审计档案管理办法

****审计档案管理办法（试行）
第一章总则
第一条为规范全区银行审计档案管理，保证审计档案质量，发挥审计档案作用，根据《中华人民共和国档案法》、国家审计署《审计机关审计档案工作准则》、《机关材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）、银监会《银行业金融机构内部审计指引》和全省相关规定，结合我区银行审计工作实际，制定本办法。

第二条审计档案是指银行在审计活动中直接形成的，具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的专项文件材料，是记录和反映银行审计专业活动的原始凭证，是银行档案的重要组成部分。

第三条银行审计档案实行省农村信用联社统一指导，各旗县级法人机构分级管理。

第四条银行审计部门应指定专（兼）职人员负责本部门审计档案的收集、管理、移交等工作。

第二章审计档案的形式、收集范围、保管期限与密级第五条审计档案在形式上可分为纸质档案和电子档案。

纸质档案是以纸为介质保存的审计档案，电子档案指以磁盘（带）、光盘、缩微胶片等电子信息载体为介质保存的审计档案。

第六条审计档案的收集范围包括：结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料和其他备查文件材料等四个部分。

第一部分：结论性文件材料
（一）审计报告或综合审计报告（含签发稿）；
（二）审计意见书及被审计对象对审计意见书的反馈意见书面材料；
（三）审计通报、经济处罚、纪律处分建议等处理决定及相关证明材料、审计处理决定通知书的送达回证（或送达确认凭证）、被审计对象及有关责任人执行审计处理决定的反馈意见等书面的有关材料；
（四）审计建议书及审计建议执行情况等材料；
（五）审计报告的征求意见稿及被审计对象对审计报告征求意见稿的反馈意见书面材料；
（六）被审计单位对审计意见、审计处理决定的执行情况等资料；
（七）后续审计结果情况。

第二部分：证明性材料
（一）审计调阅资料清单；
（二）现场审计座谈会纪录；
（三）审计工作底稿及相关证明材料，相应的取证材料附在取证材料后面；
（四）审计事实确认书及相关取证材料，相应的取证材料附在取证材料后面；
（五）审计谈话记录；
（六）审计询证函；
（七）现场审计签证单及相关证明材料的原件等资料。

第三部分：立项性文件材料
（一）审计项目确定书或人力资源部的发函（委托材料）；
（二）现场审计通知书（含审计项目签报）；
（三）现场审计方案；
（四）其他材料。

第四部分：其他备查文件材料
（一）没有列入审计实施方案但与本审计项目有关的材料；
（二）被上级审计机关或同级政府有关部门采用的与本审计项目有关的信息或简报等。

第七条审计档案的保管期限分为永久和定期两大类，定期一般分为30年、10年。

（一）永久保存的档案，包括经济责任审计（离职离任审计）、上级单位统一组织的审计项目、重要专项审计项目和追溯年限较长（一般为三年以上）的全面业务审计的审计档案以及涉及人员处理的审计事项；
（二）保管期限为30年的档案，包括一般专项审计、审计调研、审计调查、信访核查、当年或近两年全面业务审计等审计档案；
（三）保管期限为10年的档案，包括除上述两种审计事项外的其他立卷的审计事项。

如突击检查、日查周报、序时审计、常规专项审计等。

第八条电子档案的保管年限与纸质审计档案相同，确有必要的可延长保存期限。

第九条审计案卷的密级和保密期限，按卷内文件最高密级和最长保密期限确定，并按规定做出标志。

第三章审计档案的整理立卷
第十条审计档案的立卷原则：谁审计谁立卷，边审计边收集整理，审计终结，案卷形成。

审计档案的建立实行审计项目组负责制。

第十一条审计项目文件材料立卷时应当遵循下列规则：
（一）按审计项目立卷；
（二）单独开展的审计项目按材料的多少可立一卷或若干卷，合并开展的审计项目分开立卷；
（三）统一组织、分层次执行的审计项目，参与执行的各级审计机构均应就该审计项目进行单独立卷；
（四）单独立项的审计追踪项目应当单独立卷并与初始审计档案建立索引，不单独立项的审计追踪项目可以合并立卷；
（五）跨年度的审计项目，应当在项目审计终结的年度立卷。

第十二条电子档案整理应按如下方法处理：
（一）磁质、声像、光盘等审计资料应在每盘上注明单位、时间、内容、有效期、翻录期、录制人、保存年限，并逐件登记；
（二）对电子档案的追加拷贝、删除、替换、修改、复制等操作必须严格按权限进行办理。

第十三条卷内文件排列按照结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料和其他备查材料等四个部分顺序组合排列，其中每一件文件再按照正件在前，附件在后；签发稿在前，修改稿在后；批复在前，请示在后；批示在前，报告在后；重要文件在前，次要文件在后；汇总文件在前，基础性文件在后的顺序进行排列。

第十四条书写案卷封面，内容包括年度、实施审计单位名称、项目名称、本卷序号及总卷数等项目（见附件1）。

（一）审计项目所属年度；
（二）实施现场审计的单位名称；
（三）审计档案名称；
（四）本卷序号及审计材料卷数；
（五）实施现场审计的部门；
（六）审计时间；
（七）归档时间；
（八）卷内件数和卷内页数；
（九）保管期限；
（十）档案编号（由档案员编写）。

第十五条编写审计档案卷内目录一式两份，填写内容包括件号、文号、题名、负责人、日期、页数、备注等项目（见附件2）。

（一）件号，按文件材料的排列次序逐一填写；一件文件材料为一号；
（二）文号，按文件材料制发单位所确定的文件字号填写，没有文件字号的不填；
（三）题名，填写文件的标题，无标题或标题不明确的，应当根据文件内容自拟标题，并用“[ ]”注明；
（四）负责人，填写文件的署名者或制作者，未署名和不易判断制作者的文件，填写材料提供者，并在备注栏上注明；
（五）日期，填写文件材料的形成日期，一组证明材料的日期，可采用期间法填写，填写时可省略“年”、“月”、“日”，文件材料上无日期的注明收到材料的日期；
（六）页数，文件的原始页数；
（七）备注，填写其他需要注明的事项。

第十六条填制备考表，备考表填写内容包括案卷情况说明、检查人、检查时间、立卷人、立卷时间等项目（见附件3）。

（一）本卷情况说明，填写本卷审计档案有无缺损、修改、补充、移出、销毁情况，有无审计证物及审计证物名称与编号，本卷与其它卷的关联等，填写人应当签名并标明填写日期；
（二）检查人，审计部门档案管理员及档案部门档案管理员在接收档案时，接收人员在本栏签名并填写检查情况；
（三）检查时间，由检查人按检查时间填写；
（四）立卷人，由立卷责任人签名；
（五）立卷时间，由立卷人按立卷时间填写。

第十七条卷内材料必须整洁干净，对破损的材料应进行托裱；小于A4型纸张的要用A4型纸粘贴补镶，大于A4型纸张的要以A4型纸张为准进行折叠。

字迹已模糊的应复制并与原件一并立卷。

第十八条每一卷审计档案均按照案卷封面（正面）、卷内目录、卷内文件材料、备考表、案卷底面的顺序组合，采用三孔一线的方法在左侧装订成卷，装订前要拆除文件上的金属物。

纸面应为标准的
A4用纸，案卷装订应做到牢固、美观，不压字、不丢页、不错页、不订反、不损坏文件、不妨碍阅读，每卷装订的文件材料厚度一般不超过3厘米。

第十九条编写卷内文件的件号和整卷页码。

在每份文件左上角编写件号，并对装订好的案卷从卷内目录开始在每一有效图文页面右上角编制大流水页码，同时不破坏卷内文件材料的原有页码。

第二十条审计项目文件材料相关审计证物的处理应遵循下列
规则：
（一）可以入卷保存的审计证物，装入卷盒或卷皮所附的物品袋内，同时在袋上注明证物名称、形状、数量、特征、来源，并列入卷内目录；
（二）不能入卷保存的审计证物，应当作为审计项目案卷的附件，另行包装和编号保管，并在包装上注明相应审计项目案卷题名、案卷号、审计证物名称、数量、来源等项目；
（三）不宜保存的审计证物，应及时拍成照片装入照片档案袋，作为一件粘贴在相应的位置，存入审计案卷内；
（四）包装后的证物应当作为相应审计项目案卷的附件。

第四章审计档案的移交归档
第二十一条每一审计项目结束，都应由审计组长或主查将所有审计案卷及时移交给审计部门专（兼）职档案管理员，并办理审计档案移交手续。

审计档案的归档应以审计项目为单位进行交接，归档时间不得迟于该审计项目审结后的半年。

第二十二条审计部门专（兼）职档案管理人员对接收后的档案资料，区分不同的保管期限，将案卷按照审结时间顺序进行排列并分年度编制流水案卷号，再按照案卷顺序逐卷登记《审计档案案卷目录》（见附件4）一式二份。

第二十三条案卷装盒并填写盒面要素。

根据案卷厚度可以一卷一盒，同一审计项目也可以多卷一盒。

档案盒正面应设置全宗名称、审计项目、审计部门、审计时间、归档时间等项目（见附件5），盒脊应设置全宗号、目录号、年度、保管期间、案卷号、盒号等项目（见附件6）。

档案盒规格：档案盒外形尺寸为305㎜×220㎜（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为30㎜、60㎜等。

第二十四条审计档案从审结年度次年起，在审计部门保存两年后移交档案管理部门统一保管。

对应移交档案部门保管的审计档案，审计部门专（兼）职档案管理人员填写《审计档案案卷移交清单》（见附件7）一式两份，其中一份留审计机构备查，另一份随审计档案及其案卷目录移交档案管理部门。

档案交接双方部门负责人、监交人、经办人均应在移交单上签字。

第五章其他规定
第二十五条审计档案应单独存放、专柜保管，其库房保管条件应满足审计档案长久保管的需要。

对于电子档案保管还必须具备防
磁、防震、防静电、防磕碰、防化学腐蚀条件，并符合温度、湿度等要求。

第二十六条电子档案与纸质审计档案应分开保管。

第二十七条电子档案及其备份按照规定异地存放。

软盘、磁带、光盘的保管地应与计算机房分开至少50米。

第二十八条审计档案保密。

如需借阅，必须经有关领导同意并办理借阅手续。

第二十九条审计档案的保管、利用、鉴定、销毁、奖励与处罚参照会计档案的有关规定执行。

第三十条销毁电子档案必须经过消磁、粉碎或腐蚀处理，确保磁介质上的档案数据全部删除，防止发生泄密和流失。

第三十一条审计档案移交目录、移交单、鉴定意见、销毁清单及相关材料应纳入本级机构档案全宗卷永久保存。

第三十二条对于银行的审计档案管理情况至少每年进行一次全面检查。

重点检查审计档案的保管、调阅、销毁等手续是否完备，档案保管是否完整，账实是否相符，保管条件是否符合要求。

第三十三条各稽查办事处要对本辖区旗县级法人机构的审计档案管理进行不定期抽查。

第六章附则
第三十四条本办法由***银行联合社理事会制定、解释，社员大会批准、修改。

第三十五条本办法适用于****范围内的银行。

第三十六条本办法自下发之日起执行。