基本文字材料处理知识讲解
党政机机关公文处理基本知识
（一）公文的定义
行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成 的具有法定效力的规范体式的文书(1993年11月21日，国 务院办公厅发布的•国家行政机关公文处理办法‣)。 党的机关公文，是党的机关领导、处理公务的具有特 定效力的规范格式的文书(1996年5月30日，中共中央办公 厅发布的•中国共产党机关公文处理条例‣)。 公文是各种法定的社会组织（指党政机关、企事业单 位以及群众团体等）在处理公务过程中形成并使用的具有 法定效和规划体式的文书。
xxxx办公室
公文是治国理政的重要工具，实施领导的重要手段，指导工作的重要载体。
（二）公文的类别
1、根据所起的作用不同: 法规性公文，如条例、规定、办法、章程、守则、规范、制度等； 计划性公文，如要点、计划、规划、方案、预案、纲要、安排、 打算、设想等； 指导性公文，如命令、指示、决定、决议、通知、会议纪要、意 见等； 陈述性公文，如工作总结、工作情况报告、调查报告等； 请示答复性公文，如请示、批复等； 沟通情况性公文，如通报、简报等； 宣传教育性公文，如讲话稿、通告等； 商洽性公文，如函等。
xxxx办公室
公文是治国理政的重要工具，实施领导的重要手段，指导工作的重要载体。
（一）版头 是指公文首页上端印有“XXX文件”字样的一行红色 大字。
xxxx办公室
公文是治国理政的重要工具，实施领导的重要手段，指导工作的重要载体。
(二)发文字号 由机关代字、发文年度和发文顺序号三部分组成，缺 一不可（用3号仿宋）。 ◆机关代字要准确、规范、无歧义、易识别，并固定 使用，发文年度要用全称，并且用“„‟”（六角括号） 括起来，不能能“（）”或“†‡”、“[ ]”括号。发文 字号在大红字与红线之间居中稍偏下，用三号仿宋表示， 文号之间应空半格。在使用“请示”、“报告”等文种， 需标注签发人的，发文字号则标注在红线之上左方位置， 签发人则标注于红线之上右方位置。联合行文，一般只标 明主办机关的发文字号。
公文写作知识
公文写作知识公文写作知识公文写作基础知识：一、公文的概念：公文，即公务文书。
广义的公文，指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。
狭义的公文，专指党政机关处理公务时所使用的公文。
二、公文的格式：行政公文是具有规范体式的公文，别但要严格遵守行文的规则，并且对公文的各个组成部分也有完整和规范的格式要求。
税务公文的格式由发文机关标识、紧急程度、隐秘等级和保密期限、发文字号、签发人、标题、主送机关、抄送机关、正文、附件讲明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、印发机关和印发日期等16个部分组成，各个组成部分的拟写和标注都有十分明确的规定。
（一）公文的格式（发文字号）：1、依照公文的内容在规定范围内确定发文字号。
2、发文字号由机关代字、年份和序号三要素组成。
3、发文字号普通由各单位依照工作需要确定，并保持相对稳定。
（二）公文的格式（密级和保管期限）：1、公文的密级分为绝密、机密和隐秘三个等级。
保密期限普通规定为绝密30年，机密20年，隐秘10年。
并且，能够依照公文的内容规定为“长期”或确定保密的最佳期限，如“隐秘★6个月”、“机密★5年”、“绝密★长期”。
2、在公文处理中，对来文标有密级的公文，应当按来文的密级标注。
（三）公文的格式（紧急程度）：1、确定公文紧急程度的目的，是为了优先处理那些内容重要、时刻紧迫的公文。
所以，公文的紧急程度别能滥用和随意标写。
2、公文的紧急程度分为“特急”和“急件”两种。
（四）公文的格式（公文标题）：1、公文的标题具有揭示文件内容和主题的功能，普通由发文机关（责任者）、内容（事由）和文种三个基本要素组成。
2、公文标题的拟写普通有以下几种形式：3、完整式标题4、省略式标题5、复式标题6、特别式标题（五）公文的格式（公文标题）：1、在拟写标题时，应注意以下几点：2、公文标题应当准确简要地概括公文的要紧内容，并正确标明公文的文种。
3、除上报的公文和联合行文外，普通应当标明发文机关。
公文处理基础知识
公文处理基础知识第一节公文处理概述一、公文的定义公文即公务文书，是党政机关、企事业单位和社会团体在处理公务时所形成的现行公用、法定效力和特定体式的文字材料。
《中国共产党机关公文处理条例》规定：“党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、部署和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。
”《国家行政机关公文处理办法》规定：“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具”。
二、公文办理程序收文办理：包括签收（含拆封、清点、分类）、登记、拟办、送批、批办、分发、传阅、承办、催办、办复、立卷、归档等12个程序。
注意：1.要有规范收文登记本、阅文处理笺；2.各单位办公室人员要及时向有关人员收取（指通过会议发的文件）文件；3.需清退的文件必须要放在保密柜,由专人保管；4.复制上级秘密文件，须经发文机关批准或授权。
复印件应加盖复印机关印章。
复制的公文应与正式印发的公文同样管理。
5.借阅文件要登记。
发文办理：包括起草（含修改、协调）、校核、会签、签发、复核、登记（编号）、印制（含排版、校对、装订）、缮印、分发、立卷、归档11个程序。
注意：1.要有规范的发文登记本、发文签批单；2.校核、复核、登记、印制等程序必须由文秘人员和办公室主任把关；3.要有会签程序，由办公室文秘拟定会签人、签发人。
4、发文要严守程序，坚决杜绝“倒行文”。
第二节公文种类按照《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关处理办法》的有关规定，公文种类主要有14种：1.决议。
用于发布经会议讨论通过的重要决策事项。
2.决定。
用于对重要事项做出决策和安排。
3.指示。
用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。
4.意见。
用于对重要问题提出见解和处理办法。
5.通知。
用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。
公文基础知识
公文基础知识一.什么是公文广义的公文－一切党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的体式完整的文字材料狭义的公文－机关单位之间以正规格式通行的书面文字材料国家行政机关公文－行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体势的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具二.公文有何特点鲜明的阶级性法定的权威高度的准确性－文种适用、语言适用特定的作者三.公文有何作用强制行为规范作用领导和指导作用下情上报、上情下达和左右贯通作用记录和凭据作用四.公文的行文方向上行文平行文下行文五.公文的行文原则根据本机关的隶属关系和职权范围确定行文关系一般不越级行文（多级行文、逐级行文）受双重领导的机关向上级机关请示，要求对方答复的公文应分清主送和抄送机关，不得同时抄送下级机关政府各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题，审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文，如需行文，应报请本级政府批准由本级政府办公厅（室）转发。
同级机关可以联合行文两大类别可以联合行文（4个同级；上级政府部门与下级政府）党、政、军、群的顺序主办机关原则在前只标注主办机关的发文字号公文的结构形式：纵式-按时间推移、事物发展演变、事理层递关系安排材料横式-按事物组成部分、空间分布、事物性质归纳展开材料纵横结合式-既考虑时间、发展演变、事理层递关系，又考虑其内在联系，形成纵横交错、经纬结合的结构形式。
六.公文的种类《国家行政机关公文处理办法》规定13种命令－适用于依照有关法律规定和规章，宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
（层级高，四类使用主体）决定－适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（无层级限制）公告－适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（国内外）通告－适用于公布社会各个方面应当遵守或周知的事项。
（知照性）通知－适用于转批下级机关的公文，转发上级机关和不相互隶属机关的公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。
公文写作基本知识
4、按照紧急程度划分：
◆ ◆ ◆ ◆ ◆
特提公文 特急公文 加急公文 平急公文 普通公文
5、按照使用范围划分：
◆ 通用公文 决定、通知、通报、报告、请示、批复、 意见、函、会议纪要等 ◆ 专用公文 司法类的公文、经济类的公文、任免类 公文、议案、提案、建议等
6、按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约 束力的强弱划分： ◆ 13种规范性公文 命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、 报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 ◆ 非规范性公文： 常用的非规范性通用公文有调查报告、工作计 划类、工作总结类、提案、建议、说明、讲话 稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表 格类、大事记等等。
（六）秘密等级和保密期限
如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在 版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识 秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版 心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★” 隔开。如：绝密★3个月。 涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级 具体范围 的规定分别标明“绝密”、“机密”和 “秘密”。 在此需要说明的是，如不标识保密期限，秘密等 级两字之间应空1字距离，如需标注保密期限，则秘 密等级的两字间则不空1字距离，以使该字段不致过 长。
（五）公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份 公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉 伯数码顶格标识在版心左上角第l行。并不是所有的 公文都需要编制份数序号。《办法》规定带有密级 的公文要编制份数序号。如果发文机关认为有必要， 也可对不带密级的公文编制份数序号，如国务院文 件都编有份数序号。 一般来说，应根据公文的份数来决定编几位， 但至少应不少于两位，即“1”编为“01”。 本标准规定份数序号的位置在版心左上角顶格 第1行。
文员方面的知识点总结
文员方面的知识点总结一、文员的工作职责1.文字处理作为一名文员，文字处理是其最基本的工作内容。
文员需要根据领导的要求，将口头或书面信息转化为文字材料，如合同、公文、通知、报告、信函等，要求文字准确无误、清晰易懂。
2.文件管理文员还需对公司的各类文件进行管理，包括归档、整理、分类和保管。
文员需要确保文件的准确性、完整性和易存取性，以便日后查阅和运用。
3.资料整理文员需要定期整理和更新公司的各种资料，如人事档案、财务报表、客户资料等。
资料整理要求文员具有细心、耐心和严谨的工作态度。
4.档案管理文员要负责公司档案的管理工作，包括接收、存放、整理、查询和保管等。
这需要文员具备一定的组织和协调能力，确保档案资料的完整和安全。
5.文件传递文员会承担文件传递的工作，包括文件的复印、传真、快递、邮寄等。
文员需确保文件的及时传递和正确送达，并做好相关记录和跟踪工作。
6.其他工作在公司日常管理中，文员可能还需要完成领导交办的其他各项工作，如接待访客、电话接听、会议记录、行政支持等。
二、文员的工作技能1.文字处理能力文员需要具备较强的文字处理能力，包括文字输入速度快、打字准确、规范。
熟练掌握办公软件，如Word、Excel等，能够快速、准确地编辑各种文书材料。
2.基本文秘技能文员需要具备基本的文秘技能，包括会议记录、文件处理、快速查阅信息等能力，以及一定的书面表达和沟通能力。
3.组织和协调能力文员需要具备一定的组织和协调能力，能够有效地管理、安排和协调各种文件和资料。
4.细心和耐心文员需要有细心和耐心的工作态度，处理文件和资料需认真仔细，对细节要求高，保证工作的准确性和完整性。
5.沟通和协作能力文员需要与各个部门和同事进行有效沟通和协作，能够处理好内外部各种信息的传递和处理。
6.应变和应急能力文员需要具备一定的应变和应急能力，能够在工作中迅速、灵活地应对各种突发情况。
三、文员的工作流程1.接收任务文员工作的第一步是接收任务，了解领导或部门要求，明确工作内容和工作期限。
公文基本知识
注
主题词的标引顺序是：先标反映
中共临汾电力高级技工学校委员会 临汾电力高级技工学校
文件晋晋内电电临临容校校的[发]词[ 号]，号再标反映文件形式的
临汾电力高级技工学校工会委员会 词。晋一电临份校文工件[ ] 有号两个以上主题内容，
共青团临汾电力高级技工学校委员会应按晋主电题临校内团容[ ]依号次标引。
2、根据行文目的确定公文文种。 3、根据行文关系确定公文文种。 4、根据行文单位的职权确定公文文种。
（四）调查研究，收集材料
在明确行文目的和要求、选定文种之后，就应进行 深入的调查研究，收集和占有翔实的材料。分析、筛选 和取用材料方法很多，主要有五点：
1、选取经核实无误的材料。 2、选取能反映事物基本状况的材料。 3、选取最能服务于主题的典型材料。 4、从多方面选取对事物特征最有说服力的材料。 5、选取最能说明事物性质、明确是非界限和制定决 策依据的材料。
9、会议纪要 适用于记载和传达会议情况和议定事项。
10、意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法， 对重要事项提出解决办法
三、公文的格式
〔一〕、公文格式各要素划分及构成
眉
主
版
首
体
记
〔二〕公文必须具备的根本要素 发文机关
标题
基本要素
正文
印章或签署
成文日期
（三）可供选择的要素
发签主 附主抄 版份 密紧无题
3、请示的结构模式 请示文种的内容结构一般由标题、正文、结尾
三部分组成。
（1）标题 请示的标题通常由发文机关、事由、文种构
成，也可以由事由和文种构成。如《临汾电校关于 派员赴**、**考察境外培训基地和电力企业管理的 请示》等。
（2）正文
《文字资源的处理方法》 导学案
《文字资源的处理方法》导学案一、学习目标1、了解文字资源的常见类型和来源。
2、掌握文字资源处理的基本流程和方法。
3、学会运用相关工具和技巧对文字资源进行有效的整理、分类和筛选。
4、培养良好的文字资源管理习惯，提高信息利用效率。
二、学习重难点1、重点（1）文字资源处理的流程和关键步骤。
（2）常用的文字资源处理工具和软件的使用。
2、难点（1）如何准确筛选和评估有价值的文字资源。
（2）如何根据不同需求对文字资源进行个性化处理。
三、知识讲解（一）文字资源的类型1、书籍、报刊、杂志等纸质文献。
2、网页文章、博客、论坛帖子等网络文字。
3、电子邮件、办公文档、报告等电子文件。
（二）文字资源的来源1、图书馆图书馆是获取各类书籍、期刊、报纸等文字资源的重要场所。
通过图书馆的借阅系统，可以方便地获取所需的纸质文献。
2、网络搜索引擎利用百度、谷歌等搜索引擎，输入相关关键词，能够找到大量的网络文字资源。
但需要注意筛选信息的准确性和可靠性。
3、学术数据库对于学术研究，学术数据库如知网、万方等是不可或缺的资源来源，提供了专业、权威的学术论文和研究报告。
（三）文字资源处理的基本流程1、收集根据需求确定收集的范围和主题，通过各种途径获取文字资源。
2、整理对收集到的文字资源进行初步的整理，如去除重复、格式调整等。
3、分类按照一定的标准和逻辑对文字资源进行分类，便于后续的查找和使用。
4、筛选筛选出有价值、与主题相关的文字内容，剔除无关或低质量的信息。
5、分析对筛选后的文字资源进行深入分析，提取关键信息和观点。
6、存储将处理好的文字资源妥善存储，以便随时调用。
（四）常用的文字资源处理工具和技巧1、文字编辑软件如 Word、WPS 等，用于文字的录入、编辑和排版。
2、笔记工具印象笔记、有道云笔记等，可以方便地记录和整理文字资源，并支持多平台同步。
3、标签和分类功能利用工具中的标签和分类功能，对文字资源进行更细致的分类管理。
4、搜索和筛选工具通过软件内置的搜索和筛选功能，快速找到所需的文字内容。
学习办公工作的基本功从文字材料开始
学习办公工作的基本功从文字材料开始如何做好办公工作，任务事项繁多，但是没有一件事可以疏忽大意，小小的不留意都会影响大局，所以我们应该具备怎么样的文字处理基本功？下面是小编带来的学习办公工作的基本功:从文字材料开始，这个要好好学习。
办公室是办文、办会、办事的主要平台，也是一个公司的形象和窗口，担负着承上启下、联系左右、协调各方的重要责任。
任务千头万绪，但没有一件可以疏忽。
任何小的疏忽，都可成为大的失误，稍有处理不当就有可能影响全局工作。
从这个角度讲，文字处理、协调组织、沟通交流能力都是办公室工作人员的基本素质，是做好办公室工作的基本功。
本文从文字资料组织入手，谈一下办公室人员应该具备的文字处理基本功。
办公室是出材料、出思路的地方，人人都应该具备一定的文字处理能力，即使不能成为“笔杆子”，也应该有基本的文字组织能力。
从办公室的工作性质讲，工作人员虽然分工明确，但在具体工作中更需要协调配合，尤其是文字资料组织方面，无论是日常的文件初稿撰写、例行的总结报告报送、还是特定时段发言稿件的组织都需要每个人能说之即懂，懂之能写，写之能用。
只有具备了这样的能力，才能组织好各类资料，完成既定的工作任务，更好地胜任办公室工作。
一、克服“三个”困难做好文字处理工作，撰写精品材料，在文字处理过程中，就要从基础做起，切实扑下身子，从心理上克服三个“困难”。
首先要克服“躲”的心理，对于初期从事文字工作的人员，开始接触材料撰写时，难免会有畏难情绪，这种情绪不仅会影响写作者的心情，也会影响材料的质量。
所以要把材料组织和撰写当作一项平常工作，用平常的心态去对待，不要存在躲避和妥协思想。
其次要克服“怕”的心理，有些人员在接到任务初期，因为没有头绪，总是觉得这项工作不好完成或完成不好，从心理上给自己太大压力，反而束缚了手脚，给材料完成带来困难。
三是克服“闭门造车”的习惯，有些人员在明确具体材料任务后，习惯于靠经验和想象撰写。
在这样的情况下，撰写的材料，思路上难免偏窄，有时也难免出现“假、大、空”的嫌疑，只有充分做好前期调研，改变闭门造车的习惯，才能更好地撰写好材料，展示办公室形象。
浅谈如何写好文字材料讲解
浅谈如何写好文字材料中共金川区委政策研究室潘从斌尊敬的各位青年朋友，大家下午好：今天和大家交流的是我自己多年来的一些体会，谈不上讲座，就是和大家一起学习和探讨。
魏文帝曹丕在《典论•论文》中指出：盖文章,经国之大业,不朽之盛事。
年寿有时而终,荣乐止乎其身。
二者必至常期，未若文章之无穷也。
邓小平同志也指出：拿笔杆子，是实行领导的主要方法。
可见，写作具有重要的意义和作用。
一般而言，人们对语言信息的处理有四种方式：听、说、读、写。
相对于听、说、读，写作是一种更高层次的思维活动。
大家经常感觉到：听得清、说得好、读得懂，但却怎么也写不出来，似乎陷入一种困境，原因何在？我认为这根源于写作所具有的以下三个特性。
一是精细化。
听、说、读都可以大而化之，观其大略，可以只要根和茎，“粗枝大叶”。
大家都读过很多书，那有谁可以原原本本一字不差复述其中的一篇？难度太大了。
但是我们却领会了其中的主要意思和精神实质，获取信息的目的已经达到了。
写作就不同，没有谁写论文只写提纲和概要，写作必须精分细化，要完备详尽，要枝繁叶茂，要把提纲的主要意思演绎表述得淋漓尽致，唯恐意思表达不完整，理论阐述不周延。
所以就有人形象地说：“说话是意识的汽化状态，而写作则是意识的固化状态。
”二是系统化。
听、说、读都可以零敲碎打：听者可以只听自己愿意听和听得懂的，不一定要照单全收；言者可以只说自己想说的，可以意犹未尽，只说其中一部分，甚至点到即止，留下暗语；读者则更具有选择权，一本书完全可以只阅读其中的重点章节，没有必要从前到后一字不漏读完。
当今社会处在一个知识爆炸的时代，书籍遍布，信息爆炸，速读、泛读、浏览等阅读方式尤显重要。
而写作就不一样，小至一篇文章，大到一部作品，必须保证结构完整严谨，内容排列有序，意思集中连贯。
三是逻辑性。
听和读都可能断章取义，说则可能语无伦次，颠三倒四，甚至出现前后矛盾，思想性、理论性和逻辑性都可以经不起推敲。
而写作则要求较强的思想性，较深的理论性和较高的逻辑性：写记叙文要求写清事情的来龙去脉、前因后果；写说明文要求介绍事物的性状、特点、功用、价值；写议论文要求立论、论证、结论；写政论文和策论文则要求指出存在的问题和现象、分析问题和现象的成因及危害、找出解决问题的对策和办法。
word2010知识总结材料
第四章文字处理软件的应用第一节 word2010基本操作Word2010是微软公司研发的一款文字处理软件。
Office的安装类型：典型安装、完全安装、最小安装和自定义安装。
一、word2010的启动和退出（一）启动（二）退出二、word2010窗口的组成1.标题栏2.菜单栏3.编辑区4.状态栏5.标尺：(1)标尺分为水平标尺和垂直标尺,标尺的主要用途是查看正文、图片、表格的高度和宽度,还可以调节页边距、设定段落缩进、对正文进行排版等。
(2)选择“视图”→“标尺”命令,可以显示或隐藏标尺。
三、word2010文档的新建及保存1.文件的新建及保存如果文档是新文档,第一次保存会出现“另存为”对话框，要求用户输入文档名,保存位置及文件类型。
2. 自动保存Word2010文档自动保存时间间隔默认为10min,可选择“保存”选项卡设置自动保存的时间间隔。
3.Word2010文档的打开与关闭(1)打开文档方法1:选择“文件”→“打开”命令或按Ctrl+O键,弹出“打开”对话框,选择文档所在位置，在文件列表框中选中需打开的文件,单击“打开”按钮。
方法2:单击常用工具栏中的“打开”按钮,弹出“打开”对话框,选择文档所在位置,列表框中选中需打开的文件,单击“打开”按钮。
方法3:从“我的电脑”中找到需打开的文档,双击打开。
(2)关闭文档方法1:选择“文件”→“关闭”命令。
方法2:单击菜单栏右边的“关闭”按钮。
4.文档的加密方法1:选择“文件”→“信息”命令。
四、文本的选定(一)英文单词或汉字词组的选定在单词或词组上双击即可选定英文单词或汉字词组。
（二）行的选定1.一行单击该行的文本选择区即可选定这一整行2.多行(1)连续多行:方法1:按住鼠标左键在文本选择区上下拖动方法2:单击要选中的第一行文本选择区,按住Shift键不放,再单击最后一行文本选择区,即可以选定连续的多行文字。
(2)不连续多行:按住Ctrl键不放,在要选中的行的文本选择区依次单击。
文书处理基本知识
文书处理基本知识
文书处理是指对文件、文档、合同等文字材料进行整理、归档、编辑和管理的过程。
以下是一些文书处理的基本知识：
1.分类与整理：将文档按照一定的规则分类，确保文件能够有序、清晰地排列。
这包括建立文件夹、标签、目录等。
2.文件命名规范：建立统一的文件命名规范，以便轻松识别文件内容。
规范可以包括日期、项目名称、文件类型等信息。
3.版本控制：对于经常修改的文件，采用版本控制系统，确保能够追踪文件的修改历史，避免混淆和错误。
4.编辑和校对：对文书进行编辑和校对，确保语法正确、表达清晰，排除拼写和语法错误。
5.保密性和安全性：对于涉及敏感信息的文书，保持保密性，采取适当的安全措施，如密码保护、加密等。
6.备份与存储：定期进行文件备份，确保文件的安全性和可恢复性。
选择适当的存储介质，考虑云存储等现代化方式。
7.归档和销毁：定期对不再需要的文件进行归档，按照法规和组织政策销毁过期的文件，以保持文档库的整洁和合规性。
8.数字化管理：将纸质文档或文件数字化，利用电子文档管理系统，提高文档的检索、共享和管理效率。
9.合规性：遵守相关法规和组织规定，特别是对于一些法律文件、合同等，确保文书处理符合法律要求。
文书处理是组织运作中不可或缺的一环，它有助于提高工作效率、减少错误，并确保组织的信息资源得到妥善管理。
消防安全基本知识文字材料
消防安全基础知识一、消防工作方针:预防为主、防消结合⏹燃烧具备的条件：⏹一定数量或浓度的可燃物⏹一定数量或浓度的助燃物⏹有一定能量的热源⏹火灾的定义：⏹着火因素在时间和空间上失去控制，并造成一定危害的燃烧现象二、报警的要求⏹任何的报警应由店上负责人同意实施。
⏹发现火情后，应遵循一面报警，一面扑救的原则，火势不大，能确认火势被自己完全扑灭，也可以先行用（就近的灭火器）扑救，扑灭后再报告现场负责人。
⏹火灾的特点:⏹1,突发性 2,严重性 3,复杂性三、常见的报警方式和方法：⏹1电话报警：先拨号，说出本人的姓名、所在单位、燃烧部位、火势大小、燃烧的物质、附近的情况，（加油站、加气站、煤气罐充装站等）⏹2打碎或按下破玻璃报警器报警（男、女使用区别）⏹3消防墙式电话报警四、电器用具起火后的处理措施：⏹首先应切断电源，然后用干粉或1211灭火剂灭火，确定线路无电时，才可用水扑救。
⏹客人遗留烟头的处理措施：⏹把没有熄灭的烟头用水浸湿，然后再倒入垃圾内，不能将未熄灭的烟头直接倒入垃圾内。
五、消防工作的四不放过原则；⏹事故的原因不放过；⏹事故的责任人不放过；⏹事故整改措施不放过，⏹事故相关人员教育不放过。
⏹六、灭火器是一种可由人力移动的轻便灭火器具。
它能在其内部压力作用下将所充装的灭火剂喷出，用来扑灭火灾。
由于它的结构简单，操作方便，使用面广，对扑灭初起火灾有一定效果。
七、灭火器的种类很多，按其移动方式可分为：手提式和推车式；按驱动灭火剂的动力来源可分为：贮气瓶式、贮压式、化学反应式；按所充装的灭火剂则又可分为：泡沫、干粉、二氧化碳、酸碱、清水、卤代烷灭火器。
八、目前我国研制成的空气泡沫灭火器是一种性能优良的新型灭火器具。
它可以根据不同需要分别充装蛋白泡沫、氟蛋白泡沫、轻水（水层膜）泡沫和抗溶性泡沫，用来扑救各种油类和极性溶剂的初起火灾。
由于泡沫的密度小，所以能覆盖在易燃液体的表面上，一方面能夺液面的温度（吸热），使液体表面降温，另一方面液体完全被泡沫覆盖以后，形成一个隔绝层，隔断空气与液面的接触，火就被扑灭了。
教案文字处理
教案文字处理教案标题：教案文字处理教案目标：1. 培养学生文字处理的基本技能，包括字体、字号、对齐方式等。
2. 提高学生对文字处理软件的熟练使用能力。
3. 培养学生对文字处理的审美意识和创新思维。
教学内容：1. 字体选择与应用：a. 介绍不同字体的特点和适用场景。
b. 指导学生如何在文字处理软件中选择和应用字体。
c. 练习使用不同字体进行文字排版。
2. 字号调整与应用：a. 介绍字号的概念和使用方法。
b. 指导学生如何在文字处理软件中调整字号。
c. 练习使用不同字号进行文字排版。
3. 对齐方式与应用：a. 介绍左对齐、居中对齐和右对齐的概念和使用场景。
b. 指导学生如何在文字处理软件中选择和应用对齐方式。
c. 练习使用不同对齐方式进行文字排版。
4. 文字处理软件的高级功能：a. 介绍文字处理软件中的插入图片、插入表格、插入超链接等功能。
b. 指导学生如何使用这些高级功能进行文字处理。
c. 练习使用文字处理软件的高级功能进行文字排版和编辑。
教学步骤：1. 导入：通过展示一些优秀的文字处理作品，激发学生对文字处理的兴趣和好奇心。
2. 知识讲解：依次介绍字体选择与应用、字号调整与应用、对齐方式与应用以及文字处理软件的高级功能。
3. 演示与实践：在教师的指导下，学生通过实际操作文字处理软件进行演示和实践练习。
4. 小组合作：将学生分成小组，让他们共同完成一个文字处理项目，如制作海报或简历，鼓励他们在文字处理中展现创意和个性。
5. 展示与评价：每个小组展示他们的成果，并进行同伴评价和教师评价，给予肯定和建议。
6. 总结与拓展：总结本节课的学习内容，鼓励学生在日常生活中继续应用文字处理技能，拓展更多的应用场景。
教学资源：1. 计算机或平板电脑。
2. 安装了文字处理软件的设备。
3. 优秀文字处理作品的展示材料。
4. 小组合作项目所需的材料和工具。
评估方式：1. 观察学生在实际操作中的表现，包括字体选择与应用、字号调整与应用、对齐方式与应用以及文字处理软件的高级功能的使用情况。
公文写作基础知识培训教材ppt课件(31张)
三、公文的作用
1、策令作用 2、规范作用 3、计划作用 4、组织作用 5、协调作用 6、控制作用 7、协调作用 8、联系作用 9、凭证作用
第二章 公文撰写方法
一、怎样撰写总结 二、怎样撰写计划 三、怎样撰写请示 四、怎样撰写报告 五、怎样撰写会议纪要 六、怎样撰写述职报告
一、怎样撰写总结
总结——是对已经完成的工作进行全面回顾，它要对 整个工作进行分析、评定和综合，找出经验、教训，提炼 出规律性的东西，以便指导今后工作。
正文： 主体，计划的主要内容，由目标、措施和步骤组成。
结束语
撰写计划要注意以下三点：
1.从实际出发，量力而行 2.计划中的目标、任务、指标等要写明确 3.使用表格式表达计划内容，表格设计要 简明，不要在一张表格上列过多的项目，必要时， 可以把计划内容分成几张表格来体现
三、怎样撰写请示
请示——下级单位在工作中发生的不能自行决定的重 大问题，或不属于本单位权限审批范围的事项，需要上级 解决、批准或指示时使用的文种。
二、怎样撰写计划
计划——为做好某项工作或完成某项任务，根据上级 的要求，结合本单位实际情况，确定具体的目标、要求， 提出相应的措施和办法而预先作出安排时拟定的一种公文。
计划按时间划分年度计划、季度计划、月份计划、一
周计划；按范围划分单位计划、部门计划、车间（处室） 计划、科室计划
计划
标题：一般由单位名称、计划时限、计划内容和文种四部分组成。 前言，相当于导语，说明为什么这样做和主要依据。
标题：单位名称+会议名称+文种；会议名称+文种
总结部分
正文：
结尾
分述部分
六、怎样撰写述职报告
述职报告——述职者在被考核过程中，向自己的任命 部门和上级领导及职工群众汇报自己在一个时期内守职、 尽责和施政情况的书面报告，是干部考核过程中普遍使用 的一种事务文书。
公文写作与处理知识
公文写作与处理知识1.公文的概念公文是公务文书的简称，指在公务活动中按定程序和格式形成和使用的、表述社会集团意志的文字材料。
公文有广义与狭义之分。
广义的公文,包括法定公文专用公文和事务文书;狭义的公文,仅指法定公文和专用公文。
法定公文又称通用公文,是指在党政机关、团体、企事业单位中普遍通行适用的,具有法定效力和规范体式的公文。
专用公文，是指局限在一定的工作部门和特定的业务范围内根据特殊需要而使用的公文。
事务文书又称业务文书或日用文书,是机关、团体、企事业单位处理日常事务所使用的非正式文件的统称,如计划、总结、简报、报表、记录、调查报告等。
2.公文的特点(1)法定作者。
法定作者，就是指依法成立并能以自己的名义行使权力、承担义务的组织或个人。
各级党政机关、社会团体和企事业单位,凡是依法建立并合法存在的，均坷依据自己的职能和权限范围制发文件,它们都是公文的法定作者。
(2)法定效力。
公文法定效力的大小取决于两方面:一一是制发机关地位的高低和职权范围的大小；二是公文内容的重要程度。
此外，公文的法定效力具有一定的时间性,被称为公文的时效。
⑶特定体式。
就是指特定的体例格式，包括统一的种类、名称、格式以及办理程序。
3.公文的主要类别(1)按适用范围分类《党政机关公文处理工作条例》第8条将公文分为15类:决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。
(2)按公文来源分类按公文的来源,可分为收文和发文两种。
(3)按行文方向分类按行文方向区分公文，是对发文的进一步分门别类，可分为下行文、上行文、平行文三种。
(4)按性质作用分类按公文的性质作用，可分为法规性公文、指挥性公文、公布性公文、报请性公文、通联性公文和记录性公文六种。
(5)按保密程度分类保密公文是指涉及党和国家机密内容,需要控制知密范围、知密对象的公文。
按涉及机密的程度，保密公文分为绝密件、机密件、秘密件三种。
(6)按办文时限要求分类按办文时限要求,分为特急件加急件和平件。
公文写作与处理知识讲座(一)
（三）公文的类别
按行文关系分可分为三种：上行文（向上级机关报送的 文件）；下行文（向下级机关发送的文件）；平行文（向平 级机关发送的文件）。 按公文的作用可分为：指导性公文；指挥性公文；晓喻性 公文；呈请性公文；商洽、纪要性公文、法规性公文等等。 按文件来源和使用范围可分为：收文、发文；公开文件、 内部文件等。 按公文的性质可分为七大类：行政公文（党政公文）；通 用公文（常用公文、事务公文）；商务公文；社交公文；外 事公文、军事公文、专用公文等。
（九）抄送机关 是对主送单位之外的需要了解该文件内容的有关单 位。分为抄报机关或抄送机关，属于上级机关用抄报， 属于平级和下级机关用抄送。 （十）机密等级和保密期限 表示公文的机密程度的标志，分三个密级：绝密、 机密、秘密。没有机密内容的文件可不写密级。 （十一）紧急程度 公文时效性强的标志。分三级：急、紧急、特急。 紧急程度一般有固定书写位置，有时可直接写入标题。
中国共产党员成立初期，对文书工作作了许多规 定。
1932年成立的中国共产党员领导的海陆丰总农会 和广东农会，都设立了“文牍部”。 1931年，周恩来组织文书部门制定了《文件处置 办法》。 1942年，陕甘宁边区政府还颁布过《陕甘宁边区 新公文程式》，规定的公文有两类： 一、主要公文。有命令、布告、批答、公函、呈文 等5种。
公文写作与处理知识讲座
主讲人：于兴
从今天开始，我和大家共同学习和探讨 公文写作与处理这个话题。 公文写作和处理这个题目很大很泛，在 大学里可能会是一个学期的课程或者更长，在 这里我们只能捞点干的了。 我准备分四讲来完成： 第一讲：公文知识概述 第二讲：文字写作中的一些规范要求 第三讲：党政机关公文写作与处理规范 第四讲：公文写作技巧
●在词章上 结构合理，层次清楚； 遣词用句要准确，语言要庄重平实； 论理要合乎逻辑，用语要符合文法。 ●在形式上 要符合国家规定的文体，不可另搞一套； 呈请类公文应坚持一文一事制度； 正确使用汉字和标点符号； 篇幅尽量简短。
公文写作与处理基础知识
公文写作与处理基础知识一、公文的概念我们个人、社会组织、政党和国家权力机关，在社会活动中为了一定的目的而形成并使用的具有特定格式的应用类文体我们把它统称为“应用文书”。
应用文书这个概念范围很广。
根据行为主体可分为公务文书和私人文书。
私人文书，是指个人或家庭、家族在自己的活动中为处理个人事务而形成并使用的文字材料，如私人信件、日记、自传、手稿、家谱、房契、地契等等。
公务文书，是指党政机关、群众团体、企事业单位等各个社会集团在自己的工作活动中为处理公务而形成并使用的文字材料，简称公文。
公文又分为三类：一是专用公文，是在一定的工作部门在业务范围内，根据特殊需要专门使用的文字材料，如司法部门使用的起诉书、公诉书、笔录、开庭通知书、判决书、调解书等。
外交部门使用的国书、照会、议定书、备忘录、护照、条约等，二是技术公文，它是在科研、生产、基建等活动中形成并使用的图纸、图表、计算材料等文字材料。
三是通用公文，是各个社会集团在自己的工作活动中为了一定的目的而形成并使用的文字材料。
相对于专用公文和技术公文而言，它们具有通行性质。
通用公文的主要种类有：1．令、命令、公布令、行政令、指令、通令；2．议案、决案、建议、意见、决定；3．布告、公告通告、通报、通知；4．指示、请示、批复；5．条例、守则、规定、规则、规程、细则、制度、章程、办法、公约、民约等；6．计划、安排、规划、工作简报、工作报告、工作动态、工作汇报、工作总结、述职报告、专题总结、调查报告等；7．函电、传真、电传等。
通用公文我们又分为两种：一种是法定公文。
是用来颁布法规、传达政令、指挥工作、请示问题、报告情况、联系事务、记载活动等。
法定公文的各类后面再讲。
另一种是非法定公文（也就是日常事务文书）：是指机关、单位、团体和个人为处理日常事务使用的除法定公文以外的其他文体。
主要有感谢信、贺信、计划、安排、规划、工作简报、工作汇报、工作总结、述职报告、会议记录等。
公文处理基础知识
公文处理基础知识The document was prepared on January 2, 2021公文处理基础知识第一节公文处理概述一、公文及公文处理工作的重要性1.公文是领导机关决策的产物,是领导机关实施领导、进行管理和服务工作的重要工具.公文总是与新的决策、政令的贯彻和推行紧密联系在一起的.大量历史事实证明,一篇正确而优秀的公文,可推动社会历史前进,促进经济社会的发展,实现国家和民族的振兴.例如,党的十一届三中全会通过的中共中央关于建国以来若干历史问题的决议,从而使中国发生了翻天覆地的变化,实现了中华民族的伟大复兴.南朝刘勰说：“章表奏议,经国之枢机.”三国魏曹丕说：文章乃“经国之大业,不朽之盛事”..邓小平说：“拿笔杆是实行领导的主要方法”.反之,一篇错误的公文,可把社会引向倒退,造成国家和民族的灾难.例如,1966年中共中央下发的关于开展无产阶级文化大革命的通知,把刚刚复苏的国民经济再次推向崩溃的边缘.所以,公文处理工作的质量好坏与公文的正确与否,决定国家的兴亡.2.在当代的领导、管理和服务工作中,公文具有其他任何工具不可替代的重要作用.从一定的意义上说,公文正确与否,决定社会主义现代化建设的成败、战争的胜负和社会政治稳定与否.公文的作用主要有10大作用,即：启示和传达作用、规范作用、请示报告作用、控制作用、传递作用、协作作用、联系和知照作用、依据和凭证作用、教育参考作用、记载和备查作用.这是被大量事实证明了的历史结论.3.公文处理水平代表一个机关单位的水平,即代表一个机关单位的决策、领导、管理、服务水平,反映了一个单位的整体素质.所以,每一个单位的领导及全体工作人员特别是文秘人员,都要重视公文处理工作.二、公文及公文处理的涵义1．公文的定义.“公文”一词,源于晋代陈寿的三国志魏志赵俨传,“公文下郡,绵绢悉以还民.”当时仅指一种体式的公务文书.最早的公文总称为“书契”.其后又有“典册”、“枢机文”、“官文书”、“案牍”、“公牍”等名称.随着社会的发展进步,公文的种类、名称及其内涵不断发展变化.公文即公务文书,是党政机关、企事业单位和一切社会团体在处理公务时所形成的有现行功用、法定效力和特定体式的文字材料.中国共产党机关公文处理条例规定：“党的机关的公文,是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书,是传达贯彻党的路线、方针、政策,指导、布署和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况的工具.”国家行政机关公文处理办法规定：“行政机关的公文,是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具”.公文包括文件、简报、会议材料、申请表、统计表、呈报表等.“文件”一词是外来语,来自拉丁语docememtum,相当于汉语的“证据”.在我国,“文件”有广义和狭义之分.广义的“文件”,是指在工作和政治学习上可以用作依据或参考的书面材料；狭义的“文件”,指的是具有法规性、知照性和特定固定版头的公文.公文即公务文书.公文与公文、文件的关系是：包容关系或叫属分关系.公文的本质.公文是国家统治阶级实施领导、管理国家、处理公务的文字工具.2．公文处理涵义.公文处理是一个动态的过程,是指公文收发文单位特定的人员用特定的方法办理公文,使之符合有关规定和收发文单位的要求.它包括公文拟制、办理、管理、收集整理、归档在内的一系列衔接有序的工作.公文办理分为收文办理和发文办理.收文办理包括公文的签收含拆封、清点、分类登记、拟办、送批、批办、分发、传阅、承办、催办、办复、收集整理、归档等12个程序;发文办理包括公文起草含修改、协调、校核、会签、签发、复核、登记、印制排版、校对、装订、分发、收集整理、归档等10个程序.公文由秘书部门统一管理.管理的原则：既发挥公文效用,又有利于公文保密.管理的范围是所有公文,包括不同载体的公文.管理的内容是：收文管理签收与撤封管理、清点与分类管理、登记与拟办管理、送批与批办管理、分发与传阅管理、交办承办与催办管理、办复与收集管理、立卷归档管理、发文管理起草校核管理、送审与签批管理、公文定密管理、复核与登记编号管理、校对与印制管理、施印管理、分发传递管理、立卷归档管理、公文利用管理公文阅读管理、公文查阅管理、公文借阅管理、公文传达范围的管理、公文翻印复制管理、公文汇编管理、公文公开发布管理、公文引用管理、公文撤销管理、会议文件管理、公文存放清理清退销毁管理、秘密文件包括各种载体文件管理、机关合并撤销时公文管理.公文归档,包括公文的收集、装订裱糊与拆除金属物、分类区分保存价值、排列、编号、编目、装盒、编写全宗说明、归档,移交进馆10个程序.三、公文的特点公文具有以下8个特点：1．鲜明的政治性.公文是阶级统治的工具,是管理工作的工具.它的内容反映了统治阶级的意志,代表统治阶级的利益.因此,它的阶级性、政治性非常鲜明.2．法定的权威性.公文是领导机关的实施领导和管理工作的工具,其管辖范围内的所有单位和个人必须不折不扣地贯彻执行,不允许有任何反对地表示.如果对某些条文有不同意见,只能用合法的方式向上级领导机关反映,在上级机关未改变决定之前,必须遵照执行.3．特定的作者、读者和严格的程序.公文有特定的作者、读者,公文办理有特定的程序,均不可逾越.公文的作者,是公文制发机关单位.公文的读者,是由领导机关制发文件时规定的,只能按公文制发机关的意见办理,不得随意突破.公文办理有一套严格的程序.公文办理人员,必须严格按规定的程序办理,不得减少和超越规定的程序；必须恪尽职守,不得越权越位.4．文字表述的准确性和语言的生动性.文字表述的准确性,是指公文的语言表达必须做到准确、规范,无歧义,否则,无法贯彻落实或出现执行上的偏差.特别是政策性公文,要清楚明了,操作性要强,便于贯彻和执行.一个规定,只能是一种解释.公文语言的生动性,是指公文语言的运用在确保其准确、鲜明、朴实、简洁的基础上,充分运用我国语言、词汇丰富的特点,在一篇公文中或在局部的段落内,做到句法、构词法一致,句子、词汇新颖,避免重复、累赘.5．内容上的公务性和现实性.内容的公务性,是指公文是机关决策的产物,是机关处理公务活动的工具,必须完全彻底的为公务活动服务,不得把私人的事务写入公文之中.内容的现实性,指公文必须充分全面地反映实际情况,实事求是；必须为现实管理工作服务,具有现行功用和指导性、实践性.6．强烈的时效性和特定的意向性.公文是为一定时期的管理工作服务的,过了一定的时期,就失去了现行功用,变成了档案材料历史资料.所以说,公文的时效性很强,必须在规定的时间内起草、审批、发出和产生效用.否则,公文就失去了现行功用.特定的意向性.是指公文的读者即受文对象在起草之前就确定了.不同的受文对象,用不同的公文语言表述.7．严密的逻辑性.公文必须按照人们的思维规律构思、布局、撰写,做到逻辑严密,言简意赅,以其独有的逻辑力量说服读者执行者,实现其应有的作用.8．规范的体式.通用公文是法定的,每一个文种的撰写方式、格式都是固定的.公文写作人员必须按规定的体式写作、印制公文,不得违反.四、公文处理的原则1.实事求是的原则；2.党政分开的原则；3.精简的原则；4.高效的原则；5.按照行文机关的要求进行的原则；6.按照公文处理规定进行的原则.公文处理的标准：做到及时、准确、安全、保密.五、公文发布方式1．内部发布.①用特定版头印制内部分发；②用内部传真电报发送；③在内部网络上发布；④其他方式.2．公开发布.①在报刊上公开发布；②在互联网上发布；③张贴；④设立政务公开场所或现行文件查阅中心供执行者索取公文；⑤其他形式.公开发布的公文,从公开发布之日到执行的起始日,至少要有30天以上的间隔期.凡涉及与wto有关的法律、法规、规章和文件,在公开发布之后90天内,必须译成一种wto 语言英文、法文、西班牙文译本.六、公文处理工作的管理机构及职责各级机关的办公室管理本机关的公文处理工作,并负责指导下级机关的公文处理工作.七、文件管理人员应当具备的素质素质,本指事物的本来性质,这里是指文件管理人员在理论、知识、思想、能力等方面的素养及所具备的水平.文件管理人员应当具备较高的政治业务素质,工作积极,作风严谨,遵纪守法,恪尽职守.第二节公文格式一、公文格式概述公文格式是公文内容的表现形式,是公文不可缺少的重要组成部分.它由公文的内容所决定,又服务于公文的内容.1．公文格式的含义格式,原指法律文书,是法律的一种.隋书高祖纪讲：“自古哲王,前人作法,前帝后帝,沿革随时,律令格式,或不便于事者,宜依前敕修改,务当政要”.隋代以后,法有律、令、格、式之别.格,指官吏处事的原则；式,指则列.格式,通用指有关官署制度、组织、官员职权等法则,后来泛指规格样式.公文是人类使用的一种管理工具和交际工具.人们使用公文进行管理和公务交往过程中逐步形成的习惯,并把它确定下来,共同遵守,这就是公文的格式.通俗地说,公文格式就是公文的规格样式,即公文各组成部分在页面上的表现形式,也叫公文的外部组织形式.它是规范化和标准化的格式.它反映了公文的客观需要和内在规律,体现公文的权威和功能.它是公文的权威性和严肃性在形式上的体现,对公文的内容起表现和保证作用.公文格式经领导机关确定,其所辖范围的各级各类机关、企业事业单位和一切社会团体,都要共同遵守.其目的都是为了规范公文处理工作,提高工作效率.党政机关通用公文的格式大体一致,略有差别.认真学习公文格式,就是为了正确使用和处理公文格式,提高公文处理工作水平.2．公文格式的组成1996年5月3日中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例和XX年8月24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法对公文格式作了明确的规定.1999年12月27日国家质量技术监督局发布的国家行政机关公文格式国家标准,从技术方面对通用公文的纸张、排版、印刷、装订和公文中各要素标识规则,都作了更加明确具体的规定.这个国家标准适用于国家各级行政机关制发的公文,其他机关可参照执行.公文格式,一般由公文的文面格式、用纸格式和排印装订格式3部分组成.二、公文文面格式公文文面格式是指公文中各要素各组成部分的搭配、排列和标识规则,包括版面安排、字体型号、各要素的标识排序等.实际上,公文的文面格式是公文全部书面内容的结构.不同的朝代、不同的机关、不同类别的公文,有不同的文面格式.目前,各类机关的通用公文的格式大体相同.党政机关通用公文的文面格式由版头报头、份号、密级、保密期限、发往地址、紧急程度等级、发文字号、签发人、收发报序号、公文标题、主送机关、正文、附件名称附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围附注、附件、主题词、抄送机关、印制版记、公文二维条码22个要素组成.这22个要素按其所在的位置,又可分成眉首文头部分前9个要素、主体部分中间9个要素、版记文尾部分最后4个要素.眉首部分,位于公文首页上部,一般占整个页面的1/3左右.党的机关用特定版头制发的公文,眉首部分与主体部分用两条各长、宽的红色横线中间加2号实体五角星隔开；行政机关的公文用一条长159mm、宽的红色横线隔开,中间没有五角星;用电报传送的公文,眉首部分与主体部分用两条平行的黑色横线密码电报为红色隔开.用a4型公文纸,国家标准规定上报公文的眉首部分占%,即166毫米.主体部分位于眉首部分以下,版记部分之上.版记部分位于公文最后一页下端,其中,印制版记包括印发机关、印发时间和印发份数3项内容行政机关的公文只有前两项内容.1．版头报头.版头报头,又叫发文机关标识.版头是特定的、法定的、专用的,象征着领导机关的权威,起到增加公文庄重色彩和严肃性,识别发文机关、公文级别、重要程度,以引起受文者注意的作用.在党的机关的普发性公文中,还可起到印信的作用.不同的机关,不能共用版头,但规格样式是相同的,只是表示的发文机关不同.党的机关公文版头的主要形式有两种：一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成,例如,“中共××县委文件”；一种由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种组成,例如,“中国共产党××市委员会通知”.版头字居中排印在公文首页上部,一般用长牟体字或长宋体字套红印制,每个字的长度在15-22毫米之间,宽度根据字数多少确定,但都要小于“中共中央文件”字样.版头字、五角星与横隔线应美观、庄重、大方.版头一经确定,必须长期固定使用,一般情况下不作变动,更不得随意变动.行政机关的发文机关标识主要有３种形式：一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成；一种由发文机关名称加“令”字组成；一种由发文机关名称加武文线组成.发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准；规范化简称应由该机关的上级机关规定,由本机关自定的,一定要明示其他机关,不能使用全社会不认同的简称.用a4型公文纸,发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm；对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm.报头.电报是一种快速传输、发布公文的有效形式.电报的报头由报头文字和两条横隔线组成,密码电报套红印制,明传电报印成黑色.常用的报头有两种：一是特定报头.由发文机关全称或规范化简称加“发电”2字组成.例如,“中共××市委发电”.密码电报的报头印成红色,明传电报的报头印成黑色.使用这种特定报头,在发文机关署名处,可省略盖章这一环节,有利于提高工作效率,不盖章与盖了章的电报均具有同等效力.但是,除党委和政府及其办公厅室外,其他任何单位都不准用这种专用报头发布密码电报.在实际操作中要注意防止张冠李戴,即发文机关与报头所代表的机关应一致.例如,署名为党委的电报用“中共“秘书工作”委发电”报头.二是通用报头.通用报头有两种：一种用“内部传真电报”6字标明；一种用“密码电报”4字标明.明传电报使用“内部传真电报”报头.绝密、机密、秘密电报均属密码电报,使用套红印制的报头.这种格式除报头部分与用特定版头印制的公文不相同外,从公文标题之下的格式是相同的.使用特定电报报头的机关,不再使用通用电报报头,密码电报只在报头部分套红印制.报头字用长宋体居中排印在电报首页上部,报头部分一般占公文页面的1/3左右,用16开型纸张的,报头文字的上边距公文纸的顶边18-32mm,下边距第一条横线22-29mm.每个字的长度为15-22mm,宽度视字数多少确定,但要做到美观、庄重、大方.2．份号.份号,即份数序号,是同一件公文印制份数的顺序号.在党的机关,用特定版头印发的秘密公文均应标注份号,不是用特定版头印制的秘密公文,有条件的也应标注份号.份号从号开始,用6位阿拉伯数字标注于公文首页左上角.秘密公文印制份号的目的是：便于对秘密公文进行管理和利用.用电报传送的秘密公文,不标注份号.但是,绝密、机密、秘密电报均属密码电报,均应按密码电报的管理办法进行严格管理.3-4．密级与保密期限.密级,即公文的秘密等级.公文中的密级分为绝密、机密、秘密3个等级.秘密可划分为国家秘密和商业秘密,其中,国家秘密划分为绝密、机密、秘密３个等级,商业秘密划为“商业机密”、“商业秘密”2个等级.有秘密事项的公文应确定密级.用特定版头印发的公文,密级用3号黑体字标注.党的机关的公文,密级标注在份号下方,两字之间空1字；行政机关的公文,密级标注在公文首页右上角.如需同时标注秘密等级与保密期限,党政机关的公文,都用3号黑体字顶格标注在版心右上角第1行,秘密等级中间不空格,并与保密期限之间用“★”隔开.比如：“机密★3年”.用电传方式发布的公文,密级用3号仿宋体字标注在公文首页报头部分的“密级”栏内.5．发往地址.在电报报头左下方设有“发往地址”栏,有的也简化为“发往”二字,用于标注电报发送的地点与单位.公文有主送机关的,可简化为“见主送机关”.公文没有主送机关的,如决议、决定、指示、意见、公报、规定、细则、会议纪要、工作要点等文种,应在“发往地址”的右侧标注发往地址或发送单位.发送单位可用统称,也可用特称,视情况而定.一般方法是：普发性电报用统称,限知性电报用特称.发往地址和发送单位用3号仿宋体字排印.如果字数太多,也可用4号或5号仿宋体字排印.6．紧急程度等级.紧急程度等级,是对公文送达和办理的时间要求.用特定版头印制的公文办理时间要求叫紧急程度,用电传方式发布的公文办理时间的要求叫等级.用特定版头印制的党的机关的紧急公文,分别标明“特急”、“加急”,用3号黑体字顶格标注于公文首页版心右上角,两字之间空1字；行政机关的紧急公文,分别标明“特急”、“急件”,用3号黑体字标注于公文首页版心右上角第2行,如果该件公文无密级,则标注在第1行.用电传方式传送紧急的公文有两种方式：一是用特定版头印制的公文直接电传；二是使用电报报头电传公文.电报的紧急程度叫等级,分“特提”、“特急”、“加急”、“平急”4种,用3号仿宋体字标注,其办理公文的时间要求分别是1天、3天、5天、10天,即受文单位必须分别在规定的时间内办理完毕.确定公文的紧急程度等级应实是求是,防止随意性.7．发文字号部委号.用特定版头印制的公文叫发文字号,用特定报头制发的电报叫“发电字号”,用通用报头制发的电报叫“部委号”.直接公开发布的公文没有发文字号；先用特定的版头印制、后公开发布的公文,仍用原来的发文字号.发文字号部委号,下同是公文的代号,由发文机关代字、发文年度和发文顺序号3部分组成,是每一个用特定版头报头制发的公文不可缺少的重要组成部分.它起到便于识别公文、发文机关、发文年度和便于登记、管理、使用的作用.其中,发文机关代字由发文机关所在行政区管辖地地方代字、发文机关代字和公文类别代字3部分组成,有的可省略发文机关代字或公文类别代字,但发文机关所在行政区地方代字不能省略.发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写,发文年度号标注在六角括号内.发文年度应标全称,不能简写,例如,“〔200５〕”不能简写为“〔0５〕”.发文顺序号分年度从1号起,按公文的签发时间的先后依次编号,不能跳号,不留有空号,不随意编号,不编虚位即“1”不编为“001”,不加“第”字.使用发文字号,应注意3个问题：一是发文字号一经确定,应长期固定使用.二是联合行文,一般只标注主办机关的发文字号.三是用特定版头印制的公文的发文字号,标注于版头发文机关标识下空2行红色横隔线之上.下行文、平行文的居中标注；上行文的标注于左侧,与右侧的“签发人”对称,左右边各空1字排印.电报的发文字号用3号仿宋体字标注,用特定报头印制的电报,标注在“密级”栏之后；用通用报头印制的电报,标注在“部委号”栏内.8．签发人.上报公文应标注签发人姓名,平行排列于发文字号右侧.发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字；签发人由“签发人”3字加全角冒号与签发人姓名组成,标注于公文发文机关标识版头、报头下空2行红色横隔线之上.党的机关的公文用4号仿宋体字标注.某些重要的公文有会签人的,还应在签发人右侧用4号仿宋体字标注会签人及其姓名.上报公文标注签发人的目的,是为了加强单位领导人对公文所负的责任,使之认真把好公文关.标注公文签发人应注意2个问题：一是联合行文,有多个签发人,一般是主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,下移红色横隔线；会签人的标注方法同签发人.二是签发人是指机关签发公文的领导人中最高职务者.9．收发报序号.收发报序号是机要部门对接收和发出的电报编排的顺序号.收发报序号由接收或传输电报单位的代字“×机”加收发报顺序号组成,其中,传输电报单位的代字,由传输电报单位所在行政区地方代字加“机”字组成.收发报序号设置在报头部分两条横隔线的最右端,由机要部门填写,分年度、分类别依次编号.10．标题.标题,一般由发文机关名称全称或规范化简称、公文主题和文种组成,位于红色横隔线下方空2行排印.主标题用2号小标宋体字,副标题用3号楷体字,居中排印.回行时应做到词意完整,排列对称,间距恰当.公文的标题应准确简要地概括公文的主要内容,做到规范、简洁、无歧义.在处理公文标题时应注意3个问题：一是联合行文时各联署机关名称排序,一般情况下,主办机关的名称排在前面,其余依次排列.二是在有双文种的公文又叫复合性公文中,应简化标题.三是标题中一般不用除书名号以外的标点符号.11.主送机关.。
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二、公文写作主要类型
经验材料
常见类型
请示报告
经验材料
• 经验材料或叫典型材料是我们办公文字材料中经常要 用到的一种形式。往往上级部门开个什么会议，需要 我们准备材料在会议上介绍或交流，除座谈性的会议 是要求汇报工作情况外，多半就都属于是经验材料一 类。因为既然是介绍本单位的工作或某个方面的工作 情况，就说明在这些方面有供别人可学习借鉴之处， 无论是否构成经验或仅是一般做法，那只是相对而言 或有程度上的差别，性质上大体如此。再有一种情况 是领导了解发现或从某些方面反映出来，说哪个学校 或哪些方面工作做得不错，派相关同志下去专门总结 某个学校某些方面的经验，做有关会议准备如经验交 流会或通过其它形式予以推广。
• 文档的打印除封面外，均要双面打印。
请示报告
• 报告是向上级机关汇报工用的公文
• 一、报告的使用范围 。报告使用范围很广。按照 上级部署或工作计划，每完成一项任务，一般都 要向上级写报告，反映工作中的基本情况、工作 中取得的经验教训、存在的问题以及今后工作设 想等，以取得上级领导部门的指导。
经验材料
• 与经验材料比较接近的还有如事迹材料、情况汇 报材料等。事迹材料（包括单位或集体、个人事 迹）在评选推荐先进时常用。写这类材料最需注 意的是要突出特点和有具体事例，把最典型的事 迹反映出来，同时兼顾到全面而不可片面，切忌 千篇一律、千人一面、套话太多、过于平淡。情 况汇报材料也是要注意能够体现出本单位自身的 工作特点，据实反映情况，多用事实和数字说话 ，并提出有关建议，以助于上级部门了解真实情 况和作出正确分析判断，切忌空泛议论。
基本文字材料处理的几点认识
文字材料工作是党政工作的重要组成部分。 文字材料工作是一项融多种知识、逻辑思维、 社会阅历、经验积累、文字组织综合能力于 一体的工作。入门容易，达到一定高度需要 付出艰苦的努力，其中，既有文化程度高低、 知识面宽窄为基础，也有平时的积累、学习、 总结为条件。怎样才能真正搞好文字材料工 作，就成为从事文字材料工作人员面临的一 个重要课题。根据自己的经历和经验，现对 如何搞好文字材料工作的有关问题进行一些 阐述，以共同学习提高。
请示报告
• 请示是机关、事业单位在公文往来中经常 用到的重要评议体之一。主要用于向上级 机关请求指示、请示批准某一事项。请示 的特点：一是时间性较强。请示的事项一 般都是急需明确和解决的,否则会影响正常 工作,因此时间性强。二是要一事一请示。 三是通常主送一个机关，不多头主送，如 需同时送其他机关,应当重新换文头再写请 示。四是应按隶属关系逐级请示,一般情况 不得越级请示,如学校确需越级请示,应同 时抄报教育主管部门。
请示报告
• 根据请示的不同内容和写作意图不同 ，请示分为三类：第一类：请求指示 的请示。第二类，请求批准的请示。 此类请示是下级机关针对某些具体事 宜向上级机关请求批准的请示,主要目 的是为了解决某些实际困难和具体问 题。第三类，请求批转的请示。我们 教育系统常用的是第二类请求批准的 请示。
请示报告
一、重视公文写作的意义
• 领导干部四种基本能力（执政能力）
科学决策部署能力 分析判断能力 组织协调能力 公文写作能力
无论是担任领导职务，还是从事与文秘相关的工作， 公职人员都免不了经常写文章。文字表达水平也就成了公 职人员业务能力的主要体现。
• 公文正文部分的写作是有规律的，它根据“ 干什么”、“为什么”和“怎么样”的逻辑 起点划分，一篇标准的公文正文可由“主旨 ”、“依据”和“分旨”三个要素构成。三 个要素各有一套恒定的“类型”+“文字标 志”的表达特征以便区别；同时，三个要素 按照“内容集中、先后有序、详略得当”的 结构标准和“主旨明确、正确、切实；依据 真实、切题、充分；分旨具体、周密、可行 ”的内容标准组合在一起，传递着形形色色 的行政管理信息。
请示报告
• 附件是指附属于正文的文字材料，它也是某些 公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有 ，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参 考材料的。公文如有附件，应当在正文之后 、落款时间之前，注明附件的名称和件数，不 可只写“附件如文”或者只写“附”字。公文 如有附件，要在正文最后一行后空1行的左侧 空2个字，用3号仿宋字排印“附件”2字后标 冒号和附件名称。并将附件置于主件之后，另 起一页开始排印，与主件一起左侧装订。
• 报告，在已发布的党、人大、政府、军队的公文 处理规范中，都规定了这个文种。其适用范围， 大体上是一致的，但也有些区别。
报告的特点
• 内容的汇报性：一切报告都是下级向上级机关或 业务主管部门汇报工作，让上级机关掌握基本情 况并及时对自己的工作进行指导，所以，汇报性 是“报告”的一个大特点。
• 语言的陈述性：因为报告具有汇报性，是向上级 讲述做了什么工作，或工作是怎样做的，有什么 情况、经验、体会，存在什么问题，今后有什么 打算，对领导有什么意见、建议，所以行文上一 般都使用叙述方法，即陈述其事，而不是像请示 那样采用祈使、请求等。
• 请示的正文,主要由请示的原因、内容 、要求三部分组成,请示时应将理由陈 述充分,提出的解决方案应具体,切实可 行。请示的注意事项除其特点中所述 之外,还应注意请示与报告的区别,切忌 用报告代请示行文;另外请求拨款的应 附预算表，即：附件;请求批准规章制 度的,应附规章制度的内容;请示处理问 题的,本学校应先明确表态。
经验材料
• 典型经验材料的写法也基本形成套路，一般多为 “三段式”或“四段式”（或说是三要素、四要 素）。即“认识”、“做法”、“效果”或再加 “体会”，这是指一般性的经验交流材料，通常 只要具备这几方面的内容并符合上级部门或会议 的有关要求就应该可以用。如果是向较高层领导 机关报送，譬如是在地区级以上会议介绍的典型 经验，那就要组织力量认真总结和加以提炼，真 正能够提供更具普遍意义的经验，但这几个方面 内容大都也是缺少不了的，只是要求更高而已。 至于每份材料结构倒不一定完全要按着这几步先 后顺序去套，应根据具体工作情况和做法来合理 组织材料，写法可多种多样。