现代秘书工作效率

现代秘书工作效率

在进入新世纪的第二年,我国加入了企盼已久的世界贸易组织(即WTO),迎来了经济、政治发展的新的机遇与

挑战。在新的发展时期,时间就是效益,效率就是生命,时代呼唤适应新形势、多能型的现代文秘人才。

现代秘书应具有政治素质好、心理素质好、身体素

质好、文字根底好、理论根底好、历史根底好、法律根

底好等7种基本素质和综合协调能力强、调研参谋能力强、电脑操作能力强、新闻敏感能力强、外语阅读表达

能力强等5种智能素质。

提高现代秘书工作效率是一项任务重、时间长的工作。既涉及到培养教育的问题,又涉及到管理机制的问题;既涉及到思想品德、价值观念的问题,又涉及到业务知识的问题。提高现代秘书工作效率,应从体制入手,全面考虑,综合创新,重点下好拓宽研究机制、完善培养机制、

建立流动机制、引入考评机制、用活激励机制和加强监

督机制等“六步棋”。

浅谈现代秘书工作效率

在进入新世纪的第二年,我国加入了企盼已久的世界贸易组织(WTO),迎来了经济、政治发展的新机遇与挑战。在新的发展时期,时间就是效益,效率就是生命,时代呼唤

适应新形势、多能型的现代文秘人才。在知识爆炸的信息社会,最终要以什么标准来衡量秘书人员是否具备现代化水平呢?答案只能是实践,具体地说,就是秘书人员在秘书工作实践中所表现出来的工作效率。只有工作效率高的秘书人员,才具备现代秘书的素质与水平。

一、提高现代秘书工作效率的重要性与紧迫性

“效率出奇迹,时间变白金。于今非往昔,稍失则徒贫。”各级各单位办公室作为处理日常事务的机构和参谋决策的智囊团,同样遇到了新的机遇和挑战,对秘书人员提出了新的、更高的要求,时代呼唤秘书人员高效率地开展工作。

(一)提高现代秘书工作效率是实践“三个代表”的需要

“三个代表”重要思想,是我们党的立党之本、执政之基、力量之源,是在马列主义、毛泽东思想、邓小平理论基础上的理论创新。各级各单位办公室的秘书人员应以“三个代表”重要思想为指针,与时俱进,扎实高效开展工作,加快各项工作的运转速度,同时间赛跑,为生产力的发展营造一个宽松的环境,为社会文化的进步铺就阳光大道,为人民群众排忧解难。

(二)提高现代秘书工作效率是适应电子信息社会的需要

电子信息社会主要体现在一个“快”字,在工作上就体现为高效率。无论是政府还是企业,信息的捕捉、分类、提炼和报送都要求“快速、准确”。时效性是信息的生命,只有快捷地运用信息,才能很好地发挥信息的作

用,“昨日黄花”类的信息,只配扔进垃圾箱。作为一名

现代秘书人员,要学会充分运用现代电子网络技术,快速、高效、准确处理信息,为领导决策及时提供服务,帮助领

导抓住决策的主动权。在科技高速发展的当今社会,战争已成为信息战、电子战,各行各业间的竞争,也由过去单

纯的权力、财力竞争,演变为主要以信息为主的竞争。秘书人员只有掌握精湛的电子网络技术和相关的知识,保证很高的工作效率,才能在“信息战”、“电子战”中百战百胜,成为“不倒翁”。

(三)提高现代秘书工作效率是加入WTO后的客观需

要

自从我国加入WTO后,秘书人员的工作效率问题越来越引起各级各单位的高度重视。过去我们的政治、经济

活动主要是在国内,加入WTO后形势发生急剧变化,我国

的政治、法律、经济上的许多方面必须融入世界,服从WTO。过去各单位面对的问题和压力绝大部分来自国内,

现在则不同了,许多的问题和压力从国外涌进来,秘书人

员首当其冲地遇到前所未有的困惑。消除这些困惑的唯

一办法,就是秘书人员不断增强本领,站在全球全社会的

高度并从长远的角度观察和分析问题,提高工作效率,更

好地服务单位领导。

(四)提高现代秘书工作效率是实现社会主义现代化

和民族复兴的需要

实现社会主义现代化和民族复兴,关键在于提高效率。没有高效率,就没有高度发达的政治、经济和文化,就不

可能实现社会主义现代化和民族的伟大复兴。各级各单

位的秘书人员,虽然不直接从事政治、经济和文化等领域的决策,也不在落实贯彻决策的第一线,但他们在决策前

发挥参谋职能,在落实中担当督促重任,在活动后充当总

结员,具有不可替代的重大作用,其工作效率的高低,直接影响到政治、经济和文化等各个领域的发展。

二、高效率呼唤高素质的多才型现代秘书人才

“文书事务杂繁多,大小活儿任斟酌。笔落虽难惊万众,才出但愿响千锣。”现代社会客观上要求秘书人员高效率地开展工作,这就在客观上要求秘书人员具有很高的综合素质,是多能型的“通才”。社会发展到今天,秘书

不再是过去的“书办”、“师爷”,其工作也不再是过去那种简简单单的“抄抄写写”、“传传达达”。现代秘

书应具有政治家的眼光、理论家的睿智、心理学家的智慧、新闻记者的敏感、电脑专家的技能、语言学家的文

字根底、历史学家的博大精深,是一种多能型的新人才。

具体来说,现代秘书应具有7种基本素质和5种智能素质: (一)基本素质

秘书人员是各级各单位一支特殊的、极为重要的力量,他们工作的好坏,直接关系到单位和领导的办事效率、公众形象和潜在能量的发挥。因此,各国各时代的各个行业,都十分重视秘书人员。秘书工作的重要性、复杂性、

繁重性,决定秘书人员必须具有很强的“基本功”,具备

多方面的基本素质,达到“七好”:

1、政治素质好。无论是党政机关、事业单位还是企

业单位,其秘书人员首先应具备较高的政治素质。各级各

单位应把政治素质作为选拔秘书人员的第一标准。只有

政治素质好的同志,才能遵纪守法、爱岗敬业、讲求奉献。在某些特殊的行业,如果没有很高的政治素质,那是万万

不能担任秘书重任的。在深入改革、扩大开放,加入WTO

的当今时代,秘书人员的政治素质显得尤其重要。

2、心理素质好。秘书人员的工作是“大杂烩”,繁、杂、多是秘书工作的典型特征。工作的特殊性,决定秘书

人员应具有“五心”,即:有忍心、耐心、细心、爱心和

诚心。秘书人员既要向领导负责,又要向同事、群众负责,同时在大是大非面前还要置党纪国法于首位。在这样复

杂的环境里,首先就要有忍心,工作重,要忍;领导批评指