1001-浅谈秘书会务工作的心理

去浅谈秘书会务工作的心理

摘要：本文分析了影响秘书从业人员在会务工作中的心理健康的主要因素，探讨了就如何保护和促进秘书工作者实现良好心理素养。

关键词：秘书，会务，心理

一、会务工作中秘书的心理状态

在竞争激烈的当今社会,任何人随时都有可能产生不同程度的消极或不健康心理,如果不及时克服,这种心理日积月累,就会形成心理障碍,给工作和生活带来很多负面影响。充分认识秘书人员心理健康问题和成因，努力寻找解决问题的办法和途径，是秘书工作者面临的一个重要课题。办公室秘书人员长年在领导身边工作，特别是文山会海，而会务工作工作要求高、节奏快、责任大,又很繁琐,比较容易产生心理障碍。情感是人的喜怒哀乐等心理状态。秘书的情感是秘书对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。优秀的秘书应自觉培养自己良好的情感品质，清醒把握自己的情绪状态，保持稳定的心境，能镇静、从容、敏捷、果断地处理问题。要加强情操的修养，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。所以,秘书人员只有适时调整好心态,控制好感情,修炼好自己,才能更好地胜任工作。

秘书工作心理活动的构成。虽然不同职业对人的心理素质有不同要求，秘书工作者全部的心理活动的构成与人的心理活动的构成是一致的，共分为两大类——智力因素和非智力因素。秘书工作者的智力因素是指在写作能力、应变能力、观察力、预测力等外显的能力背后起作用的人的智力，即以思维能力为中心的认知能力，具体因素包括感知、记忆、思维、语言和能力。非智力因素是由情绪情感过程、意志过程、个性心理和心理状态组成。个性心理又包括个性心理特征（气质、性格）和个性意识倾向性，包括动机、需要、世界观、信仰、兴趣等。心理状态有：注意、觉醒、疲劳和睡眠等。文秘助理工作是一门极富魅力、极富挑战性的职业。一名优秀的秘书工作者，健康的体魄、敏锐的头脑、渊博的知识和宽厚扎实的写作功底固不可少，但其优良的心理素质是做好一切文秘工作的基础和重要保证。因此，秘书工作者要高度重视心理素质的完善和发展。

秘书工作的心理现象。秘书在会务工作中容易出现的心理不适现象。工作中生活中容易出现的心理不适：自卑感、多疑、嫉妒、易怒、抑郁、焦虑、自杀、疑病、强迫现象、恐怖症、神经衰弱样状态、失眠、偏激性格等。避免多疑，要加强思想意识的修养锻炼，多与人交往沟通思想，凡事未经调查不随便下结论；远离嫉妒，加强自我修养，促进心理成熟，学会运用合理化心理自卫机制实现自我控制；减少发怒，认识怒的危害，解除激怒的诱因，离开致火源，采取适合自己的制怒之法平复心情；排解抑郁，自己寻找引起抑郁的原因，多想愉快经历，

找知己倾诉或痛哭等；摆脱焦虑，提高社会适应能力，学会自我解脱、自我慰籍，克服完美主义，向亲属朋友倾诉，获得支持。

秘书工作的心理特征。秘书工作是辛苦、艰苦、清苦的工作，淡泊名利、无私奉献是文字工作者应有的素养。长期来，领导要求秘书工作人员要敬业爱岗，无私奉献，甘为人梯。长期的宣传教育，使秘书工作者形成了特定的心理特征，具体表现为：一是心理坐标定位是道德追求大于社会索取，表现在对社会文化价值观的追求与社会世俗价值观的背离；二是人生价值定位是社会本位高于个人本位。秘书工作者大都具有强烈的职业责任感，时刻要掌握领导的思想动态，对工作、领导、企业的负责感胜过对自身利益得失的思考；三是自我修养要求高于对他人的服务心理素养要求。

二、领导会务工作对秘书心理素养的要求

办公室工搞文秘辛苦，要搞一个好的东西出来，就象生了一场病，但也是一个锻炼提升自己的平台。有这个机会，就要用全身心的感情投入，只要有才能，领导心中是有数的。有为才能有位。不管在什么岗位都要认真做事，用心做事，很多人说没有舞台，是片面的。要有良好的心态，要有点精神，活得高兴。要有较强的适应能力。要善于和领导沟通。与领导沟通是互动的，领导只要说过的就要下决心去改，类似的事不能反复出现。要有非常高的悟性。善于思考的人有一个特点是善于倾听。领导说什么要听清楚。有些人听话不注意听，头脑是跳跃的、混乱的，急躁浮躁。看待一种东西要从不同角度去思考，带着批判的眼光去看，去超越。

新时期对秘书工作者的心理素养提出了更高的要求，需要具备良好的沟通能力、组织能力、协调能力、判断能力、预见能力、一定的决策能力以及随机应变的能力。聪明、细心、谨慎、考虑周到。除此之外,秘书还应该有灵气、有悟性、有团结能力；能提出有创造性的建议,并且凡事懂得分出轻重。而在我看来,最为重要的是交际和沟通能力。秘书工作的特殊性，对秘书人员的性格要求也不同，必须具备以下方面：

⑴豁达开朗：由于秘书人员的特殊位置，常常会在工作中遇到内部或外部的一些干扰。如在工作中会处于复杂的人际关系之中，难免与领导人、同事及群众之间发生性格矛盾、利害冲突；在处理事务中，常会引起误解和不满。因此，秘书人员的性格中很重要的一方面就是对人对事需要豁达、开朗，即在坚持原则的前提下采取宽容、忍耐的态度。对于所服务的领导者要多加体谅．主动热情，细致周到。对同志热情、关心、乐于助人。豁达、开朗还能给人以欢乐，给人以勇气，团结同事共同工作。

⑵意志坚强：秘书工作是一项十分繁重而复杂的劳动，秘书必须具有坚韧不拔、百折不回的毅力，克服各种困难，实现自己的职能。秘书要有较强的心理承受能力，对来自领导、基层和外界的种种压力能够从容应付，任劳任怨。秘书在辅助领导的过程中，要能够坚持原则，实事求是．自觉抵制不正之风，做领导忠实的参谋和助手。秘书还要严于自律，自制力强，努力克服自身的缺点和不足，成为一个意志坚强的人。

⑶敏捷应变：秘书不仅要有意志坚强不屈的性格，还要有机敏灵活的性格。秘书工作涉及面广、变化性强，秘书要有敏锐的观察力和迅速的判断力，善于沟通，长于协调，既不丧失原则，又不激化矛盾。特别是在遇到突发事件和复杂情景时，能够机警灵活，随机应变，使问题得到及时而恰当的解决。可以说，现代秘书工作对秘书的适应能力和应变能力提出了很高的要求，那种墨守成规、反应迟钝、不讲求效率的秘书已不能适应现时代的需要了。

⑷幽默风趣：幽默风趣是人类宝贵的心灵财富，是情感优裕和自由的展现。在生活和工作的诸多困惑面前，幽默风趣能帮助你化被动为主动，变尴尬为愉悦，以轻松的微笑代替沉重的叹息。秘书工作内容繁杂，压力很大，有时不免产生烦躁、厌倦之情。具有幽默感的秘书，则能以出众的机智和精美的语言化解困境，超越挫折，获得良好的心境，保证工作的顺利进行。秘书在交往活动中运用幽默，可以使人感到轻松，易于沟通情感，取得理解，消除陌生和紧张，营造和睦的交际氛围。因此，秘书应该具有幽默的性格。

⑸甘于清贫：耐得寂寞、甘于清贫，是对秘书工作者提出的特有的心理素养。秘书纂编工作是一项乏味、枯燥、琐碎的工作，任务重，待遇低。而且，秘书工作所能产生的效益，主要是社会效益，这种效益存在着滞后性、隐蔽性以及难以估算的特点。所以秘书工作者取得成绩往往不易被人们认可，这会使秘书工作者有一种落差感。或多或少地造成秘书工作者的职业困惑。因此，在新时期，秘书工作者要把能否耐得寂寞，能否甘于清贫作为一项不可或缺的心理素养。

（6）独立坚韧：办公室的工作，各个环节是紧密联系的，需要互相配合。但是，秘书工作各个环节又是相对独立的，这就要求秘书工作者具备一定的独立工作能力。在新时期，秘书工作者还要有坚韧不拔的精神，如在调查收集材料时，要有韧性，不达目的决不罢休，以保证所需材料的完整性和真实性。此外，还要有承受生活和工作中的冲突与挫折的能力，遇到困难不消极、不回避、不沉沦，能正视现实，超越自我。

三、实现良好心理素养的途径

办公室人手少，工作量大，特别是公司会务工作繁多，这就需要秘书具备良好的心理素质。在各类活动和会议中，秘书都积极配合做好会务工作，与部门同事心往一处想，劲往一处使，不计较干得多，干得少，尽可能圆满完成会务工作。