管理秘书实务知识点
管理秘书实务
管理秘书实务复习一、沟通的六要素1、信源—信宿：传者与受者；2、信息：信源要传递的内容；3、渠道（媒介）：信息传播的中介物或载体；4、反馈：信源—信宿相互间的反应；5、噪音：阻止准确理解和解释信息的障碍（包括：①外部噪音：来自于环境；②内部噪音：传者与受者头脑中；③语义噪音：人们对词语情感上的反应）；6、环境：沟通发生的地方。
二、非语言沟通的四种形式：目光交流、面部表情、身体语言、空间距离。
三、档案：过去和现在的国家机构、社会组织以及个人在社会实践中形成的、保管备查的、对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的原始记录。
档案的价值：凭证价值、参考价值。
档案管理四个步骤：收集、整理、保管、检索和利用。
四、文书立卷：将本单位在工作中办理完毕的文件材料挑选出有查阅保存价值的部分，按照它们在形成过程中的联系和规律组成案卷，叫文书立卷。
人们通常按问题、作者、文种、时间、地区、通讯者六种特征立卷。
五、档案整理工作的三道工序：分类、案卷排列、编制案卷目录。
六、全宗：就是一个独立机关、团体、企事业单位或著名人物在社会活动中形成的档案有机整体。
七、案卷排列：按照一定的分类方法，档案被分成了很多类，这时候需要根据一定方法确定每类案卷的存放位置和前后位置，保持案卷之间的某种联系。
八、案卷目录：案卷的名册，它是揭示案卷内容和成分并固定案卷排列次序的表册。
案卷经系统排列后，应当将其逐个登记到案卷目录上，以固定前后排放顺序。
九、服饰的要求（细看）书本P28~32补充：着装礼仪：三色原则——全身上下不超过三种颜色；三一定律——重要场合，正式场合鞋子、腰带、公文包应该是一个颜色，而且首选黑色。
男士：帽子和手套：在室内的交际场合不能戴；与人握手不戴手套，向人致意取下帽子。
衣服：正装为深色西服，打领带。
鞋袜：正式场合只宜穿黑色或深棕色皮鞋；避免穿白色袜子。
女士：帽子和手套：可佩戴，但帽檐不宜过宽裙袜：职业女性裙子至少应长及膝盖；正式场合应配穿袜口不低于裙摆边的丝袜；不宜当众整理自己的袜子。
秘书管理与实务考试重点
秘书管理与实务考试重点一：名词解释1，秘书：秘书是辅助领导和组织实施管理和处理日常事务的人员。
2，秘书工作：秘书工作是指秘书部门和秘书人员辅助领导和组织开展决策和管理的各项实践活动。
3，会议：会议是有组织、有目的的召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。
4，督查工作：督查工作就是督促检查工作，即上级部门或机关对所属的下级单位或部门贯彻执行上级方针政策、工作任务的情况进行督促检查，以保证决策的实施与科学化的过程。
5，公共关系：公共关系是指一个社会组织用传播手段使自己与相关公众之间形成双向交流，使双方达到相互了解和相互适应的管理活动。
6，秘书的职业道德：秘书的职业道德是指秘书在履行职责范围内所遵守的道德原则和行为规范的总和，主要包括：忠于职守，自觉履行各项职责；.服从领导，当好参谋;.兢兢业业，甘当无名英雄; 谦虚谨慎，办事公道，恪守信用，严守机密钻研业务等。
7，ABCD法则：ABCD法则就是四象限时间管理，ABCD法则中的A是指先做重要而紧急的任务；再做重要而不紧急的任务，即 B类事务；后做紧急而不重要的工作，即 C类事务；再处理就是 D类，可做可不做的事务，这样安排，只有这样，才能提高效率，充分利用时间，合理分配精力，完成工作任务。
8，公务秘书：公务秘书是指为党政机关、军队、社会团体、国营（或集体）企事业单位服务的秘书。
9，信访：是指公民、法人或者其它组织采用书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式，向各级人民政府、县级以上人民政府工作部门反映情况，提出建议、意见或者投诉请求，依法由有关行政机关处理的活动。
[10，印章：是机关、单位、社会团体等管理活动中行使职权的重要凭证和工具。
11.礼仪：礼仪是在人际交往中，以一定的、约定俗成的程序方式来表现的律己敬人的过程，涉及穿着、交往、沟通、情商等内容。
12.人际关系：是指社会人群中因交往而构成的相互依存和相互联系的社会关系。
13.信息管理：信息管理是对各类信息进行管理，从而为信息用户提供优质服务的管理活动。
00510秘书实务笔记
00510秘书实务笔记秘书实务是一门与办公室管理和行政工作相关的课程，涵盖了各种秘书职责和技能。
下面是关于秘书实务的一些笔记：1. 秘书的职责，秘书在办公室中扮演着重要的角色，负责组织和协调日常工作，安排会议和行程，处理文件和信函，以及提供一般的行政支持。
2. 会议管理，秘书需要具备良好的会议管理能力，包括预定会议室、发送会议邀请、准备会议议程和材料、记录会议纪要等。
同时，秘书还需要协调与会人员的行程安排，确保会议的顺利进行。
3. 文件处理，秘书负责处理和管理各种文件和信函。
这包括收发邮件、整理归档文件、起草和编辑文件、保管机密文件等。
秘书需要具备良好的组织和沟通能力，确保文件的及时处理和准确传达。
4. 行程安排，秘书需要协助上级安排行程，包括预订交通工具和酒店、安排会议和活动、处理行程变更等。
良好的时间管理和协调能力对于成功完成行程安排至关重要。
5. 电话和接待工作，秘书通常是公司或组织的前台接待人员，需要接听和转接电话，处理来访者的咨询和安排。
秘书需要友好、专业地与来访者和电话联系人沟通，给予他们正确的信息和帮助。
6. 人际关系管理，秘书在办公室中扮演着连接各个部门和人员的角色，需要与不同层级和背景的人员进行沟通和协调。
秘书需要具备良好的人际关系技巧，能够处理各种人际关系问题和冲突。
7. 保密和机密性，秘书通常会接触到一些敏感信息和机密文件，因此需要具备保密意识和保护机密的能力。
秘书应该严格遵守保密协议，确保信息的安全和保密性。
8. 技术和软件应用，现代秘书需要熟练掌握办公软件和办公自动化工具，如Microsoft Office套件、电子邮件、日历管理工具等。
掌握这些技术和工具可以提高工作效率和准确性。
9. 专业素养和自我提升，作为一名秘书，不仅需要具备相关的职业技能，还需要不断学习和提升自己。
秘书应该关注行业动态，参加培训和进修课程，提高自己的专业素养和能力。
这些是关于秘书实务的一些笔记，涵盖了秘书的职责、技能和要求。
秘书实务知识点整理
秘书实务知识点整理一、办公环境管理一个良好的工作环境，有利于组织的对外形象塑造，有利于提高秘书的工作效率。
（一）开放式办公室开放式办公室是大的空间包含众多单个工作位置的组合，每一个工作位置通常包括该员工的办公桌、文件和文具的存放空间、椅子、电话、计算机等设备。
封闭式办公室封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公室，是指分隔成若干带有门、窗的独立的小房间的办公室结构，每个房间给一或几个人使用，带有办公桌等相应设备。
开放式优点1、灵活应变，工作位置能随需要而移动、改变2、节省面积和门、墙等，节省费用，能容纳更多的员工3、易于沟通，便于交流4、易受监督，员工的行为容易得到上司的督察5、容易集中化服务和共享办公设备缺点1、难保机密2、难集中注意力，员工容易受电话、人们起动等干扰3、房间易有噪音，如说话声、打电话声和操作设备声易影响他人4、员工难于找到属于自己的私人空间封闭式优点:1、比较安全，可以锁门2、易于保证工作的机密性3、易于员工集中注意力，从事细致或专业工作4、易于保证隐私，明确办公间由自己使用缺点：1、费用高，墙、门、走廊等占用空间多并要装修2、难于监督工作人员的活动3、难于交流，员工被分隔开，易感觉孤独混合式是指把在开放式布局的大办公室内，把各职能部门用组合式办公用具或其他材料分隔开来，组成若干个工作区域。
这种布局模式把开放式和封闭式结合起来，扬长避短，使各部门既相对集中，又在一定程度上避免了相互干扰，是较为合理的办公室布局模式。
（二）常见的工作场所和常用设备的隐患1.办公建筑隐患，主要指地、墙、天花板、门、窗中的隐患，如墙体开裂、墙皮脱落、地板缺乏必要的防滑措施、门锁损坏、窗扇失灵等。
2.办公室物理环境方面的隐患，如光线不足或太强、温度、湿度调节欠佳、通风、噪音控制不当等。
3.办公家具方面的隐患，如家具与设备摆放不当，阻挡通道；家具与设备有突出的棱角，可能伤及人体；橱柜顶上堆放东西太多有倾覆可能等。
《秘书实务课程》复习要点
《秘书实务课程》复习要点课程名称：《秘书实务》适用专业：2017级人力资源管理（专升本函授）2017级行政管理（专升本函授）辅导教材：《秘书实务》王平侠主编教育科学出版社复习要点：项目一秘书职场认知与基本素养任务一职场基本认知及工作内容一、秘书的职业认知（一）秘书的由来（二）秘书的含义，指领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。
他们以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。
（三）秘书的类别：可以按照服务对象来划分，也可以按照行业和职能来划分，也可按照从事的工作内容来划分。
（四）秘书的层级：可分为处级秘书、中级秘书、高级秘书。
二、秘书的工作内容：沟通工作、会务管理、办公室管理、日常办公事务处理、常用事务文书写作、信息与档案管理。
三、秘书工作的特点和作用（一）秘书工作的特点，包括从属性、被动型、事务性、综合性等。
（二）秘书工作的作用，包括枢纽作用、参谋助手作用、形象作用、任务二基本素养与职业道德修养一、秘书的职业素质养成（一）秘书的知识结构，包括秘书的基础知识、秘书的专业知识、秘书的辅助知识。
（二）秘书的能力要求，包括办事能力、表达能力、听知能力、社交能力、协调能力、应比啊能力、观察分析能力、操作能力、预测能力、处理信息能力。
（三）秘书的职业性格特征秘书的职业性格特征包括正直善良、热忱温和、豁达内敛、坚毅自制、机敏稳重等，秘书的职业性格修养包括自我认知、自我训练、克服障碍等。
二、秘书的职业道德修养。
职业道德是指从事各种职业活动的人员所应遵守的行为规范。
（一）秘书的职业道德要求：忠于职守，谨行尚实；诚实守信，讲究效率；爱岗敬业，团结合作；遵纪守法，严守机密。
（二）秘书的职业道德修养，包括加强学习、努力实践、自我教育、借鉴先贤。
项目二秘书工作的基本礼仪任务一个人形象礼仪一、静态礼仪。
仪容服饰是秘书个人形象的静态表现，体系安卓秘书的内涵，也折射着秘书的修养。
管理秘书实务
1/秘书:具有熟练的办公室能力，在办公室中从事程序性工作，在授权范围内协助上司进行管理，并可以作出重要决策的管理人员。
2.基本称谓：行政助理，执行秘书，执行助理，专业经理，协调经理，3.基本内容：公关事务管理，沟通管理，文档管理，会议管理，办公室管理，信息管理4.职业道德：1、忠于职守，自觉履行各项职责。
2、服从领导，当好参谋。
3、兢兢业业，甘当无名英雄。
4、谦虚谨慎，办事公道。
5、遵纪守法，廉洁奉公。
6、恪守信用，严守机密。
7、实事求是，勇于创新。
8、刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质。
9、钻研业务，掌握秘书工作各项技能。
5.三种角色：1、普通员工2、是下级3、是单位的代表。
6.作用：一个称职的秘书要既能撰文、办文，又能沟通、协调。
既懂专业，又会管理。
既能处理信息，又能处理公关事务。
既可以为上司办理公众具体事务，又能为上司出谋划策。
既是上司的工作助手，又是上司的生活助理。
7.服务第一原则基本内涵：始终为员工、为领导、为基层、为其他各级各类工作人员提供服务。
1.正确的站姿：腰直、挺胸、收腹、提臀。
头要正，有向上顶的感觉，目光平视前方，嘴微闭，面带微笑，下颚微收，梗颈，肩要平且放松，并微向后展，手臂自然下垂，放在体侧，五指并拢，自然微屈，或双手在体前相握，右手放在左手上，置于腹前，挺胸收腹，立腰，夹臀，两腿挺直，双膝并拢，脚跟靠紧，脚尖外展45到60度，呈v字形，身体重心在两脚中心。
2.正确的坐姿：入座时动作轻盈舒缓，从容自若。
落座声音要轻，保持上身平直。
最多坐满椅子的2/3,沙发的一半或三分之一。
不要跷二郎腿、半蹲半坐、也不要僵硬，把脚外靠，伸直分太开。
3.正确的走姿：上体正直，不低头，两眼平视，面带笑容。
双臂自然摆动，肩部放松，重心微向前，行走轨迹为一条直线，脚尖指向前进方向，脚内侧落在一条直线上。
步伐均匀，步态轻盈。
走路时富有节奏感。
4.服饰选择TPO原则：时间time、地点place、场合object。
管理文秘精讲与实务
声音 ห้องสมุดไป่ตู้词 态度
电 话 礼 仪 三 要 素
办公室礼仪
一、办公室注意礼仪有哪些？
3、电话礼仪 （1）接听电话 ◇铃响不过三声 ◇不要随便让人代接电话 ◇接电话时也要作自我介绍 （2）拨打电话 ◇时间和空间的选择：休息时 间、就餐时间、节假日最好 不要打电话 ◇注意通话长度：尽量控制在 三分钟内 ◇注意通话内容
办公室礼仪
4、电话礼仪
◇接听电话 原则一：在铃响两声到三声时，拿起电话！ 原则二：你的态度代表上司和公司的态度 ◇ 主动报出自己的姓名和职务 公司 部门 个人 ◇ 询问对方公司的名称、姓名、职务及事情、判断是 否转由上司接听 （3）接电话的流程：
办公室礼仪
规范拨打电话的流程：
中级秘书/助理/文员具备的能力
沟通及正确处理问题能力 协调能力 组织能力 观察能力 口头表达能力 操作能力 领悟能力 写作能力 编辑校对能力 审美能力
从中级走向高级的 秘诀是什么？ …… ……
主要职责
高级秘书/助理/文员：
管理、参谋、支持上司工作
主要工作如下： 安排、管理上司的工作时间； 沟通协调各种关系 主持大型商务、文化活动； 信息的处理与分析； 对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持； 语言要求
高于 高于
； ；
让给客人
-陪同引导的标准位置是 在客人 1米处。
接待礼仪
2、乘车礼仪
上车、下车 座位次序
出租车、开私家车、专职司机
注意事项
背入式
位次礼仪
乘坐交通工具位次礼仪
小轿车：主人开车时的座位次序
司机 主人专职
位次礼仪
秘书实务课程相关知识点
秘书实务课程相关知识点秘书是一个组织中不可或缺的角色，他们负责协助管理层进行日常工作，处理文件、组织会议和安排行程等。
作为一个合格的秘书，掌握秘书实务的相关知识点是非常重要的。
在本文中，将会逐步介绍秘书实务课程的一些关键知识点。
1.文件管理文件管理是秘书工作中最基础也是最重要的一项任务。
它包括收集、整理、归档以及检索文件。
在处理文件时，秘书需要注意保密性和文件的存储方式。
例如，秘书应该定期备份重要文件，确保文件安全可靠。
2.会议组织秘书在组织会议方面发挥着重要作用。
他们需要协调与会人员的日程安排，准备会议议程以及发送邀请函。
在会议当天，秘书还负责记录会议纪要，并将其分发给与会人员。
因此，秘书应该具备良好的组织能力和协调能力。
3.行程安排秘书经常需要为管理层安排行程，包括预订交通工具和酒店，制定详细的行程安排以及解决可能出现的问题。
因此，秘书需要对各种交通方式、旅行政策和目的地有一定的了解。
同时，灵活应对突发情况也是秘书的必备技能之一。
4.电子邮件和电话管理秘书通常是负责筛选和回复领导的电子邮件和电话的第一道关口。
他们需要判断哪些邮件或电话是紧急或重要的，并及时转达给领导。
因此，秘书需要具备良好的沟通能力和敏锐的判断力。
5.商务礼仪作为管理层的代表，秘书需要具备良好的商务礼仪。
这包括穿着得体、言谈举止得体、懂得与人交往的技巧等。
商务礼仪的重要性在商务场合中不言而喻，因此，秘书必须时刻注意维护自己和组织的形象。
6.人际关系管理秘书经常需要与各级员工、合作伙伴以及客户进行沟通和协调。
良好的人际关系可以提高工作效率，促进团队的凝聚力。
秘书需要学会与不同性格和背景的人合作，并处理好各种人际关系问题。
7.时间管理秘书的工作通常比较繁忙，因此，良好的时间管理能力是必不可少的。
他们需要优先处理重要事务，合理安排工作时间，并能够应对多任务的情况。
良好的时间管理有助于提高工作效率和减少压力。
8.保密与职业道德秘书经常处理机密文件和敏感信息，因此，他们需要具备良好的保密能力。
管理秘书实务知识点
管理秘书实务知识点1、管理秘书的学科性质综合说：秘书学是近几年来才在我国形成的一门新兴的综合性应用学科。
边缘说：秘书是一门新兴的边缘科学，是从写作学和管理科学的边缘中产生的，就秘书学的整体而言，既不属于写作学，又不属于管理科学，而是这两门学科的知识圈交叉重叠的产物。
分支说：秘书学从科学体系上讲，属于人文科学的范畴。
从今天这一学科的具体分支来说，现代秘书学又属于人文科学中的行政管理学科的分支，秘书应属于管理类应用技术型的人才。
管理说：秘书属于管理应用技术型的人才。
2、秘书的认知能力：观察感知能力，辨别是非能力，分析综合能力，随机应变能力3、管理秘书实务的原则：系统性，服务第一，全面质量管理，时效性，经济性4、走姿的要求：（1）上体正直，不低头，两眼平视，面带笑容。
（2）两臂前后自然摆动，摆幅30度-——35度（3）肩部放松，重心可稍向前，这有利于挺胸收腹，身体重心在脚掌前部。
（4）行走的轨迹应是一条直线，脚尖指向前进方向，双脚内侧应落在一条直线上。
（5）步幅要均匀（步幅指行进时两脚之间的距离，一般标准是前脚的脚跟与后脚尖相距为一脚长。
男士步幅约在40厘米，女士则为30厘米左右），不宜太大；步态要轻盈。
要走做到这些，膝盖、脚踝都要富于弹性，行走时要有节奏感。
5、气质的四种类型：胆汁质、多血质、粘液质、抑郁质6、TPO原则：这是选择服饰的最基本原则。
T表示时间（time），P表示地点（place），O表示目的（object）。
TPO原则的基本含义是人们在着装、化妆和佩戴首饰时，要兼顾时间、地点和目的，三者必须协调一致。
7、因人而异原则：要与年龄相吻合，要与体型相吻合，要与职业身份相吻合，要与肤色相吻合8、秘书交际礼仪原则：（1）自尊与尊人的原则（2）内在美与外在美的原则，（3）自信大方与适应环境的原则，（4）言行适度与明确交往目的的原则、9、握手的顺序：先女士后男士，先长辈后晚辈，先教师后学生，先上级后下级。
管理秘书实务
秘书：是指具有熟练的办公室工作能力，在办公室中从事程序性工作，在授权范围内协助上司进行管理，并可以作出重要决策的管理人员。
公关事务管理：是指秘书人员不禁要对自己的仪表、礼仪等形象进行管理，以达到端庄、整洁、高雅、成熟、敏捷、规范的标准，而且要对组织的形象进行管理，及对组织的知名度和美誉度进行管理，做好接待工作，管理好专门的公关活动沟通：指人与人之间传递和接收信息、思想和情感的符号化过程。
包括口头语言和书面语言的沟通，也包括形体语言的沟通。
办公室环境：有广义和狭义之分。
从广义上说，是指一定组织机构的所有成员所处的大环境；从狭义上讲，是指一定的组织机构的秘书部门所处的环境。
它包括人文环境和自然环境。
时间管理：是指在同样时间耗费的情况下，为提高时间的利用率和有效性而进行的一系列计划、组织、协调和控制。
它所探索的是如何减少时间的浪费，以便有效地完成既定目标。
会议：是人们在法律范围内有组织地聚集在一起，讨论和研究问题的一种社会活动方式。
从信息论的角度看，会议是输入信息、加工信息、输出信息的一种方式。
从系统工程的角度看，领导机关召开会议是一种领导方式。
信息：狭义的信息是指反映事物存在和运动差异的，能为某种目的带来有用的、可以被理解或被接受的消息、情况等。
广义的信息是指客观事物的存在方式或运动状态的直接或间接的反映。
档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人在社会实践中形成的、保存备查的、对国家和社会有保存价格的各种文字、图表、声像等不同形式的原始记录。
档案管理工作：用科学的原则和方法管理档案并为社会实践服务的活动。
开放参观活动：程序：1、确定开放参观活动的主题2、安排开放参观的内容3、选择开放参观的时机4、确定邀请对象5、选择参观路线6、策划宣传工作7、做好解说及接待工作。
注意事项：1、目的应明确2、处理好公开与保密的关系3、安排好细节问题4、精心做好展示工作宴请活动1、列出宾客名单，确定宴请规格2、确定宴请时间，选好宴请场所，发出正式请柬3、确定菜单4、排定座次5、宴请程序的控制签字仪式1、布置好签字厅2、准备好签字用具3、签署涉外商务合同时，需在签字桌上摆放双方国旗4、签字时的座次安排5、对待签合同的要求6、签字仪式的正式程序开业典礼活动1、做好开业典礼的舆论宣传工作2、准备开幕词、致答词3、拟定典礼程序4、做好来宾邀请工作5、发放请柬6、做好场地布置工作7、做好各种物质准备8、安排接待服务人员9、做好礼品馈赠工作信息发布会：会前准备1、确定信息发布会的主题2、选定信息发布会举行的时机3、确定信息发布会举行的地点4、确定邀请的对象并发出邀请5、选择信息发布会的主持人和发言人6、准备会议材料7、预算会议所需费用8、其他准备工作信息发布会的程序控制：1、签到2、分发会议资料3、宣布会议开始4、发言人讲话5、回答记者提问6、接受重点采访发布会后工作：认真评估工作外宾接待工作的基本原则和要求1）不卑不亢。
秘书实务知识点总结
秘书实务知识点总结一、秘书的职责和作用1.1 秘书的基本职责秘书是一种行政职务，在组织中负责管理、协调、沟通等工作。
一个好的秘书应该具备良好的组织能力、协调能力、应变能力和沟通能力。
秘书也是一个组织的窗口和纽带，可以帮助领导者处理日常事务，维护组织内部的秩序和协调各部门之间的关系。
1.2 秘书的作用秘书在组织中扮演了至关重要的角色，其作用主要包括：（1）提供行政支持：秘书协助领导者处理文件、安排日程、筹备会议等行政工作；（2）协调沟通：秘书应该与各部门、各层级的员工进行良好的沟通与协调，促进信息的流通和工作的协同；（3）保密工作：秘书在日常工作中可能接触到一些敏感信息，所以需具备严格的保密意识和能力；（4）组织管理：秘书需要组织和管理各类会议，确保会议顺利进行并记录会议纪要；（5）处理危机事件：在紧急事件发生时，秘书需要迅速采取行动，处理各种突发事件，保持组织的正常运转。
二、秘书的职业素养2.1 专业知识作为一名秘书，要求具备良好的专业知识，包括组织管理、信息管理、行政协调等方面的知识。
此外，还需要掌握一定的法律知识、财务知识以及相关技术知识，以便更好地应对各种工作场景。
2.2 沟通能力秘书职责繁重，需要与各层级的员工进行沟通，处理日常事务。
因此，良好的沟通能力对于一名秘书来说至关重要。
秘书应该具备清晰的口头表达能力、写作能力和人际交往能力。
2.3 协调能力秘书需要协调各部门之间的工作，需要解决不同部门的矛盾和冲突，需要协调不同员工的利益。
协调能力是一名优秀秘书必备的素养。
2.4 保密意识秘书通常会接触到一些敏感信息，因此需要具备严格的保密意识，不得泄露机密信息，确保信息的安全。
2.5 职业道德一名合格的秘书应该具备良好的职业操守和职业道德，公正、廉洁、谨慎地履行自己的职责。
三、秘书实务知识点3.1 文件管理（1）文件的分类和整理：秘书在日常工作中需要处理大量的文件，需对文件进行分类、整理，确保文件的完整性和易于检索。
秘书实务核心必考复习资料
秘书实务核心必考复习资料整理人：王宰相版权所有，侵权必究1、秘书的涵义(1)宫中秘藏之书：在我国古代，秘书是指皇宫里秘密珍藏的图书资料(2)辅臣(3)行政职位(4)社会职业，属于第三产业(限服务性行业)秘书：是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。
他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。
秘书服务的根本对象是领导者。
秘书活动的基本方式是处理信息和事务。
秘书活动的根本性质是辅助性。
秘书实务:秘书工作者通过具体操作，直接作用于实际事和物的过程2、秘书的职业特征(1)服务的直接性：秘书服务一种是群体为群体服务，一种是一对一的服务形式。
服务的直接性体现在：一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么；二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的，秘书也是直接向领导请示汇报的；三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果、成败与领导直接有关(2)服务的稳定性：秘书与其服务对象之间有相对的固定性。
秘书这种服务的稳定性，再加上秘书与其上司全面合作，朝夕相处，就使得秘书与其服务对象在“业缘关系”之外，还往往有更深一层的“人情关系”(3)知识化：秘书必须具有中等以上文化和专业知识为基础。
秘书属于知识分子，属于办公人员，属于文官范畴，属于白领阶层(4)年轻化：秘书工作繁忙，对脑力、体力要求都较高，尤其是记忆力、灵敏度、准确性等(5)女性化：由女性的心理素质决定，女性秘书在人数上占绝对优势。
心理学家研究表明：大多数女性温柔、体贴，善于管理，善于形象思维3、秘书工作的内容(1)文书撰写：上司口述或会议记录、整理、文件起草、修改、润色等(2)文书制作：打字、复印、编排、装订等(3) 文书处理：收发、传递、办理、保管、立卷等(4)档案管理：归档、鉴定、管理、提供等(5)会议组织：准备、记录、文件、善后等(6) 调查研究：计划、实施、分析、研究等(7)信息资料工作：收集、整理、提供、储存等(8)信访工作：群众来信来访、或顾客投诉处理等(9)接待工作：日常来访与计划来访接待、安排、服务等(10)协调工作：政策、工作、地区、部门、人际关系等(11)督察工作：政策推行、或决议实施的督促、检查等(12)日程安排：为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等(13)日常事务：通讯、联络、值班、生活、管理等(14)办公室管理：环境、设备、经费等(15)其他临时交办事项4、秘书工作的要求(1) “四个转变”：A、由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策B、由单纯地传递信息转变为综合处理信息C、由被动服务转变为主动服务D、由凭老经验办事转变为科学化管理(2)“六个强调”A、强调调查研究工作B、强调信息工作C、强调信访工作D、强调协调工作E、强调督察工作F、强调党务、政务服务工作5、秘书的工作性质与特点(1)辅助性：辅助是相对主导而言的，辅助，既非主导的，又是与主导密切相关，相对于主导而存在的。
管理秘书实务
管理秘书实务第一章管理秘书概论一、秘书的定义（名词）秘书是指具有熟练的办公室工作能力，在办公室中从事程序性工作，在授权范围内协助上司进行管理，并可以作出重要决策的管理人员。
二、管理秘书学的学科性质（简述）1、综合说。
“秘书学是近几年来才在我国形成的一门新兴的综合性应用学科。
”2、边缘说。
“秘书是一门新兴的边缘科学”，“是从写作学和管理科学的边缘中产生的”，“就秘书学的整体而言，既不属于写作学，又不属于管理科学，而是这两门学科的知识圈交叉重叠的产物”。
3、分支说。
“秘书学从科学体系上讲，属于人文科学的范畴。
从今天这一学科的具体分支来说，现代秘书学又属于人文科学中的行政管理学科的分支。
”4、管理学。
“秘书学属于管理学科的范畴，是公管学科的分支子系统，这样的学科性质是由秘书工作本质上的综合辅助管理性所决定的。
”三、管理秘书实务的基本内容（简述或者简答）1、公关事务管理。
秘书不仅要对自己的内外形象进行管理（包括化妆、穿着、行为举止以及各种礼仪规范等），而且要对组织的形象进行管理（包括既要做好一些专门的公关活动，又能做好接待工作）。
2、沟通管理。
对内沟通、对外沟通、横向沟通、纵向沟通等的管理，包括如何使用沟通技巧，如何演讲以及怎样谈判，怎样进行有效的人际沟通等。
3、文档管理。
对办公室的各种文档进行管理是秘书管理工作的一项重要内容。
美术既要能够撰写文书，又要能使文件的处理程序（发文和收文）有序、有效、顺畅、快捷，相互间取得最佳配合——这就需要管理职能中的监督控制、综合协调来实现，还要能对办公室的各种文件档案进行收集、整理、检索、鉴定、保管和利用开发。
4、办公室管理。
主要是对办公室的软、硬件进行管理。
包括办公室的布置管理、办公室环境的维护和管理、办公室日常事务管理、办公用品的管理以及时间管理等。
5、会议管理。
主要是对会议的全程进行计划、协调和控制的管理。
包括对会议前的筹备、会议中的服务、会议的善后处理等工作的管理。
清华大学管理秘书实务
刘强的困惑在于大家对秘书职业的评 价各不相同，因此刘强急需对秘书工作进 行明确的认知，对自己的工作角色进行科 学的定位。
要成为一名优秀的 职业秘书，首先应该对 秘书职业的定义、工作 特点和职业素养等方面 有一个全面和明晰的了 解。
知识点一：认知秘书工作
一 什么是秘书？ （一）秘书的内涵及历史：
• 纵观整个秘书学的发展历程，尤其是西方国家秘 书职业化的发展过程，结合国内外学者对“秘书” 的基本界定，我们认为：
• 现代意义上的秘书，是具备专业技能职务资格、 围绕着领导层或个人进行各项事务的辅助决策和 管理，帮助组织或个人实现“效能最大化”的管 理类应用型技术人才。
• 在我们对“秘书”进行定义描述的时候，除了学 界对秘书工作达成的共识，还特别强调了秘书的 专业技能职务资格和“管理与秘书”之间的关联 这两个方面。
目标一 角色认知与职业管理
如果想成为一名优秀的秘书，就要学会秘 书求职中所需的技能和对职业生涯的规划和管 理，做到对本职工作科学地认知，对职业角色 准确地定位，对秘书岗位从内心深处真正的理 解和热爱。
任务一：工作认知与角色定位
刘强从名牌大学毕业后，应聘到了一家大企业做了部门 经理的秘书，对于他的选择，大家纷纷给出评价，有人说： “秘书，就是给老板打工打杂的人，没有很好的发展前景”； 有人说：“秘书，是年轻人的职业，上了年纪还要提前想好 别的出路。”；有人说：“秘书是领导身边的红人，权力可 大了，管着很多人，是一份美差。”；有人说：“秘书工作 很琐碎，女人做似乎更适合”……，听到大家对秘书职业的 不同评价，刘强心里也很困惑，“秘书”到底是一份什么样 的工作呢？
对于任何事情，你都要能够在短时间内抓住重点与核心、看透本 质，然后有的放矢地进行筹备。我说要掌握各部门的具体工作，并不 是说要干涉他们的工作，而是指在充分了解各部门职能的基础下，灵 活整合业务资源，把CEO交代下来的任务进行最有效率的分工，以达 到事半功倍的效果。
管理文秘复习要点
秘书实务复习要点
以下内容是在下从公管同学手抄过来后，原样制成的电子档，内容应该是最齐全的。
卢老师说搞懂这些内容，70分的可以考个50多分，复习以课本为主，课件为辅。
希望对大家有所帮助！！！
绪论:秘书实务的内涵?秘书实务的操作规范?秘书实务的主要内容?秘书实务应有的业务素质?
1：办公室的职能？我国办公室事务的主要内容？写出代接电话的转告程序？如何处理打来的几个店哈？打电话的礼仪？电话记录与要素？
案例：经理正在开会，有一位客户要找经理，当秘书告诉他经理在开会后，他仍坚持要见经理，秘书该如何做？
案例：如果你的上司正在召开重要的会议，而对方因为紧急的事情致电你的上司，你该怎么办？
2：值班工作的主要任务？办公环境的主要内涵？办公环境的管理原则？办公室布置的要点？办公室布置的主要内容？办公室最适宜的温度？房产管理包括哪些内容？
3：规范公文有哪些部分组成？个有什么要求？收发程序？
4：秘书会务工作的任务？会议的构成要素有哪些？如何预算会议的成本？会前检查工作包括哪些内容？如何做好会议期间的信息沟通？会见与会议准备工作的基本要求是什么？
5：秘书信息工作的基本要求？
6：秘书应如何做好复印机的管理？
7：秘书应做好哪些保密工作？
8：秘书调查研究工作的内容？方法有哪些？
9：秘书信访工作程序是什么？秘书应如何处理集体工作？
10：秘书督查工作的基本任务是什么？秘书督查工作的程序及方法？秘书协调工作的常用方法有哪些？
11：秘书应如何接待有约客人和预约客人？秘书应如何帮助上司终止会客？
12：秘书应如何做好领导国内公务的准备工作？上司旅行期间，秘书要做好哪些工作？跟随领导旅行，秘书应该做好哪些工作？出国前要办好哪些主要手续？
2013年5月29日星期三。
清华大学管理秘书实务2-资料
3、学习减压操
1、头尽量后仰，闭目，咬紧牙齿，均匀呼吸，持续紧张一分钟。 2、头尽量前倾，下巴抵住胸脯，双眼尽量向上看，均匀呼吸，持续紧张
一分钟 3、双拳紧握，双上肢屈曲，感受整个上肢弘二头肌紧张感，持续一分钟 4、双臂包裹抱紧胸部，体会胸腔挤压而产生的呼吸紧张感，持续一分钟 5、收紧臀部，绷紧背部，双腿抬高，双足尽力向前绷紧，持续一分钟
以上训练，当肌肉紧张持续约30秒后，应深吸一口气，屏住呼吸30秒， 感受心率加快，肌肉酸楚，然后彻底放松，呼气。
“十巧指”放松运动，共有3式
第1式“指缝交错”，掌心朝内，指缝用力交错再放开， 第2式“虎口交错”，两虎口用力互撞， 第3式“手刀互砍”，以双手掌内侧外缘相碰撞灵减压有 一定的借鉴作用。
（《一生的忠告》查斯特菲尔德 著 中国社会出版社）
凡事以愤怒开始，必以耻辱告终，舌头乱动，导致惹祸上身。
——富兰克林 《穷查理年鉴》
（七）自我激励，培养自己坚强肯定的自我形象。
秘书人员在工作中的很多压力来自于他人对工作的 满意和认可度的评价，我们要关注自己在他人眼中的形象， 也要在乎他人对工作的评价，因为可以借鉴他人的评价进 行自我完善和工作的改进。但过分地在意他人的评价，放 弃了自己内心的基本原则，就很容易陷入不安、焦虑和悲 观。
（三）认识压力公式，扔掉心理垃圾
压力＝负载÷自我功能。
要扔掉心中的垃圾，具体做法可以利用国际上比较流 行的职业压力管理倡导的减压原则——“ 3 R原则” ：即放 松 ( r e l a x a t i o n) 、缩减 ( r e d u c t i o n) 、及重整( r e o r i e n t a t i o n) （四）生活是镜子，笑着做事，开心是需要修炼的形式。
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管理秘书实务知识点1、管理秘书的学科性质综合说：秘书学是近几年来才在我国形成的一门新兴的综合性应用学科。
边缘说：秘书是一门新兴的边缘科学，是从写作学和管理科学的边缘中产生的，就秘书学的整体而言，既不属于写作学，又不属于管理科学，而是这两门学科的知识圈交叉重叠的产物。
分支说：秘书学从科学体系上讲，属于人文科学的范畴。
从今天这一学科的具体分支来说，现代秘书学又属于人文科学中的行政管理学科的分支，秘书应属于管理类应用技术型的人才。
管理说：秘书属于管理应用技术型的人才。
2、秘书的认知能力：观察感知能力，辨别是非能力，分析综合能力，随机应变能力3、管理秘书实务的原则：系统性，服务第一，全面质量管理，时效性，经济性4、走姿的要求：（1）上体正直，不低头，两眼平视，面带笑容。
（2）两臂前后自然摆动，摆幅30度-——35度（3）肩部放松，重心可稍向前，这有利于挺胸收腹，身体重心在脚掌前部。
（4）行走的轨迹应是一条直线，脚尖指向前进方向，双脚内侧应落在一条直线上。
（5）步幅要均匀（步幅指行进时两脚之间的距离，一般标准是前脚的脚跟与后脚尖相距为一脚长。
男士步幅约在40厘米，女士则为30厘米左右），不宜太大；步态要轻盈。
要走做到这些，膝盖、脚踝都要富于弹性，行走时要有节奏感。
5、气质的四种类型：胆汁质、多血质、粘液质、抑郁质6、TPO原则：这是选择服饰的最基本原则。
T表示时间（time），P表示地点（place），O表示目的（object）。
TPO原则的基本含义是人们在着装、化妆和佩戴首饰时，要兼顾时间、地点和目的，三者必须协调一致。
7、因人而异原则：要与年龄相吻合，要与体型相吻合，要与职业身份相吻合，要与肤色相吻合8、秘书交际礼仪原则：（1）自尊与尊人的原则（2）内在美与外在美的原则，（3）自信大方与适应环境的原则，（4）言行适度与明确交往目的的原则、9、握手的顺序：先女士后男士，先长辈后晚辈，先教师后学生，先上级后下级。
在政务接待场合，握手的顺序应当是：按照行政职务由高到低的排列顺序，依次一一握手。
礼节性的握手，持续时间以3——5秒钟为宜。
10、方位礼节（1）前后。
行进时，前面为上，后边为下。
晚辈、下级为了表示对长辈、上级的尊敬，一般不并肩而行，而是先请长辈、上级前行，自己落后半步紧随其后。
即使主客之间，在进门、上车、上楼梯时也应礼貌地请客人先行一步，出门、下车、下楼梯时，为表示对客人的关怀，则应主人先出门、下车或下楼梯。
（2）左右。
右为上，左为下。
两人并行，主人为表示对客人的尊敬，应请客人走在自己的右侧；在就座时，也请客人坐在自己右侧。
（3）中间和两侧。
中间为上，两侧为下。
两侧又以右为上，左为下。
三人行走或就座，都应该请长辈、上级在中间，晚辈、下级在两侧。
11、三种接待规格：高规格接待、对等规格接待、低规格接待12、接待计划的内容：1.主要陪同人员2.主要工作人员（接待小组成员）3.住宿地点、标准、房间数量4.宴请地点、标准、人数5.会见、会谈地点、参与人员6.参观游览地点、陪同人员13、“3S”：stand up（站起来）、see（注视对方）、smile（微笑）14、沟通：指人与人之间传递和接收具有某种信息、思想和情感的符号化信息的过程。
其有三要素：信源、信道、信宿15、有效沟通的7C原则：可信赖性，一致性，内容，明确性，连贯性，渠道，接受者的接收能力16、秘书与同事相处应遵循的原则：（1）平等原则（2）真诚原则（3）宽容原则（4）知人知己原则（5）人际互动原则17、与上司相处的方法与技巧（1）摆正位置：要维护上司的威信，要尊重上司的意见和决策，要尊重上司的职权，要体谅上司的困难（2）正确领会、贯彻、执行上司意图（3）提高自身素养，增强办事能力（4）树立沟通意识，学会进谏：适时，适地，适人，适言18、良好的职业操守（1）诚实而不做假弄权（2）当参谋而不自以为是（3）公正而不搬弄是非（4）受批评而不急不怨19、优化办公环境的原则1、方便2、舒适整洁3、和谐统一4、安全20、保密工作需要注意的问题（1）文件保密（2）会议保密（3）科技保密21、值班人员应做好三项纪录（1）记好值班电话记录（2）记好值班接待记录（3）记好值班记录22、介绍信管理（1）要有一定的审批手续。
（2）内容填写应真实、清楚。
（3）介绍信开出后，若因故未使用，应说明原因，立即退回，并将其粘贴在原存根处。
（4）非经主管领导批准，严禁开空白介绍信或借贷、转卖介绍信，且一封介绍信只能写给一个单位。
（5）发放介绍信要进行登记，领用人要履行签字手续。
23、细分信函的方法：可将信函分成U（urgent，需要马上处理）、W（wait，需研究或查找相关资料后再做处理）、F（forward，可以交由其他人处理）、R（reference only，仅供参阅，不许回复）四类，按照顺序，需先行处理的放在最上面。
24、文件的特征（1）文件是以文字表达的，非文字表达的不是文件（2）文件是由公务产生的，非公务产生的不是文件（3）文件是实际用于处理公务的，没有实际用于处理公务的不是文件（4）文件是由法定作者制成的，非法定作者制成的不是文件（5）文件是有特定格式的，非具特定格式的不是文件25、ABCD分类法所谓ABCD分类法，其基本原理是将每天的工作划分为ABCD四类：重要并紧急的，必须立即做、优先做，它们属于A类；重要而不要紧的，属于B类，应接着处理；紧急而不太重要，属于C类，有时间才做；D类是既不重要，也不紧急，可以不做。
每日从A类依轻重缓急循序着手，就能充分利用时间，取得最佳效益。
26、成本计算公示：成本=X + 2J × N × TX：显性成本 N：人数J：每小时工资的3倍 T:时间27、办公设备的订购方式（1）直接购买（2）电话订购（3）传真订购（4）因特网服务28、打印机种类（1）针式打印机（2）喷墨打印机（3）激光打印机29、决策的种类（1）决策性会议：代表性会议、领导办公会议（2）非决策性会议：日常会议、专业性会议、庆典性会议、总结交流性会议、座谈恳谈会议，洽谈、谈判性会议30、会议通知的内容包括：被通知部门、被通知人员的姓名、通知事由、会议时间、会议召开地点、会议出席对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、通知者姓名和职务、通知日期。
31、会场的整体布局（1）相对式（2）全围式（3）半围式（4）分散式32、会议记录的内容（1）会议描述。
包括会议类型、时间、日期、地点。
（2）与会者姓名。
主席的名字在最前面，记录员的名字在最后。
（3）记录的主体内容。
宣读上次会议记录、会议记录中产生的问题、通信情况、一般事务、决议（包括会议上的确切措辞）、其他事务（按在会上进行的顺序记录、下次会议日期。
）（4）主席、记录员签名33、按信息在秘书工作中的作用划分：预测信息、动态信息、反馈信息34、信息工作的基本原则1.价值性原则 4.针对性原则2.时效性原则 5.全面系统原则3.层次原则35、信息收集要求1.广泛性2.真实性3.客观性36、信息储存要求1.信息储存要有价值2.信息储存要便于利用3.信息储存要逐步实现现代化37、信息编写要注意的问题（1）主题鲜明（2）语言精炼（3）结构严谨（4）标题新颖（5）客观真实38、常用的信息排列方法：（1）时序排列法（2）来源排列法（3）内容排列法（4）字顺排列法39、信息反馈的形式（1）正反馈和负反馈（2）纵向反馈和横向反馈（3）前反馈和后反馈40、做好信息反馈工作的策略（1）建立反馈系统（2）优选反馈模式（3）订立反馈程序（4）建立反馈制度41、档案的特点1.社会性2.历史性3.原始记录性4.确定性42、档案的作用（1）档案是工作查考的依据（2）档案可为经济建设提供丰富的经验（3）档案是科学研究的基础和条件（4）档案是宣传教育的生动素材43、档案管理工作基本原则（1）统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则（2）维护档案的完整与安全是档案管理的基本要求（3）便于社会各方面的利用是档案工作的根本目的44、人们通常按问题、作者、文种、时间、地区、通讯者六种特征立卷。
45、案例分析案例一：某企业设宴宴请一外宾。
此外宾对该企业的某个项目很感兴趣，有投资意向。
为了争取外资，企业的主要上司都出席了宴会，宴会的菜肴极其丰盛，最后剩下很多。
按当地习俗，他们没有把剩菜打包带走。
可是这次奢华的宴请并没有达到目的，外宾反而取消了投资的打算。
分析外国企业家，尤其是靠自己艰苦奋斗起家的企业家，大多不会欣赏这样奢华的宴请。
他们反而会考虑这样一个问题：这些人是否也会这样大手大脚地用掉我的投资，而不是把它用在生产上？把钱交到这样的人手上，岂不是有去无还！对外宴请一般还是选用中餐，与国内宴请相比，要注意如下几点：（1）宴请环境十分重要，应选用雅致、安静的地方。
（2）点菜时不仅要考虑外宾宗教信仰方面的忌讳，还要注意其饮食差别。
在我们的山珍海味中，有许多是外宾普遍不能接受的，比如燕窝、鱼翅、海参、国家保护的野生动物，还有动物的内脏、蹄爪、翅膀等。
（3）菜肴要有地方特色，可以是精致、丰盛的，但不必奢侈。
（4）参加宴请的人员要讲究个人卫生，衣着得体，女士要化妆。
最好不要穿白天的工作装参加晚宴。
（5）如有需要，秘书要为上司准备祝酒词。
案例二：某公司召开年终总结大会，主任讲话时出了个错，他说：“今年本公司的合作单位进一步扩充，到现在已发展到47个。
”话音未落，他的秘书站起来，冲着台上正讲得眉飞色舞的主任高声纠正到：“讲错了！讲错了！那是年初的数字，现在已达到63个。
”结果全场哗然，主任羞得面红耳赤，情绪顿时低落下来，他的面子因这一句突如其来的话而丢得干干净净。
分析上司出现失误或漏洞时，作为秘书应该提醒，这是秘书的分内之职，但是要注意提醒的方式和场合，不能让上司当众出丑丢面子，可以事后私下悄悄地告诉上司，也可以当场以巧妙的方式暗示上司，让上司及时更正。
切忌当场、当众指责上司，让上司下不了台。
案例三：有一位姓王的处长，不问青红皂白，写信把另外一个部门的属下严厉批评了一顿，批评他办事不力。
结果过了几天之后，真相大白，是王处长冤枉了那位属下，王处长十分后悔，决定亲自打电话向那个属下道歉，这时一旁的李秘书得意地说：“不用了，你那封信我根本没有发出去，因为我知道你会后悔的。
所以我就把信压下了。
”王处长听了之后如释重负，然后又怀疑地问她：“压了整整三个星期？”李秘书说：“是的。
”“那么最近发到欧洲的那几封信也压下了吗？”李秘书说：“我没有，因为我知道那些信是不该压的。
”结果没想到王处长大怒：“这事是你做主还是我做主？”李秘书说：“我做错了吗？”王处长说：“是的。
”就这样李秘书被记了一个小过，只是没有公开。