秘书实务之会务工作

1.按规模分：
特大型（万人以上）、大型（上千人）、 中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。
2.按性质分：
法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、 外事性 、专题性、综合性。
3、按时间分：
定期和非定期。
4、按出席对象分：
联席会、内部会、代表会、群众会.
5、按召开方式分：
电话会、电视会、广播会、网络会。
（1）与会人员的接送; （2）会议交通工具的安排; （3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买; （4）会议文娱活动的安排和组织; （5）其他属于招待方面的工作。
2、组织签到
（1）秘书人员代签到。 （2）簿式签到。 （3）电子计算机签到。
3、做好会议记录
（1）、 会议记录的格式 ： 记录头、记录主体、 记录尾部 1)记录头: 会议名称； 会议时间； 会议地点； 会议主席（主持人） 会议出席、列席和缺席情况； 会议记录人、 会议主要议题。
11、制作会议证件
代表证 出席证 列席证 来宾证
会议正式证件
会议证件
旁听证 工作证 记者证 出入证
会议工作证件
会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职 务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印 章。
12、准备会议文件资料
主要有议程表和日程表、会场座位分区表 和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲 话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其 他会议材料等。
7、会议保密工作
1)会前保密工作 （1）涉及秘密的会议，严格确定出席、列席 人员及会议服务人员。 (2)召开比较大型的或秘密性较强的会议，秘 书部 门要与保卫、保密部门取得联系，共同采 取保密措施。 (3)根据实际需要，确定会议印发的文件及其 数量，文件要标明密级，统一编号，按照规定 的范围印发。 (4)选择会址要注意保密，会前对会场环境及 会场设施包括扩音、录音设施、电话进行防窃 密、泄密检测。
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会议概述 会务工作流程 会务工作具体内容 常用会议的组织程序 会见与会谈 技能训练
教学目的
通过本模块的学习，了解会务工 作的基本内容及工作程序，学会拟定 会议方案，掌握会议组织工作的环节 和会务工作中的文书工作。
教学重点与难点
1、教学重点


会议筹备工作； 会议方案的制作； 会见与会谈的操作程序与方法； 案例分析。 会议方案的制作； 会场的布臵； 案例分析； 技能训练。
1.5 会议成本意识
会议成本= 2ABT 式中 A —与会者平均工资的3倍（以小时计）; B —参加会议的人数; T —会议的时间（以小时为单位）。
1.6 会议秘书工作的基本任务
1、组织的工作
(1)协助领导确定会议议题； (2)根据议题安排议程、日程； (3)发会议通知，负责会议报到； (4)对与会人员进行编组； (5)布臵会场，安排座次； (6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)； (7)负责会议签到； (8)会中组织和协调； (9)会场其他组织和管理； (10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报 道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的 联系和组织)。 (11)会议的结束收尾工作。
某公司销售会议议程表 1、推选销售部经理的人选。 2、年度销售活动的总结。 3、有关销售问题的发言。 4、下年度销售目标。 5、销售人员的招聘和重组。
某股份有限责任公司股东大会日程安排
日期 时间 内容安排 地点
主 参加 持 人 李 XXX 总 X
张 全体 董 股民 张 全体 董 股民
总 会 全体 计 股民 师
（4）会议记录方法
1）记录的重点是将主要讨论的观点、决议、 决定，重要声明、修正案内容、结论全记下来， 其他的可简要记录. 2）漏记的内容先作记号，然后对照录音带修 改，或请发言者重复。 3）与会者提的意见、建议，要记人名。
（5）会议记录的修改
1）定稿打印前，请主席签字批准。 2）与会者指出错误，主席或秘书可改。 3）会议记录一经签名，不能再改动。
13、安排食住行



会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、 适合口味、方便节约”的原则，做好伙食 预算和伙食搭配与烹调工作. 会议住宿安排，根据实际情况，按照规定 标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要 求。 安排好会议用车，为会议提供完备的交通 服务。
14、制定会议预算方案
文件资料费 、邮电通讯费、会议设备和用 品费、 会议场所租用费 、会议办公费 、 宣传交际费 、 食宿费、 交通费、其他 费用。
接待组、保卫组。
7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据 会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点
要根据会议的规模、规格和内容等要求来确 定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
9、安排会议议程与日程 会议议程是对会议所要通过的文件、 所要解决的问题的概略安排，并冠以序号 将其清晰地表达出来。 会议日程是指会议在一定时间内的具体 安排。
备 注
3、9 上午
9：00 9：30
9：40
报 到
会议开始 ，张董致开 幕词 李总：年度经营报告
花园酒店大 会议厅 大会议厅
大会议厅
11：00 11：30
年度决算表 大会结束
大会议厅
10、制发会议通知 会议通知的内容包括名称、时间、地点、 与会人员、 议题及要求等。 会议通知的种类有书信式和柬帖式。 会议通知的发送形式有正式通知和非正式 通知。 会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。
15、布臵会场
（1）会场的风格特点 庄严。肃穆。轻松、简洁。 喜庆。儒雅。简单朴素。
（2）会场的类型及布局
①小型会议室。 椭圆形、回字形、 T 字形、“马蹄”型、长方形。
② 中型会议室。 “而”字型、半圆型、课堂型。 ③ 大型会议室。 礼堂型、众星拱月型。 （3）会场的布臵 ① 主席台 主席台的布臵一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正 中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。 ② 场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。

这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？
1 会议概述
1.1 会议的涵义
会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通 信息、表达意愿的行为过程。
1.2 会议的要素
１、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会 议方式。 ２、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作 用。 ３、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、 会议结束、会议决定的贯彻落实。 ４、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设 施。
2．文书工作
(1)会议文书的起草； (2)会议文书编写； (3)会议文书印发及管理。
3．生活管理工作
(1)与会人员的食宿管理； (2)会议的财务管理； (3)会议的交通保障； (4)会议的文化活动； (5)与会人员的医疗保健。
4．安全保卫工作
(1)会议的保密工作； (2)会议的警卫工作； (3)会场内外的安全保卫工作。
4、确保会议期间信息的沟通
1）做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作. （1）秘书要多听、多记、多想、多算、多跑， 全面搜集信息。 （2）深入会议，掌握第一手资料。 （3）注重对会议信息加工提炼，方便各方利用。 （4）注重实效，并收集反馈信息。
2）会议期间的对外宣传
（1）妥善处理与新闻媒体的关系。 （2）注意内外有别，严守单位秘密。 （3）选择宣传内容应坚持对象、效 果、 时效、费用的原则。 (4) 收集媒体对会议的报道提供给领导. （5）为领导召开记者招待会提供资料。
5、 确定会议所需用品和设备
（1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和 设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照 明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例 如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特 殊用品和设备。
6、建立会议组织机构
会务组、宣传组、秘书组、文件组、
报到及接待工作 组织签到 做好会议记录
做好会议值班保卫工作
编写会议简报或快报
会议信息工作
做好会议保密工作
做好后勤保障工作
ห้องสมุดไป่ตู้
12.2 会务工作流程图（会后）
安排与会人员离会
撰写会议纪要
会议的宣传报道
会议文书的立卷归 档
催办与反馈工 作
会议总 结
12.3 会务工作的具体内容
12.3.1 指导会务工作的原则
问题讨论
1．会议议程与日程的区别。 2．简述拟订会议议程与日程表的方法。 3．选择会议地点应综合考虑哪些因素? 4、应如何做好会场的布臵工作？ 5、怎样制定会议筹备方案？ 6、怎样发放会议通知？ 7、怎样才能做好会议的食宿工作？ 8、会前检查工作包括哪些内容？
12.2.3 会中服务工作
1、报到及接待工作
12.2 会务工作流程图（会前）
确定会议主题与议题
明确会议组织机构
确定会议名称
明确会议所需设备和工具
确定会议规模与规 格 确定会议时间与会期
确定与会者名单
选择会议地点
安排会议议程和日程
制发会议通知
安排食住行
准备会议文件材料
制作会议证件
制定会议经费预算方案
布置会场
会场检查
12.2 会务工作流程图（会中）
5、编发会议简报
（1）类型 综合型、专题型、实录型。 （2）格式 报头、报核、报尾。 （3）要求 简练、快捷、准确。
6、 值班保卫工作
（1）值班工作 秘书人员要坚守值班岗位，以保证会 议顺利结束，并随时应付各种突发事件。
（2）保卫工作
①重要与会者人身安全保卫 ②重要文件的保卫 ③会场和驻地的保卫 ④会议设备的保卫 ⑤与会者贵重物品的保卫
1、准备充分； ２、组织严密； ３、服务周到； ４、确保安全。