新版资金系统培训资料

宜宾天原集团股份有限公司合同管理、现金管理、资金计划管理培训资料根据集团公司对信息化管理的要求，以及公司《关于优化供应链合同管理通知的要求》，对供应链业务流程及资金申请流程做了优化工作，结合海丰鑫华和进出口公司试点合同管理系统和资金计划上线后问题的收集和风险部评估后在集团范围内实施二期上线，以下将具体流程情况做以下介绍、如果在运行过程中与本手册有冲突的以实际运行规则为准，资产财务部对系统运行进行统筹规划及运行问题的汇总和协调处理，信息化管理办公室对本系统上线的运营情况进行技术支持、运营管理部对本系统上线的执行情况进行监督、风险管理部对上线后运行情况进行风险控制、审计监察部对执行过程中进行审计检查。

一、合同管理管理原则：所有合同在NC中审批，所有物资采购必须要有合同，所有工程类、服务类等其他业务必须要有合同才可以进行办理业务及申请资金审批流程，若无审核生效合同所以办理所以业务均无效。

（一）合同优化分类1、销售合同本阶段为商贸性质单位启用销售合同优化管理、生产性单位暂不启用销售合同优化管理，即商贸性质单位每一笔销售业务必须签订合同，每一笔收款必须依据合同办理。

2、采购合同采购合同定义：指所有物资采购所签订的合同。

采购合同使用范围：大宗原料、原辅料、材料、设备、委外加工、商贸类物资。

3、其他合同其他合同定义：其他合同主要用于服务类和工程类包括内部单位的事项约定本司其他合同使用范围：建安、设计、勘察、咨询、服务、运输、审计等交易合同（二）合同注意事项填写要求：集团为合同管理的规范化和标准化，合同操作人员根据填写界面认真填写、合同填写界面的蓝色标注项目为必填项目特别注意事项：采购合同注意事项：是否项目合同、预付款标志、收支项目其他合同注意事项：计划终止日期：应约定在合同完全执行完毕的时间，包括款项已经支付完成后的时间（三）合同填写流程介绍采购合同界面其他合同●登录其他合同节点●“合同类别”选择：项目工程服务或工程服务合同●“是否项目合同”选择●“项目号”选择注意：不是技改项目的，选择“其他非工程项目”●“存货编码”选择：●合同审核流程：●合同类别：其他类合同（项目工程服务、工程服务合同）、零星工程服务以海丰和锐工程服务审批流程为例子，如下图二、资金支付管理（一）、采购合同支付采购付款单流程介绍1、业务员操作部分业务员根据请款的类型确定选择的单据预付款：是指没有到票以前的所有款项均为预付款（采购合同、其他合同）。

到票款：是指供应商给我们开具了发票并且财务人员已经入账，业务员根据财务应付单、采购应付单、运输应付单申请请款。

操作流程介绍业务员选择具体的请款类型后填写请款金额后，单据保存后就自动进入资金审批流程业务员根据查询条件，如单据日期、单据号、录入人、客商、交易类型指定条件后点击确定即可。

业务员根据指定的条件查询出来下图：说明：单据界面需要选择具体单据后才会出现金额点击确定即可，因为前期应付账款的核销，导致一部分单据已经被核销，所以业务人员在请款时候需要拼凑和组合金额，来实现请款的具体金额，前期单据滚动处理完成后就不需要拼凑组合请款。

单据信息展示：选中单据，然后点击卡片显示即可。

采购付款单界面1、首先需要确定款项如果是预付款，预付款标志打上√标志，鼠标左键单击一下；2、本次请款金额是可以修改的，左键双击可以修改；3、项目是指在建工程项目，如果你请的是项目款，请在项目位置选择对应的项目名称。

4、根据请款类型填制单据的其他内容；5、除内部单位请款维持原来流程用纸质资金申请单，其余所有支付款项原则上全部用采购付款单资金审批流程完成后支付。

6、单据保存后自动送审；7、单据联查可以看到审批流程；8、审批完成后单据打印出来给财务确认后支付款项。

注意未到发票以前的所有请款都参照合同生成采购付款单（预付款项）请款人员在填写预付款时，请勾上的单据表头上的预付款标记。

财务人员也可审核单据时对预付款标志进行修正，审核人员审核时，可修改本次申请金额，只能改小。

财务经理操作财务经理在审批中如何在系统中分配资金说明：财务经理在单据的结算信息中进行资金比例分配，承兑和现金，分配好后单据就流传到下一个审批环节，然后打印出来后就可以看到分配信息。

查询审批界面说明：查询出自己想要的单据然后点击联查按钮即可显示审批情况，见下图打印界面查找到已经领导审批完成的单据，如下图联查单据界面（红色为当前审批人）付款单界面字段解释说明●本次请款金额：基于合同或应付单，等于合同金额-已申请金额或应付单金额-已申请金额，控制方法如下例：100合同——100万订单——100万入库——40万、60万两张发票生成两应付单第一次请款，根据合同请预付款10万。

当生成应付单后，由财务人员手动核销10万预付与40万或60万的应付单。

第二次请款如果要参照40万应付单时，可申请金额为30万，如果事前不手动核肖，则可请款40万，由于这个合同金额为100万，所以允许申请。

但如果要将两张应付单一起请一次100万，则不能保存。

因为后台已经自动将之前的10万扣减了，但目前系统无此功能即一个合同100万，生成一张应付单100万，可反复请两次款（每次100万），且已超过合同金额但仍可保存。

需要控制请款后自动核销应付单，一方面是控制请款不超过合同金额●累计已入库含税金额:付款单保存后显示，为保存时点该合同关联所有入库单的入库数量*单价，保存后不再变化。

●累计应付金额：付款单保存后显示，为保存时点该合同关联的所有发票的金额，保存后不再变化。

●累计请款金额：在填报当前付款单的时点之前根据该合同填报的所有付款单金额（包括未审核完的付款单），为动态数据。

●累计支付金额：在填报当前付款单的时点之前根据该合同填报的所有付款单金额（只包括已审核签字的付款单），为动态数据。

可申请余额：合同金额-累计已请款金额2、财务人员操作财务会计—现金管理—结算处理—结算财务人员根据业务员打印出来审核完成后的采购付款单，在到结算功能中查询出来签字后，在当前界面直接生成凭证或客户化里面生成凭证即可如下如图：采购付款支付业务到凭证完成。

（二）其他合同支付工程类，业务员在填采购付款单时上传纸质有效的进度结算审核汇总表、结算审核汇总表、项目资金支付专用单、质保资料、等，按照项目资金支付管理办法中所要求支付审核所须资料）采购付款单表体选择是否项目合同其他合同资金申请（天蓝公司为例）（三）合同支付管理报表查询说明：此功能主要查询出所有合同的执行情况签订日期、生效日期、订单数量、单价、入库数量、到票情况、预付款情况、已经付款情况、未付款情况、累计入库数量、累计到票情况、累计应付情况等，并可点击查看明细三、现金管理现金管理原则：根据集团管理需要，针对现金、银行存款、应收票据、应付票据、其他货币资金的科目管控，杜绝启用系统的单位在总账中直接处理以上5个科目的账务处理必须根据现金管理或应收应付系统中完成账务处理。

1、收款结算单：操作简介说明：在单据表单中要注意对方科目、结算方式、人员、部门、收支项目和有颜色标注的项目、蓝色为必输项目、红色为提示项目。

2、付款结算单：说明：在单据表单中要注意对方科目、结算方式、人员、部门、收支项目和有颜色标注的项目、蓝色为必输项目、红色为提示项目。

3、划账结算单：说明：在单据表单中要注意对方科目、结算方式、人员、部门、收支项目和有颜色标注的项目、蓝色为必输项目、红色为提示项目。

四、资金计划表资金计划管理原则：集团为了加强资金计划管理的需要、所以启动NC系统中资金计划管理，增强资金计划管理的系统化和标准化，实现资金收支及时反映。

无计划或超计划时，采购付款单、付款结算单不能正常办理。

1、资金计划流程图2、操作流程上级公司下发样表给下级公司只有上级公司下发样表给下级公司后、下级公司才可以填写资金计划表1填写资金计划样表说明：如果是没有下级公司的单位，填写后审核上报集团；如果是还有子公司需要上报资金计划表的见下图说明：资金计划表需要汇总审核后在上报集团公司集团核准操作说明：如果是有分公司需要做资金计划上级公司需要给下级子公司下发资金计划执行数据，下级公司才可以启动资金计划，业务员才可以进行资金请款工作。

核准数据如何操作如何录入核准数说明：选中需要核准的单位然后卡片显示出来直接填写核准数据，见下图如何填写核准数说明：上级公司对下级公司数据的核准数据填写完成后审核、核准后才下发给具体公司执行资金计划，3、资金计划报表五、注意事项1、工程建设（包括设计勘察等）、服务类等NC中业务员录其他合同——预付款时，业务员根据合同创建采购付款单，到票款支付时财务根据发票参照其他合同生成财务应付单——业务部门参照财务应付单生成采购付款单（工程类，业务员在填采购付款单时上传纸质有效的工程量结算单和OA中复核的系统结算单）——各级领导审核——业务员打印——财务人员根据审批完成后的采购付款单进行结算和账务处理2、运输费用：一票制：采购合同上含运费的：各业务部门填制采购合同——订单——库房入库——发票——财务结算——财务生成采购应付单---业务根据采购应付单参照生成采购付款单——各级领导审核——业务员打印——财务办理支付—财务结算---账务处理 采购合同上不含运费的运费：业务员录入运输发票——财务结算——财务生成运输应付单——业务员根据运输应付单生成采购付款单各级领导审核——业务员打印——财务办理支付代收代付运费：业务员填制代垫运费发票---财务办理结算---生成采购运输应付单（同时系统会自动生成一张财务应收单，用于收款时候使用）—采购参照运输应付单生成采购付款单---领导审批---打印----财务支付---财务生成凭证2、临时用工费：业务在OA中录合同、临时用工结算单，对方开发票NC中财务根据发票（财务根据以前流程签字的结算单、发票参照合同生成财务应付单）财务应付单—业务员根据财务应付单填制采购付款单申请资金各级领导审核完成后——业务员打印——财务办理支付—账务处理3、水、电、气费合同—（财务根据发票参照合同生成财务应付单）财务应付单—业务员根据财务应付单生成采购付款单申请资金—领导审批完后—财务支付—账务处理4、销售管理销售收款业务和财务处理业务流程维持原流程操作5、内部资金支付内部资金支付集团范围内采用纸质资金申请单，简化审批流程。

6、维修业务工程维修类上线以前的维修订单参照以前的流程：合同--（发票直接做财务应付单挂账处理）上线后的维修业务处理：合同—业务人员在收到发票后移交财务时候应提供系统中合同编号，财务人员收到发票后财务应付单进行账务处理—资金申请参照财务应付单生成采购付款单—资金审批—财务支付—账务处理7、设备材料维修上线前业务流程请购—订单—发票—财务应付单-账务处理上线后业务流程合同-订单—发票—财务应付单—资金申请参照财务应付单生成采购付款单-资金审批—财务支付—账务处理8、内部分子公司之间货款支付流程：财务部门根据纸质审批完成后的申请单，自制采购付款单——办理支付六、业务单据使用范围（一）应收应付系统单据使用范围：1、采购付款单：使用范围与公司发生需要支付的所有款项均要用采购付款单（包括预付款、进度款、提货款）申请资金（简单理解为所有款项都要用采购付款单，对财务就是应付账款科目）2、采购应付单：是原辅料、配品配件、设配、大宗原材料到票以后财务进行账务处理3、财务应付单：使用包括三方转抵、其他合同类、业务员转账的账务处理4、销售收款单：是销售产生的收入都要从销售收款单进行账务处理5、销售应收单：是销售已经产生并已经开出发票的账务处理6、财务应收单：是转抵、业务员转账类（二）现金管理系统单据适用范围1、收款结算单：除销售收入以外的其他所有收入都要经过收款结算单进行账务处理（利息收入、营业外收入等）2、付款结算单：除应付账款科目、费用、个人借款的所有支付业务都需要用付款结算单办理账务处理（工资支付、社保、银行利息等）3、划账结算单：不增减现金流量变动的业务需要用划账结算单进行账务处理（取现、存现等）（三）费用报销管理使用范围1、招待费用单等费用：维持原来流程进行费用报销，即：所有费用报销单据都要走新OA系统100.100.8.68中进行填报，领导审批后、财务在OA系统确认、OA系统中单据传到NC系统，财务在报销系统中找到单据生成凭证2、个人借款：维持原流程操作进行账务处理，即：借款人需要在新OA系统中 100.100.8.68中去填制个人借款单，然后领导审批、财务拿到审批发的单据在OA系统中去审核后在NC系统中找到单据然后生成凭证，个人还款业务需要走现金管理中填制付款结算单进行处理业务3、集团对费用报销管理系统进行不定期稽核工作（四）运输用费业务使用范围1、运输应付单：针对二票制运费的业务，业务员签订运输合同、到票后业务员提供合同编号、填制运输发票，财务参照合同进行账务处理、资金申请时候才能参照运输应付单请款2、代收代垫运输应收单：业务员填制代垫运费发票---财务办理结算---生成采购运输应付单（同时系统会自动生成一张财务应收单，用于收款时候使用）—采购参照运输应付单生成采购付款单---领导审批---打印----财务支付---财务生成凭证七、结算方式八、收支项目九、财务例子新现金流量项目下办理银行承兑汇票的处理方式一、支付银行承兑汇票保证金：借：其他货币资金-银承保证金（不增减现金流）贷：银行存款（不增减现金流）二、办理银承到银承到期支付，按照银承支付对象是否为集团内部单位，分成以下两种不同的处理方式：（一）当支付对象为集团公司内部单位时，又有两种情况1、母公司和分子公司之间办票（1）办理承兑时借：其他应收款/其他应付款（无需填写现金流）贷：应付票据（支付内部单位拆借款）（保持一致）（2）承兑到期支付时借：应付票据（支付内部单位拆借款）（保持一致）贷：银行存款（筹资支付-银承到期承付支付的现金）其他货币资金（筹资支付-银承到期承付支付的现金）2、分子公司之间办票（1）办理承兑时借：应付账款（无需填写现金流）贷：应付票据（支付内部单位货款）（保持一致）（2）承兑到期支付时借：应付票据（支付内部单位货款）（保持一致）贷：银行存款（筹资支付-银承到期承付支付的现金）其他货币资金（筹资支付-银承到期承付支付的现金）（二）支付对象为集团公司以外的单位时1、采购付款单申请审批时候当票据为自办票时，由财务人员在审批时候财务人员修改结算方式为（应付票据-公司自办承兑支付专用）借：应付账款（无需填写现金流）贷：应付票据（支付XX款）（保持一致）2、承兑到期支付时借：应付票据（支付XX款）（保持一致）贷：银行存款（筹资支付-银承到期承付支付的现金）其他货币资金（筹资支付-银承到期承付支付）。