电子文件管理基础知识

所有的元数据都是著 电子文件的真实性、 描述，而元数据则有
录信息。
完整性和有效性等功 着更广泛的用途和更
能。
深入的环境特征描述。
元数据的主要功能
提供了对文件的全面描述
保障文件的真实性、完整性和可读性
• 记录电子文件的形成、管理和利用过程 • 维持文件之间的历史信息联接 • 采用标准和通用格式，可间接反映文件内容，降低电子文件管理风险
支持文件信息的组织和查询，方便档案信息资源的聚类管理和深度开发
支持文件的全程控制，支持文件管理流程的集成与优化。可作为分布式数字档案馆中 信息组织（整合）的工具和纽带
支持系统间的互操作性
内容提要
电子文件定义和种类 电子文件特点和作用
电子文件运动规律
电子文件的特点
信息的非人工识读性及系统依赖性
• 通过特定的读取设备和程序解码后才能识读
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6、意志坚强的人能把世界放在手中像 泥块一 样任意 揉捏。 2022年 3月23 日星期 三上午9 时9分1 3秒09: 09:1322 .3.23
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7、最具挑战性的挑战莫过于提升自我 。。20 22年3 月上午9 时9分2 2.3.230 9:09M arch 23, 2022
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8、业余生活要有意义，不要越轨。20 22年3 月23日 星期三9 时9分1 3秒09: 09:1323 March 2022
围1：创建
案卷 全宗 全宗集合
围2：捕获
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文件保管形式 轴
紫光档案 源于清华 服务社会
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1、有时候读书是一种巧妙地避开思考 的方法 。22.3. 2322.3. 23Wed nesday, March 23, 2022
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2、阅读一切好书如同和过去最杰出的 人谈话 。09:0 9:1309: 09:1309 :093/2 3/2022 9:09:13 AM
注：文件是指机构或个人在履行其法定义务或业务事务活动过程中形成、收到 并保管的作为证据及信息的记录（引用ISO15489）。
电子文件的构成要素
存储载体
描述
5
文件的内容信息
内容信息：是指文件中所表达的对象，包含 了表达作者意图的信息，包括文件形成者形 成的文字、数字、图像、声音等。
它是构成电子文件最基本的要素。
谢 谢 大 家 022 9:09 AM3/23/2022 9:09 AM22.3.2322.3.23
• 12、这一秒不放弃，下一秒就会有希望。23-Mar-2223 March 202222.3.23
• 13、无论才能知识多么卓著，如果缺乏热情，则无异 纸上画饼充饥，无补于事。Wednesday, March 23, 2022
文件的结构信息
结构信息：是指文件内容信息所依托的载体和所 呈现的形式，包括物理结构和逻辑结构。
物理结构：记录电子文件的 逻辑结构：记录电子文件的
存储结构。如电子文件的内 显现和还原信息。如电子文
容信息是如何存储在光盘、 件的文字段落安排、格式以
磁盘还是磁带上；
及载体附件等方面信息。
电子文件的背景信息
非现行文件
文件利用率\价值形态
第一价值
第二价值
创建/捕获 流转/处理 价值鉴定 移交/归档 收集/整理 保管/管理 开发/利用 鉴定 销毁/永久保存
文件运动过程
文件连续体理论
价值表现 轴
社会记忆
围4：聚合
机构记忆 活动凭证
围3：组织
形成者 轴
个人 部门 机构 社会
行为轨迹
行活职目 为动能标
文件
业务活动 轴
描述
书名 出版者 出版日期 存储信息 阅读工具 …
元数据与著录信息的关系
两者既有联系又有区别
在内容上，两者呈现 在作用上，元数据的 总的来说，元数据的
交叉关系，有些元数 作用要比著录信息广 外延和作用要大于著
据可直接转化为规范 泛，除了便于检索的 录信息。著录信息主
的著录信息，但不是 功能外，还包括维护 要侧重于档案特征的
信息与载体的可分离性
• 可以在不同的载体上同时存在或相互转化，一份电子文件的全文和目录信息可分 散存储。
信息的流动性与不稳定性
• 流动性体现为电子文件保存位置的多样性和利用服务的透明性。不稳定性表现为 电子文件容易被修改、丢失或毁坏。
信息存取的不可靠性
• 由于电子文件载体寿命的有限以及计算机技术淘汰 ，电子文件数字信息难以维持 长久可靠的存取。
背景信息：是指有关文件及形成、维护文件管理背 景的描述信息。如：反映文件来龙去脉和与其它文 件的关联信息、收文与发文机构的沿革和职能描述、 文件保管系统的功能要求和系统环境信息等。
电子文件信息的描述—元数据
元数据：是指描述电子文件数据属性的数据，包括 文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处 理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
电子文件的种类
按信息格式 • 文本文件、图像文件、图形文件、音频文件、视频文
件、数据文件、命令文件
按生成方式 • 数字化文件、原始数字文件
按文件的功能 • 主文件，支持性文件，辅助性、工具性文件
内容提要
电子文件定义和种类 电子文件特点和作用
电子文件运动规律
文件生命周期理论（RLBiblioteka Baidu）
100%
现行文件
电子文件管理理论
——基础篇
紫光软件电子档案事业部 季雪岗
基础篇
2
内容提要
电子文件定义和种类 电子文件特点和作用
电子文件运动规律
什么是电子文件？
是业务流程电 子化的产物
具备大部分传 统文件的功能
电子档案
具有保存价 值的电子文
件
电子文件
以代码形式 记录于磁带、 磁盘、光盘 等载体，依 赖计算机系 统存取并在 通讯网络上 传输的文件。
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3、越是没有本领的就越加自命不凡。 22.3.23 09:09:1 309:09 Mar-22 23-Mar-22
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4、越是无能的人，越喜欢挑剔别人的 错儿。 09:09:1 309:09: 1309:0 9Wednesday, March 23, 2022
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5、知人者智，自知者明。胜人者有力 ，自胜 者强。 22.3.23 22.3.23 09:09:1 309:09: 13Mar ch 23, 2022
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9、一个人即使已登上顶峰，也仍要自 强不息 。上午 9时9分 13秒上 午9时9 分09:0 9:1322. 3.23
• 10、你要做多大的事情，就该承受多大的压力。3/23/2
022 9:09:13 AM09:09:132022/3/23
• 11、自己要先看得起自己，别人才会看得起你。3/23/2