订单(合同)签订审批流程

订单（合同）签订审批流程

一、总则

本流程目的：规范订单（合同）的签订、履行和付款程序，并最大限度的规避风险。

适用范围：适用于广东智慧电子信息产业股份有限公司（以下简称公司）签署的所有经济类订单（合同）的管理，不适用于劳动合同等其他类订单（合同）的管理。

定义：订单（合同）是企业经济活动的准则，既可以维护企业的利益，也明确规定了企业的责任和义务，是企业经济活动必须遵守的法律规范。

意义：订单（合同）审批可以保证订单（合同）内容满足国家法律、法规和政策的要求，贯彻平等互利、协商一致和等价有偿的原则，同时，最大限度降低企业的各种风险。

二、订单（合同）审批流程图

订单（合同）审批共包括7个环节：缮制订单（合同）文本、审核业务风险、审核法律风险、审核财务风险、审批、签署订单（合同）和登记存档。

三、产品订购订单审批流程

产品订购（含增购）订单是指客户（用户）只购买产品的订单。审批流程详细说明如下：F1.缮制订单（合同）文本

缮制订单（合同）文本是指根据双方协商的结果及相关资料起草订单文本的过程。只有采用非标准样本的订单（合同）需要缮制订单（合同）文本。

工作内容：

1. 收集相关信息

在缮制非标准订单（合同）文本之前，相关KPI负责人必须收集相关信息，包括业务协商的结果、公司以前的订单（合同）样本、类似订单（合同）的标准样本等，作为起草订单（合同）文本的基础，同时将相关资料作为订单（合同）附件。

2. 制定订单（合同）框架

根据订单（合同）的价格条款、交易方式等条件，同一类型的订单（合同）也具有不同的框架体系，因此，在起草非标准订单（合同）文本之前，必须先确定订单（合同）的框架体系，根据价格条款、交易方式确定应包括的订单（合同）类型。

3. 起草订单（合同）文本

对于订单（合同）框架中的非标准订单（合同），订单（合同）文本的起草必须遵循《中华人民共和国民法通则》及《中华人民共和国合同法》等相关法律、法规的规定，保证条款的合法性、严密性和可行性。对于关键条款，如数量条款、质量条款、价格条款、付款方式、付款时间、违约条款等，必须向公司的法律顾问咨询，保证用词准确，没有歧义，同时还必须对订单（合同）的盈亏状况进行预测。

4. 上报订单（合同）

在起草完订单（合同）文本之后，相关KPI负责人必须仔细检查订单（合同）的各项条款，保证内容完整，用词准确，没有文字错误。并将检查过的订单（合同）文本及盈亏预测等相关附件上报上级主管。

F2.审核业务风险

审核业务风险主要是评价订单的业务前景、业务利润、订单交期和回款风险。

1. 业务风险审核流程

订单业务风险审核共包括但不限于以下环节：KPI负责人→分公司负责人→商务部→营销/客服中心→审计部→财务部→物资部→总经理。

详见附件1《订单（合同）审批流程图》

工作内容：

①、评价业务前景

公司的部门主管在拿到相关KPI负责人缮制的订单文本后，首先需要对业务的发展前景进行评估。对于有发展潜力的业务，可以考虑适当增加优惠条款，以维护双方的长期合作关系；对于临时性和没有发展潜力的业务，必须对其它业务风险进行严格审核，并提出修改建议。

②、审核毛利、评价业务利润

在确定了业务的发展前景之后，部门主管需要根据业务发展前景来确定订单的利润水平，同时将订单的盈亏预测与相应的利润水平作对比。如满足利润要求，则签字同意，否则提出修改建议。

③、评价风险控制措施：

在订单满足了业务发展需求和利润要求之后，还必须对订单中的风险控制措施进行评估，检查订单条款是否对可能出现的风险采取了恰当的规避措施。如果规避措施得当，则签字同意，否则提出修改建议。

KPI责任人、分公司负责人、商务部经理、营销中心/客服中心总监、审计部经理、财

务部经理、物资部经理、总经理参与对订单履行进行评价。

产品订购订单审批各部门职责及审核重点：

适用表单：附件2《合同审批表》

（1）KPI责任人负责起草订单，订单应做到内容合法、条款齐全、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确、期限和数字准确，应包括：

A、订单（合同）名称；

B、甲乙方名称及地址，经办人联系电话；

C、甲乙方法人代表或其合法代理人签字、公司公章或合同专用章；

D、订单（合同）签订日期；

E、标的（内容）；

F、数量、质量；

G、价款或酬金；

H、履约方式、地点、费用的承担；

I、违约责任（甲乙方权利和义务）；

J、生效、实效条件；

K、争议解决的方法；

L、订单（合同）的份数及附件；

M、保密条款（视合同性质需要）

(2) 分公司负责人审核的重点

为订单（合同）文字和结构、通用条款、特殊条款、工作范围、双方权利义务、技术、工期、进度、质量、履约、担保、保修等条款；

（3）商务部负责订单(合同)的商务条款，确认待签订单(合同)与审批调整建议的一致性；（4）审计部审核法律风险，详见F3

（5）财务部审核重点

为签约公司名称、合同价款支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款；详见F4

（6）物资部审核重点

产品交期进度、产品质量要求。

F3. 审核法律风险

审核法律风险是对订单（合同）的合法性、严密性、可行性进行审核。这项工作由公司的法律顾问全面负责。只有非标准样本订单（合同）需要进行法律风险审核。

工作内容：

①、审核合法性

当事人有无签订、履行该订单（合同）的权利能力和行为能力；

订单（合同）内容是否符合国家相关法律、法规和政策的规定；

当事人的意思表达是否真实、一致，权利、义务是否平等；

订约程序是否符合法律规定。

②、审核严密性

订单（合同）应具备的条款是否齐全；

当事人双方的权利、义务是否具体、明确；

文字表述是否确切无误。

③、审核可行性

当事人双方特别是对方是否具备履行订单（合同）的能力、条件；

预计取得的经济效益和可能承担的风险；

订单（合同）非正常履行时可能受到的经济损失。