档案管理系统的设计与实现

档案管理系统的设计与实现

作者：罗玉霞

来源：《科技创新与应用》2013年第18期

摘要：电子档案管控是当前使用最多的档案管控体系，它的构造非常清晰，而且活动便捷，适合很多的工作者使用，其受到非常多的管控工作者的赞赏。此时的管控体系替代了过去的纸质体系。其能够生成和运作很多的程序。文章具体的阐述了该体系的结构以及模块的功效等内容。

关键词：档案管理；ASP；Web技术；管理系统

现在，电脑可以开始逐渐的应用到我们活动的各个行业和领域之中，此时过去的那种传统意义上的文件开始脱离我们的生活，此时人们已经大范围的开始使用电脑来开展办公活动。对于该项自动化来讲，它的最为显著的体现是设置了信息档案，此类记载信息的方法对于单位来讲更为便捷，合理的应对了过去的纸质模式中的不利现象。不过既然存在好处，就有一些不利点。由于电脑本身就有不利现象，此时就会导致单位在用此类信息的时候也就出现了个别的问题。对于存在的问题，单位在使用技术的时候必须要积极的防范风险，要将不利现象降到最少。在这个背景下，文章论述具体的信息档案的管控内容。当前时代，电脑已经成为了我们生活中非常关键的依托体。由于它有着非常多的功效，所以这时候的办公活动很便捷，而且效率也很高。在目前的背景之中，档案一般都是用电子形式的，其对于单位在高科技的创新层次之中有着非常显著的意义。不过通过分析具体的状态，我们得知，该档案并非都是优化，也有一些不利点，像是和过去的纸质的比对来看，它的风险变多了，假如不能够对风险积极应对的话，就会导致很多的信息丢失，因此，单位在用此类信息的时候要高度的关注安全意义，主动的设置维护方法，进而保证信息更为安全。

通过电脑对档案开展管控活动，有着非常多的优势，特别是较之于过去的手工管控方式来讲。它的检索更加的快速，而且稳定性好，存储的总数也很多，有着优秀的保密特点，使用的时间非常久，所需的费用并不多。此类优势可以显著的提升管控的功效。档案是我们开展各项活动的时候留存下来的信息，它是人类的宝贵财富。所以要积极的对其开展管控活动。在当前的时代背景之中，由于科技的快速发展，此时就存在了电子档案。它和过去的档案是不一样的，所以其保存的措施也要做一些变动。为了提升管控的能力，很多的单位和组织都是用电子管控体系，经由软件来切实的提升管控的功效和能力。

1 当前管控体系中面对的一些不利现象

如今，结合场所对于该项管控活动的具体规定，很多的软件单位都纷纷的开始探索管控软件，而且它们的产品也受到人们的赞赏。不过这些软件也面对一些不利现象，它们的存在干扰到管控活动的进步。具体的说有如下的一些内容。

1.1 费用非常高

通常来讲，那些非常昂贵的管控体系对于很多的规模不是很大的档案馆来讲，是无法承担的。所以，这些软件无法用到这类机构之中。

1.2 技术性非常高

在安装以及后续的维护活动中面对很多的不利现象。如今的管控体系在安装和后续的管控活动中，都要靠着优秀的专业知识来开展，使用人在遇到一些不利现象的时候，自身不能够处理，必须要靠着生产单位来处理。

1.3 过分的重视全面性

很多的单位为了提升软件的价位，按照以大充好的措施来开展工作。不关注使用人的具体规定，单纯的提升扩张它的模块，进而提升价位。在具体的活动之中，档案机构在使用的时候只用几个模块就可以开展好活动。

2 关于管控体系的探索

现在为了提升管控的能力，工作者要对信息的收入以及修整等功能一体的管理系统；档案管理系统的主要目的就是利用软件实现档案的录入、查询、修改、删除的流程，可以保证工作人员更为精准的开展活动，提升功效，减少管控的费用。管理员对录入员工信息要求准确、完全；管理员和员工能够对录入的基本信息随时作出更新修改，使管理员能够得到员工的最新信息；为了确保信息安全和准确，为系统管理员和一般用户建立完善管理权限和身份级别，而一般用户不能对信息进行添加、删除。该体系的意义是为了确保管控工作者经由对体系的快速，便捷的分析，明确相关的信息内容。

2.1 用户身份级别要求

根据用户身份的不同从而对系统的使用权限有所不同，从权限大小大致可以分为：高级管理员和一般用户。系统提供灵活的角色设定和权限的分配功能。

系统管理员：使用本系统的档案管理员，是权限最大的用户，拥有管理系统的所有权限。主要负责对档案信息的录入、查询、修改、删除、还原、打印和用户的管理。

一般用户：本系统的一般用户，能够对档案信息进行查看、修改、打印和本身密码的修改，但无录入和删除档案信息的权限。

2.2 系统功能模块设置

具体操作：对档案信息进行录入、修改、查询、删除、打印和管理和用户的设置。

档案信息的录入：管理员对人事信息的添加

操作对象：管理员

浏览对象：管理员

具体功能：档案管理员可以在档案库里新加档案信息，需按员工实际信息录入

档案信息的修改：管理员和一般用户修改录入的人事信息

操作对象：管理员和一般用户

浏览对象：管理员和一般用户

具体功能：用户和管理员在档案信息发生变化的时候可以对其变化信息进行更改，使员工信息随时更新，便于管理员的管理，能及时得到最新的员工信息

档案信息的查询：管理员和一般用户查看录入的人事信息

操作对象：管理员和一般用户

浏览对象：管理员和一般用户

具体功能：用户和管理员可以查询已录入的档案信息，系统提供了多种查询方式，模糊查询和常规查询，如按姓名、性别、专业、工作单位等信息可以直接查询

档案信息的删除：管理员删除录入的人事信息

操作对象：管理员

浏览对象：管理员

具体功能：管理员可以将库中多余的、辞退员工档案信息移出，可以对其信息永久性的删除，也可以将其暂时性的删除到回收站中，在回收站中可以将需要的信息还原，也可以将其永久性的删除

档案信息的打印：管理员和一般用户打印录入的人事信息

操作对象：管理员

浏览对象：管理员