试述系统论在档案管理中的应用

同时 ， 案 也 是各 项 工作 发 展所 必 须 的助 手和 工 具 ， 档 我们 可 以从两 方 面来 看 待 这个 问题 ：
１ 资 源 的角度 看 ， 案 工作 是 基 础 性工 作 。其 科 学 适 应社 会 发展 的速度 ，使社 会 在采 撷 来 自文献 、 文化 文 ． 从 档 发展 事 关经 济 发展 和 社 会 的进 步 。 它的基 础 性体 现 在 两 物 、 书 情 报 、 算 机 网络 等 多 渠道 信 息 时 ， 档 案 信 息 图 计 把 个 方面 ： 一 ， 案 是 历史 文 化 的根 基 ； 二 ， 案 是 社 会 边 缘化 ： 第 档 第 档 二是 档 案 的 固有传 播 方 式 ， 往会 造成 大量 的 有 往
行
政 机
档 案 工作
蚕
织
本 职
工
用， 这样才能充分发挥档案既是资源
又是 工 具 的双 重 作用 。
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关
本 职
工
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档 案 工作
作
作
公 民社会括动
三、 目的性— — 档案 工作 最终 目标是 服务 。 利 用信息 系统 负反 馈理 论 ， 利 于 有 保 证这 一最 终 目标 的 实现
２ ３
各业 整体 的一 部 分。 从需 求 上说 ，虽然 档 案 不 能 满足 各 行 各 业 的全 部 需 求 ， 各 行 但
发展
各业的发展离 不开档案 ， 同时档案也离不
开 各 行 各 业 的 支持 。从 内外 部 环 境 上 说 ， 要 实 现档 案 管理 系统 的稳 定 与发 展 ， 需 还
说 ， 案管理是各项工作 的本身， 档 是渗透到各项工作当中 前 人 研 究成 果 基础 上 ， 造 新成 果 的过 程 ， 哈 雷彗 星就 创 如 的工作， 无论从事什么工作最终都要形成档案。 各项工作 是 哈雷 在参 考 阿皮 昂、 普 勒 、 丹 蒙格 等 天 文学 家 留下 开 龙 的本质 内容就是形成档案 ， 是档案资源体系的源头（ 图 如 的天文资料基础上发现的。
境充分开放 ， 获得物质 、 信息、 能量交换 的结果。 系统论强 换格式标准》规范 了数字化著录 的要求 ，通过开发使用 ｉ ｘ档案管理软件 实现 了文件归档移 交、 ｎ 档案管理、 档 调整体 与局部、 局部与局部、 系统本身与外部环境之间互 Ｌ ｕ
档 馆 ， 为依存、 相互影响和制约的关系 ， 具有整体性、 关性、 案 利用 、 案工 作监 督 指 导 四个 “ 室 一体 化 ”从而 从 整 相 目
研 系统 的构 成 要素 ； 国家档 案 系统 是 国 家文 献 的子 系统 。 有 案件 时 ， 先查 证 以前 是 否 有过 类似 案 件 ， 果 有则 遵循 如
总之 ， 档案系统是社会各个系统 中不可缺少的组成部分 ， 原案例进行审判。比如表彰评比 ， 就是以档案为尺度 ， 衡
是 具 有 自己独特 管 理 对 象 、 构和 功 能 的一 个 系统 。 以 量工作 ， 结 所 并进行奖优罚劣的过程。比如科学研 究， 就是在
档案工作的最终 目标就是利用服
图 １社 会 活 动 与 档 案 系 统 的 关 系
务 ，而在 实 现 这 一 目标 的 过程 中总 是 要 受 到 档 案 系统 内部 状 态 或 外部 环 境 的影 响 和 干 扰 ， 导 致档 案 利 用 服务 工作 出现 偏差 。 一是 档 案 的滞后 性 不 能
得 的丰 硕 成 果为 例 ，就 系统 论 在档 案 工作 中的 应 用进 行
了经验 介 绍 和理 论探 讨 。
关 键 词 ： 系统 论 档 案 管 理 整 体 性 相 关性 目的性
环 境 适 应 性
基于这种观点 ，档案管理系统在运用整体性方面需
着 重 做 好两 方面工 作 ： 一是 要 整体 推动 ， 比如 全市 的 信 息
１。 ）
综上 所 述 ， 们 安排 档 案工 作 时 ， 不 能就 档 案说 档 我 决 案 ，而是 应 该 将其 放 在 一 个推 进 各 单 位本职 （ 中心 ） 作 的 大 系统 中去 安 工
企 ．事 业 本职 工 作
排 ，我们在利用档案时也不要坐等查 询式的提供利用 ， 而是应将档案打造、 社 包装或整合成 “ 信息工具”来提供利
发展 的资源。 档案具有信息 的全部属性。 社会越进步需要 用信息的闲置 ， 不能 为社会提供及 时有效地服 务 ， 因此 ， 的资源越 多，而我们的工作需要在前人经验和知识的基 这往往造成档案服务群体 与服务 目标分离 ，加剧档案系
础上开展。 当前 ， 而 正是科技迅猛发展竞争十分激烈的时 统的不稳定性。 针对这种状况， 要使档案系统稳定快速发
的性和环境适应性 四大基本特征。现结合工作实际分述 体 上推 动 了“ 档 一体 化 ” 程 。 是 要 “ 事 同议 ”例 如 文 进 二 事 ，
如下 ：
档 案业 务 指 导 、 法 以及档 案馆 工作 之 间 需要 系统 安排 、 执
整体考虑 ：鉴定与馆藏档 案数字化工作之间也需统 筹安
整 体 性是 系统 方法 的 基本 出发点 。它把 整 体 作 为研 还 给 基层 单 位 带来 麻 烦 ， 成 不 良影 响 。 了解决 这 些 问 造 为
我们 以 系统理 论 为指 导 ， 眼于 整体 安 排 ， 出 了“ 着 提 四 究 对 象 ， 为 世界 上 各种 对 象 、 件 、 程 都 不 是 杂乱 无 题 ， 认 事 过
程， 做好 了档案工作不一定就能搞好管理 ， 但做不好档案
档 案 系 统 不是 孤立 的 ，是 处于 比它 更 高一 层 次 的 系 工作 ， 肯定 搞 不好 管 理 。 比如法 院 办案 的过 程 ， 实就 是 其
统之中， 如机关档案系统是机关行政 系统的组成部分 ： 企 搜集档案 ， 形成档案 ， 并利用档案进行宣判的过程。英美 业档案 系统纳入企业管理系统之中 ；科研档案系统是科 等 国的司法机构一直使用的判例法 ，其实就是在审 判现
试述 系统论在 档案管理 中的应 用
■ 李 惠 铭
摘要 ： 系统论 是 加 强 工作 管理 、 高 工作 效 率 的指 导 提
从横 向上 看 ， 由同级 档 案 管理 部 门或 基层 档 案 室构 成 ； 而
性 科 学 ． 实现 工作 科 学发 展 的 重要 工 具 。 案 工作 是 一 档 案 系统 内部 ， 由若 干职 能部 ｆｔ 成 。 案 管 理 的核 心 是 档 也 －， 档 ；－ ｘ ｊ
社会需求
一 －
档案服务
促进
要 充 分 认 清社 会档 案 意识 薄 弱 、 案执 法 档
不严、 档案资源体 系与档 案利用需求相矛
创新
盾等 不 利 于档 案 发 展 的 内外 部 环境 因素 ， 排 除干 扰 ， 大 限度 地 开 放 档 案 工 作 各 个 最
本 ： Ｂ （ 每 小 时 职 工 工 资 的三 倍 ； ， 会 人 数 ； ， Ｉ Ｔ Ａ， Ａ Ｂ参 Ｔ 时 间 ） 为档 案 ， 世界 同 类公 司采 用 。管 理其 实就 是 规 范 成 为 劳动 行 为 ， 工作 顺 利 进行 。 使 管理 的过程 就 是 档 案工 作过
档案 管理 是社 会 活动 的本质 要 求 。 需发挥 其 资源和 工具 作用 来推 动本 职 工作
整体 性—— 档案管理是一项系统工程 ， 需通过系统管理实现最佳
一
、
排、 整体 考 虑 。这样 既避 免 了科 室 之 间的 工作 分 歧 ， 又减
少了重复下 乡给基层带来的精 力浪费， 否则 ， 往往会造成
各项 工作 之间 的相 互 抵触 ， 不仅 使 局馆 本 身 工作 “ 工 ” 返 ，
章的偶然的堆积 ，而是一个合乎规律 的由各种要素组成 个统 一调 度 ”即 ： 是对 基 层业 务 工作 要系统 安排 ， 别 ， 一 特
的 有机 整体 。它 可 以根 据 需要 和 可能 为系 统定 量 地确 定 是 执 法 和 指 导 及 档 案馆 的工 作 ， 定 要 本着 “ 一 事事 同议 ” 出最 优 目标 ，并 运用 最 新技 术 手段 和 处理 方法 把 整 个 系 目标 ， 以达 到 总体 最佳 。 那 么档 案管 理 系统 如何 利 用 系统 论 思 想在 整 体 上 实 的原 则 ， 指 导 和 执 法 及征 集 、 收 等 工作 结 合进 行 ； 使 接 二
项 系统 工程 本 文 以平谷 区档 案 工作 以 系统 论 为指 导 取
工作就是收、 用， 管、 收就是档案的资源体 系， 管就 是档案
的安 全体 系 ，用就 是 档 案 的利 用体 系 ，三 个 体 系 相辅 相 成 ， 一 不 可 ， 有 实现 档 案 管 理 的 系统 化 调 度 、 体 性 缺 只 整 运作 ， 才能 事 半功 倍 ， 到 效 益上 的最 佳 。 达
统逐 阶分级 ，使部 分的功能和 目标服从系统总体的最佳 是在处理业务工作 的具体 问题时统一考虑 ， 制定 了《 解决 处理业务问题的有关规定》 要求处理全局性的业务 问题 ，
一
定 要 经过 会 议讨 论 后再 做 决定 ；三是 收 管 用 各环 节 需
现最 佳 昵 ？ 几千 年档 案 管理 的历 史 来看 ， 案管 理 是 由 从 档 统 筹考虑 ， 如鉴定和数字化、 接收和管理等 ： 四是规范化 非独 立 系统 到独 立 系统 、 由经 验 管理 到 科 学管 理 逐步 发 建设 各项 内容 之 间也 要进 行 系统 性 运作 。 过 统一 调 度 ， 经
期， 这种 竞 争 包含 着 知识 的竞争 和 资 源 的竞 争 ， 中 也 包 展 ，必 需运 用信 息 负 反馈 理 论对 档 案 系统 进行 有 利于 服 其 括 档 案 资源 积 累和 资 源使 用 的竞 争 ， 因此 ， 实现 档 案 工作 务 目标实现 的修正 ， 使之达到系统稳定状态。 而这种修正
展起来 的 ； 从纵 向上看 ， 档案管理 系统 由国家档案局 、 省 既统一了局馆 工作 的步调 ， 又给基层减轻 了接待压力 ， 大 市档案局、 区县档案局 以及基层立档单位四层 系统构成 ： 幅度提高了工作效率。
２２ （ 目 辑：永 ） 栏 编 倪 宁
实践证明， 要想真正实现档案管理 的科学发展 ， 必须 的科 学发 展 ， 既是 档 案工 作 自身 发 展 的迫 切要 求 ， 是 各 又 实施系统理论指导下的档 案管理 ，只有对档案工作 实现 行 各业 科 学 发展 的需要 。 整体性安排 与调度才能使档案管理工作实现最佳。 ２从利用的角度看 ， 案工作即是专项工作 ， ． 档 又是渗 透到各行业各部 门的工作。因此， 档案工作科学规范 ， 是 二、 相关 性— — 各行各业的亟需。 本太阳公司的会议管理 ， 日 计算会议成
所 谓 系 统 ， 由相 互 作 用 ｇ ｝ 互 依 赖 的若 干组 成 部 化工 作 ，如 果 不进 行 整体 推 动 ，没 有一 个统 一 的规 范 要 即 ｎＢ 分 结合 成 的 、 有 特定 功 能 的有 机 整体 ， 系统 本 身又 是 求 ， 建 不起 一 个统 一规 范 的 数据 库 ， 来 的 资源 共 享也 具 而 就 将 它所 从 属 的 一个 更 大 系统 的组 成 部 分 。系 统论 认 为复 杂 就 无 从 谈起 。 如果 从 文件 产 生到 归档 没有 一 个 明确 的程 事 物 功能 远 大于 某 组成 因果链 中各 环节 的简 单 总和 （ ： 即 序 要 求 ， 就 不 能 有效 地 实现 “ 档 一体 化 ” 对 此 ， 局 也 文 ， 我 １ １ ２理 论 ）一 个 系 统 能够 保 持 动 态 稳 定 ， 系 统 向环 馆 通 过 制定 实 施 《 谷 区档 案 目录 数据 库 结构 与数 据 交 ＋＞ ， 是 平