文件控制程序

山东鸿日新能源汽车有限公司程序文件

QP/HR-7.5-01-2018

版/次: A/0

文件控制程序

2018-08-23发布 2018-08-23实施

山东鸿日新能源汽车有限公司发布

前言

本程序是山东鸿日新能源汽车有限公司《质量手册》的支持性文件, 目的在于对与质量管理体系有关的所有文件进行有效控制，确保质量管理体系的有效运行。

本程序由山东鸿日新能源汽车有限公司提出。

本程序由山东鸿日新能源汽车有限公司质量部归口。

本程序由山东鸿日新能源汽车有限公司质量部负责组织起草。

本程序主要起草人：王发现

审核：

批准：

QP/HR-7.5-01-2018

文件控制程序

1 编制和适用范围

编制：本程序由质量部负责编制。

适用范围：适用于指导本公司与质量管理体系有关的所有文件的编写和控制。

2 术语

本程序采用GB/T19000-2015《质量管理体系-基础和术语》和本公司《质量手册》中的有关术语及其定义。

外来文件：策划和运行质量管理体系中所必须予以控制的来自外部的文件。可包含以下几个方面：

●来自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的图面、规定等；

●被本公司用来作为质量管理体系流程中引用的标准，尤其是与产品要求有关的法律法规、国际国

标文件、客户标准文件等；

●其他经外来文件接收部门与文件管控部门共同确定为与质量管理体系相关且须予以控制的外部

接收文件。

受控文件：指与质量管理体系相关须按照发放范围登记、分发或独立存档管控，并能保证收回的文件。

可包含以下几个方面：

●质量管理体系建立过程中形成的质量管理体系和过程文件，包括过程准则等；

●公司运作过程的质量手册、程序文件、三级文件及相关记录，包括技术类相关文件；

●外来文件；

●经质量部确定为受控文件的相关文件或记录。

3 职责

3.1 质量部负责组织《质量手册》、各程序文件的编制、评审及文件编号的统一管理。

3.2 各部门负责组织部门作业文件（三层次支持性文件）的编制、使用和管理。

4 工作程序

4.1 文件分类

公司质量管理体系文件主要包括:

1）《质量手册》(包括公司质量方针和质量目标)；

2）程序文件；

3）三层次支持文件（如：规章制度、管理办法、流程等）、作业文件（如：作业指导书、标准化作业单、记录表格等）；

4）外来文件（各类标准和必要的参考资料及顾客提供的技术文件）；

5）质量管理体系文件所要求的记录。

4.2 文件编写的基本规定

4.2.1 出版格式

4.2.1.1 幅面

采用A4开幅面。

4.2.1.2 格式

程序文件的编写格式、用字形式详见附件1。

4.2.1.3 形式同时使用电子版和硬拷贝（书面文件）两种方式，电子版可通过公司内部员工平台发布，硬拷贝一律印刷成册。

4.2.2 编号方法

4.2.2.1 《质量手册》编号：QM/HR-IATF16949-2018(A/0) QM:《质量手册》代号

HR: 公司代号

IATF16949:“体系”模式编号

2018:《质量手册》版本年份

A: 版本号（如A、B、C…）

0: 修订次数(O次为首次编写)

4.2.2.2 程序文件的编号规则

ＱＰ／HR -□□-□□－□□□□（□/□）

换页次数（0次为原版页）

版本号（如A、B、C…）

程序出版年份

同一标准条款内程序文件排列序号

标准有关条款号

公司代号

程序文件代号

4.2.2.3 三层次支持文件的的编号规则（三级文件）

QW／H R- □□□- □□－□□□□(□/□）

换页次数（0次为原版页）

版本号（如A、B、C…）

文件出版年份

文件顺序号

标准有关条款号（3位或2位）

公司代号

三级文件代号

4.2.2.4 《质量记录表式》编号

1）程序文件的相关《质量记录表式》编号

QR/ HR –P□□□－□□－□□

表格顺序号

程序或支持性文件编号（3位或2位）

P:表示程序文件引用的表格；W: 表示支持性三层次文件引用的表格

质量记录的代号

4.2.2.5 质量部对全公司的文件进行编号，并填写QR/HR–P7.5-01-11“文件编号登记表”进行备案。4.3 部门受控号按照QW/HR-

5.3-01-2018《组织机构代码编制规则》执行，由山东鸿日新能源汽车有限公司人力资源部负责编制并发布。

4.4 文件的编写、审批和发布

4.4.1 公司内质量管理体系各类文件的编写、审批和发布按附件3执行。

4.4.2 公司《质量手册》、程序文件及其相关质量记录表式由质量部控制和归档。

4.4.3 各部门的三层次支持性文件及其相关质量记录表式的编号到质量部提取，批准版由各业务部门审核备案、归档管理；各业务部门进行受控发布。

4.4.5 外来文件的控制

1)顾客提供的文件由营销公司收集、登记，建立QR/HR–P7.5-01-12“外来文件清单”，并按需要向公司有关部门或人员受控发放。

2)公司需要购置的标准、法规性文件和参考资料，由归口部门依照公司有关审批权限办理，并进行登记，建立QR/HR–P7.5-01-12“外来文件清单”，按需要向公司有关部门/人员受控发放。

4.5 文件的发放

4.5.1 《质量手册》和程序文件经批准后发布，质量部保存已发布文件的受控原版；三层次支持性文件由文件编制部门提报给质量部审核内容,并进行编号、备案。获得编号后文件归口部门报部门领导批准，填写QR/HR–P7.5-01-01“文件管控记录表”。各业务部门发布受控三层次文件，严禁不经质量部直接将文件受控发放至其他部门。

4.5.2受控文件分发时，填写各部门组织机构代码作为受控号，在其封面或首页加盖“受控”印章，受控章“受控”前填写发放部门受控号，“受控”后填写接收部门受控号。受控文件为有效文件，受控文件必须建立QR/HR–P7.5-01-01“文件管控记录表”。

4.5.3 作为资料和信息发给顾客和认证机构的文件为非受控文件。