电子档案管理背景信息

电子档案管理背景信息

（来源于鹿城档案地方志网）

一、电子档案管理背景信息

1．社会信息化浪潮中大量电子文件产生办公自动化：电子公文、上报信息计算机辅助设计（CAD）：电子图纸互联网上信息传递：电子邮件电子商务：电子协议合同、电子货币——电子文件要不要管？怎么时候管？怎么管？

2．电子文件管理是摆在档案工作者面前的现实问题

▲电子文件管理是新世纪对档案工作者的要求省人大、政协会议上有关档案提案办公自动化迅速发展的需要（顺德市政府要求档案馆接收电子文件）快捷、方便的利用需求（社会上查档利用者的呼吁）

▲相关行业、部门的电子化进展图书馆：数字化图书馆──不受时空限制，利用互联网有组织的大规模的知识中心。科技情报所：国际性的科技情报数据信息库各单位的信息中心：现行文件、资料信息库

▲电子文件管理是档案事业本身求创新、求发展的需要管理方法的发展：文件整理原则——不组卷，按件保管集中保管原则——逻辑归档、物理归档（档案室）开放、保密原则——虚拟用户、虚拟档案服务工作的发展网上服务、自动服务人员素质的提高▲基本对策《全国档案工作“十五”规划》把电子文件管理作为档案信息化建设重点，组织研究，开展试点，制订标准，加强管理。档案信息化建设，已列入我省《“十五”国民经济和社会信息化专项规划》，与“浙江电子政务”、“社会公共服务领域信息化”等协调、有序发展。

二、电子文件、电子档案基本特征

1．基本概念

▲电子文件——以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机阅读、处理并可在通讯网络上传输的文件。文件——国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。

电子文件——能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。

▲电子档案——具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。

2．基本特征

⑴电子文件的数字化信息形态

⑵电子文件对设备及标准的依赖性

⑶电子文件载体的非直读性

⑷电子文件信息与载体的可分离性

⑸电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性

⑹电子文件信息共享性及不安全性

⑺电子文件的易修改性

⑻电子文件逻辑归档的可能性

▲电子文件的好处：接收方便，归档及时齐全；存储空间小，可统一管理；共享性，利用快捷；减轻档案员手工劳动，效率提高；

▲需要解决的问题：理论基础问题管理标准规范（名词术语、归档方法、保管期限表…）技术保障（原始凭证技术、归档管理技术、远程利用技术、科学保管技术…）人员队伍建

设

▲如何保证电子文件、电子档案的原始性、真实性

①鉴定标准：以信息内容的原始性、真实性为鉴定标准

②技术保障：网络安全技术、加密技术、签名技术、防火墙技术、身份验证技术等

③建立并执行严格的管理制度：电子文件全过程管理、电子文件制作制度

④建立电子文件管理记录系统：电子文件生命周期表、实时跟踪记录

三、档案部门在电子文件管理的进展情况

1．国际研究新动态国际档案理事会93年开始着手研究电子文件的管理。96年第十三次国际档案大会上的主要议题之一。97年国际档案理事会将下属的电子文件委员会和现行文件委员会合并为电子文件及其它文件委员会。98年国际档案理事会编著《电子文件管理指南》。美国、加拿大、北欧、澳大利亚等西方国家都成立专门研究机构积极开展调研、提出一些意见和方案。

2．我国重点研究的项目、成果、出台的政策1996年4月，国家档案局研究所提出对“办公自动化对档案工作的影响及电子文件归档管理方法”进行研究，揭开了中国档案部门对电子文件管理问题有计划有组织研究的序幕。国家档案局于同年成立了”电子文件归档问题领导小组”。

①研究项目情况国家档案局将电子文件归档和电子档案管理问题列入科技研究重点发展计划。到2000年共组织24个重点项目。包括：电子文件特性的研究电子文件归档方法的研究电子档案管理技术的研究电子档案利用问题的研究数字化档案馆建设基层档案部门管理实践及试点如：电子文件管理有关理论问题的研究、办公自动化电子文件归档与归档电子文件管理系统、电子文件著录项目的设置等。1999年，我国档案部门技术人员参加了有20多个国家专业技术人员参加的INTERES国际项目的研制江作．同时，一些高校档案院系、档案学者加入研讨，发表论文，编写教材、专著。一些档案专业报刊设立了电子文件方面的专栏或专题，刊登了大量介绍性和研究探讨性质的文章。

②取得的主要成果

▲行政规章1998年，白城市档案局以两办名发《白城市直机关电子文件管理暂行办法》1999年，上海市档案局《上海市电子文件归档管理办法（暂行）》（沪档［1999］1号）2000年5月，云南省档案局与云南省政府信息化工作领导小组办公室联合发布了《关于印发（云南省电子文件归档管理暂行规定）的通知》》2000年8月，江苏省档案局印发《关于在办公自动化中文件材料归档问题的处理意见》

▲技术标准1999年2月，国家质量技术监督局发布了CAD电子文件光盘存储、归档与管理的系列标准，其中GB/T17678就是《电子文件归档与档案管理》和《光盘信息组织结构》，GB/T17679为《归档一致性测试》。同年10月，吴筑清主编的《CAD文件管理和CAD光盘存档》一书，作为CAD国家标准实施指南的组成部分，成为国家质量技术监督局的国家标准统一宣传教材。1999年8月，国家档案局组织的OA电子文件归档行业标准项目，完成了《电子文件归档与归档电子文件管理规范》的起草工作，并在全国档案工作标准化技术委员会、国家档案局局务会上得到原则通过。

▲学术专著1999年8月武汉大学出版社出版了刘家真教授编著的《电子文件管理导论》一书，是中国关于电子文件管理方面的第一部技术专著。同年9月国家档案局编著的《电子文件归档与归档电子文件管理概论》一书由中国档案出版社正式出版。

▲案例上海市政府、杭州市政府浙江省电力公司、银行系统深圳市档案馆

四、电子文件管理的基本方法我国目前在电子文件归档和电子档案管理工作中采取的主要策略有：

1.文档一体化管理原则必须将电子文件、电子档案管理纳入整个单位办公自动化总格