公司证照管理制度

公司证照管理规定

第一版

一、总则

为了规范公司各证照的管理，规避证照在保管、使用过程中的风险，特制订本制度。

二、证照的种类

1、公司注册类证照：营业执照、组织机构代码证、开户许可证、机构信用代码证等。

2、公司经营许可类证照：食品经营许可证等。

3、行业颁发的荣耀奖类：主要有（一）重庆是教育委员会颁发的重庆高校标准化食堂、重庆高校后勤系统合唱比赛等，（二）重庆教育后勤协会颁发的重庆高校伙食工作先进集体、重庆市高校伙食工作优秀餐饮服务企业等。

4、由公司保管员工职称类证照，政府认证机构颁发的职称证，如：培训合格证食品安全管理员等。

三、证照的办理

1、公司注册类证照，属于工商、民政等主管部门核发的由行政部门办理，属于银行机构核发的由财务办理，行政部门配合。

2、公司经营许可类证照，属于食药监局等主管部门核发的，由所在各后勤公司行政部门办理，经营公司相关业务部门配合。

3、行业颁发的荣耀奖，由所在各后勤公司项目负责人参与申报办理。

4、员工类职称证由员工自行办理，入职时交公司档案室保存使用。

三、证照的保管

1、公司及所属单位的证照均由公司机要档案室统一保管。任何个人和公司不得擅自保管、截留公司证照，违者对当事人和相关责任人予以处罚，

造成后果的将追究经济和法律责任。

2、公司证照原件应在办理后48小时内交至公司机要档案室归档，公司注册变更、资质办理的资料应在证照办理完毕后一周内移交公司档案室，对未按时移交归档公司证照和相关资料的，公司档案室可视情况予以处罚。

3、公司证照原件应存于锁闭的档案柜或保险柜内，实行证照档案专人专柜专锁保管。非机要档案人员不得保管和代管企业证照。

4、证照保管人员应定期（每季度）对保管的证照进行清理核对，并建立和完善证照台账登记查询目录。

四证照的使用

1、需要查阅、复印公司证照的，应填写《档案查阅、复印申请（审批）表》，完成审批手续后方可办理，复印证照时应用签字笔在证照复印件上标明用途，需加盖印章的，还应需要履行相关用印手续，多页资料的应加盖骑缝章。

2、需要借阅公司证照原件的：使用人须填写《档案原件资料借阅申请（审批）表》，并履行相关审批手续。由公司机要档案室指派机要档案员借阅携带并监督使用。

3、机要档案员携带证照原件外出使用时，应按其审批的借阅用途使用，不得用作其他用途，否则将对当事人和相关责任人予以处罚，造成后果的将追究其经济和法律责任。

4、证照原件超出借阅期限仍需借阅的，应提交续借手续。原件借阅期间，其携带和保管证照的机要档案员应对证照的安全和其使用负责。

四附则

1、本制度自公布之日起执行，此前所有相关规定同时废止。

2、本管理办法由xxxxxx机要档案室负责解释。