国际采购工作流程

国际采购部工作流程

一．查货（inquiry）

客服电子版/书面查货单（图片，供应厂商，型号，规格，数量，项目用途）→采购主管在书面查货单上签字→采购员当日做电子版询货单（Inquiry:图片，型号，规格，数量，价格，交货期），Email 厂家→2日内取得厂商回复（如有现货，需要求厂商保留现货7天）→将厂家回复结果口头并QQ 回复客服，等待客服确认（紧追客服确认结果）。

二．订货(purchase order)

客服电子版/书面订货单（图片，供应厂商，型号，规格，数量，项目用途）→在书面订货单上签字

→当日做电子版采购单（purchase order: 图片，型号，规格，数量，价格，交货期），Email给厂家→

打印出厂家形式发票（proforma invoice），核对并请款。

三．付款

1．采购员完整填写请款单各项内容→依次找本部门主管，客服人员，经理签字后交给财务室审核→

财务室审核无误后，需杜总签字后交给出纳付款（特殊情况打电话给杜总说明请款内容，同意后，可

先付款后杜总补签字）。流程时间约为2天。

*核对厂商的银行信息，如有变更，需更新厂商的相关资料（签名并写上更新日期），并复印一

份交出纳留底。

*请款单上，需写上厂商编号（此编号采购部与财务室留底相同）

2．付款后将付款凭证扫描Email给厂家，请厂家安排生产或发货→将贴有请款单和杜总签字的采购单复印两份→一份采购部存档

→一份交给客服部

→正本采购单则交还出纳

3．付款后，需要填好书面和电子版的每月付款明细表(全款或尾款需注明)

四．货物跟进：至少2 次与厂商邮件确认货物进度，并及时更新跟进表，并email发至杜总、客服。

1．现货：付款当日需向厂商取得货物包装信息，我司确认运输方式后，通知厂商。2天内取得运单号。

2．有一定交期的货物：随时将货物信息反馈给客服→在交货前5天联系厂商，确认正确交期→款

未付或有尾款需支付时，按付款流程执行→付款后2天内与厂商取得货物包装信息，我司确认运输方

式后，通知厂商。2天内取得运单号。

五．运输方式确认：

快递计算体积：长*宽*高(cm)/5000=重量

空运计算体积：长*宽*高(cm)/6000=重量取最大值为标准计算运费

包装后重量<10公斤时，要求厂商更改货值在30EURE以下，从TNT运输。

包装后重量>10公斤时，比较JW和DHL价格，确认。

包装后重量>20公斤时，比较JW、DHL和香港PETER空运公司价格，确认。

包装后重量>40公斤时，比较香港PETER空运公司和北京展茂价格，确认。

*注意需比较全程费用，包括送至北京。运输发票的取得需事先确认，以便与财务核实。原则上所有付款均需有发票。

*运输方式决定发送地点不同，故每次需告知客人发送地点。

*运费需货到付款时，采购员得到运输公司大概金额通知时，务必即时告知财务请款

六．验收。

货到我司后，填写收货登记本（到货时间、发货厂家、产品名称、用途、重量、数量、运输方式和运

单号）→采购员验收（货物信息，数量，有无残损）→制作电子版验收单（厂家、名称、型号、图片、数量、订单和到货时间、用途）QQ发送给制作部仓管，→通知制作部负责人派人取货至展厅。通知客服人员货已到，正在验收中→用黑色记号笔在货物包装外写清楚厂家、名称、数量、用途、什么时间到公司，打印验收单交给制作部取货人员→跟进仓管验收（数量、质量）→取得最终签名验收结果：1．验收合格：最终验收单QQ给客服部

2．验收不合格：和厂家联系，并将验收单备案，作为对供应商绩效考核的一部分，一直追踪厂家直

到验收问题解决。

国际采购组资料的整理要求：

一，供应商资料的整理

1，合同资料

文件夹：按照产品分类整理：产品→国家

文件资料内容：供应商客户资料档案表；厂商与我司的协议（折扣，独家代理合约期限），银行信，采购单（杜总签名确认）、形式发票、付款单。

2，邮件：每日中英文翻译打印给杜总查阅并且归档，月末做好封面，装订归档。

文件夹：按照产品分类整理：产品→国家

将来往较多的厂商邮件：放置档案盒里单独罗列到档案柜上，上面标注国家和厂商名字以及其经营的产品。

来往较少的厂商邮件：放置文件袋中。

FOXMAIL邮件中每个厂商需独立建文件夹，3天需整理一次，将最新往来邮件放入其中，以备快速查核。

二，物流公司资料整理

1，做好公司索引在档案夹第一页，每个公司编号。第二页为公司详细资料（公司名称，网站，联系人，联系方式，提供服务，费用计算公式，最低起运量，最低费用，运输方式）：

能提供全程进口运输服务的公司：DHL,TNT,中港物流。

只提供从国外到香港运输服务的公司：JW（FEDEX）

只能提供从香港到大陆运输服务的公司：通港，中港，跃丰

2，在QQ上将所有物流公司放一组，并且在备注里写上联系人，联系方式，提供的服务。

3，以邮件方式来往的物流公司则专门创建他们的文件夹，将与其来往的邮件归档其中。