测试数据、培训记录、审核报告等等。
文件和记录管理控制程序文件
文件和记录管理控制程序文件在当今的组织运营中，文件和记录的有效管理至关重要。
它们不仅是组织决策的依据，也是追溯历史活动、证明合规性的重要证据。
为了确保文件和记录的准确性、完整性、可用性和安全性，制定一套科学合理的管理控制程序文件是必不可少的。
一、目的本文件和记录管理控制程序的目的在于建立一套规范的流程和制度，以有效地管理组织内的各类文件和记录，确保其能够满足组织的运营需求、法规要求以及质量标准。
二、适用范围本程序适用于组织内所有部门和活动中产生的文件和记录，包括但不限于行政管理文件、业务文件、财务文件、质量控制记录、客户信息记录等。
三、职责分工（一）文件和记录管理部门负责制定、修订和监督本程序的执行，统筹文件和记录的分类、编号、存储和检索系统的建立与维护。
（二）各部门负责本部门文件和记录的生成、收集、整理、归档和定期审查。
确保所产生的文件和记录符合规定的格式和内容要求，并按照规定的时间和流程进行移交和处理。
四、文件分类与编号（一）分类根据文件和记录的性质、用途和所属业务领域进行分类，例如可分为行政类、业务类、财务类、人力资源类等。
（二）编号为每一类文件和记录分配唯一的编号，编号规则应清晰明确，易于识别和检索。
编号可以包含分类代码、日期、流水号等元素，以确保唯一性和可追溯性。
五、文件和记录的生成（一）格式要求制定统一的文件格式规范，包括字体、字号、行距、页边距等，确保文件的外观整洁、规范。
（二）内容要求文件和记录的内容应准确、清晰、完整，能够真实反映相关业务活动的情况。
避免使用模糊、含混或易产生歧义的语言。
（三）审批流程文件在发布前应经过适当的审批，审批人员应根据其职责和权限对文件的内容、格式和合规性进行审查，确保文件的质量和有效性。
六、文件和记录的存储（一）物理存储选择合适的存储设施，如文件柜、档案室等，确保存储环境安全、干燥、通风，并具备防火、防潮、防虫等措施。
（二）电子存储建立电子文档管理系统，对电子文件和记录进行分类存储，并定期进行备份，防止数据丢失。
文件和记录控制程序(适用ISO17025)
《收文登记表》
7附录一
技术文件清单
序号
名称
标准号
序号
名称
标准号
5.2.2其他文件夹的编制应与实验室手册相协调，不得与质量手册的要求相抵触；
5.2.3文件的文字表达应简明、准确、易懂，所有的符号、代号应符合有关规范，编制格式应统一。
5.3文件编号
5.3.1质量管理体系以文件编号作为唯一性标识，文件编号按文件代号、文件顺序号、年代号顺序进行。
5.4文件审批
《实验室质量手册》由管理部负责人审核，总经理批准；
2.引用文件
2.1《技术文件和资料控制程序》
2.2《质量记录控制程序》
3.术语
无
4.职责
3.1总经理负责实验室手册批准；
3.2质保部负责人负责组织程序、文件的编制；
3.3管理部负责人负责实验室手册审核及发放。
5.要求
5.1技术文件清单（见附表一）
5.2文件的编制
5.2.1实验室手册的编制依据GB15841-20XX《检测和校准实验室能力的通用要求》和相关法律法规的要求。
文件和记录控制程序（适用ISO17025）
版本
更改类型
生效日期
更改内容
会签部门：
品质：工程：
采购：业务：
研发：DCC：
生产：PMC：
行政：财务：
制作：
审核：
批准：
1.目的和范围
1.1为了对与实验室有关的文件进行控制，确保各相关场所均能得到和使用文件的有效版本特制订本程序。
1.2本程序适用于实验室文件(包括质量体系文件及实验室技术文件)的编制、审批、发放、修改和管理等各个环节的控制。
5.5文件发放
5.5.1对质量体系有效运行起重要作用的各个场所，均应做到及时发放到位，保证有关人员使用现行有效文件；
文件与记录控制程序
文件与记录控制程序一、概述文件与记录控制程序是指为了确保组织内部文件和记录的有效管理、使用和保护而制定的一套规范和流程。
该程序旨在确保文件和记录的完整性、可追溯性和安全性，以便支持组织的运营、决策和监督。
二、目的文件与记录控制程序的目的是：1. 确保文件和记录的准确性和可靠性，以支持组织的运营和决策。
2. 确保文件和记录的完整性和可追溯性，以满足法律法规和相关标准的要求。
3. 确保文件和记录的安全性，以防止未经授权的访问、修改或者丢失。
4. 提供文件和记录的有效管理和使用的指导和流程。
三、适合范围文件与记录控制程序适合于组织内所有的文件和记录，包括但不限于：1. 内部文件：包括组织的政策、流程、规范、工作指南等。
2. 外部文件：包括组织与外部实体的合同、协议、报告等。
3. 内部记录：包括组织的会议记要、工作报告、项目发展等。
4. 外部记录：包括组织的客户数据、供应商数据、财务数据等。
四、文件与记录控制流程文件与记录控制程序的流程如下：1. 文件和记录的创建：a. 根据需要，确定文件和记录的类型、格式和内容。
b. 由相关部门或者人员负责创建文件和记录，并确保其准确性和完整性。
c. 文件和记录的创建应遵循相关的规范和流程。
2. 文件和记录的标识和分类：a. 对于每一个文件和记录，应进行标识和分类，以便于管理和检索。
b. 标识和分类应基于文件和记录的内容、类型、重要性等因素。
3. 文件和记录的存储和保护：a. 文件和记录应存储在安全、可靠的介质中，如服务器、云存储等。
b. 对于重要和敏感的文件和记录，应设置访问权限，限制未经授权的访问。
c. 定期进行文件和记录的备份，以防止数据丢失。
4. 文件和记录的访问和使用：a. 对于需要访问和使用文件和记录的人员，应进行授权和培训。
b. 访问和使用文件和记录的操作应记录，以便追溯和审计。
5. 文件和记录的修改和变更：a. 对于需要修改和变更的文件和记录，应进行审批和记录。
文件及记录控制程序
文件及记录控制程序在任何组织或企业中，文件及记录的有效控制都是至关重要的。
它们不仅是信息传递的重要载体，更是决策制定、工作执行和追溯历史的重要依据。
为了确保文件及记录的准确性、完整性、可用性和安全性，建立一套科学合理的控制程序是必不可少的。
一、文件及记录的分类首先，我们需要对文件及记录进行清晰的分类。
这可以根据其性质、用途、产生部门等因素来划分。
1、管理性文件：包括规章制度、工作流程、岗位职责等，用于规范组织的运营和管理。
2、技术性文件：如产品规格、工艺标准、检验规范等，与组织的技术活动相关。
3、合同文件：涵盖与外部合作伙伴签订的各类合同。
4、记录文件：包括会议纪要、工作报表、检验报告、客户投诉处理记录等，用于反映工作的实际执行情况。
二、文件及记录的编号与标识为了便于管理和查找，每一份文件及记录都应赋予唯一的编号和明确的标识。
编号规则应简单易懂、具有逻辑性，并能体现文件的类别和顺序。
标识可以包括文件的名称、版本号、生效日期等关键信息。
例如，管理性文件可以用“GLXX”开头，技术性文件用“JSXX”开头，合同文件用“HTXX”开头，记录文件用“JLXX”开头，其中“XX”为具体的流水编号。
三、文件及记录的编制与审核文件及记录的编制应遵循相关的法律法规、标准规范和组织的实际需求。
编制人员应具备相应的专业知识和经验，确保文件及记录的内容准确、清晰、完整。
在编制完成后，需要经过严格的审核程序。
审核人员应审查文件及记录的内容是否符合规定要求，是否存在错误或遗漏，是否与其他相关文件协调一致。
审核人员可以包括部门负责人、专业技术人员、法律合规人员等。
四、文件及记录的批准与发布经过审核的文件及记录，需要经过适当的批准程序才能正式发布。
批准人员应具有相应的权限和职责，确保文件及记录的合法性和有效性。
文件及记录的发布应确保相关人员能够及时获取。
可以通过内部网络、文件共享平台、纸质分发等方式进行发布，并建立发布记录，包括发布的日期、接收部门和人员等信息。
文件和记录管理控制程序文件
文件和记录管理控制程序文件一、目的为了确保公司的文件和记录得到有效的管理和控制，保证其准确性、完整性、可用性和保密性，特制定本程序文件。
二、适用范围本程序文件适用于公司内部所有文件和记录的管理，包括但不限于质量体系文件、技术文件、管理文件、合同文件、财务文件、人事文件等，以及与产品和服务相关的记录，如检验记录、生产记录、客户投诉记录等。
三、职责分工1、文控中心负责制定和修订文件和记录管理的相关制度和流程。
负责公司文件的编号、登记、发放、回收、销毁等管理工作。
负责建立和维护文件和记录的管理台账。
2、各部门负责本部门文件和记录的编制、审核、批准和归档工作。
负责按照规定的流程和要求使用和管理本部门的文件和记录。
四、文件的分类1、按性质分类管理性文件：包括公司的规章制度、工作流程、岗位职责等。
技术性文件：包括产品标准、工艺规程、检验规范等。
外来文件：包括国家法律法规、行业标准、客户提供的文件等。
2、按控制程度分类受控文件：需要对其更改进行控制的文件，如质量手册、程序文件等。
非受控文件：不需要对其更改进行控制的文件，如宣传资料、参考书籍等。
五、文件的编号1、编号原则唯一性：每个文件都应有唯一的编号，以便识别和管理。
系统性：编号应体现文件的分类和层次关系，便于查找和检索。
可扩展性：编号应预留一定的扩展空间，以适应公司业务的发展和文件数量的增加。
2、编号规则管理性文件编号：公司代码部门代码文件类别代码流水号技术性文件编号：公司代码技术类别代码流水号外来文件编号：外来文件来源代码流水号六、文件的编制、审核和批准1、文件的编制文件应由具备相应专业知识和经验的人员负责编制。
编制人员应根据公司的实际情况和业务需求，确保文件的内容准确、清晰、完整、可操作。
2、文件的审核文件编制完成后，应由相关部门的负责人进行审核。
审核人员应重点审核文件的合法性、合规性、协调性、有效性等方面。
3、文件的批准审核通过的文件，应由公司的高层领导进行批准。
文件控制程序及记录控制程序
文件控制程序及记录控制程序1.文件创建和命名：文件控制程序允许用户创建新的文件，并为每个文件分配一个唯一的名称。
这些名称通常由用户指定，并遵循一些命名规则，以确保文件命名的一致性和易于识别。
2.文件存储和管理：文件控制程序负责将文件存储在磁盘或其他存储介质上，并管理这些文件的物理结构。
它可以将文件组织为目录和子目录，以便用户可以更轻松地查找和组织文件。
3.文件访问和共享：文件控制程序提供了一些方式，让用户可以访问和共享文件。
它可以允许用户根据其访问权限对文件进行读写操作，并控制多用户同时访问同一文件时数据的一致性。
4.文件保护和安全性：文件控制程序通常提供了一些安全措施，以保护文件的机密性和完整性。
例如，它可以使用访问权限和密码来限制对一些文件的访问，以防止未经授权的用户对文件进行篡改或删除。
5.文件恢复和备份：文件控制程序可以提供一些手段来防止文件丢失或损坏。
它可以定期备份文件，使用户可以在文件损坏或丢失时恢复其数据。
记录控制程序是一种用于管理和控制计算机中各种记录的软件程序。
它类似于文件控制程序，但主要用于管理结构化数据，如数据库中的表记录。
记录控制程序通常具有以下主要功能：1.记录的创建和更新：记录控制程序允许用户创建新的记录，并根据需要更新现有的记录。
它可以检查记录的格式和完整性，并确保记录的一致性和准确性。
2.记录的存储和管理：记录控制程序负责将记录存储在数据库或其他数据存储介质中，并管理这些记录的物理结构。
它可以按照一些规则和标准对记录进行组织，以便用户可以更轻松地查找和访问记录。
3.记录的访问和共享：记录控制程序提供了一些方式，让用户可以访问和共享记录。
它可以允许用户根据其访问权限对记录进行读写操作，并控制多用户同时访问同一记录时数据的一致性。
4.记录的保护和安全性：记录控制程序通常提供了一些安全措施，以保护记录的机密性和完整性。
例如，它可以使用访问权限和加密技术来限制对一些记录的访问，以防止未经授权的用户对记录进行篡改或删除。
质量体系文件和质量记录控制程序
质量体系文件和质量记录控制程序在当今竞争激烈的市场环境中，产品和服务的质量成为企业生存和发展的关键。
为了确保企业能够持续稳定地提供符合客户需求和期望的产品和服务，建立和完善质量体系是至关重要的。
而质量体系文件和质量记录控制程序则是质量体系的重要组成部分，它们对于规范企业的质量管理活动、保证产品和服务质量、提高企业的竞争力具有重要意义。
一、质量体系文件的分类和作用质量体系文件通常包括质量手册、程序文件、作业指导书和质量记录等。
质量手册是质量体系的纲领性文件，它阐述了企业的质量方针、目标和质量管理体系的范围，明确了质量管理体系的组织结构、职责和权限，以及质量管理体系过程之间的相互关系。
质量手册为企业的质量管理提供了总体的指导和方向。
程序文件是对质量管理体系中各项活动的流程和方法进行规定的文件。
它详细描述了各项质量管理活动的目的、范围、职责、工作流程和相关的支持性文件。
程序文件是质量手册的支持性文件，是确保质量管理体系有效运行的重要依据。
作业指导书是对具体的操作过程和方法进行详细说明的文件，它为操作人员提供了具体的操作指南和规范，确保操作的一致性和准确性。
质量记录则是质量管理活动的证据和结果的记录，它反映了质量管理体系的运行情况和产品、服务的质量状况。
质量记录是质量管理体系持续改进的重要依据。
二、质量体系文件的控制要求为了确保质量体系文件的有效性、适用性和一致性，需要对其进行严格的控制。
以下是质量体系文件控制的主要要求：1、文件的编制文件的编制应遵循相关的标准和规范，结合企业的实际情况，确保文件的内容准确、清晰、完整，具有可操作性。
文件的编制应由具备相应专业知识和经验的人员负责。
2、文件的审批质量体系文件在发布前应经过严格的审批，以确保文件的内容符合企业的质量方针和目标，以及相关的法律法规和标准的要求。
审批人员应具备相应的职责和权限。
3、文件的发放文件的发放应确保相关人员能够及时获得有效的文件。
文件的发放应进行登记，明确文件的发放范围和数量，以防止文件的误用和丢失。
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文件修订履历
1 目的
1.1 建立一套统一的文件与记录管制体系，对文件和资料的编写、审批、发放、更改、保管和报废等整个过程
进行有效控制，也为保证对质量记录进行有效控制为质量改进提供参考和为质量管理体系动作提供证据，
从而指导系统相关人员按正确的规程作业，促进整个管理体系的顺利运作。
2 适用范围
2.1 适用于本公司质量管理体系文件和资料管理，如：质量手册、程序文件、作业指导书、表格及外部文件、
资料等。
及质量管理体系运作中产生的各种质量记录的管理
3 定义
3.1 质量手册：是规定本组织质量管理体系的文件。
3.2 程序文件：含有为进行某项活动和过程所规定途径的文件。
3.3 作业指导书：是为协助程序文件达成所制订的指引文件。
3.4 表格：是为证明系统执行有效之记录。
3.5 外来文件:是指非本公司制定，但直接支持质量管理体系的文件，它包括但不局限于外来生产设备技术文件、
外来标准（如ISO9000标准等）、法律法规。
3.6 受控文件：是指所有使用的受发放、更新及作废等控制之文件。
3.7 非受控文件：是指所有作为参考使用的文件，并不受发放、更新及作废等控制。
4 4．职责和权限
4.1 《质量手册》
4.1.1 由管理者代表制订。
4.1.2 总经理负责审核、批准。
4.2 程序文件
4.2.1 由各部门主管制订。
4.2.2 管理者代表审核。
4.2.3 总经理负责批准。
4.3 作业指导书
4.3.1 由各部门主管制订。
4.3.2 由管理者代表审核、批准。
4.3.3 有关影响组织架构方面之作业指导书均由总经理批准。
4.4 质量记录
由相关部门填写,相关部门负责管理.
4.5 其他内部文件
4.5.1 相关工作人员负责制订。
4.5.2 各部门主管审核。
4.6 文控负责对受控文件的发放、更改、报废进行控制及公司规定的正本的保管，并负责本公司的文件总览表、文件发放与回收记录、文件更改发放与回收记录、文件和资料的保管、更新。
4.7 各部门负责保存受控文件副件，保证在其部门使用的是适宜版本，并负责其部门的受控文件副件之保管、更
改。
4.8 各相关部门按照文件填写质量记录并负责质量记录的管理。
5 流程图
5.7 文件控制程序流程图（附件1）
5.8 质量记录控制程序流程图(附件6)
6 作业内容
6.1文件的编写
6.1.1 文件编写由文控统一打印。
6.1.2 文件编号：
YZ–口口–口口口
流水号
QM：质量手册
QP：质量程序文件
WI：作业指导书/规范类文件
CO：外来文件
东莞清溪罗马宇宙烛业制品厂
表格/记录：QR-口口口
流水号
6.1.3 文件类型：
QM表示质量手册（一级文件）
QP表示程序文件（二级文件）
WI表示作业规范/指导书（三级文件）
QR表示质量表单/记录（四级文件）
CO表示外来文件
6.1.4 文件登录：本公司受控文件统一登录于《文件总览表》，若有需要时可将《文件总览表》发行至各部门以用来对照所持文件是否最新有效的版次文件。
6.1.5 文件版次管制：本公司文件最初原始本版次为A0，依次变更为A1、A2、A3、A4当经过4次变更或有大幅度修改时版本应为B0，同一份发行的受控文件版本必须相同，各页版次可不相同。
6.1.6 文件编写、保存
6.1.6.1 本公司程序文件采用统一文件编写格式，质量手册和三阶文件，文件编写格式根据实际自行规定，程序文件格式如下：
1 目的
2 适用范围
3 定义
4 职责和权限
5 流程图
6 作业内容
7 相关文件
8 相关附件
文件内容清楚明了，不得涂改、损坏。
6.1.6.2 文件保存：
6.1.6.2.1 文件应建立并实行档案管理，以便查阅版本版次变更之文件。
文控统一回收并填写在《文件发放记录表》上，保留一份旧版原稿文件，加盖“参考文件”印章，保管于文控，以便作下次更新资料之参考作用，其余文件即时作废处理。
6.1.6.2.2 文件持有单位需确保文件的清晰准确，若有模糊或其它破坏应填写《文件申请（更改、补发、报废）单》向文控申请更换。
6.1.6.2.3 文件持有单位应定期清点文件，保持文件的正确性和有效性。
6.1.6.2.4 文件管理应专人负责，需置于干燥方便阅读之处。
6.1.7 质量记录的产生
6.1.
7.1 凡质量管理体系文件中规定格式的表单。
6.1.
7.2 其它相关内部、外部沟通记录。
6.2 文件发放、回收、更改
6.2.1 文控根据各部门主管签批的文件分派所需文件，并在受控文件副件之每页的右下角盖上蓝色“受控文件”印章，分发给各部门批准持有人。
6.2.2 文控将发放情况记录在《文件发放（回收）记录表》上，受控文件副件持有人必须在此表内签署确认。
文控负责将文件记录于《文件总览表》上。
6.2.3 当受控副件持有人，因某种原因遗失或损坏所持之受控副件时，应填写《文件申请（更改、补发、报废）单》申请补发文件。
交管理者代表批准后，文控文控员按6.3.1流程来发放文件，有关人员在此表上签收确认，文控负责在《文件发放（回收）记录表》上备注。
6.2.4 当文件有更改需要时，申请者填写《文件申请（更改、补发、报废）单》提出文件更改给文控审核，经管理者代表批准后，交文控按6.3.1发放。
6.2.5 文控员须将更改文件的章节修改内容记录在修订记录上并由更改文件負責人簽字。
6.2.6 有关质量管理标准文件由文控向外联络并提供于相关部门，而有关新产品质量标准则由业务部负责确认并提供。
6.2.7 凡经修改的受控文件之章节，在分发的同时，必须将相应的过期受控副件的有关章节文件一并收回。
6.2.8 文控须将收回的过期受控文件副件在每页的中心处盖红色“作废文件”印章。
6.3 非受控文件
6.3.1 如需向外（如客户、顾问公司、供應商等）提供非受控文件作为参考时，申请者须填写《文件申请（更改、补发、报废）单》经管理者代表批准后方可向文控索取。
6.3.2 在发放时，文控负责在非受控文件的每页的空白处盖上蓝色“非受控文件印章”，以说明该文件不会受到更新、回收之控制。
6.4 外来文件管制：
6.4.1 外来文件仅作参考使用时，由文控编号加盖“外来文件”印章。
统一登录于《外来文件记录表》后，由文控负责保存，需要时发放给相关部门。
6.4.2 文控应常与外来文件所属单位联系，以确认其有效性，从而保证其参考价值。
6.5关于电子档文件的管制,采取密码授权方式管制,未经密码授权不可修改,查阅,打印等.并做好防雷、定期升级杀毒软件进行杀毒和定期备份，以确保电子文档和记录的安全。
6.6 质量记录的管理
6.6.1 记录质量管理体系运行和结果的质量表单，应设计成固定的表单格格式，并编号管制，便于表单管理的统一性。
6.6.2 本公司质量管理体系使用之表单由各部门自行保存，使用时需向办公室申领。
6.6.3 所有表单的使用人员在使用前由该部门人员予以指导，杜绝表单的非预期使用。
6.6.4 本公司所使用质量表单统一登记于《质量记录一览表》，并注明表单的编号保存年限、名称及保管单位等。
6.7 质量记录保存
6.7.1 各种质量记录均须按规定年限保存。
6.7.2 质量记录的编写、编序、分类、整理
6.7.3 保管质量记录的部门要定期将每月的质量记录收集起来，按表单种类分类并检查是否完整。
6.7.3.1 质量记录按发生日期先后排序。
6.7.3.2 每月的各分类报表及日常用表单标识后，装订成册，其它记录按年度分类管理。
6.7.4 质量记录必须存放于适宜的贮存环境和易存易取的场所，并防止其在规定的保存期内损坏、变质和丢失。
6.8 质量记录的修改
6.8.1 质量记录填写时不可使用铅笔及红色墨水笔且内容不允许随意涂改。
6.8.2 确需修改补充内容时，由原记录填写人将修改内容划掉，在其上方填写正确内容并签名确认。
6.9 记录归档方式
6.9.1 各职能责任人员需将收集存档之记录作适应整理。
6.9.2 封闭式旧档记录需经批准后方可调阅。
6.10 外来质量记录管理
6.10.1 供应商及客户之质量记录由相关部门妥善保存。
6.10.2 若有必要应分发相关部门存档。
6.10.3 原件由责任部门存档。
6.11 记录的销毁
6.11.1 超过保存期限的质量记录由各部门自行销毁。
7 相关文件
无
8 相关附件
附件1：文件控制程序流程图
附件2：《文件申请（更改、补发、报废）单》
附件3：《文件总览表》
附件4：《文件发放(回收)记录表》
附件5：《外来文件记录表》附件6: 质量记录控制流程图附件7:《质量记录一览表》
附件1：文件控制程序流程圖
附件6：質量記錄控制流程圖
參考表單
《質量記錄一覽表》。