海典医药软件系统管理员手册

上海海典软件系统管理员手册
目录
目录 (1)
前言 (2)
一、系统管理员岗位职责 (2)
二、系统管理员的基本要求 (4)
三、系统管理员每日工作清单 (5)
四、常用维护方法 (6)
1、用户管理 (6)
2、数据传输 (7)
3、数据库作业说明 (8)
4、盘点说明 (11)
5、系统自动更新说明 (12)
6、报表统计查询 (14)
7、新店开业业务系统设置步骤 (15)
附录一、系统管理员按期向领导提供数据参考：（按周期） (18)
每日需提供给各部门的数据报表 (18)
每周需提供给各部门数据（相关报表） (19)
每月需提供给各部门数据（相关报表） (20)
每季度需向各部门提供数据（相关报表） (21)
附录二：利用动态扩展脚本或扩展权限针对项目给不同的人设权限 (22)
附录三、如何建立新闻快报 (25)
附录四、如何制作动态报表 (29)
附录五：SQL数据库异地备份操作手册 (32)
附录六、提供数据库安全级别 (34)
前言
系统管理员是系统运行状况的监控者和系统安全运行的保障者，具有为各业务部门提供日常信息服务的义务和监督各业务部门业务流程规范操作的权利。

总而言之，系统管理员是一个很重要的岗位，一个优秀、合格的系统管理人员是整个系统正常运作的有力保证。

本系统管理员手册主要针对的是海典软件医药管理系统的系统管理员。

通过本手册希望系统管理员能够清楚自己的岗位职责并能胜任自日常的系统维护工作。

因本手册在写作时，系统仍处在不断开发与完善中，如果本手册内容出现与系统实际不符的情况时，希望系统管理员提出宝贵意见，以便我们不断改进、修正，使得本手册成为系统管理员最得力的助手。

一、系统管理员岗位职责
·负责配合软件供应商进行零售医药系统的建设和运行。

·根据总部的系统建设方案执行系统的建设和实施。

·保证业务数据的及时处理，保证业务数据的安全性，保证硬件设备的正常运行。

·监督各业务部门对操作规范和业务流程的正确执行。

·为各业务部门提供信息支持服务，负责处理各业务部门系统日常应用中出现的故障。

·负责管理使用系统的用户并严格控制用户使用系统的权限。

·负责公司所需计算机设备的准备、安装、维护。

·负责和各业务部门进行沟通、进行系统所需基础数据和基础系统参数的录入和设置。

·负责公司内部管理人员的计算机操作培训、系统的跟踪培训、新开门店管理人员和收银员的系统培训。

·负责和各系统使用业务部门沟通，收集系统使用信息，并及时向软件供应商提供反馈。

·负责系统统计分析的数据提供。

·负责企业数据传递的安全、及时、可靠。

·参与企业业务流程的制订。

·负责网络安全、畅通以及数据的安全和完整。

二、系统管理员的基本要求
·热爱本职工作，敬业，对工作认真负责。

·能够完成计算机以及其他外设硬件的安装、维护工作。

·会安装Windows2000，Sqlserver，Office等常用软件。

·具备数据库操作基础，能够熟练使用企业管理器、查询分析器等数据库工具。

·了解本企业业务流程以及日常维护所需要完成的工作。

·能够熟练使用海典医药管理系统。

·应具有良好的沟通能力，能与各部门探讨和优化流程，并在软件供应商和最终用户之间起到充分的沟通使用。

三、系统管理员每日工作清单
1.检查数据传输是否存在数据丢包、执行失败等传输故障。

2.检查作业的执行情况。

检查作业是否按设定的时间执行，并检查执行的结果是否存在失败。

3.必要的数据核对
1)门店上报的销售额与系统报表进行核对。

2)进销存余额与库存余额核对。

3)当天打印的单据与系统中的单据进行核对。

核对的项目包括张数、明细条数、数量和
金额累计。

业务种类包括批发（退货）单、配送（退仓）单、移仓单、店间调拨单、入库
（退货）单，以及企业规定的其他的票据。

总之，尽量做到所有打印的票据都能定期与系
统中的数据进行核对。

4)会员积分记录与会员积分余额的核对。

4.检查服务器运行状态
1)检查硬件是否运行正常。

尤其是检查服务器硬盘有无损坏。

2)数据库的相关服务是否正常运行。

3)升级操作系统和杀毒软件、防火墙
4)查杀病毒和黑客程序。

5.以打印或软件查询的方式，向各部门提供各种报表。

详单参见附录一。

6.检查和下载软件更新
7.检查数据库备份文件
8.如果当日为会计月末日，则应做如下操作：
1)检查新的会计月份对应的会计期间是否已设置完成。

2)设置至少未来两个月的会计月。

9.企业规定的其他工作。

四、常用维护方法
1、用户管理
·操作步骤：
a.系统设置->用户清单模块设置好用户对应信息；
b.系统设置->用户权限模块设置好用户对应权限；
c.系统设置->用户对应机构模块设置好该用户可以在何处使用；
d.系统设置->用户部门权限模块设置好该用户对应部门；
以上设置都完成后，即可正常操作海典业务系统。

·注意事项：
a)系统管理员应检查申请人是否参与过系统的培训工作，并是否能够使用系统，如若不能一
定要培训后才能上岗，并告诫用户注意修改口令并严禁把自己的口令借给别人使用
b)对用户的权限进行登记
c)定期追踪用户的使用情况
d)定期对用户进行培训
e)如果系统用户忘记密码，首先由用户提交书面报告，经部门领导批准以后，系统管理员在
系统中重新初始化该用户密码为：1
f)应该正确的设置“用户机构设置”，除非确实需要，否则不要将某个用户对应所有机构。

g)在《用户清单》里通过双击某用户设置该用户的权限、扩展权限、对应机构，与直接通过
《用户权限设置》、《用户扩展权限设置》、《用户机构设置》来设置权限的效果是一样的。

h)新建用户默认没有任何权限，也不对应任何机构。

i)新建用户的初化密码为“1”。

j)一般来说，新建用户时，至少应给该用户内部邮件、修改密码、重新连接数据库的权限。

k)如果系统用户因为离职等原因不允许再使用系统，系统管理员不能删除该用户信息，应把
用户的状态设置成作废。

如下图1-1：
图（1-1）
2
·操作步骤：
a)传输模块->传输设置；该模块只要传输机构代码设置好后，传输设置内容自动生成；只需
修改其对应的FTP服务器地址、用户名、密码和本地目录，选中对应传输项目即可。

如下图（1-2）：
图（1-2）
b)传输模块->收发数据；将传输设置好定好且启用后，即可通过这个界面向目标机构发送数
据
·注意事项：
a)数据传输是系统正常运行的关键，应有专人负责，尽量固定在同一台电脑上操作。

c)根据门店与总部的实际情况，数据传输负责人应协商好数据传输的时间、方式以及数据的核对。

d)收发数据如果选中了按时收、按时发或循环收发，应注意不能关闭收发数据这个界面，且循环收发时
间不能过于频烦，最好大于30分钟已上，否则可能导制系统运行缓慢。

如下图（1-3）：
图（1-3）
e)如特殊原因，数据发送后，目标机构数据没收到或接收不完全，源发送机构可通过发送记录模块，重
新生成对应文件，然后发送即可。

3、数据库作业说明
数据库的正常运作才能保证整个系统的正常运行，系统管理员必须确保数据库正常运作，并密切监控数据库作业的运行情况。

一旦发现数据库作业异常必须及时处理，并可通知海典软件有限公司。

下面对海典数据库作业说明如下：
·注意事项：
如果作业未执行成功，有几种情况：
a.作业服务没开启（sql server agent ）
如下图（1-4）：
图（1-4）
b.服务器可能晚上断电或关机。

正是因为有很多作业需要在晚上执行，因此要求服务器（连锁门
店或单店除外）24小时必须开机，否则可能因为错过某些特定作业的执行从而导致无法挽回的
损失。

c.执行作业代码的服务器选择错误
4、盘点说明
·操作步骤：
a.盘点前的准备：确认预计开始盘点的时点和盘点类型。

b.库存管理->盘点登记
c.登记帐存。

假如是连锁企业某门店盘点，必须保证总部收到了该门店的所有销售单、远程订单及
店间调拨申请单后，才可以登记帐存。

假如先登记帐存后收到发生在盘点前的上述业务，会导致
登记的帐存不准，从未使盘点的结果产生错误！
d.对于某些连锁企业来说，盘点登记产生后，并不需要总部做登记帐存，而是由门店做盘点预约。

具体流程是：总部做盘点登记=>盘点登记传至门店=>门店在开始盘点的那个时点，点击“盘点
预约”=>门店向总部发送数据=>总部收到盘点预约后，自动作登记帐存。

需要注意的是，门店
点击完“盘点预约”后，必须马上向总部发数据，否则，在预约后、发送数据之前发生的销售等
业务，全部算作盘点前的业务。

因此，盘点预约可以简单的理解为：在门店做完盘点预约后第一
次向总部发数据那个时点之前发生的所有业务，均算作盘点前的业务。

只要盘点没有结束，门店
便可以针对同一盘点登记作多次预约，系统以最后一次的为准。

e.库存管理->录入盘点单。

应注意的是，盘点录入的内容和方式必须与盘点登记的方式对应，否则
产生的盈亏将出错。

另外，在盘点录入时，切勿将批号或商品编码当作数量录入，否则，在产生
盈亏时往往会因为数值太大而提示计算溢出。

f.库存管理->盘点登记->选中已登记的盘点单->产生盈亏->盘点盈亏报表查询
g.库存管理->修正库存
·注意事项：
a.必须正确的设置好会计月设置，才能进行盘点。

会计月设置说明如下：会计期间字段格式为：
yyyymm。

前面四位为年，后两位为月；比如说2007年2月，那么会计期间为：200702 。

如下
图（1-5）：
图（1-5）
b.只有在会计月设置中，标志字段为“当前会计月”的才允许做盘点登记。

c.可以一次性设多个会计月，到结束日期时，系统将自动备份期末库存
d.盘点登记模块；新增盘点登记时应注意选择好盘点类型；
a)如果盘点类型为全部盘点，那么录盘点单时所有有库存的商品得输进盘点单，否漏盘商品库存
数量在修正库存时将会被清为零。

b)如果盘点类型为抽盘，则根据盘点单里录的商品数量来修正库存，
e.盘点步骤：如果是门店盘点，则先在总部做好盘点登记—>登记帐存后—>发数据至门店。

门店收
到总部传输过来的盘点登记后方能做盘点单
5、系统自动更新说明
·操作步骤：
当一个公司有多家门店或仓库使用海典业务系统，如果系统更新，一般只能通过手工一一来更新所有客户端，如果使用系统更新文件上传模块，则可以把更新文件一次性上传至数据库，然后通过收发数据，以达到整个公司业务系统同步更新的目的；
a.系统设置->更新文件上传，选择待上传的文件，保存后。

再通过上传文件按钮上传至数据库；如
下图（1-6）：
图（1-6）
b.传输设置->找到传输项目为330，把是否传输的勾点上。

如下图（1-7）：
图（1-7）
c.当系统更新时客户端进入软件时系统会提示是否更新，点击“是“即把系统更新为最新版本。

·注意事项：
a. 上传时请注意更新类型，如果是SQL代码，请选择SQL脚本更新，其它文件请不要选成：“sql 脚本更新”，否则系统自动更新时将会报错！
d.单体店更新，只须将更新文件上传即可。

6、报表统计查询
·操作步骤：
一般门店交接班时，都要统计收银员收款情况。

a.零售->零售收款->按会计日查询，将按收银员分组显示当天收银情况；如下图（1-8）：
图（1-8）
·注意事项：
a.查询零售收款报表与财务对帐时，请确认该用户在查询后已没用此编码收银或退货；
7、新店开业业务系统设置步骤
·操作步骤：
a．总部端设置：
1、在[传输机构代码] 模块新增一传输机构
2、在[业务机构代码] 模块新增加一对应传输机构的业务机构，设置好对应的价格组、
上下限库存天数等项目。

3、在[用户对应机构] 模块，设置好哪些人员能在对应门店使用系统，特别是要先设置
好安装本人的使用权限，否则安装完后将不能进入系统。

4、在[传输设置] 模块参照其它门店设置好新门店的传输设置。

5、最后就是在[传输设置] 模块初始化生成新门店的初始化文件，将此生成文件带到门
店进行安装备用。

b．门店数据库安装
1、SQL Server数据库安装，注意：SQL配置属性->安全性->登录模式必须为：SQL server
和Windows 登录否则不能登录海典业务系统
2、运行海典业务系统下面的“setup.exe”安装程序。

3、登录服务器后，输入新门店数据库名，选择数据库存放的文件目录，然后单击“下一步”，提示选择初始文件，即选择在总部初始化生成的那个文件。

4、几分钟后，数据库就安装完成，然后根据提示创建作业。

5、最后一步是设置传输内容。

经验：传输设置项目可以将其他已经设置好的门店的传输保存为模块，然后通过模块调入来设置。

6、修改hydee.ini，将ServerName，database，busno，Posno等各项设置改成正确的名称。

7、双击hydee.reg 将之导入注册表，运行注册工具，通过手机或QQ将注册码发给海典工作人员进行注册；
8、在零售收银模块设置好小票打印格式，设置好各模块打印格式标题等；
9、测试与总部的传输是否通畅。

附录一、系统管理员按期向领导提供数据参考：（按周期）每日需提供给各部门的数据报表
每周需提供给各部门数据（相关报表）
1 每周需提供给各部门的数据报表
以上相关报表，查询时间以一周的时间为准，且不按天汇总，库存报表除外
每月需提供给各部门数据（相关报表）
每季度需向各部门提供数据（相关报表）
附录二：利用动态扩展脚本或扩展权限针对项目给不同的人设权限
很多企业往往有这样的需求，即对于同一个界面（如商品资料），不同的人查看需要有不同的效果（如用户A能查看进价，用户B不能查看进价，用户C可以修改品名而用户D不能，等）。

这样的需求可以通过海典的用户扩展权限来实现。

以下以商品资料的进价字段为例说明。

1、新增《扩展权限定义》。

功能模块：输入商品资料的窗口英文名即w_ware；扩展功能编码：
由用户自定义，要求与已有的扩展功能编码不重复。

如：vpprice。

注释：是否隐藏商品资
料界面的进价；是否启用设为是；取值类型为勾或叉；命令：
dw_ware_purprice.purprice.visible=0；自动执行设为是；缺省取值设为0；备注为：0为不隐
藏进价，1为隐藏进价。

注意：
1）命令的格式是“数据窗口名.字段名.属性=属性值”其中，数据窗口名和字段名，可以通过鼠标右键点击相应对像再点属性后属得（即下图的数据窗口控件和列名称）；
而属性包括以下几种常用的：visible为是否可视(1为可视0为不可视) height为高width
为宽；protect为是否禁止编辑（1为禁止编辑，0为允许编辑）；format为显示风格（如
日期yyyy-mm-dd hh:mm:ss，数值的#,##0.00），另外还有一些其他的属性可以完成字
体、颜色、默认值、坐标、下拉风格等更丰富的设置，这些属性可以通过上网查看PB
开发资源，或咨询海典软件公司获得。

2）缺省取值是指，假如不指定某个用户该扩展权限的权限值，那么该用户相当于拥有哪种权限值。

如上例中的缺省取值为0，则表示，扩展权限建立后，所有人进入商品资料
界面都能查看进价。

假如要指定某人不能看进价，则通过《用户扩展权限定义》来单
独指定。

3）对于自定义扩展权限来说，权限值只能有两种，分别是0和1；0表示不启用扩展权限脚本，1表示启用扩展权限脚本。

当设为1时，每当打开相应的界面，在打开窗口时会
自动加载扩展权限脚本并执行，以达到预期的效果。

2、设定《用户扩展权限定义》
如下表，设为0则表示不隐藏进价，1则表示隐藏进价，假如不设的话，则取的是“缺省取值”。

备注：
通过海典系统《功能定义》的扩展脚本也能实现类似上述功能，但与扩展权限不一样的是，功能定义的扩
展脚本是针对所有人的，而扩展权限则可以针对不同的人设不同的权限。

附录三、如何建立新闻快报
经常会有客户提出诸如效期报警、供应商证照效期提示之类的需求。

其实，类似这样的功能，可以通过海典软件的“新闻快报”来完成。

“新闻快报”的主要用途，也就是周期性地向指定的用户发送特定的信息。

以供应商效期提示为例，下周演示新闻快报的制作和订阅：
1、确定需要报警的范围，并用一个SQL语句描述出来。

该SQL语句是一条Select语句，该Select
语句的结果集只能有一列，该列的内容即为报警的内容。

如：
select vendorno + '|' + vendorname + ':'
+ case when datediff(dd,tax_invalidate,getdate()) between 0 and 15
then '税务登记帐' + cast(datediff(dd,tax_invalidate,getdate()) as varchar(10)) + '天内到期;'
else '' end
+ case when datediff(dd,gsp_invalidate,getdate()) between 0 and 15
then 'GSP证书' + cast(datediff(dd,gsp_invalidate,getdate()) as varchar(10)) + '天内到期;'
else '' end
from u_vendor
where datediff(dd,tax_invalidate,getdate()) between 0 and 15
or datediff(dd,gsp_invalidate,getdate()) between 0 and 15
2、进入“系统设置”=》“新闻快报”，新增一条记录，如：快报编号903，快报名称供应商证
照效期快报，SQL语句为步骤1确立的SQL语句。

发送时间输入“每天”。

应注意的是，“发
送时间”项目目前并没有任何用处。

3、设定快报订阅人。

进入“系统设置”=》“新闻快报订阅设置”，以快报编号为903作为查询
条件查出结果后，点修改，将需要订阅的人订阅标志打勾。

4、在SQL企业管理器中建立作业。

作业名称：供应商证照效期快报；为作业新建一个步骤，
步骤名为1，数据库为业务系统对应的数据库名，命令为Exec p_news_newsid '903'；为作业新建一个调度，名称为1，并指定作业的发生频率为每天早上六点执行
5、只要保证服务器的SQL Server Agent 服务是启动的（这个很关键），那么作业就会在指定时
间自动启动。

而作业启动的结果，便是将预先设定好的快报内容，以内部邮件的方式发给订阅人。

6、通过对作业调度的调整，可以设置作业执行的时间，例如：可以调整为一小时一次；每两天
一次；每周一一次；每月一号发送一次，等等。

附录四、如何制作动态报表
海典系统提供了灵活的自定义报表，也称为动态报表。

下面将介绍动态报表相关的原理及制作方法。

原理：通过给定的SQL语句，得到报表的查询结果集，而海典系统利用这个查询结果集动态构建一个数据窗口，也就是用户最终看到的动态报表。

下面以“零售收款”为例演示如何制作一个动态报表：
1）定义“功能定义”，即进入“系统设置”=》“功能定义”新增一行，具体方法可参看“功能定义”的联机帮助。

应注意的是，虽然功能定义的“窗口英文名”可任取，但如果是为动
态报表定义功能的话，“窗口英文名”必须以DW_开头。

如：Dw_sale_pay。

（高级用法）一般来说，定义动态报表功能定义时，“可增加”、“可删除”、“可修改”、“可
重置”这几项是不打勾的，也就是动态报表只用做查询功能。

不过，也可以利用动态报表
进行简单的数据修改操作，在这种情况下，可以将“可增加”、“可删除”、“可修改”打勾。

2）定义“动态报表定义”，即进入“系统设置”=》“动态报表定义”新增一行，“窗口名称”
这列填与的内容与步骤1）的“窗口英文名”一致，如：Dw_sale_pay，而“功能名称”这
列可能不会正常显示出来，暂时不用理会他。

当全部录入、保存后重新刷新就能正常显示
了。

“动态报表定义”最重要的一项是“SQL语句”。

在此填写的是标准的SQL查询语句。

应注意的是：
a.动态报表的SQL语句只能是一个SELECT语句，可多表关联，允许子查询，支持但不建议
使用Union子句。

b.SELECT语句的结果列集必须以“as 中文名”的方式出现，其中“中文名”就是在报
表定义时看到的列名。

c.如果做动态报表而又写不出SQL语句，除了自学外，还可致电海典售后，说明报表拟实现
的功能，以获得帮助和指导。

d.（高级用法）可以在SQL语句的最后面，使用/*{扩展PB脚本}*/ 的方式存储PB脚本，
这样每次用户打开这个功能窗口时，“扩展PB脚本”就会被自动执行。

通过这种方式可以
实施列格式修改、字体及颜色调整等功能。

如下图中的/*{门店代码.width=800 门店名
称.width=1500}*/
e.（高级用法）动态报表的语句可以使用特殊预留变量$userid，该变量代表查询该报表的当
前用户编码。

f.（高级用法）如果步骤1）指定某动态报表可修改、可增加、可删除时，那么该动态报表
只允许引用一个表，所有的修改操作都是针对该表进行的。

另外，如果只希望用户修改某
个列的话，可以用PB脚本冻结其他不许修改的列，如/*{门店代码.protect=1}*/表示“门店
代码”列不许修改。

3）设置好
上面两步后，只需要针对用户对该功能授权，被授权用户登录系统后即可使用该报表了，但是还没有定义查询条件。

因此步骤3）介绍如何定义查询条件。

进入查询窗口设置，新增记录，其中数据窗口名称与步骤1）的窗口英文名一致；“表名”则引用的必须是步骤2）
关联的表名。

如果希望用户查询时可以下拉选择值，则将下拉选择打勾，并设定下拉菜单语句（下拉菜单语句的结果集固定为两列，且必须都为字符型）。

最后，数据类型则应该与查询条件涉及的值类型对应，常用的有字符、数值、日期时间。

4）如有必要，还可为动态报表定义“链接”和“打印格式”，请参见其他说明文档。

附录五：SQL数据库异地备份操作手册
一、异地备份概念：指SQL备份时，直接备到服务器以外的其他机器。

一般情况下，SQL备份都是备在
服务器的硬盘上。

若哪天服务器硬盘坏了的话，备份文件也一起没了！因此，建立异地是非常必要和重要的。

二、建立SQL异地备份的步骤
1、指定备份机器。

要求：硬盘空间大，一般来说可用空间应该是数据库的两倍以上。

硬盘要求NTFS
格式。

因为FA T格式最大只支持4G单个文件。

2、假如备份机器名叫BAK；给BAK上的windows建立一个属于Administrators组的帐号，并指定
密码。

设帐号为SQLLogin，密码为SQLPassWord。

3、在SQL服务器上，建立同样的帐号SQLLogin，指定同样的密码SQLPassWord，且同样指定为
Administrators。

注意，必须是同样的！
4、进入SQL企业管理器，右键点该服务器，选择“属性”＝＞安全性
5、在下面的帐户中启动并
运行SQLSERVER处：选择本帐户，输入建立好的帐号和密码。

6、停止SQL服务，然后重新启动。

7、在备份时，可以通过输入\\bak\盘符$\文件目录\文件名.dat的方式实现异地备份。

三、注意事项
1、如果将来要改密码，必须将备份机、服务器和SQL登录三处密码同时修改，且一致，否则会造
成SQL无法启动，或无法异地备份。

2、定期检查备份情况。

3、有的服务器通过企业管理器无法成功修改服务的登录帐号，像这种情况，请用右键点击“我的电
脑”=>管理=>服务和应用程序=>服务，分别找到SQLSERVERAGENT和MSSQLSERVER，逐个双击后设置上述两个服务的登录：。