第一章、管理文秘概述.
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四、秘书应掌握的专业技能(表一)
序号 1 2 专业技能名称 打字 速记 写作 编辑 归档 具体解释 秘书必须掌握的最基本的技能,是使用打字机 或电脑等设备的必备能力。 用各种记音符号和缩写符号代替字母、词或短 语迅速记录语言的一种方法。 是秘书必须掌握的一种最重要的技能。可以体 现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。 在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加 工。 按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件 归入档案,包括分类、立卷、编制索引等工作。
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管理文秘素质拍卖会
素质清单(26)
守时 谨慎 热情 合群 服从 自信 机智 勤快 整洁 自制 兴趣 忠诚 负责 正派 廉洁 诚实 谦逊 操作能力 写作能力 阅读概括能力 编辑校对能力 统计分析能力 交际能力 口头表达能力 协调能力 组织能力
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信息枢纽 参谋 辅佐辅助 助手 统筹协调 组织者、 公关者 高效优化 管理技术 人员
机要性
秘书的基本素质中,最重要的莫过于“嘴紧” 了。我能把饭碗保到今天,全靠“哑三年”、“聋 三年”、“瞎三年”。这个口诀本来是古韩国女性 出家当儿媳的训诫信条。作为秘书,即使是对一句 话、一封邮件、一页文件也不能大意,不能说的绝 对不说,不能透露的绝不透露,做到守口如瓶,滴 水不漏。秘书应该将“秘密”看得和自己的命一样 重要。 ——(韩)金圣姬(韩国最高龄的秘书)
• 戒律13——自我设限的家畜 不肯追求成长、突破自己,不肯主动挑起力 所能及的担子,抱着“努力也没用,薪水够用就 好”的心态,人家给什么就接受什么。
课堂辩论:男生适合文秘工作还是女生适合文秘工作 • 形式:自由组合,两组辩论 • 时间:8-10分钟 • 步骤: • 自愿组合成“正方”与“反方” • 先请双方各派代表阐述论点 • 然后,双方自由辩论 • 每人发言时间限制在1-2分钟
• 戒律2——无法与人合作的荒野之狼 丝毫没有团队精神,不愿与别人配合,分享 自己的劳动,也无视他人的意见,自顾自的工作 ,离群索居。
• 戒律3——缺乏适应力的恐龙 对环境无法适应,对市场变动经常无所适从 或不知所措,只知请教领导,也不能接受职位调 动或轮调等工作改变。
• 戒律4——浪费金钱的流水 成本意识很差,常无限制的申报交际费、交 通费等,不注重生产效率。
案例
哪种行为好? 新星公司张总经理突然收到一封非常无礼的来 信,信是由一家平时交往很深的协作单位的厂 长写来的。总经理怒气冲冲地把秘书叫到自己 的办公室,让他记录自己口述的回信:“我实 在没有料到会收到这样一封来信,尽管我们之 间已有那么长时间的往来,但事到如今,我不 得不中止我们之间的往来,并且按照惯例,我 要将此事公布于众。”总经理命令秘书立即将 信抄写好寄出。
7.学会秘书的口才,学会以团队为中心的交流方式 8.虽然没有直接指出,但无理举止即使你的最大障 碍 9.不想变成“孤立军”,那就首先磨好自己的脾气 10.从老板的身上学会如何发展人脉、处理人际关 系。
领悟:白领职场生存13条戒律 • 戒律1——没有创意的鹦鹉 只会做机械性的工作,不停 地模仿他人,不会求自我创新, 不会自我突破,认为多做多错, 少做少错。
什么是秘书?
• 你心目中的秘书形象是什么样 • 请列举身边哪些人是秘书或者从事秘书工作
下面这些人是秘书吗?
• • • • • • • • 1、办公室主任 2、魏忠贤 3、校长助理 4、史官 5、安南 6、司机 7、军机大臣 8、师爷 • • • • • • 9、管家 10、菲佣 12、司马懿 13、国务院办公厅主任 14、图书馆长 15、商鞅
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秘书应掌握的专业技能(表二)
序号 专业技能名称 统计 复制 使用电信设备 操作电脑 具体解释
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运用定量研究的方法,其中包括运用数字来说 明问题。 处理书面信息经常需要若干份副本,所以要求 秘书掌握此项技能。
主要指使用电话、电传和传真设备。 使用办公领域最先进、最重要的设备的能力, 主要用于处理信息。
• 戒律5——不愿沟通的贝类 有了问题不愿意直接沟通或羞于讲出来,总 是闭着嘴巴,任由事情坏下去,没有诚意。
• 戒律6——不注重资信汇集的白纸 对外界信息反应不敏锐,不肯思考、判断、 分析,也不愿意搜集、记忆有关信息,懒得理会 “知己知彼,百战百胜”这句名言。
• 戒律7——没有礼貌的海盗 不守时,常常迟到早退, 服装不整,讲话带刺,不尊重 他人,做事或散漫或刚愎自用 ,根本不在乎他人。
(二)管理文秘的内涵
• 管理文秘即管理秘书学,既体现了管理学与秘书学的学科交 叉,又能够反映出秘书学在现代秘书工作实践中的崭新特点 和规律,不同于传统对秘书职业内涵的理解。 • 1.体现了秘书学与管理学的紧密联系 • 2.现阶段秘书职业资格认证要求(1998年开始) 五级秘书;四级秘书;三级秘书;二级秘书 等级的高低决定了秘书本人的职业能力和处理问题的能力, 对于上市公司,对秘书的职业认证的级别要求相当的严格, 一般个人企业或者是较小型的企业要求则不高,会一般的办 公处理业务能力即可。
第二节 管理文秘的角色定位和工作实务
一、认知秘书工作 • 什么是秘书工作?
• 秘书工作的“四个转变”(是由秘书工作负责人 在1985年1月全国秘书长会议上提出来的)
二、秘书工作的角色定位
特点
机要性 辅助性 综合性 技术性
作用
角色定位
职业素养
严谨自制 谦虚谨慎 沟通合作 精益求精
职业道德
良好的职业作风: 保守机密 明确的职业意识: 不越级越位 正确的职业态度: 科学公正 卓越的职业理想: 精业敬业
案例
问题讨论: 对于这位总经理的命令,秘书可以采取三种行为: 1.“是,马上办理。”说完,秘书回到自己的办公室, 立即将信抄好寄走。 2.秘书没有退下去抄写,而是说:“总经理,请您三 思,给对方回这样的信,后果将不堪设想。在这个问 题上,可能也有我们自己的责任。” 3.当天下午快下班的时候,秘书将抄写好的信递给已 心平气和的总经理,问:“总经理,这封信可以寄走 吗?” 你认为哪种方法正确?
秘书究竟是什么样的工作? • 穿山甲: 一天到晚只知道干活,既不动脑子去想问题,也不 会想问题,没有灵气。 • 狐狸: 不踏实干活,一天到晚打别的主意,聪明乖巧
一个真正的秘书=立足现实、埋头苦干的穿山甲+ 胸怀全局、有勤于思考习惯的狐狸
五、秘书的工作方式 1.尽早成为博学多才的人,努力爱上自己的工作 2.猎取高级的情报,然后毫不吝啬的交给公司 3.全心全力辅助上司的工作,你的威望也会得到提 升 4.在有机会学习的时候,全身心的投入学习 5.当你具备了老板的观点和视野,你就已经是一位 老板了。 6.相较于才华横溢的属下,上司更喜欢提拔那些忠 诚可信的员工
三、推荐教材及参考书目
1.《管理文秘》,徐世雨、林静主编,山东人民出版社 ,2011年8月第1版 2.《管理文秘理论与实务》何智蕴主编,科学出版社 3.《管理秘书实务》赵锁龙编著,中国人民大学出版社 4.《秘书工作案例与分析》,孟庆荣等,清华大学出版 社,2010年12月第2版 5.《管理秘书实务精讲与实训》,林静著,清华大学出 版社,2010年9月第1版 6.《秘书学概论》,陆瑜芳编著,复旦大学出版社, 2011年3月第2版
技术性 思考题: 一位秘书接过老板收到的一份客户传真,马 上就去做了复印件,为什么? 流行思维: 我还能做什么、我还知道什么、我还要学些什么
三、管理秘书的工作实务
1.日常事务管理 办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理 2.接待事务 来访接待、安排服务等 3.会议管理 安排会议、会场布置、会议服务、会议文件的处理等 4.行政事务管理 信访事务、调查研究事务 5.文件管理 文书档案事务、写作事务 6.公关管理 协调工作、督查工作
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小测试:你适合做文秘吗?
美国“全美秘书协会”章程,秘书必须具备的条件
• • • • • • • • • 像心理学家一样善于观察和理解他人 像政治家一样有灵敏的头脑 像外交官一样有潇洒的风度 有调查各种棘手问题的丰富经验 有良好的速记能力和文字功夫 熟谙各种商业往来中的法律关系 能熟练的使用各种自动化办公机器 具备相当的金融和税务方面的知识 能熟练对各类文件资料进行整理归类
第一节 管理文秘的定义与内涵 • (一)秘书的定义 “秘书”一词,我国最早出现于西汉时期。原指 宫中秘藏之书。“秘书监”、“秘书郎”等。现 代意义上的秘书工作模式是孙中山的领导的中华 民国临时政府开创的。
• 现代意义上的秘书,是具备专业技能职务资格、围绕着领 导层或个人进行各项事务的辅助决策和管理,帮助组织或 个人实现“效能最大化”的管理类应用型技术人才。 • 1.秘书是一种专业职务和广泛的社会职业 • 2.秘书工作是针对领导及与领导相关的各项工作,核心是 “领导意图及决策” • 3.秘书工作的定位是辅助、协调、参谋,是领导进行各项 事务处理、决策、执行的助手。 • 4.秘书活动的基本方式是综合处理各项事务并进行相关的 信息管理
• 戒律10——不重视健康的幽灵 不注重休闲活动,只知道一天到晚的工作, 常常闷闷不乐,工作情绪低落,自觉压力太大, 并将这种压力影响别人。
• 戒律11——过于慎重、消极的岩石 不会主动工作,因为很难掌握机会,对事情 没做前先发出悲观轮调,列出一大堆不可能,同 时对周围事物也不关心。
• 戒律12——摇摆不定的墙头草 从没有自己的观点,永远只是附和别人的意 见。更重要的是一遇到公司纷争,哪边有势力就 靠在哪边,并煽风点火,一旦这方失势,又马上 倒向另一方。
• 戒律8——缺少人缘的孤猿 嫉妒他人,只对别人的成就蜚短流长而不愿 Leabharlann Baidu向他人学习,以致在需要帮助时没人肯伸手援 助。
• 戒律9——没有知识的小孩 事事仍然需要别人照顾,生活能力极差,对 工作也需要一点一滴交待的十分清楚,否则干不 好。对社会问题及趋势也从不关心,不肯充实专 业知识,很少阅读专业书籍及参加各种活动。
管理文秘概论
一、课程介绍 • 《管理文秘》是管理学与秘书学交叉而形成的一 门实用性学科,兼具管理学和秘书学的特点,是 本科管理类的必修课。 • 本学期共计32学时课程,分为16周完成。 • 课程考核:理论+实践
二、授课内容介绍 • • • • • • 管理文秘概述 办公室事务管理 信息管理 档案管理 公文管理 会议管理 • • • • • • 管理文秘的素质与能力 办公形象与礼仪 沟通与协调 调研工作 督查工作 信访工作