地质资料档案管理规定

地质资料档案管理规定

1.0 目的

为加强科技档案管理，使其规范化、制度化，根据国家有关法规，结合本队实际情况，制定本办法。

2.0适用范围

凡是记录和反映本队勘查、设计、施工活动，具有保存价值的技术资料和技术成果，以及以队名义收集的科技资料，都属于归档范围。具体内容如下：a）勘查：包括地质勘察、水文地质勘察、水资源论证、岩土工程勘察、地质灾害评估、物探、测量等项目的原始资料、质量记录和成果资料；

b）设计：包括地基加固、基坑降水、水井论证等项目的原始资料、质量记录和成果资料；

c）施工：凿井、桩基、地基处理、基坑降水、基坑边坡支护、管道、土石方等。凿井工程归档资料包括施工组织设计、班报表、成井资料、测井资料、洗井、抽水试验资料、水质分析报告、验收单、施工报告、成井柱状图等原始资料、质量记录和成果资料；基础施工归档资料包括设计图、设计变更单、施工记录、验收报告、完工报告等与质量有关的原始资料、质量记录和成果资料。

3.0 管理规定

3.1主要工作内容

3.1.1在总工程师的领导下，队总工办负责全队技术资料的管理工作。队资料室具体负责地质资料的归档立卷、保管、借阅和对外交流工作。

3.2管理办法

3.2.1地质资料档案的分类

3.2.1.1原本档案（原始资料），指设计、编录、报表、观测记录、计算原稿、分析图表、成果原稿和质量记录、计算机源程序、审核（审查）意见等；

3.2.1.2复制档案，指印制出版的技术成果，复制的计算机软盘、光盘。

3.2.2地质资料档案的归档程序

3.2.2.1工程项目结束后，应由项目技术负责指定专人对原始资料进行整理、分类，经科技资料档案室清点查收无误后办理移交手续。

3.2.2.2复制档案出版后由项目负责人到资料室办理入库归档手续。需按合同送交业主的成果资料，需由专人在资料室办理移交单，送交业主，经业主签字确认后，移交单交资料室保存。

3.2.3地质档案的归档要求

3.2.3.1归档资料应经过系统归纳整理、分类、装订、装袋，保持清晰、完整、准确，不得丢失、遗漏、混杂和损坏；

3.2.3.2归档期限：单井或中小项目，应在向业主提交报告之前办理完资料归档手续；原则上讲，大型项目向业主提交报告之前应办理完资料汇交手续，如确有困难需经质量科技办批准可适当推迟归档时间，但最迟不超过25天；

3.2.3.3归档数量：原本档案1套。复制档案，向外单位提交的勘察、设计、施工技术成果：小型报告2份、中型报告4份、大型报告8份（含附件、附图、附表），各类技术论证材料、立项报告2份随技术成果报告存档；

3.2.3.4向资料室提交勘察、设计、施工技术成果报告纸介质的同时，对于重要的和有特殊要求的还应向资料室提交该成果的光盘2套。要求光盘内容与纸介质内容完全一致。电子文档体文件格式如下：

类别文字图件水文地质勘察、地

doc、xls格式mdb、dbf格式质灾害评估报告

岩土工程勘察报告doc、xls格式dwg、dxf格式

施工技术报告、生

doc、xls格式dwg、dxf格式产井竣工报告

3.2.4科技资料借阅制度

3.2.

4.1本队技术人员借阅科技资料，应由借阅人填写资料借阅申请表（格式见附表），由所在单位实体领导签字，主管领导批准，经队总工程师或队长签字批准，资料主管部门确认后，方可到资料室办理借阅手续。

3.2.

4.2外单位来队借阅资料，应带介绍信和相关证件，经队长或总工程师批准后，方可借阅并适当收取费用；

3.2.

4.3任何人不得替外单位和他人代借或转借资料，亦不得擅自把资料向外单位泄露，因泄露或转借给队造成损失的，除赔偿经济损失外并受纪律处分；

3.2.

4.4收集的各种比例尺地形图，须到资料室办理借阅手续后，方可借出。地形图属国家机密资料，借阅人应定期向资料室报告地形图的保管和使用情况并按时归还；

3.2.

4.5借阅的资料，不能在文字或图上注记号、画点线，更不允许将资料丢失、损坏。

3.2.

4.6 为使资料能发挥更大的作用，资料借阅时间原则上不超过15天。特殊情况，经总工程师批准后，可适当延长借阅时间，但最长不超过30天。否则，将给予一定的经济处罚；

3.2.

4.7 原始资料、软盘、光盘、仅存一份的复制资料仅供在资料室查阅，一律不外借。

3.2.5科技资料定期清还制度

3.2.5.1每年年终前，资料室管理人员应清查、统计年内外借资料及应归档资料情况，对于超期未还或未归档的资料应通知其本人或部门进行督促，如仍不能按期收回，则给予张榜公布限期归还（档）；

3.2.5.2对于经资料室张榜公布并反复督促仍不能按期归还（档）的资料，队可视不同情况给予不同程度的处理，具体办法如下：

3.2.5.2.1确因工作需要，需超期借阅的，应到资料室先办理归还手续，再办理续借手续，特殊情况应经队总工程师或队长批准后长期借用；

3.2.5.2.2用于以队名义申报奖项、办理资质或清欠工程款而不能归还的资料，需经队总工程师或队长批准，方可借阅或消帐；

3.2.5.2.3对于长期在外地工作和出国人员借阅的资料，资料室应根据其工作进展和回归情况及时通知其尽早清还所借资料；

3.2.5.2.4借调和调出本单位的人员，应先清还完所借资料后，资料室方可签字盖章，否则不予办理相关手续；

3.2.5.2.5如因借阅人不慎，造成资料丢失、损坏而不能归还或长期占用资料不愿归还者，队可根据借阅人所借资料的重要程度给予一定的行政或经济处罚；

3.2.5.2.6对于当年内所有应归档而不能及时存档的工程项目竣工资料，在取得资料主管部门的认可后，经营核算管理部门将不对该工程项目进行核算。

4.0 管理记录

科技档案管理有关记录见质量体系程序文件HZGEI/QP4201-2006《文件和资料控制程序》和HZGEI/QP-4202-2006《质量记录控制程序》。