浅析企业采购成本控制

浅析企业采购成本控制

降低采购成本是企业提高利润的途径之一，而追求利润最大化正是企业的目的，同时也是企业在市场竞争中赢得发展的动力。本文从采购成本控制的内涵、影响要素及控制途径着手，浅析了现行企业采购成本控制中存在的问题，探讨了企业采购成本控制的改进和完善策略，提出了加强市场观念、梳理控制标准、明确控制原则、选择合理的控制方法等对策建议。

标签：采购成本控制招议标供应商管理一单一议

采购成本控制是指根据财务会计核算提供的各种数据信息资料，对月度或年度商品的采购成本做相应预算，以预算结果作为目标，对照筹划目标，在商品采购过程中开支成本，以实际成本和目标成本相比较、以衡量采购过程中所取得的成绩和效果，并通过完善采购管理、拓展渠道等一系列管理方式，降低采购活动中的机会成本，实现甚至于优化目标成本的过程。在我国的企业采购中，市场竞争的焦点主要体现在企业如何能够更有效地进行采购成本控制，因为采购成本控制是企业增加毛利，提高经营利润的根本途径之一，也是企业抵抗内外压力，在竞争中求得生存和发展的主要保障。企业应重视成本控制，针对本企业的实际状况，分析企业在成本控制体系中存在的问题，探求全面加强企业成本控制的有效、可行的方法。

1 企业采购成本管理中主要存在的问题

1.1 采购流程繁琐，采购缺乏计划性。目前，企业的采购流程普遍存在三个问题：第一，采购流程从客户下达订单开始，涉及供应、仓储、技术、生产、销售、运输、财务等各部门，将整个采购职能分割由不同部门完成，既缺乏系统的筹划、又导致手续繁琐，工作效率低。第二，各部门习惯站在各自的立场考虑问题，信息互不沟通，从而影响采购决策的准确性。第三，采购责任监控不到位，出现采购监控盲点，部门之间推诿扯皮、责任不清，影响企业工作效率。

企业整个采购行为是围绕客户的计划需求而展开的。在客户计划下达后，由于受企业资金、规模、时间的限制，采购方式比较原始、零散，无法达到所有品种同时定价。特别是单笔采购的发生，往往是数量少、批次多，企业缺乏对商品采购需求的分析和对合作供应商的培养，企业内部相关部门之间缺乏必要的沟通与衔接，没有一套明确完整的采购计划，导致采购比较随意。另外，所有采购都是急性的，从提出采购需求到品种入库的期限很短，其最终结果就是采购部门整天在疲于奔命地走渠道买商品，根本没有时间拟定一套完善的调查方案，做详细的市场调查，企业管理者却弄不清采购部门整天忙碌什么，导致采购无计划。

1.2 企业供应商管理存在漏洞。现行企业采购的管理中缺少对合作供应商的管理。在物资采购过程中缺乏贯穿供应商管理思想，没有把对供应商的管理纳入到物资采购管理的一个部分。这样往往会导致采购成本的控制只是短期所看到的，没有从长远降低采购成本的角度来考虑。另外对供应商没有过多的了解意识，

对公司自身所拥有的供应商未建立档案，不便于对供应商分类管理，也就不能给供应商固定级别，对于存在可能性风险的供应商不能有效排除，对采购成本的控制是不利的。还有，对供应商缺乏培训引导，这种情况下往往会导致产品质量问题发生次数的上升，长期性的角度考虑存在可能增加采购成本的风险。

1.3 采购管理制度不健全，缺乏对成本控制的引导机制。采购工作涉及面广，并且主要是和外界打交道，因此，如果企业不制定严格的采购制度和程序，不仅采购工作无章可依，还会给采购人员提供暗箱操作的温床。企业采购的管理归根结底就是通过采购过程中发现问题，对照问题进行总结分析，最终形成规定制度加以明确、引导和规范。现行企业采购过程中对长期合作渠道的采购流程、风险的控制、试用渠道和新引进渠道的管理等方面尚未有一套健全的采购管理制度。同时原始价格档案需适时进行评价和更新。对于关键性采购品种价格，应建立价格评价体系，公司开展月度价格分析会，通过对月度所收集的品种价格信息，总结分析月度关键性品种、行情类、新增类及一单一议类品种的价格现状、变化情况及趋势，评价现有的价格水平，提出采购成本控制思路及下一步措施。

1.4 采购成本控制方法不当。现行采购管理中，对成本控制的方法主要是集中的招议标管理，现行企业招议标在一定程度上，通过供应商互相打压价格降低企业整体的采购成本确实是起到一定的效果，但是并不是所有的品种都适合采取招议标方法来进行。

2 改进和完善企业采购成本控制策略

2.1 制定合理的采购计划，优化采购流程。企业根据客户的需求和生产特性，合理制定各项品种的采购计划，预测所需物品的数量和时间，确保物品的及时供应，减少库存，降低库存费用。业务流程运作效率的高低会对企业竞争力产生直接的影响，企业中商品采购成本在总成本中所占比例较高，因此受到的影响相对也较大。一般情况下，传统的采购业务流程是客户根据自身生产计划提出所需采购的物品，然后由采购部门编制商品采购计划，经过公司管理部门和领导班子审批后，才能向供应商下达订单。

2.2 扩大采购范围，规范供应商管理。强化供应商的管理是基于从长期角度来降低采购成本的理念，在物资采购管理中应该注重贯穿供应商管理的思想，即把对供应商的管理纳入到整个物资采购管理中来。这样，既可以通过长期的合作获得可靠的物资供应和质量保证，又可以在周期长短和购买批量上获得采购价格的优势，对降低物资采购成本有很大的好处。

建立供应商管理制度，规范供应商管理。建立公开、公正、透明的供应商进出机制，明确采购业务中供应商的引进、使用和退出、评价管理，以及潜在供应商的管理。同时对公司的正式供应商要建立档案，每一个供应商档案应经严格的审核才能过关归档。企业的采购必须在已归档的供应商中选择，供应商档案应定期更新，并派专人管理。将合作供应商按照采购计划量大小及物资种类划分为：重要物资供应商，即企业需求量较大、物资价值较高，对企业生产运作影响较大的物资供应商。一般物资供应商，即价值不高、种类繁多、且易采购的物资供应

商。瓶颈物资供应商，即企业设备专用件、定发件、设备配套件和非标加工件及特殊物资的供应商。2.3 规范健全采购管理制度，建立分析和考评体系。①建立、完善相关采购制度，作好采购成本控制的基础工作。不仅能规范企业的采购活动、提高效率，还能预防采购人员的不良行为。采购制度规定物料采购的计划、授权人的权限、商品采购的流程、相关部门的责任和关系、各种材料采购的规定和方法、报价和价格审批等。②把采购成本控制纳入到员工绩效管理考核中。在采购成本控制上专门设立成本下降率指标，即对应各业务岗位所负责范围的所有品种设定标准成本，月度核算当月所有品种的实际采购成本进行比较计算成本下降率在月度绩效考核中，将成本下降率指标作为一项核心指标，占比60%甚至更多的权重对岗位实施绩效考核，发挥考核的激励作用，来引导岗位对采购成本的控制。

2.4 合理选择采购成本控制方法。①以不同定价方式牵制供应商。在定价方式上进行创新，根据不同备件品种，分别采取阶段性定价、一单一议和定渠道不定价格等多种合作方式。②加强渠道开发。深入分析各企业备件业务需求特点，对标准不明确的品种，与企业对接完善标准，使之具有通用性，从而扩大渠道选择范围，以便引入竞争控制采购成本；对单渠道或企业指定品牌厂家的品种，积极寻找替代品；对企业采购量大的品种，询价、比价供应商数量必须在3家以上，控制采购成本。③把握商品采购价格变动的时机。商品采购价格会经常随着季节变化、市场供求情况而变动，因此，采购人员应随时注意价格变动的规律，把握好采购时机和采购数量，会给企业带来很大的经济效益。④通过付款条件的选择来降低采购成本。建立企业资金使用制度，凡是牵涉到资金的使用，都有必要建立起一套严格的规章制度。资金的领取、审核、审批、使用，一般要规定具体的权限范围、审核审批制度等。对于货款的支付，要根据对方的信用程度，具体的风险情况进行稳妥的处理。一般货款的支付，要等到货物到手检验合格后，再付全部货款。⑤选择信誉佳的供应商并与其签订长期合同。与诚实、讲信誉的供应商合作不仅能保证供货的质量、及时的交货期，还可得到其付款及价格的关照，特别是与其签订长期的合同，往往能得到更多的优惠。

参考文献：

[1]李雅丽.降低采购成本方法的评析[J].财会通讯，2005（3）.

[2]聂福全，杨文莉.企业降低采购成本的有效途径[J].建设机械技术与管理，2003（7）.

[3]温卫娟.如何进行采购与供应商管理[M].北京大学出版社，2003年12月.

作者简介：周毅敏（1977-），女，安徽黄山人，安徽省黄山市中华职业学校，大学本科，管理学学士，从事财会教育教学等工作。