怎样提高工作效率—管理你的时间分析

◆害怕被拒绝；
◆自我形象不佳； ◆他们对自己缺乏热忱。 要想在你的一生或者未来实现你的梦想，你必须做一件事情，那就是设定目标。 23
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目标管理－目标的设定
源自文库24
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目标管理：时间规划
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时间管理的发展阶段
理论的演进 第一代时间管理 第二代时间管理 特点 备忘录型 计划导向型 优点 应变力很强没有压力 追踪约会事件达成率 比较高 重视目标 缺点 随意忽略整体规 划 产生安排的习惯
第三代时间管理
目标导向型
忽略了自然法则 缺乏远见 忽视个体
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时间管理是一种态度 •《大趋势》的作者约翰·艾兹彼特，曾经说过这么一句话： •“我们正站在一个新的起点，两千年 ( 即 2000 年) ，这重要的一年， 象征着未来，是人们为之奋斗的里程碑，变化的速度加快，知道的 事情增多，因而我们不得不重省自身，再悟自己的价值观和传统习 惯，而这一切，都是个人所为，个人试图改变这个社会之前，首先 要改变自己。” •这就是一种心理建设的过程，其实这句话，早在 1905 年，著名的 哲学家威廉·詹姆斯就说过：“我们这一代最伟大的革命就是发现， 一个人可以由改变调整内在的心态来改变外在的环境。” •所有的结果是行动造成的，所有的行动是思考造成的，所有的思 考是来自于你一念之间。 •因此所有的改变是由自己的思考和意念来决定的。它这里包括哪 些东西呢？
是重要的，不要把“紧急的”与“重要的”混淆起来。不要被外界的干 扰所影响，无论这干扰是传真、电话、还是来自同事。如果你不能完成 必须完成的事，你决不会因为迅速处理了不重要的小事而提高工作效率。
21-25分：你尝试掌握自己的时间，有些不错的开始，但却不能持之以恒，
26-30分：祝贺你。你知道如何分清事情的缓急。这使你能集中精力、提 高效率。你已成为时间管理的高手，你向周围的人分享你的时间管理经 验。
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学习时间管理的理由
•供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会 增加、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。
•无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。 不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。
第四代时间管理 第五代时间管理
团队导向型 自然法则和罗盘导向 型
关注团队 工作生活均衡
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时间管理的八大原则
1. 效果>效率 2. 目标>计划 3. 计划>行动 4. 排序>罗列
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做正确的事情 书面界定结果 缜密思考策划 优先高于一切
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认识时间管理
• 时间管理中最根本的要素? ----事件
• 时间管理的实质是什么? ----事件的选择与管理
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时间管理的关健
•时间管理的关键就是事件的控制，即把每一件事情都能够控制得很 好。时间管理是日常事务中执行的一种有目标的可靠的工作技巧，例 如，如何安排你的生活，怎样去规划你的职业生涯或者工作的步骤， 关键是合理有效地利用可以支配的时间。 •赢得时间，就可以赢得一切。因为时间管理的关键就是事情的控制， 所以能够把事情控制得很好，就能够赢得时间。因为时间就是生命的 本身，连自己生命本身都管理不好，还能管理些什么呢? •不能管理时间的人，就不能够管理一切。 •——彼得·杜拉克 •时间管理的基本思路就是让自己活得更快乐，因为人生的过程中， 快乐、快乐是追求的目标，所以时间管理的基本目的就是更能够活出 你自己，有意识地掌控你自己的生命，这叫做自己做决定。而不是为 他人生活，不是为了某一项事情，或者成为被别人利用的一种工具。
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算算我们的时间
算算我们时间？
• • • • • • • 一年有365天； 其中双休日共_104__天； 法定假日__11 _天； 公司带薪休假__10__天； 实际工作约240_天，共_1920_小时; 假定有效工作时间为_20-30_%； 全年有效工作时间为_384-576_小时。
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时间管理是一种态度
•欲望。你要把事情做好，时间管理好，欲望是不是很强烈?
•决定。决定做或时间管理的目标是什么？要把时间管理做好，你 的目标价值，人生的方向很重要。
•行动。时间管理是一种技巧，也是一种观念，跟行为有一定差距， 必须不断地去练习，才能养成一种良好的习惯。 •决心。时间管理也是一种决心。你下决心持续地学习，直到运用 自如。如果你把时间管理好，就能够达到自我的理想，建立自我的 形象，进一步提升自我价值。每个人应该把自己当成一个时间管理 的门外汉，而努力不断学习。 •如果每天你能够让自己节省两个小时，一个星期就能够节省 10 个 小时，一年就能节省500个小时，这种生产力就能提升到至少25%以 上。所有有成就的人，或是有成就的企业，总会把时间用在高深产 业的地方，源自于他们知道时间大于金钱，时间就是他们生活追寻 的一种方向。
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时间管理的核心步骤
1. 明确角色、职责与目标
2. 列出事件清单
3. 排定事件次序
4. 制定时间计划表
5. 言行一致地执行
6. 调整和改善
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时间管理的核心步骤－第一步
如何提高工作效率——时间管理
写在前面的话
•用友软件园搬家的故事
•姚明做家务的故事
•基金狂潮中的思考
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讲座日程安排
•时间管理的理论与原则 •时间管理的步骤与方法
•时间管理的工具介绍
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有形价值 时间的有形价值是指你所苦心开拓的许多家庭关系、社会关系， 会在以后带来有形的报酬。例如你是一名销售人员，拜访客户，跟 客户建立关系，最后与客户达成交易，你定会有报酬。
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时间的定义 •韦氏大辞典中的定义： •时间是由过去、现在及未来构成的。 •时间就是过去、现在及未来的连续不断的连续线。 •时间的基本元素是事件，是过去的事，现在的事和未来的 事。时间是由每一个时间的事件构成的。 •
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时间的价值
•可以支配的时间就是财富本身。 ——马克思 •世界上最珍贵的东西就是时间。 ——爱迪生 •人类都忽略了时间的可贵，失去它，才懊恼不已。 ——伏尔泰 •要充分利用时间，每一事务都要安排时间。 ——富兰克林 •时间是最高贵而有限的资源。 ——彼德·杜拉克
A很少如此
A很少如此 A很少如此
B有时如此
B有时如此 B有时如此
C经常如此 D总是如此
C经常如此 D总是如此 C经常如此 D总是如此
8、我的日程表有回旋余地，以便我有时间应付突发事件。
9、我合理安排我的时间，以便我能集中精力首先处理少数至关重要的事情。
10 、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情，我会说 “不”。 A很少如此 B有时如此 C经常如此 D总是如此
5. 20 > 80
6. 集中>分散 7. 人 > 事 8. 罗盘>时钟
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保证少数重点
专注整块时间 投资情感帐户 平衡工作生活
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讲座日程安排
•时间管理的理论与原则
•时间管理的步骤与方法 •时间管理的工具介绍
时间管理小测试 说明: 下列10题中只需尽快凭直觉来回答和选择， 1、在每个工作日之前，我都能为计划中的工作做些准备。
A很少如此
A很少如此 A很少如此
B有时如此
B有时如此 B有时如此
C经常如此 D总是如此
C经常如此 D总是如此 C经常如此 D总是如此
2、凡是可委派下属去做的工作我都委派下去。
3、我用工作进度时间表来书面规定工作任务与目标。
4、我尽量一次性处理完毕每份文件。
A很少如此
A很少如此
B有时如此
B有时如此
C经常如此 D总是如此
C经常如此 D总是如此
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5、我每天列出一个待办事项清单，按优先排列，先办最重要的事情。
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时间管理小测试
说明: 下列10题中只需尽快凭直觉来回答和选择， 6、我尽量回避干扰性电话、不速之客来访以及突然召开的会议。 A很少如此 B有时如此 C经常如此 D总是如此 7、我召开会议一般都主题和目的明确，并能准时开始，按时结束。
•无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间 是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。
•无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，则 会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人 都无力挽回。
•时间是一种心态、心境的表现，你如何看待时间， 如何运用时间，就是心态和心境的表现。良好的时 间管理，是一种习惯的养成。
◆他们列出达成目标要克服的障碍；
◆他们列出了达成目标必须必备的知识以及信息； ◆他们列出了达成目标需要共同协力的团队、人员或者组织； ◆他们总结出一套行动计划； ◆他们写出了达成目标的具体时间。 另外97%的人他们没有去设定目标。原因在于： ◆他们对目标不了解； ◆他们不知道如何去设立目标； ◆对失败有一种恐惧感；
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算算我们的时间
• • • • • • • •
一年有365天； 其中双休日共_____天； 法定假日_____天； 公司带薪休假_____天； 带薪病假_____天； 实际工作_______天，共______小时; 假定有效工作时间为___%； 全年有效工作时间为________小时。
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时间的价值
时间的价值基本上分两种，一种叫做无形的价值，另一种叫做有形 的价值。 无形价值
时间的无形价值是把时间投资于你的工作、家庭、社交的功能方面， 建立工作关系、家庭关系、人际关系等。你为此花掉时间，但它带 给你的收获可能是无法用金钱来衡量的，这叫做无形的价值。
1、明确角色、职责与目标
1) 公私兼顾：工作+家庭 2) 价值为先：以价值观为依据
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目标管理－目标的设定
【案例】1953年，美国耶鲁大学对应届毕业生做了一项研究调查，他们发现有3%的同学还 没有毕业就设定了他们人生的目标，20年后，也就是1973年，这3%的同学比其他97% 的同学更显得富裕。 这3%的同学，他们做了7件事情： ◆他们曾经很确实地写下了他们想做的事情； ◆他们列出了达成目标所得到的好处；
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时间管理小测试
计分标准：选择A-0分，B-1分，C-2分，D-3分
0~15分 ：你自己对时间并无计划，而是经常让别人牵着鼻子走，你不
能再采取被动的态度，要马上对自己的工作采取优先秩序的管理方法！
16~20分：你也许过于重视对事情做出迅速处理，而忽略了思考哪些事
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时间管理无效的十大原因
全球调查结果：时间管理无效十大原因
1.优先顺序不明确 2.电话打扰 3.缺乏目标计划 4.贪多嚼不烂 5.不速之客 6.无效授权 7.桌面杂乱无章/找不到东西 8.缺乏自律/拖延 9.不会说“不” 10.低效的会议