文件智能管理系统方案

文件智能管理系统解决方案

苏州数伦科技有限公司

2012年6月28日

目录

第一章前言 (3)

第二章系统简介 (3)

2.1 系统概述 (3)

2.2系统组成与工作流程 (3)

2.3 系统功能 (4)

第三章主要组成产品介绍 (5)

3.1智能文档标签 (5)

3.2智能文档柜 (5)

3.3智能监测-门禁 (6)

3.4控制器 (6)

3.5文档管理软件 (7)

第四章数伦公司简介 (7)

第一章前言

当前针对涉密资产的管理和监视越来越得到重视，但传统条码方式存在种种弊端，无法实现对涉密资产进行实时监控，给非法人员携带涉密载体外出制造机会，使得涉密载体及重要文件外漏，给企业及事业单位的管理带来极大不便。采用RFID技来实现对涉密资产进行管理和监控，实现涉密资产监控、预防流失管理和盘点等，能够有效地防止涉密资产的外漏，对涉密载体及重要文件实行管理及监督定位。

第二章系统简介

2.1 系统概述

数伦科技开发的基于RFID 的文档管理及防伪系统，可以很好的管理保密文档，根据权限监管档案的借阅、带出等工作流程，并及时查看到文档和用户的详细信息。该系统能使有型文档和资料的管理实现全自动化，从而提高文档的使用效率；对保密文档或高价值文档书籍执行相关使用条例提供强有力的技术手段；为文档真实性的鉴别提供了可靠的方法。

2.2 系统组成与工作流程

2.3、系统功能

①系统权限管理单元

档案柜安装IC读卡器和口令密码键盘，当通过授权的卡或口令输入时，柜门自动开启。

档案柜配有显示屏，显示持卡人姓名和输入密码的信息，当出现文档借还时显示取出或归还文档的名称等，以供借阅者确认。

短信审批系统

当系统出现文件取阅申请时，系统通过短信通知相关领导，领导可通过短信审批和监督文档取阅情况。

②文档管理单元

A:文档取阅

用户接收到同意借阅文档的短信时，当用户刷卡进入办公大楼的时候，用户在大厅的显示屏上会看到文档柜的位置导航，用户可以根据大屏幕提供的信息找到相应的楼层和房间，当用户刷卡进入房间时，相应文档柜上的指示灯会亮，给用户做引导作用，用户到达文档柜时便可以刷卡取文档。

B:文档盘点

用户接收到短信后可以直接去文档柜里取文档，取完文档后，档案柜对整个柜内所有附着于文档及文档夹上的RFID标签进行读取，自动盘点所有文档柜里的文档，之后把所有盘点的文档显示在页面上。并将该信息传送到中心系统并显示出来以供用户确认。

③门禁监管

门禁系统具有RFID监控模块，该模块包括RFID读写器、LED指示灯、红外探测器模块和一个摄录机。

如果此文档是只允许在大楼内部借阅的，则不允许带出大楼，如果用户无意要将文档带出大楼时，当走到门口时，则自动会报警。

对于允许携带的文档资料，系统不发出报警通知，只存储通行记录，以备历史追朔，对于未经允许的文档资料，系统发出报警或通知。

④视频记录单元

档案柜在开启时，会通过门柜视频监控系统对开启人员进行视频抓拍。同时将视频上传至数据中心存储。

第三章主要组成产品介绍

该系统主要由硬件系统和软件系统组成，具体产品介绍如下：

3.1智能文档标签

功能描述：标识每个文档甚至每一页，供智能文档管理设备在存取、进出、流转时进行无线识别文档信息；

产品详细信息：符合EPC G2国际标准；

–独有自主知识产权防伪加密功能；

–读取速度快，可靠性高；

–支持大量高密度文档读取；

–具有防折、防拆特点：即标签折损拆下，RFID就不工作；

主要参数：频宽：902 to 928 MHz

•读取距离：>5 meters

•内存大小：512 Bits （可扩充到4M）

•外形尺寸：44 X 14 X 0.12 mm

•工作温度：-20 to 75 oC

3.2智能文档柜

智能文档柜-实时监控功能：管理者进入系统后，进入到某个具体的文档柜，点击实时监控，则会自动通过Internet形式拍摄指定文件柜所在室内情况，拍照成功则会在页面上自动显示所拍照片；

功能描述：开启时密码或权限卡认证；

–文档存取自动记录及实时盘点；

–实时拍照及非法存取报警；

–存取信息提示；

–管理方便：智能RFID标签纸分类识别，让您步入数字化管理领域，

–存取位置智能化提示、文档管理信息流与实物流同步；

–智能化管理+数字化管理+目视管理+集中管理+空间效率+美化环境

产品详细信息：品种齐全：有各种规格、尺寸，可供选择；

–RFID频率：UHF

–标签读取速度：30/s

–标签密度：3 mm

–识别准确率：99.99%

–液晶显示尺寸：3，7 寸

–摄像灵敏度：6 Lux

–柜门琐具：自动感应锁

–优质拉手及滑轨；

–防尘标签挡盖，可使件号文字永保清晰、一目了然且更换方便；

–防滑装置：防止滑落设计，确保抽屉拉出时，资料、物品零件不致掉落或损坏；

–可按要求订做；

3.3智能监测-门禁

功能描述：监测是否有非法文档带出；

–文档进出感应记录；可根据需要布置定位跟踪位置（房间、楼道、大楼等）

–非法带出报警提示、定位；

–非法带出人员拍照跟踪记录；

产品详细描述：RFID频率：UHF

–捕捉速度：10m/s

–标签密度：3 mm

–识别准确率：99.99%

–摄像灵敏度：6 Lux

–红外探测器、摄录机、声光报警装置；

–控制器具有串口、以太网接口及WIFI接口