高校应届毕业生档案问题须知

学生档案须知

一、毕业生档案流转问题

毕业生同学们：你们知道吗？档案不断浓缩着你的大学生活，而且将伴随你新的人生之旅，档案如此重要，请你务必对下列问题给以关注。

1、问：学生档案能否由自己携带?

答：根据国家和学校相关规定，毕业生档案不得由本人携带。

2、问：档案转递的方式有哪些?

答：按照有关规定人事档案一般以机密件由机要通信方式转递到接收单位；但由于部分接收单位不够级别或没与当地机要通信局建立寄递关系，不能用机要通信方式转递，只能用中国邮政快递转递；

广州市机要局查询电话：87751312，机要局门市电话：87758303；中国邮政快递EMS查询电话：11185。

3、问：档案何时转递?

答：我校毕业生档案通常在七月底或八月初寄出，一般而言接收单位在2-4周内即可收到档案。

4、问：办理了暂缓就业的档案流转到何处？

答：广东省高校毕业生就业指导中心，地址是：广州市农林下路72号（农林下路和东风东路交叉的十字路口的东北角，广东发展银行大厦对面），查询电话：37627806，37627803。

5、问：何为机要通信?

答：机要通信是较普通邮政更为保密、安全、准确的文件转递渠道，其服务对象主要是县级以上党政军和国有企事业单位。

6、问：有关毕业生档案具体事宜如何查询?

答：档案寄出后同学们可自行上档案馆网站查询档案寄发情况，网址：/portal/group/dag （点击档案馆主页右上角“档案查询”栏下的“查询暨南大学学生人事档案”即可进入毕业生档案去向查询界面）；档案寄出两个月后，同学们可向接收单位的人事部门询问是否收到档案。如档案未收到的可以向我校档案馆学生档案室查询；如发现档案中缺少材料的可以向各院、系、所党总支及负责学生工作部门查询。

7、问：有关毕业生出国留学其档案应如何办理?

答：毕业生出国留学，其档案可转至教育部留学服务中心留学人员档案室、生源所在地人事部门（劳动部门、街道）或者政府指定的专门性档案保管服务机构，转出时应出具上述单位开具的接受档案的信函。

应届毕业生考（保）研调档流程：

1、应届毕业生收到拟录取院校的《调档函》后，需先按函件要求到学院相关部门办理填写《现实表现复审表》、《政审表》或《政治思想鉴定》等表格，并加盖学院相关部门的公章。

2、学生可自行将上述表格寄至《调档函》所列地址，也可将表格送至档案馆201室，由档案馆装入档案一并寄出。

3、学校学生就业指导中心需收取《调档函》复印件。

4、《调档函》原件必须送至档案馆201室。学生应用铅笔在《调档函》空白位置上注明本人的学号、学院、专业、手机号。

5、上述手续办结后，档案馆按《调档函》要求寄发档案。

注：上述第1至4项均可委托他人代办。

特别提醒同学们注意：

接收单位人事部门未收到人事档案，应及时查询档案转递状况，广州市机要局和邮政局仅提供一年以内的档案流转查询业务，否则将不再提供查询服务，我校档案馆也将爱莫能助。

由于学生个人原因导致个人人事档案滞留学校超过两年的，学校将依据有关规定收取档案保管费用。

二、遗留在学校的档案如何调档？

档案对每个人都很重要，但由于种种原因，并没有顺利抵达你新的人生驿站而遗留在学校，那么如何调走你的档案呢？

1、有人事权单位的，如政府部门、事业单位、大型国企等，请贵单位人事部门开具相关的调档信函，寄（送）暨南大学档案馆。地址是：广州市黄埔大道西601号暨南大学档案馆（蔡冠深博物馆2楼201室），邮编：510632。调档函的要求：

（1）必须是盖有公章的原件。

（2）写明个人信息，包括：学生的姓名，身份证号码，学院，专业，学号（或入学年份），手机号等等。（3）要写清楚收档单位和收档单位地址。

2、无人事权单位的，如私企等，可由人才交流中心开具相关的调档信函，要求同上。

3、退学的档案转递回生源地的人力资源和社会保障局（人事局），请将我校相关部门开具的退学证明（在证明上注明学生的生源地）寄（送）档案馆。要求把档案调往其他地方的，请按上述两点要求开具调档信函，并与退学证明一起寄（送）档案馆。

除了要求有上述调档信函外，还需由暨南大学学生就业指导中心老师在调档信函上签署同意调档的意见或开具同意调档的信函，并加盖公章，一同送往档案馆。

特别注意：

（1）档案馆收到调档函和相关证明后，会在一到两个星期内寄发档案，我馆不负责通知每一学生档案的寄发情况。大约三四个星期后学生应自行向收档单位查询档案收档情况。

（2）个别学生档案如果无法用机要形式寄发的（可询问收档单位档案用机要形式可否收到），可以在调档函上注明“本人（单位）申请用EMS寄发，责任自负”字样并且签名确认，我馆可将档案改用EMS寄发。如果因为学生个人原因档案无法寄达收档单位的，我馆概不负责。

三、毕业生填写《全国普通高等学校毕业生就业协议书》时的特别注意事项

毕业生填写《全国普通高等学校毕业生就业协议书》时，特别是用人单位情况一栏，最好能由派遣单位人事部门填写或向派遣单位问清楚各项情况后再填写，做到派遣单位名称、通讯地址和邮编详细、准确无误，以免给暑假上旬（7月底8月初）的毕业生档案转递工作带来不必要的麻烦,影响同学们的档案不能及时到达。

填写时还须注意以下事项：

（1）单位名称不得使用简称；

（2）要特别注意填写单位、单位隶属及档案转寄详细地址三者之间的关系：

* 凡派遣单位能通过机要通信的方式投递到达的，同时也具有人事档案保管权限的(县级以上党政军和国有企事业单位)，应提供派遣单位的名称、详细地址和邮编。

* 凡派遣单位不能通过机要通信的方式投递到达的，但具有人事档案保管权限的，应填写派遣单位的直属上级单位的名称和详细地址，由上级单位代转；如果直属上级单位仍不能通过机要通信的方式投递到达的，还需进一步填写更高一级的上级单位的名称、详细地址和邮编，直至通过机要通信投递能到达为止。

* 凡派遣单位不符合机要通信投递范围，并且无人事档案保管权限的，如派遣到民营、外资、合资、个体等单位的同学，务必提供准确的符合机要通信投递范围并有人事档案保管权限的档案转递单位的名称和详细地址。例如：联想集团，其档案具有保管权限的是中科院人才交流中心；五羊-本田摩托(广州)有限公司，其档案具有保管权限的是广州市人才交流中心；

* 凡派遣单位与上级主管单位不在同一城市的，应提供派遣单位所在城市的具有人事档案保管权限的单位名称和档案转寄的详细地址。例如：深圳亚奥实业有限公司北京分公司，其档案具有保管权限的是北京北辰人才交流服务中心；上海中闻事业发展有限公司，其档案具有保管权限的是人民日报社华东分社。

（3）广州生源毕业生凡在“三资”(合资、外资、独资)或私企等无存档权的单位就业的,如果单位集体在某人才交流中心已开户的，应在协议书上“档案转寄详细地址”栏填x x 人才交流中心，档案将寄往该人才交流中心。