档案室的档案编研工作介绍

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档案室的档案编研工作介绍

一、档案编研工作

是以满足单位日常运转，业务管理、生产经营、技术开发等各项工作和活动利用档案需要为目的，以库藏档案为基础，以汇编档案文件汇集和编写档案参考资料为成果形式的一项专门工作。

二、档案编研成果最常用的四种分类：

按表达形式划分：可以分为文字式、图形式、数据式和声像式等四种；

按加工层次划分：可以分为一次加工、二次加工和三次加工等三种；

按选题范围划分：可以分为综合型和专题型两种；

按体裁特征划分：可以分为汇编、文摘、索引、简介、综合调研材料和史志等若干种。

下面我主要按加工层次划分的不同加以简单介绍一次加工档案编研成果介绍

（一）一次加工档案编研成果的适用范围

一次加工档案编研成果适用于在形成上具有一定的规律，而且材料系统，数量较多，在利用时检索途径又比较模糊的档案编研加工。这种档案编研成果主要起到查考和套用、复用的作用，人们通过查阅利用这种档案编研成果，找到工作的依据。

（二）一次加工档案编研成果的编制要求

1、选题方面

可针对在工作中经常被查阅利用的红头文件、规章制度、技术标准和通用图样等档案材料，多角度开展一次加工档案编研成果的编研，形成《发文汇集》、《专题汇编》和《图样汇编》等多种类型的档案编研成果，便于利用这经常查阅利用。如可以按年度编制《发文汇集》，也可以按问题编制《专题汇编》，还可以按专业编制《图样汇编》。

2、选材方面

一次加工档案编研成果的选材方式主要是选用重份原始文件或复制原始文件。选用重份原始文件和复制文件，能保持档案原貌，保证档案编研成果的可靠性。

3、加工编辑方面

相对来说，一次加工档案编研成果的加工编辑量并不太大。主要有内容删节、格式加工和文字校勘等等。为了保证档案编研成果的严肃性、权威性，提高档案编研成果的质量，一定要做好加工编辑工作，特别是文字校勘各种。另外，如果选用的是复制件，最好能在复制件上注明归档原件的档号，以方便利用。

4、总纂方面

一次加工档案编研成果的总纂主要包括材料排列和结构完善加工。材料排列是指文件与文件之间的先后排序的确定，结构完善加工主要是完成档案编研成果的辅助结构有关内容的编写等加工。

5、审核方面

一次加工档案编研成果的审核主要是审核档案编研成果的发布形式和使用的控制范围。特别是生产、技术方面的一次加工档案编研成果，实际都是利用有关科技档案编制而成，内容涉及技术秘密、技术诀窍，甚至自主知识产权等，一定要进行严格的审核，控制使用的范围。常见的一次加工编研成果

1、发文汇集

发文汇集是将本单位的全部发文按文号次序排列而汇集成册的一种一次加工档案编研成果。全部文件是指某一特定时限内的全部文件，一般是以年度为时限，将本单位一个年度内的全部发文（一般是原始文件的重份文件）编成一套汇集（要求在收集时，单位的所有发文应保存两份）。

发文汇集的特点是材料集中，时间针对性强。它最主要的作用是依据作用，直接查阅利用发文汇集可以代替查阅档案原件。这一点是其他档案编研成果所无法代替的。

对于发文比较少的单位，可以一年编一本发文汇集。对于发文比较多的单位，可以一年遍几本。假如有必要编几本的，可以按发文时间划分或发文字号的不同划分。

2、专题汇编

专题汇编的将集中反映同一问题的一组文件汇集而成的一种一次加工档案编研成果。

专题汇编的编制方法、编制要求、格式和作用等也同发文汇集一样。它与发文汇集的区别就在于它不是以年度单位，而是以文件所反映的问题为单位，将涉及相同问题的有关文件汇集在一起。如：有的单位编制的《安全生产操作规程汇编》就是一个专题汇编。专题汇编的另一个特点是形式多样，可以根据不同的专题、不同的表达形式，编制形式多样的专题汇编，满足各方面的需要。其他如：《人员任免汇编》、《荣誉汇编》、《标准汇编》、《质量管理文件汇编》等等。

3、图样汇编

图样汇编是按专业将各种有关的图样汇集成册的一种一次加工档案编研成果。

人们在进行图样设计时通过利用图样汇编，可以受到启发，甚至可以套用其中的材料，提高设计工作效率。

一般单位都是通过复制技术图样的办法编制图样汇编的。图样汇编可以是综合性的，也可以是专题性的。如：《工艺设备图集》、《主要零部件图汇集》、《民间住宅户型标准设计图册》、《大型电机通用件汇编》

4、文集

文集是将特定作者的作品、科研论文汇编成册的一种一次加工档案编研成果。

文集既可是一个作者的作品、科研论文单独编制而成，也可是几个作者的作品、论文合在一起编制而成。如：《应用现代化管理方法论文选编》、《报刊选编》、《领导讲话汇集》。

二次加工档案编研成果介绍

（一）二次加工档案编研成果的适用范围

二次加工档案编研成果主要适用于记录和反映单位基本情况、重大事件和活动、主要生产经营活动及其成果，而且在日常工作中经常被查阅利用的档案的编制加工。这种档案编研成果属概要性介绍或一般性宣传的材料，主要起到备查和提示作用。人们通过利用这种成果，能对有关事件有一个大致的了解。（二）二次加工档案编研成果编制要求

1、选题方面

因为二次加工档案编研成果的种类很多，可以选择的余地很大，所以在选择课题时，一要强调具有实用价值，优先考虑最急用、最实用的。二要前易后难，优先考虑相对容易编的。三要优先考虑数量多的档案。

2、选材方面

相对一次加工档案编研成果来说，二次加工档案编研成果的选材更要全面、细致、慎重、要宁多勿漏，力求“全、精、准”。因为二次加工档案编研成果选材采取复制和摘录等方法，摘录和复制过程就是信息转移过程，在此过程中，稍有大意就会造成误差，对档案编研成果的质量就会有很大的影响，所以要求工作要做得很细。

3、加工编辑方面

加工编辑一定要坚持存真原则，采用的信息一定要是档案中记载的内容。删节时要慎重，有用的素材尽可能保留。缩写时一定要忠于原文，不能凭个人主观臆想，随意发挥，也不要妄加改动。

4、总纂方面

二次加工档案编研成果的总纂尤为重要。只有经过总纂，才能按照一定的体例格式，把从不同的档案中摘录的相对零乱的材料组合起来，使之从无序变为有序，成为一个完整的材料。

5、审核方面

二次加工档案编研成果的审核主要是审核档案编研成果内容的准确性，因为二次加工档案编研成果的选材方式是摘录、缩编和剪辑，在选材过程中可能会出现误差，需要在审核中严格把关，保证档案编研成果的质量和价值。

常见的二次加工档案编研成果

1、大事记

大事记是按照时间顺序，简要地记载一个单位在一定历史时期内发生的大事和要事的一种二次加工档案编研成果。