管理秘书实务
绪论课件(共18张PPT)《管理秘书实务(第二版)》(人民大学版)
（四）秘书实务内容
信息管理——存、管、取 旅行安排——吃、住、行 对外公关——联络（外事）、参与活动 商务活动——营销、市场、税务、法律……
8
（五）职业道德
1、爱本职： 爱岗敬业，归属服从，从点滴做起 2、要谦虚： 刻苦学习，虚心求教，钻研业务
9
（五）职业道德
3、多动脑： 主动思考，机智敏锐，有商业意识 4、守纪律： 遵纪守法，格守信用，严保秘密
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（六）工作作风
1、热情——真心诚意，笑脸迎送，谦和 友善
2、扎实——做事不飘，跟进落实，检查 确认
3、细致——准确不粗，认真不草，稳重 不浮
4、敏捷——干练守时，讲究效率，商如 战场
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（七）秘书的业务素质
秘书的知识、智力和能力是相互联系、相 互制约、相得益彰的整体。 知识是基础 智力是知识的结晶 能力是知识和智力的最终体现和归宿
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（七）秘书的业务素质
2、智力结构 智力是赖以吸取外界知识的能力，包括：
观察力 注意力 记忆力 思维力 想象力
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（七）秘书的业务素质
3、能力结构 能力是知识与智力诸因素的综合表现，
属改造世界范畴。 （1）语言文字运用能力 （2）协调能力 （3）管理能力 （4）处理信息能力 （5）应变能力
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成功秘书的素质
Look like a girl
Act like a lady
Think like a man Work like a horse
外表像女孩，行动像夫人； 思考像男人，工作像匹马。
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（七）秘书的业务素质
1、知识结构，要具备通才型的结构。其特点： （1）专与博的兼容性。既包容多学科的面，满
办公室事务管理_1课件(共48张PPT)《管理秘书实务(二版)》(人民大学版)
3.1 办公环境管理
②封闭式布局 封闭式布局是一种较为传统的办公室布
局，是把组织内部各职能部门独立安排在一 个个小房间内，组成一个个小办公室。
每个房间给一个或几个人使用，带有办 公桌等相应设备。
我国的企事业单位大多采用这种布局模 式。
管理秘书实务
（第二版）
第3章： 办公室事务管理
第3章办公室事务管理
3.1办公环境管理 3.2办公室日常事务管理 3.3文件管理
教学目的
本教学模块重点介绍办公室事务中 的办公环境管理、日程安排与管理、电 话管理、印信管理等内容，帮助你尽手。
独
3.1 办公环境管理
2.办公室环境布置
（1）布置要点
◇ 营造一个安静的工作环境； ◇ 保证良好的采光、照明条件；
◇ 合理安排座位； ◇ 力求整齐、清洁。
3.1 办公环境管理
（2）布置的原则
采用一个大间办公室。 使用同一大小的桌子。 档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。 采用直线对称的布置。 主管的办公区域需保留适当的访客空间。 将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。 主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控制
⑦房间里的办公桌等物件要合乎规律地 放置，不要在通向老板办公室的路上设置不 便行走的障碍。
⑧办公桌、椅子、特别是客人坐的椅子， 不应该放在灯下，以免他们的脸直接对着光 源。
3.1 办公环境管理
3.办公室的美化
（1）办公室的视觉环境管 1）办公家具的选用 在办公用具的选用上，除了注意其实用和安
全外，应尽可能使其规格、颜色、款式等的和谐 统一，风格一致、整齐划一的系列产品，可以增 强办公室的美观效果。
管理秘书实务
1/秘书:具有熟练的办公室能力，在办公室中从事程序性工作，在授权范围内协助上司进行管理，并可以作出重要决策的管理人员。
2.基本称谓：行政助理，执行秘书，执行助理，专业经理，协调经理，3.基本内容：公关事务管理，沟通管理，文档管理，会议管理，办公室管理，信息管理4.职业道德：1、忠于职守，自觉履行各项职责。
2、服从领导，当好参谋。
3、兢兢业业，甘当无名英雄。
4、谦虚谨慎，办事公道。
5、遵纪守法，廉洁奉公。
6、恪守信用，严守机密。
7、实事求是，勇于创新。
8、刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质。
9、钻研业务，掌握秘书工作各项技能。
5.三种角色：1、普通员工2、是下级3、是单位的代表。
6.作用：一个称职的秘书要既能撰文、办文，又能沟通、协调。
既懂专业，又会管理。
既能处理信息，又能处理公关事务。
既可以为上司办理公众具体事务，又能为上司出谋划策。
既是上司的工作助手，又是上司的生活助理。
7.服务第一原则基本内涵：始终为员工、为领导、为基层、为其他各级各类工作人员提供服务。
1.正确的站姿：腰直、挺胸、收腹、提臀。
头要正，有向上顶的感觉，目光平视前方，嘴微闭，面带微笑，下颚微收，梗颈，肩要平且放松，并微向后展，手臂自然下垂，放在体侧，五指并拢，自然微屈，或双手在体前相握，右手放在左手上，置于腹前，挺胸收腹，立腰，夹臀，两腿挺直，双膝并拢，脚跟靠紧，脚尖外展45到60度，呈v字形，身体重心在两脚中心。
2.正确的坐姿：入座时动作轻盈舒缓，从容自若。
落座声音要轻，保持上身平直。
最多坐满椅子的2/3,沙发的一半或三分之一。
不要跷二郎腿、半蹲半坐、也不要僵硬，把脚外靠，伸直分太开。
3.正确的走姿：上体正直，不低头，两眼平视，面带笑容。
双臂自然摆动，肩部放松，重心微向前，行走轨迹为一条直线，脚尖指向前进方向，脚内侧落在一条直线上。
步伐均匀，步态轻盈。
走路时富有节奏感。
4.服饰选择TPO原则：时间time、地点place、场合object。
管理秘书实务试题及答案-管理学原理试题及答案
竭诚为您提供优质的服务，优质的文档，谢谢阅读/双击去除管理秘书实务试题及答案:管理学原理试题及答案秘书应具有熟练的办公室管理能力，从事程序性实务工作，因此需要做一些管理实务相关的试题，下面小编给大家介绍关于管理秘书实务试题及答案的相关资料，希望对您有所帮助。
秘书实务试题及答案1、秘书身份特殊，工作在领导身边，应管理其他员工。
错2、判断下句中标点符号使用是否正确：“既要实事求是，又要异想天开”，这本身就是一个科学加诗意的论题。
对3、完全记录法就是要求对讲话内容作一字不差的记录。
对4、根据合同法的规定，承诺须与要约的内容保持一致，承诺的形式一般与要约形式相同。
对5、公司法规定，公司的经理由董事会聘任或解聘。
对6、企业财产的所有权属于投资者，企业拥有一切出资者投资形成的全部法人财产权。
所以，出资者所有权与法人财产权是不可分离的。
错7、朝鲜族自古就有尊老爱幼、/考·试·大/礼貌待人的优良传统。
对8、回族信仰斯兰教，因此形成了他们所特有的生活习俗与方式。
对9、秘书对职责范围以外的事项也可以表态。
错10、要根据来宾的要求和本单位实际情况，做好咨询工作。
对11、任何组织机构的档案都应单独构成全宗。
错12、档案检查工作是指存储档案信息的过程。
错13、知照类决定的特点是重在要求。
错14、公文文稿的正文是确定主题材主要依据。
对15、组卷后案卷内的文书，其厚度不能超过250长，薄度不应少到不便函翻阅的程度。
错16、决定正文的结构安排应根据决定篇幅的长短、事贡的复杂程度来确定。
对17、从文书保密处理要求分，有：绝密、机密、秘密件。
错18、生产、经营计划，多采用表格与文书相结合的形式。
对19、逐级行文也叫逐级下行文，是指上级向下级的行文。
错20、主题词后用冒号，各主题词之间空一格，不用标点。
对21、拟定会议议程应详细具体，并应写清时间与地点。
错22、代表会议的名称是不固定的。
错23、会场的周边环境是选择会场要考虑的重要因素之一。
管理秘书实务试题_秘书基础_
管理秘书实务试题《管理秘书实务(第3版)》是21世纪公共管理系列教材之一，你学习过管理秘书实务的哪些有关试题吗?下面小编给大家介绍关于管理秘书实务试题的相关资料，希望对您有所帮助。
管理秘书实务试题如下1.在对方答录机上留言，一定要留下的是(C)。
A.自己的姓名和接收者的姓名B.本部门主管的姓名和接收者的姓名C.自己的姓名和本部门主管的姓名D.本部门主管的姓名和其他相关人员的姓名2.( C)是办公用品中不宜大量购买的。
A.圆珠笔B.磁盘C.打印机墨盒D.订书钉3.秘书常用的装订类办公用品有(B )。
A.收件日期戳B.打孔机C.标签纸D.磁盘盒4.如果上司外出多个地方，秘书应( C)。
A.把所有邮件都邮寄给上司B.把所有邮件保存，待上司回来看C.登记所有邮件，并用电话一一告知上司D.将紧急邮件立即寄给上司，非紧急邮件经编号后等待上司回来处理5.秘书在接听抱怨电话时，应(D )。
A.告知对方自己很忙，暗示没有时间听他说话B.开门见山地把问题直接引上正题C.拒绝对方，告知对方自己无能为力D.听对方把话说完，回话时语调安详、沉稳6.在通话过程中，如果出现线路中断的情况，(A )。
A.拨打电话一方应及时重拨B.接话方应主动拨打电话C.拨打电话一方应静等D.接通后接话方应表示歉意7.秘书在接打电话时，如果需要对方回电，要注意(B )。
A.告知对方回电话的时间B.告知对方自己的电话号码C.告知对方不要忘了回电话D.反复拨打对方的电话8.公用资料应该保存在(C )。
A.领导的柜子里B.他人的抽屉里C.公用的柜子里D.自己的抽屉里9.秘书在接听电话时，应选择(C )的程序。
A.问候→询问对方姓名→报出自己单位(部门)的名称B.报出自己单位(部门)名称→问候→询问有关事宜C.问候→报出自己单位(部门)的名称→询问对方姓名D.问候→报出自己单位(部门)的名称→询问有关事宜10.秘书经常使用的收件日期戳属于( B)。
A.装订用品B.归档用品C.专用易耗品D.笔尺类用品11.员工领取办公用品时，应填写《物品申请表》，并由( A)签字批准。
管理秘书实务知识点
管理秘书实务知识点1、管理秘书的学科性质综合说：秘书学是近几年来才在我国形成的一门新兴的综合性应用学科。
边缘说：秘书是一门新兴的边缘科学，是从写作学和管理科学的边缘中产生的，就秘书学的整体而言，既不属于写作学，又不属于管理科学，而是这两门学科的知识圈交叉重叠的产物。
分支说：秘书学从科学体系上讲，属于人文科学的范畴。
从今天这一学科的具体分支来说，现代秘书学又属于人文科学中的行政管理学科的分支，秘书应属于管理类应用技术型的人才。
管理说：秘书属于管理应用技术型的人才。
2、秘书的认知能力：观察感知能力，辨别是非能力，分析综合能力，随机应变能力3、管理秘书实务的原则：系统性，服务第一，全面质量管理，时效性，经济性4、走姿的要求：（1）上体正直，不低头，两眼平视，面带笑容。
（2）两臂前后自然摆动，摆幅30度-——35度（3）肩部放松，重心可稍向前，这有利于挺胸收腹，身体重心在脚掌前部。
（4）行走的轨迹应是一条直线，脚尖指向前进方向，双脚内侧应落在一条直线上。
（5）步幅要均匀（步幅指行进时两脚之间的距离，一般标准是前脚的脚跟与后脚尖相距为一脚长。
男士步幅约在40厘米，女士则为30厘米左右），不宜太大；步态要轻盈。
要走做到这些，膝盖、脚踝都要富于弹性，行走时要有节奏感。
5、气质的四种类型：胆汁质、多血质、粘液质、抑郁质6、TPO原则：这是选择服饰的最基本原则。
T表示时间（time），P表示地点（place），O表示目的（object）。
TPO原则的基本含义是人们在着装、化妆和佩戴首饰时，要兼顾时间、地点和目的，三者必须协调一致。
7、因人而异原则：要与年龄相吻合，要与体型相吻合，要与职业身份相吻合，要与肤色相吻合8、秘书交际礼仪原则：（1）自尊与尊人的原则（2）内在美与外在美的原则，（3）自信大方与适应环境的原则，（4）言行适度与明确交往目的的原则、9、握手的顺序：先女士后男士，先长辈后晚辈，先教师后学生，先上级后下级。
管理秘书实务
秘书：是指具有熟练的办公室工作能力，在办公室中从事程序性工作，在授权范围内协助上司进行管理，并可以作出重要决策的管理人员。
公关事务管理：是指秘书人员不禁要对自己的仪表、礼仪等形象进行管理，以达到端庄、整洁、高雅、成熟、敏捷、规范的标准，而且要对组织的形象进行管理，及对组织的知名度和美誉度进行管理，做好接待工作，管理好专门的公关活动沟通：指人与人之间传递和接收信息、思想和情感的符号化过程。
包括口头语言和书面语言的沟通，也包括形体语言的沟通。
办公室环境：有广义和狭义之分。
从广义上说，是指一定组织机构的所有成员所处的大环境；从狭义上讲，是指一定的组织机构的秘书部门所处的环境。
它包括人文环境和自然环境。
时间管理：是指在同样时间耗费的情况下，为提高时间的利用率和有效性而进行的一系列计划、组织、协调和控制。
它所探索的是如何减少时间的浪费，以便有效地完成既定目标。
会议：是人们在法律范围内有组织地聚集在一起，讨论和研究问题的一种社会活动方式。
从信息论的角度看，会议是输入信息、加工信息、输出信息的一种方式。
从系统工程的角度看，领导机关召开会议是一种领导方式。
信息：狭义的信息是指反映事物存在和运动差异的，能为某种目的带来有用的、可以被理解或被接受的消息、情况等。
广义的信息是指客观事物的存在方式或运动状态的直接或间接的反映。
档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人在社会实践中形成的、保存备查的、对国家和社会有保存价格的各种文字、图表、声像等不同形式的原始记录。
档案管理工作：用科学的原则和方法管理档案并为社会实践服务的活动。
开放参观活动：程序：1、确定开放参观活动的主题2、安排开放参观的内容3、选择开放参观的时机4、确定邀请对象5、选择参观路线6、策划宣传工作7、做好解说及接待工作。
注意事项：1、目的应明确2、处理好公开与保密的关系3、安排好细节问题4、精心做好展示工作宴请活动1、列出宾客名单，确定宴请规格2、确定宴请时间，选好宴请场所，发出正式请柬3、确定菜单4、排定座次5、宴请程序的控制签字仪式1、布置好签字厅2、准备好签字用具3、签署涉外商务合同时，需在签字桌上摆放双方国旗4、签字时的座次安排5、对待签合同的要求6、签字仪式的正式程序开业典礼活动1、做好开业典礼的舆论宣传工作2、准备开幕词、致答词3、拟定典礼程序4、做好来宾邀请工作5、发放请柬6、做好场地布置工作7、做好各种物质准备8、安排接待服务人员9、做好礼品馈赠工作信息发布会：会前准备1、确定信息发布会的主题2、选定信息发布会举行的时机3、确定信息发布会举行的地点4、确定邀请的对象并发出邀请5、选择信息发布会的主持人和发言人6、准备会议材料7、预算会议所需费用8、其他准备工作信息发布会的程序控制：1、签到2、分发会议资料3、宣布会议开始4、发言人讲话5、回答记者提问6、接受重点采访发布会后工作：认真评估工作外宾接待工作的基本原则和要求1）不卑不亢。
管理秘书实务试题及答案
管理秘书实务试题及答案关于《管理秘书实务试题及答案》，是我们特意为大家整理的，希望对大家有所帮助。
秘书应具有熟练的办公室管理能力，从事程序性实务工作，因此需要做一些管理实务相关的试题，下面第一范文网小编给大家介绍关于管理秘书实务试题及答案的相关资料，希望对您有所帮助。
秘书实务试题及答案1、秘书身份特殊，工作在领导身边，应管理其他员工。
错2、判断下句中标点符号使用是否正确：“既要实事求是，又要异想天开”，这本身就是一个科学加诗意的论题。
对3、完全记录法就是要求对讲话内容作一字不差的记录。
对4、根据合同法的规定，承诺须与要约的内容保持一致，承诺的形式一般与要约形式相同。
对5、公司法规定，公司的经理由董事会聘任或解聘。
对6、企业财产的所有权属于投资者，企业拥有一切出资者投资形成的全部法人财产权。
所以，出资者所有权与法人财产权是不可分离的。
错7、朝鲜族自古就有尊老爱幼、/考·试·大/礼貌待人的优良传统。
对8、回族信仰斯兰教，因此形成了他们所特有的生活习俗与方式。
对9、秘书对职责范围以外的事项也可以表态。
错10、要根据来宾的要求和本单位实际情况，做好咨询工作。
对11、任何组织机构的档案都应单独构成全宗。
错12、档案检查工作是指存储档案信息的过程。
错13、知照类决定的特点是重在要求。
错14、公文文稿的正文是确定主题材主要依据。
对15、组卷后案卷内的文书，其厚度不能超过250长，薄度不应少到不便函翻阅的程度。
错16、决定正文的结构安排应根据决定篇幅的长短、事贡的复杂程度来确定。
对17、从文书保密处理要求分，有：绝密、机密、秘密件。
错18、生产、经营计划，多采用表格与文书相结合的形式。
对19、逐级行文也叫逐级下行文，是指上级向下级的行文。
错20、主题词后用冒号，各主题词之间空一格，不用标点。
对21、拟定会议议程应详细具体，并应写清时间与地点。
错22、代表会议的名称是不固定的。
管理秘书实务
管理秘书实务第一章管理秘书概论一、秘书的定义（名词）秘书是指具有熟练的办公室工作能力，在办公室中从事程序性工作，在授权范围内协助上司进行管理，并可以作出重要决策的管理人员。
二、管理秘书学的学科性质（简述）1、综合说。
“秘书学是近几年来才在我国形成的一门新兴的综合性应用学科。
”2、边缘说。
“秘书是一门新兴的边缘科学”，“是从写作学和管理科学的边缘中产生的”，“就秘书学的整体而言，既不属于写作学，又不属于管理科学，而是这两门学科的知识圈交叉重叠的产物”。
3、分支说。
“秘书学从科学体系上讲，属于人文科学的范畴。
从今天这一学科的具体分支来说，现代秘书学又属于人文科学中的行政管理学科的分支。
”4、管理学。
“秘书学属于管理学科的范畴，是公管学科的分支子系统，这样的学科性质是由秘书工作本质上的综合辅助管理性所决定的。
”三、管理秘书实务的基本内容（简述或者简答）1、公关事务管理。
秘书不仅要对自己的内外形象进行管理（包括化妆、穿着、行为举止以及各种礼仪规范等），而且要对组织的形象进行管理（包括既要做好一些专门的公关活动，又能做好接待工作）。
2、沟通管理。
对内沟通、对外沟通、横向沟通、纵向沟通等的管理，包括如何使用沟通技巧，如何演讲以及怎样谈判，怎样进行有效的人际沟通等。
3、文档管理。
对办公室的各种文档进行管理是秘书管理工作的一项重要内容。
美术既要能够撰写文书，又要能使文件的处理程序（发文和收文）有序、有效、顺畅、快捷，相互间取得最佳配合——这就需要管理职能中的监督控制、综合协调来实现，还要能对办公室的各种文件档案进行收集、整理、检索、鉴定、保管和利用开发。
4、办公室管理。
主要是对办公室的软、硬件进行管理。
包括办公室的布置管理、办公室环境的维护和管理、办公室日常事务管理、办公用品的管理以及时间管理等。
5、会议管理。
主要是对会议的全程进行计划、协调和控制的管理。
包括对会议前的筹备、会议中的服务、会议的善后处理等工作的管理。
第七章信息管理_2课件(共20张PPT)《管理秘书实务(第三版)》(人民大学版)
及时掌握有关方面信息。要迅速掌握会见活动的内容、时 间、地点、具体要求等情况。设法掌握对方的背景材料、 生活习惯、饮食特点、嗜好、忌讳等情况。明确上级主管 部门对这次会见的指示或批示。
7.2.3信息收集的渠道
（一）根据获取信息的方式划分
➢问卷法的优点是： （1）可以节省时间、经费和人力。 （2）有利于收集真实的信息。 （3）所得的信息资料便于定量处理和分析。 （4）可以避免信息收集者的主观偏见，减少人为的误差。
➢问卷法的缺点是： （1）回收率难以保证。 （2）问卷的质量难以保证。 （3）被调查者必须具有一定的文化及相关知识水平才能
具体来说，秘书收集的信息主要包括以下内容：
1．企业信息 本企业的基础资料：包括企业的历史沿革资料、工
作的经验和教训、学习科研成果、基本状况简介、规章 制度、重要活动情况等。
企业概况：包括企业名称、地址、电话及图文传真 号码、业务范围、近年来的营业额及利润等。以及企业 的财务资产状况和企业的信誉与信用等级情况。
社会信息
社会上具有普遍性、倾向性的信息。包括社会上的 各阶层人民群众对本单位的呼声、意见、建议和要求， 以及重大的思想反映和社会动态等。了解社会信息能使 本单位的工作具有针对性。
历史信息
与本单位的工作和主管业务有关的一切历史档案资 料。
国际信息
来自国际社会的信息。随着观察了解国际社会的渠 道的拓宽，人们的视野开阔了，只有时刻关注世界的发 展变化，吸收并借鉴国外先进的管理经验和技术，才能 取人之长，补己之短，取得更快的发展速度。
作答。
（三）阅读法 阅读法是指通过阅读书报、杂志、文献、资料，从中
获得信息。书报、杂志资料等公开出版物是目前人们运用 最普遍的信息载体，兼有宏观信息和微观信息。
管理秘书实务
《管理秘书实务》教材缩写管理秘书学，顾名思义，实际上就是管理学和秘书学的结合。
即运用管理学的原理、方法来研究、审视秘书行为和活动。
什么是管理？管理是社会组织中，为了实现预期的目标，以人为中心进行的协调活动。
它包括4个含义：1.管理是为了实现组织未来目标的活动；2.管理的工作本质是协调；3.管理工作存在于组织中；4.管理工作的重点是对人进行管理。
秘书一词早期不是指人，而是指具有秘密性质和神秘色彩的图书。
一是指封建帝王宫禁内收藏的各种经典文献；另一类是指谶纬图箓。
而我国对秘书的定义可以归纳为：广义的秘书：“秘书是领导人的事务与信息助手”。
这里的广义，既包括了公务秘书、私人秘书，又包括了各行业、层次、工种的秘书。
狭义的秘书：“秘书是一种职务名称，正在成为一种社会职业，指处于领导身边，直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手”。
秘书业务活动的管理性是其本质属性。
但秘书的管理与职能部门的管理不同。
职能部门的管理是一种有范围的直接管理，而秘书的管理是综合性的间接管理，即协助领导管理。
然而，他对办公室的管理是直接的。
管理秘书实务的基本内容是什么？我们认为，想要成为一个管理型的职业秘书，就应该做好以下几方面的工作：（1）公关事务管理；（2）沟通管理；（3）办公用品和设备管理；（4）办公室管理；（5）会议管理；（6）信息管理；（7）档案管理。
当然，对管理秘书的素质及能力也有相当严格的要求，即：1.基本素质：健康的身体应该是做好任何工作的重要前提；时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪左右；应该具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神。
2.业务素质：必须认识到理论学习的重要性，要掌握扎实的管理学基础知识；专业知识；辅助知识，如：社会科学与自然科学、社会关系学、人际关系学、外语等。
3.职业能力：认识事物的能力；语言文字运用能力；技能操作能力；组织协调社交能力。
管理秘书实务的特点：1.事务性：指职能之外但却是实现职能所必须的例行性的、程序性的、辅助性的工作的总体。
第5章 会议管理 管理秘书实务(第二版) 教学课件
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（2）确定会名、规模和规格，提出与会人 员范围或人员名单
1）确定会议名称 ①会议主办单位的名称；②会议的主题；
③会议的类型 2）确定会议的规模和规格 3）提出参加会议的范围或人员名单
管理秘书实务（第二版）
5.2会议组织
21世纪公共管理系列教材
（3）拟订会议的时间与会期 1）提出会议召开的时间。 早不赶晚。但也要注意以下几点： ①要根据会议的主持人或主办会议单位的主要 领导人及被邀请的主要领导人或贵宾是否能够出 席会议来确定时间； ②主要领导人出差、旅行的当天或返回的当 天最好不召开会议，紧急会议可以除外； ③会见会谈性会议，应当事先同主、宾双方 商议之后，再确定会议召开的时间. 2）确定会期。会期是指召开会议时间的长短。
在封口之前仔细检查一遍．不要漏装。 ③通知装入信封后，要逐个将信皮封贴起来，
防止失落。 ④将名单与信封进行核对，防止遗漏或重复。 ⑤信封送到收发室时要进行清点，请收发人员
打上编号，以备查询。
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5.2会议组织
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3）会议通知的发送。 ①发送形式： 第一，正式通知 第二，非正式通知 ②发送内容： 第一，如果有预备议程、事先需准备的材料
××号。 □我准备参加此次会议。 □我将届时赴会，并带名宾客来。 □我不能参加此次会议。
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5.2会议组织
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例2：卡片式 部门经理会议
目的：讨论公司下一年度市场营销计划 时间：2007年6月18日上午9:00 地点：公司第一会议室
如您无法出席,请于6月10日前电话告 知苏丽。电话号码：85930878
管理秘书实务（第二版）
管理秘书实务3课件
要真诚、内容要具体，要注意方式方法。
n批评指正 注意方法
要坚持原则，注意方法，坚持对事不对人，友善开 头、肯定为先，友好结尾，建议随后，要注意选择适当 的场合，考虑对方的接受心理、并尽可能保护对方自尊 心和上进心。
21
实训提高：
1、倾听能力自测： 2、案例分析：
22
课后拓展：
宜 n What 简洁 条理 要点突出 双方熟悉的语言 n Who 谁是最合适的接受者 接受者的观念、情
绪、言谈风格 n Where 地点是否合适 环境是否不被干扰
8
沟通中最重要的三个行为：说、听、问
说：提前准备、有针对性 听：认真倾听、放弃先见、融入谈话 问： 重复内容并以开放性的问题提出疑问
我还记得当初第一次采访基辛格博士，那时我还在美国留学，刚刚开始做 访谈，特别没有经验，问的问题东一榔头，西一棒子的，比如问：那时周总理 请你吃北京烤鸭，你吃了几只啊？你一生处理了很多外交事件，最骄傲的是什 么？后来中美建交30周年时，我再次采访了基辛格博士，虽然只有半小时，我 们团队把所有有关的资料都搜集了，从他在哈弗当教授时写的论文、演讲、到 他的传记，厚厚的一摞，还有七本书都看完了， …… 虽然采访只有27分钟，但 非常有效。虽然我看了那么多资料，可能用上的也就一两个问题，但事先准备 绝对是有用的。
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n 及时周到 提醒建议 提醒可以采用口头和书面两种形式，电话、便笺 也是常用的方式，要保证上司明确收到了提醒。
n 考虑大局 维护团结 坚持服从直接领导，请示分管领导，不要多头请 示的基本原则，还要严守中立的工作态度，
n 全力辅助 不即不离 秘书应全力辅助领导的工作，与领导主动建立尊 重与理解基础之上的工作关系
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管理秘书实务试题及答案
管理秘书实务试题及答案试题一：请解释什么是秘书实务管理？答案：秘书实务管理是指通过合理的组织和管理，以支持和协助管理人员进行工作的一套规范化的工作方法、技巧和流程。
秘书实务管理涉及日常办公室管理、会议和活动管理、文件和资料管理、联络协调、时间管理等方面的内容，以提高工作效率和协调性。
试题二：列举一些秘书在日常办公中需要处理的常见工作。
答案：一些秘书在日常办公中需要处理的常见工作包括：1. 接听和转接来电。
2. 安排会议和活动。
3. 准备会议议程、记录和纪要。
4. 管理日程安排和行程预订。
5. 处理文件收发和存档。
6. 组织和维护电子和纸质文件。
7. 安排差旅和会议的需求。
8. 跟进并回复电子邮件和其他书信。
9. 进行数据处理和统计分析。
10. 协调不同部门之间的工作。
试题三：如何有效地管理时间？答案：以下是一些有效管理时间的方法：1. 制定优先级：将任务分为紧急和重要的任务，并根据其优先级排序。
2. 利用日程安排：将工作和个人时间安排在清晰的日程表中，并确保按时完成。
3. 建立工作计划：制定每日或每周的工作计划，明确要完成的任务和目标。
4. 集中注意力：减少分散注意力的因素，避免被干扰并集中精力完成任务。
5. 拒绝或委派：学会拒绝那些不重要或不紧急的任务，并将一些任务委派给其他人处理。
6. 高效利用工具：使用时间管理工具，如日历、提醒、待办事项清单等，来帮助组织和追踪任务。
7. 休息和放松：合理安排休息时间，避免长时间连续工作，以保持高效和清晰的思维。
试题四：请解释会议的组织流程。
答案：会议的组织流程一般包括以下步骤：1. 需求确认：确定召开会议的目的、日期、地点、参会人员等。
2. 制定议程：根据会议目的和参会人员的需要，制定会议的议程，明确讨论的议题和时间安排。
3. 发送邀请函：向参会人员发送邀请函或会议通知，说明会议的目的、议程和参会要求。
4. 准备会议材料：根据会议议程，准备会议需要的文件、报告和资料，并发送给参会人员。
清华大学-管理秘书实务4-1
知识点二： 知识点二：宴请活动的安排
一、宴请准备： 宴请准备： 1.确定规格、发出邀请，根据邀请回执进行 就餐人数的确认和酒店的预定。 2.了解来宾的饮食习惯及禁忌，在酒店预定 和菜品选择中要牢记。
二、最重要的就餐礼仪： 最重要的就餐礼仪：
1、中餐： 、中餐： （1）座次安排：
（2）用餐礼仪：
2、西餐：
（1）西餐宴席座次安排： 长桌：
方桌 ：
T形桌：
（2）用餐礼仪：
料理上桌后，右手拿刀将其切开，然后左手用叉将 食物叉起。用叉子压住食物的左端，固定，顺着叉子 的侧边用刀切下约一口大小的食物，叉子即可直接叉 起食物送入口中，刀刃一侧面向自己。 正确姿势：将肩膀与手腕放松，两臂贴着身体，刀 与餐盘的角度保持在15度左右。用餐中刀叉摆放为八 字形，示意继续用餐，用餐结束，则将叉子正面向上、 刀子的刀刃侧向内与叉子并拢，平行放置于餐盘上。
实训提高
1. 场景模拟： 场景模拟：
你准备接待一位重要的客户，需要做哪些准备呢，现 场请两组同学进行演练。
接待评价： 接待流程 语言表达 举止礼仪 亲和力指数 迎客 待客 送客
2、场景演练： 总经理交代你今天他有重要的材料要进行审阅，请你负 责接待来访客人，那么针对以下三种情况，你会怎样做？ （1）来访者自称是总经理的好友，一定要面见总经理， 否则就不离开。 （2）来访者是上级公司派来的的督查专员，要见总经理 进行财务督查一事的安排。 （3）来访者是公司的客户，对所买商品不满意，坚持面 见总经理进行投诉。
知识点一： 知识点一：秘书的接待工作 一、接待工作的基本准备： 1.心理准备 1.心理准备 “心里主动，忙也不累，心里被动，闲也疲 惫”，接待工作的心理准备是不可缺少的 （1）真诚和热情 （2）协作和沟通 （3）严谨和自持
6-2管理秘书实务课件
公文管理
情景导入： 情景导入：
• 刘丽大学毕业后进了一家公司作秘书，一天办公室主 刘丽大学毕业后进了一家公司作秘书， 任对刘丽说吴总交代让写一份关于增加绩效工资的通 刘丽很快写好了， 知，刘丽很快写好了，正巧主任正在隔壁接待室招待 客人，刘丽心里想： 是吴总要写的吧” 客人，刘丽心里想：“是吴总要写的吧”，就直接送 到了吴总办公室，吴总很忙，点点头说先放在这里吧。 到了吴总办公室，吴总很忙，点点头说先放在这里吧。 下午主任问刘丽写好了吗，刘丽说“ 下午主任问刘丽写好了吗，刘丽说“我直接送给吴总 主任皱了皱眉头没说什么， 了”，主任皱了皱眉头没说什么，过了一会儿吴总打 电话对主任说通知写的不够准确，措辞太随便了， 电话对主任说通知写的不够准确，措辞太随便了，请 他要好好把关，主任赶紧把通知拿回来仔细看了一遍， 他要好好把关，主任赶紧把通知拿回来仔细看了一遍， 提出了很多修改意见，看完后，主任对刘丽说： 提出了很多修改意见，看完后，主任对刘丽说：“小 你对单位文书管理的一般流程还不太了解， 刘，你对单位文书管理的一般流程还不太了解，要多 学习才行，下次写完了一定别忘了让我看一下好吗？ 学习才行，下次写完了一定别忘了让我看一下好吗？” 刘丽很不好意思的点点头。过了几天， 刘丽很不好意思的点点头。过了几天，主任让刘丽帮 忙取一份文件送到会议室， 忙取一份文件送到会议室，刘丽平时把文件都放在大 文件袋里，她找了几遍也没找到， 文件袋里，她找了几遍也没找到，最后刘丽急得把文 件倒了一地，才找到了那份文件，刘丽赶紧送过去， 件倒了一地，才找到了那份文件，刘丽赶紧送过去， 主任很不满地说： 怎么这么慢！ 主任很不满地说：“怎么这么慢！”刘丽渐渐发现文 件的处理可不是一件简单的事情， 件的处理可不是一件简单的事情，可上学时觉得这部 分很枯燥没什么意思也没好好学， 分很枯燥没什么意思也没好好学，现在才知道这些知 识工作中还很常用呢。 识工作中还很常用呢。
《管理秘书实务》课程教案
《管理秘书实务》课程教案二、我国当代秘书学的学科体系（略）课程：管理秘书实务纵观秘书学发展的历程，尤其是近十年来西方发达国家秘书发展的进程，我们发现：秘书在当今计算机信息技术的推动下，正由原来的事务服务型向管理助理型转变。
因此，秘书学正由传统秘书学走向现代的管理秘书学。
1．管理秘书学含义管理秘书学，顾名思义，实际上就是管理学和秘书学的结合。
即运用管理学的原理、方法来研究、审视秘书行为和活动。
（综合说、边缘说、分支说，秘书学和秘书专业逐渐划归管理学学科体系之下）2．管理秘书实务特点及原则管理秘书实务的特点：程序性（事务性）、综合性、技术性管理秘书实务的原则：系统原则、服务第一、全面质量管理、时效性、经济性第一章公关事务管理公关事务管理：指秘书人员不仅要对自己的仪表、礼仪等进行管理，以达到端庄、整洁、高雅、成熟、敏捷、规范的标准，而且要对组织的形象进行管理，即对组织的知名度和美誉度进行管理，做好接待工作，管理好专门的公关活动以提高组织的知名度和美誉度。
其内容主要包含：仪表、礼仪、及接待工作等。
第一节仪表概述一、仪容1.含义：即人的容貌，是个人仪表的重要组成部分，它由发式、面容以及人体所有未被服饰掩盖的肌肤（如手部、颈部）等构成。
《东观汉记·明帝纪》：“臣望颜色仪容，类似先帝。
”2.内容：自然美、修饰美、内在美。
具体来说：①发型：整洁、美观，勤于梳洗和整理；②面容：保持干净，男士应养成每天修面剃须的良好习惯，女士要懂得修饰美容的方法技巧；③颈部：干净、卫生，注意勤洗；④手部：干净、卫生，不留长指甲。
3.作用：①掩瑕扬瑜，美化形象；②辅佐社交，顺达事业。
4.目的：①为了突出优点、掩饰缺点；②是工作的需要，是敬业的一种表现；③是对他人的一种尊敬。
5.五点要求：干净、整洁、卫生、简约、端庄。
二、仪表——“女人看头，男人看腰”1.含义仪表指人的整体外貌，它包括容貌、姿态、服饰、风度、个人卫生等,是人精神面貌的外在表现。
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3、秘书仪态举止要求
1、站姿挺拔： 正确的站姿腰 直、挺胸、收 腹、收臀
2、坐姿端庄
3、蹲姿优雅
（二）秘书服饰仪态的自塑：
1、女性秘书的服饰仪态： 适当化妆 提升魅力
适当地修整自己的容貌是对别人的尊重，女秘书可 以准备一些简便实用的化妆工具和化妆品。 发型： 1. 干净整洁，大方优雅。 2.风格独特、造型简约的发式可以彰显秘书的个人品 味
形象特点六
课后拓展
一 秘书职业形象的内修：秘书的气质修养
秘书职业形象“内修”评价表：
不同的气质类型的人在从事文秘工作的过程中 会呈现出不同的个性特征，每一种个性都有其优势 和不足，秘书应了解自己的气质类型，加强修养完 善，保证工作的顺利开展。
气质特点
优
势
不
足
内 个性心理 自我意识强，宜宽 容、谦虚； 稳定性差，宜培养 坚定意志及耐 心
秘书养成良好气质修养的方法：
良好的气质修养，关键是要准确判断自己的气 质类型，加强内在修养。内在修养包涵着个性心理 的修养、品质道德的修养，和能够促进自身不断完 善的学识内涵的修养。
首先，自我剖析。 秘书要善于自我剖析，勇于正视性格缺陷，将 自身性格导向完美。
性格箴言： 性格，既不坚固也不是一成不变，而是活动变化着的，和我 们的肉体一样也可能会生病。 ——爱略特 每个人都有三重性格：他所表现出来的性格，他所具备的性 格和他认为自己所具有的性格。 ——卡尔 一个人失败的原因，在于本身性格的缺点，与环境无关。 ——毛佛鲁 你不能凭梦想形成自己的个性，你一定要千锤百炼为自己构 成个性。 ——夫鲁德 性格是一种副产品；它产生于完成日常事务的伟大过程之 中。 ——伍威尔逊
2、男性秘书的服饰礼仪
男性秘书着装的基本原则是内敛和朴素，要选择剪 裁合体的衣服，面料以自然挺括为好，不要穿着闪闪发 光面料和花色繁杂艳丽的衣服，会显得专业感更强。
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管理活动的四要素：1.管理主体，回答由谁管的问题2.管理客体，回答管什么的问题3.组织目的，回答为何而管的问题4.组织环境或条件，回答在什么情况下管的问题管理：是在一定的环境下，为了达到组织的目的，组织内的成员从事提高组织资源效率的计划、组织、监督、协调和控制的行为。
秘书：是指具有熟练的办公室工作能力，在办公室中从事程序性工作，在授权范围内协助上司进行管理，并可以作出重要决策的管理人员。
管理秘书学的学科性质：（简答，填空）管理说：秘书学属于管理学科的范畴，是公共管理学科的分支和子系统，这样的性质是由秘书工作本质上的综合辅助管理杏所决定的。
综合说：秘书学是近几年来才在我国形成的一门新兴的综合性应用学科。
边缘说：秘书学是从写作学和管理科学的边缘中产生的一门新兴的边缘学科分支说:秘书学从科学体系上讲，属于人文科学的范畴，是人文科学中行政管理学科的分支。
管理秘书实务的基本内容：（简答，问答）1.公关事务管理：秘书不仅要对自己的内外形象进行管理，而且要对组织的形象进行管理。
2.沟通管理：对内沟通，对外沟通，横向沟通，纵向沟通等的管理。
3.文档管理：对办公室的各种文档进行管理是秘书管理工作的一项重要内容。
4.办公室管理：主要是对办公室的软、硬件进行管理。
5.会议管理：主要是对会议的全程进行计划、协调和控制的管理。
6.信息管理：包括对信息的收集、整理、传递、储存、利用和反馈进行管理。
管理秘书的素质：基本素质：身体素质，心理素质，思想素质业务素质：理论知识，专业知识，相关知识：管理学知识、社会交往知识、新的学科知识文化素质：社会科学，自然科学，外语管理秘书的职业能力：（结合你职业技能，谈谈）1.认知能力（基本能力）：观察感知能力、辨别是非能力、分析综合能力、随机应变能力2.语言文字运用能力（专业能力）：阅读能力、视听能力、口头表达能力、写作能力3.组织、协调、社交能力（综合能力）：管理能力、协调能力、社交能力、办事能力4.操作技能（操作能力）管理秘书实务的特点：（问答，简答）1.程序性：自然性程序、理论性程序、指令性程序、法定性程序、技术性程序、经验性程序2.综合性：一是指其管理对象广泛，管理活动内容庞杂；二是指其居于组织工作活动的中枢地位，需要综合处理多种关系，综合解决多种文体。
3.技术性：是行政管理中自然属性较强的部分，突出的表现是它具有较强的技术性，主要是办公室软、硬件的管理。
管理秘书实务的原则:1．系统性：将整个组织的全部事务活动视为一个整体，注意以系统的思想，系统工程的方法认识和分析解决实际问题。
2．服务第一：始终将为员工、为领导、为基层、为其他各级各类工作人员提供服务，为实现组织的各项职能提供服务放在首位。
3．全面质量管理：强化质量意识，强化全面质量管理，追求事务活动的全面优化。
4．时效性：处处事事，时时刻刻讲究时效，确立切实保障，维护组织实务在特定时间范围内的有效性。
5．经济性：力争以最小的投入产生最大的效益。
（填空）接待规格有三种：（高规格接待），（对等规格接待），（低规格接待）涉外接待的基本原则和要求:1.不卑不亢2.依法办事3.内外有别4.了解国际交往的基本礼仪（填空，名词）沟通：是指人与人之间（传递）和（接收）具有某种信息，思想和情感的符号化信息的过程，包括（口头语音）和（书面语言）的沟通，也包括（形体语言）的沟通。
沟通六要素：1.信源——信宿2.信息3.过程有渠道4.反馈5.噪音6.环境沟通包含的内容：1．要有一个明确的目标2．达成共同的协议3．沟通信息、思想和情感有效沟通的7C原则（填空，简答）可信赖性、一致性、内容、明确性、连贯性、渠道、接受者的接收能力沟通的种类（问答题，填空）一．从沟通的对象来分，可以分为（人际沟通）、（组织沟通）、（公共场合的沟通）和（跨文化的沟通）（1）人际沟通：是指两个或两个以上的人之间所进行的沟通。
（2）组织沟通：一方面它是指组织内部成员、部门之间的沟通；另一方面它又指组织与组织之间的沟通。
（3）公共场合的沟通：1.在公共场合的沟通中，渠道比在人际沟通中扩大了。
2.在公共场合的沟通中，语言反馈的机会受到限制。
3.在大多数公共场合的沟通中，环境是正式的。
（4）跨文化的沟通：即不同国家之间，不同民族之间的沟通。
二．从沟通的性质来分，可分为（公务沟通）和（私人沟通）（1）公务沟通：是指那种沟通双方都以角色面貌出现的工作联系活动。
（2）私人沟通：是指一种非正式的沟通，双方不受组织纪律等的约束。
三．从沟通的方向来分，可分我为（纵向沟通）和（横向沟通）（1）纵向沟通：是指行政关系中上下级之间的沟通，包括上行沟通和下行沟通。
（2）横向沟通：也称平行沟通，是指秘书之间的沟通及秘书与同级部门中人们以及外单位的人们之间的沟通。
横向沟通:指的是组织机构中具有相对同等职权地位的人之间的沟通。
横向沟通策略:1.选择针对性的沟通形式。
2.树立“内部客户”的理念3.耐心倾听而不是叙述4.换位思考秘书与同事沟通（相处）应遵循的原则：1.平等原则2.真诚原则3.宽容原则4.知人知言原则5.人际互动原则纵向沟通：包括自上而下、自下而上两者沟通。
纵向沟通策略：（1）下行沟通策略1.制定沟通计划2.减少沟通环节，提高沟通效率3.“去繁从简”，减轻沟通任务4.言简意赅，提倡简约的沟通5.加强沟通反馈6.多介质沟通（2）上行沟通策略1.建立信任2.适时采用走动管理，安排非正式的上行沟通3.维护管理层的内部一致性秘书与上司关系的沟通协调（如何处理与领导的沟通协调）【论述】一．了解上司的性格特征和管理风格（1）了解上司的性格特征1．与自信型性格的上司相处：自信型性格的上司对自己充满信心，凡是都认为自己能做好，相信自己的能力。
必须完成上司计划和布置好的工作，只要完成了这些工作，上司就会对秘书满意。
2．与优柔寡断型性格的上司相处：优柔寡断性格的上司，认为凡是得三思而后行，对事情的前因后果及成败得失希望能考虑周全，做到万无一失。
秘书有两种选择：一是适应其性格特征；二是影响其性格特征，帮助其下定决心，果断决策。
秘书应将事情的可行性分析工作做好，把利弊得失汇报清楚，并备好多份方案，这样既帮助了上司，也成就了自己。
3．与细心稳重型性格的上司相处：这类上司通常注意细节，看重过程有看重结果，考虑问题细心周到，观察问题仔细认真。
秘书应表现出稳重老练的一面，凡事要有成熟的方案再向上司汇报，不可随便提出不成熟的建议。
4．与粗犷型性格的上司相处：这类上司办事豪爽果断，处事灵活，不拘小节。
秘书不要有太多的书生气，你必须讲义气、很豪爽、办事果断，依照上司吩咐的意思去办事。
粗犷型的上司办事可能会有疏漏之处，因此，秘书有责任帮助上司把事情办理得更周全、更细致。
5．与实干型性格的上司相处：这类上司相信工作室做出来的，因此，他认为必须建立最适当的工作程序来保证工作效率。
面对这样的上司，秘书必须显示实力，具备独立完成工作的能力，而且，你的工作必须脚踏实地，一丝不苟。
成功就是成功，失败就是失败，失败了不能前调客观原因。
（2）了解上司的管理风格1.与民主型的上司相处：民主型的上司是受欢迎的上司，处事民主，愿意接受不同意见和见解。
秘书可以对上司的工作提出意见、建议、劝告等。
2.与专制型上司相处在：专制型上司希望在工作中的一切由他说了算，要求下属绝对服从，对其绝对忠诚，绝不允许有背叛的行为。
与这样的上司实际上很容易相处，你不必花太多的心思去揣摩、讨好或应酬他，只需严格执行其意图或方案就能令他满意了，但凡事应先请示，不宜自作主张，自我决断。
3.与制度型上司相处：一切按章办事，赏罚分明的上司较为常见。
这类上司在工作中喜欢制定种种制度，按制度进行管理。
这种上司对待下属往往只关心成绩，不关心过程。
只要业绩不佳，即使你付出了很大的努力，他也不会原谅你。
与这样的上司相处，秘书应将主要精力集中在工作上，因为只要你有能力，有业绩，就能得到上司的青睐，无须再动其他的脑筋。
二．与上司相处的方法与技巧（1）摆在位置，自觉服务1，要维护上司的威信2，要尊重上司的意见和决策3，要尊重上司的职权4，要体谅上司的困难（2）正确领会、贯彻、执行上司意图首先，秘书人员应在上司意图的形成过程中做好大量辅助性的服务工作其次，秘书人员必须正确理解、领会上司意图，只有对上司意图的形成背景及目的、作用有正确的认识和理解，才能把握上司意图的真正实质。
最后，秘书人员应做好上司意图贯彻执行中的信息反馈工作，及时了解上司意图执行中的情况，并将发现的问题或现象及时反映给上司，使上司能根据具体情况及时做出新的调整和安排。
（3）提高自身素养，增强办事能力首先，必须具有较强的办事能力。
其次，提高品德素养。
（4）树立沟通意识，学会进谏1.适时2.适地3.适人4.适言办公室管理包括（办公环境管理），（接打电话），（时间管理），（值班工作），（文件办理），（印信管理）等办公室环境：从广义上说，是指一定组织机构的所有成员所处的大环境；狭义上讲，是指一定的组织机构的秘书部门所处的环境，包括人文环境和自然环境。
优化办公环境：从管理的角度来说，就是通过对办公室自然环境加以合理的（设计）、（控制）和（组织），使其达到最优状态。
优化办公室环境的原则：1.方便。
办公室的布局应该从方便出发，这样才能提高工作效率。
2.舒适整洁。
办公用品的摆放要井然有序，办公室要干净，保持卫生。
3.和谐统一。
在干净的自然环境里，如果再有一个和谐的人际关系，就能激发办公室人员的团队精神，取得更佳的工作效果。
4.安全。
保证组织的物品和信息安全是秘书人员的重要职责之一，也是优化办公室环境不可忽略的一个原则。
办公室按布局可分为（开放式办公室）、（封闭式办公室）以及（混合式办公室）三种。
办公室的日常事务管理主要包括（电话管理）、（值班管理）、（印信管理）以及（办公室零用现金管理）、（商务旅行管理）等。
日常办公室务管理是指促使办公室的（参谋职能）、（管理职能）、（服务职能）、（协调职能）、（监督职能）等。
秘书职业“三服务”一是（为领导服务），二是（为机关服务），三是（为人民群众服务）是“三服务”的（实质）和（最终目标）日常办公事务管理的特点：1.服务性：服务性是日常办公事务管理的本质特征。
2.分散性：日常办公室管理的繁杂，琐碎决定了其具有分散性的特点。
3.专业性：日常办公室务管理工作具有一定的专业性。
4.主动性：日常办公事务管理工作具有主动性。
5.繁杂性：日常办公事务管理工作具有繁杂性值班工作的主要任务：1.及时传递信息2.做好接待工作3.承办临时事项4.处理突发事件5.确保组织的安全6.编写值班材料（印章）和（介绍信）是各级各类组织对外联系的（标志）和行使职权的（凭证）（印章）是（印）和（章）的合称秘书部门掌管的印章主要有三种：（简答，填空）1.单位印章【含钢印】2.单位领导人“公用”的私章3.秘书部门的公章印章的作用：（简答，填空）1.标志作用2.权威作用3.法律作用4.凭证作用文件：一般是指由法定组织依法制发，用来处理各种公务，具有特定格式并要求行为客体具体实施办理的书面文字材料。