第一章、管理文秘概述.

案例
问题讨论： 对于这位总经理的命令，秘书可以采取三种行为： 1．“是，马上办理。”说完，秘书回到自己的办公室， 立即将信抄好寄走。 2．秘书没有退下去抄写，而是说：“总经理，请您三 思，给对方回这样的信，后果将不堪设想。在这个问 题上，可能也有我们自己的责任。” 3．当天下午快下班的时候，秘书将抄写好的信递给已 心平气和的总经理，问：“总经理，这封信可以寄走 吗?” 你认为哪种方法正确？
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小测试：你适合做文秘吗？
美国“全美秘书协会”章程，秘书必须具备的条件
• • • • • • • • • 像心理学家一样善于观察和理解他人 像政治家一样有灵敏的头脑 像外交官一样有潇洒的风度 有调查各种棘手问题的丰富经验 有良好的速记能力和文字功夫 熟谙各种商业往来中的法律关系 能熟练的使用各种自动化办公机器 具备相当的金融和税务方面的知识 能熟练对各类文件资料进行整理归类
• 戒律8——缺少人缘的孤猿 嫉妒他人，只对别人的成就蜚短流长而不愿 意向他人学习，以致在需要帮助时没人肯伸手援 助。
• 戒律9——没有知识的小孩 事事仍然需要别人照顾，生活能力极差，对 工作也需要一点一滴交待的十分清楚，否则干不 好。对社会问题及趋势也从不关心，不肯充实专 业知识，很少阅读专业书籍及参加各种活动。
三、推荐教材及参考书目
1.《管理文秘》，徐世雨、林静主编，山东人民出版社 ，2011年8月第1版 2.《管理文秘理论与实务》何智蕴主编，科学出版社 3.《管理秘书实务》赵锁龙编著，中国人民大学出版社 4.《秘书工作案例与分析》，孟庆荣等，清华大学出版 社，2010年12月第2版 5.《管理秘书实务精讲与实训》，林静著，清华大学出 版社，2010年9月第1版 6.《秘书学概论》，陆瑜芳编著，复旦大学出版社， 2011年3月第2版
技术性 思考题： 一位秘书接过老板收到的一份客户传真，马 上就去做了复印件，为什么？ 流行思维： 我还能做什么、我还知道什么、我还要学些什么
三、管理秘书的工作实务
1.日常事务管理 办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理 2.接待事务 来访接待、安排服务等 3.会议管理 安排会议、会场布置、会议服务、会议文件的处理等 4.行政事务管理 信访事务、调查研究事务 5.文件管理 文书档案事务、写作事务 6.公关管理 协调工作、督查工作
• 戒律5——不愿沟通的贝类 有了问题不愿意直接沟通或羞于讲出来，总 是闭着嘴巴，任由事情坏下去，没有诚意。
• 戒律6——不注重资信汇集的白纸 对外界信息反应不敏锐，不肯思考、判断、 分析，也不愿意搜集、记忆有关信息，懒得理会 “知己知彼，百战百胜”这句名言。
• 戒律7——没有礼貌的海盗 不守时，常常迟到早退， 服装不整，讲话带刺，不尊重 他人，做事或散漫或刚愎自用 ，根本不在乎他人。
• 戒律2——无法与人合作的荒野之狼 丝毫没有团队精神，不愿与别人配合，分享 自己的劳动，也无视他人的意见，自顾自的工作 ，离群索居。
• 戒律3——缺乏适应力的恐龙 对环境无法适应，对市场变动经常无所适从 或不知所措，只知请教领导，也不能接受职位调 动或轮调等工作改变。
• 戒律4——浪费金钱的流水 成本意识很差，常无限制的申报交际费、交 通费等，不注重生产效率。
秘书究竟是什么样的工作？ • 穿山甲： 一天到晚只知道干活，既不动脑子去想问题，也不 会想问题，没有灵气。 • 狐狸： 不踏实干活，一天到晚打别的主意，聪明乖巧
一个真正的秘书=立足现实、埋头苦干的穿山甲+ 胸怀全局、有勤于思考习惯的狐狸
五、秘书的工作方式 1.尽早成为博学多才的人，努力爱上自己的工作 2.猎取高级的情报，然后毫不吝啬的交给公司 3.全心全力候，全身心的投入学习 5.当你具备了老板的观点和视野，你就已经是一位 老板了。 6.相较于才华横溢的属下，上司更喜欢提拔那些忠 诚可信的员工
案例
哪种行为好？ 新星公司张总经理突然收到一封非常无礼的来 信，信是由一家平时交往很深的协作单位的厂 长写来的。总经理怒气冲冲地把秘书叫到自己 的办公室，让他记录自己口述的回信：“我实 在没有料到会收到这样一封来信，尽管我们之 间已有那么长时间的往来，但事到如今，我不 得不中止我们之间的往来，并且按照惯例，我 要将此事公布于众。”总经理命令秘书立即将 信抄写好寄出。
第二节 管理文秘的角色定位和工作实务
一、认知秘书工作 • 什么是秘书工作?
• 秘书工作的“四个转变”（是由秘书工作负责人 在1985年1月全国秘书长会议上提出来的）
二、秘书工作的角色定位
特点
机要性 辅助性 综合性 技术性
作用
角色定位
职业素养
严谨自制 谦虚谨慎 沟通合作 精益求精
职业道德
良好的职业作风： 保守机密 明确的职业意识： 不越级越位 正确的职业态度： 科学公正 卓越的职业理想： 精业敬业
（二）管理文秘的内涵
• 管理文秘即管理秘书学，既体现了管理学与秘书学的学科交 叉，又能够反映出秘书学在现代秘书工作实践中的崭新特点 和规律，不同于传统对秘书职业内涵的理解。 • 1.体现了秘书学与管理学的紧密联系 • 2.现阶段秘书职业资格认证要求（1998年开始） 五级秘书；四级秘书；三级秘书；二级秘书 等级的高低决定了秘书本人的职业能力和处理问题的能力， 对于上市公司，对秘书的职业认证的级别要求相当的严格， 一般个人企业或者是较小型的企业要求则不高，会一般的办 公处理业务能力即可。
信息枢纽 参谋 辅佐辅助 助手 统筹协调 组织者、 公关者 高效优化 管理技术 人员
机要性
秘书的基本素质中，最重要的莫过于“嘴紧” 了。我能把饭碗保到今天，全靠“哑三年”、“聋 三年”、“瞎三年”。这个口诀本来是古韩国女性 出家当儿媳的训诫信条。作为秘书，即使是对一句 话、一封邮件、一页文件也不能大意，不能说的绝 对不说，不能透露的绝不透露，做到守口如瓶，滴 水不漏。秘书应该将“秘密”看得和自己的命一样 重要。 ——（韩）金圣姬（韩国最高龄的秘书）
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管理文秘素质拍卖会
素质清单（26）
守时 谨慎 热情 合群 服从 自信 机智 勤快 整洁 自制 兴趣 忠诚 负责 正派 廉洁 诚实 谦逊 操作能力 写作能力 阅读概括能力 编辑校对能力 统计分析能力 交际能力 口头表达能力 协调能力 组织能力
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7.学会秘书的口才，学会以团队为中心的交流方式 8.虽然没有直接指出，但无理举止即使你的最大障 碍 9.不想变成“孤立军”，那就首先磨好自己的脾气 10.从老板的身上学会如何发展人脉、处理人际关 系。
领悟：白领职场生存13条戒律 • 戒律1——没有创意的鹦鹉 只会做机械性的工作，不停 地模仿他人，不会求自我创新， 不会自我突破，认为多做多错， 少做少错。
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秘书应掌握的专业技能（表二）
序号 专业技能名称 统计 复制 使用电信设备 操作电脑 具体解释
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运用定量研究的方法，其中包括运用数字来说 明问题。 处理书面信息经常需要若干份副本，所以要求 秘书掌握此项技能。
主要指使用电话、电传和传真设备。 使用办公领域最先进、最重要的设备的能力， 主要用于处理信息。
什么是秘书？
• 你心目中的秘书形象是什么样 • 请列举身边哪些人是秘书或者从事秘书工作
下面这些人是秘书吗？
• • • • • • • • 1、办公室主任 2、魏忠贤 3、校长助理 4、史官 5、安南 6、司机 7、军机大臣 8、师爷 • • • • • • 9、管家 10、菲佣 12、司马懿 13、国务院办公厅主任 14、图书馆长 15、商鞅
管理文秘概论
一、课程介绍 • 《管理文秘》是管理学与秘书学交叉而形成的一 门实用性学科，兼具管理学和秘书学的特点，是 本科管理类的必修课。 • 本学期共计32学时课程，分为16周完成。 • 课程考核：理论+实践
二、授课内容介绍 • • • • • • 管理文秘概述 办公室事务管理 信息管理 档案管理 公文管理 会议管理 • • • • • • 管理文秘的素质与能力 办公形象与礼仪 沟通与协调 调研工作 督查工作 信访工作
四、秘书应掌握的专业技能（表一）
序号 1 2 专业技能名称 打字 速记 写作 编辑 归档 具体解释 秘书必须掌握的最基本的技能，是使用打字机 或电脑等设备的必备能力。 用各种记音符号和缩写符号代替字母、词或短 语迅速记录语言的一种方法。 是秘书必须掌握的一种最重要的技能。可以体 现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。 在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加 工。 按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件 归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。
第一节 管理文秘的定义与内涵 • （一）秘书的定义 “秘书”一词，我国最早出现于西汉时期。原指 宫中秘藏之书。“秘书监”、“秘书郎”等。现 代意义上的秘书工作模式是孙中山的领导的中华 民国临时政府开创的。
• 现代意义上的秘书，是具备专业技能职务资格、围绕着领 导层或个人进行各项事务的辅助决策和管理，帮助组织或 个人实现“效能最大化”的管理类应用型技术人才。 • 1.秘书是一种专业职务和广泛的社会职业 • 2.秘书工作是针对领导及与领导相关的各项工作，核心是 “领导意图及决策” • 3.秘书工作的定位是辅助、协调、参谋，是领导进行各项 事务处理、决策、执行的助手。 • 4.秘书活动的基本方式是综合处理各项事务并进行相关的 信息管理
• 戒律10——不重视健康的幽灵 不注重休闲活动，只知道一天到晚的工作， 常常闷闷不乐，工作情绪低落，自觉压力太大， 并将这种压力影响别人。
• 戒律11——过于慎重、消极的岩石 不会主动工作，因为很难掌握机会，对事情 没做前先发出悲观轮调，列出一大堆不可能，同 时对周围事物也不关心。
• 戒律12——摇摆不定的墙头草 从没有自己的观点，永远只是附和别人的意 见。更重要的是一遇到公司纷争，哪边有势力就 靠在哪边，并煽风点火，一旦这方失势，又马上 倒向另一方。