洗衣机文件控制程序

文件控制程序

文件控制程序

1 目的

对与环境管理体系有关的文件与资料进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效版本的文件。

2 范围

适用于与本公司环境管理体系有关的文件与资料（包括外来文件与资料）的控制。

4定义

4.1环境手册：根据GB/T24001-2004标准要求，阐述本公司环境管理体系的文件。

4.2 程序文件：描述为实施环境管理体系要求所涉及各职能部门的活动文件。如管理评审控制程序、人力资源控制程序预防措施控制程序等。

4.3工作指导文件：作业标准、操作手册、技术文件等，凡在作业过程中使用的

文件与资料均属之。

4.4表单：用于记录作业结果所用的文件。

5作业内容

5.1文件作业控制流程如 (附件一)

5.2文件编码原则：各项文件制订、修订均应由品质部以编码原则编码。

5.2.1编码原则

5.2.1.1环境手册：XLJ/EM-01，EM代表环境手册；

5.2.1.2程序文件：PXXXY，P代表程序文件；XXX三码代表和GB/T2004标准条文相对应，后面再加一码流水号,版本和修改状态采用A/0、A/1、A/2、A/3、A/4、A/5、B/0、B/1、B/2、B/3、B/4、B/5、C/0⋯⋯的方式。

5.2.1.3工作指导文件：WIXXXYY ，WI代表标准书；XXX三码代表和GB/T2004标准条文相对应后面再加二码流水号版本采用A/0、A/1、A/2、A/3、A/4、A/5、B/0、

B/1、B/2、B/3、B/4、B/5、C/0⋯⋯的方式。

5.2.1.4表单：ER-XXX-YY，ER代表表单；XXX三码代表程序文件编号，后面再加二码流水号，版本采用A、B、C、D⋯⋯的方式。

5.2.1.5各项的编码不得有重复使用之现象。

5.3文件制订、修改、作废。

5.3.1文件制定作业：根据业务发展需要及公司安排由适当部门指定专人，以各类文件标准格式，拟案后填妥《文件制订、修改、作废申请单》，会签相关部门审查无误后，由拟案部门主管审核后交由品质部做发行及管制。

5.3.2文件修订作业：文件若不适合现状，需修改增订，应由提议部门填写《文件制订、修改、作废申请单》，提出原因后会签相关部门，交原拟案部门修改，修改后的文件再依文件制订作业程序执行。

5.3.3文件废止作业：由提议部门填写《文件制订、修改、作废申请单》，提出废止原因后会签相关部门，若同意则交由品质部做废止，回收各部门文件，若会签不同意则仍维持该份文件。

5.4文件分发、回收作业

5.4.1经颁布发行的文件，应由品质部以《文件总览表》打印管理，并依据拟案部门所拟分发部门复印适当份数加盖发行章后（表单的发行应考虑需复印后使用，故不盖发行章）发行，并请收文部门于《文件分发、领用表》上签收。

5.4.2修改及作废时，应由品质部依分发记录发行新版时回收旧版文件，回收时应注意数量及内容的完整性，并记录于《文件、分发领用表》上。

5.4.3对外文件分发应由适当对外单位签收，分发时应加盖发行章，失效或作废时不予以回收。

5.5文件保存

5.5.1文件保管部门：原稿一律由品质部保存，分发的文件由各部门自行保存。

5.5.2对外文件：由对外接洽负责，原则上对外文件不予以做分发回收动作。

5.5.3旧版文件在回收时，品质部须注明回收情形，各部门不得保留旧版，但品质部对历次旧版的原案须予以保存，并加盖“旧版文件”以做区别，避免误用。5.6文件销毁

5.6.1从各部门回收的旧版文件由品质部统一销毁，背面可以再利用但须用笔打斜

线以示区别，避免误用。

5.6.2逾保存期限的资料、记录由保管单位自行销毁。

5.7文件档案管理

5.7.1现场使用的文件须置于作业场所，非现场使用的文件由各使用部门指定专人集中保管。

5.7.2各部门不得自行复印正式文件，如发现缺页、破损、字迹模糊，应填写《文件补发申请单》，由部门主管核准后向品质部申请补发。

5.7.3任何人不得于正式文件上加以标记书写任何文字、图形或符号。

5.8外来文件管理

各部门当接收到外部重要标准、规范、技术资料、有关的法律法规等，必须先审查其现行有效性，确认有效后，将文件交品质部编号，登录于《文件总览表》，直接分发给使用部门使用、保存与管理。

6相关文件：

无

7使用表单：

《文件制订、修改、作废申请单》

《文件分发、领用表》

《文件总览表》