公安机关装备采购的内部控制

公安机关装备采购的内部控制
公安机关作为政府的一个职能部门,担负着维护国家长治久安、保障人民安居乐业的重大责任。

随着经济社会的快速发展,人、才、物的大流动,犯罪的动态化、智能化特征日趋明显,职业犯罪、高科技犯罪不断增多,各种矛盾日益突出,公安机关面临的任务越来越重。

装备即是战斗力,近年来公安机关不断加强装备上的投入,以增强公安队伍的实战能力。

自2007年以来,为全面贯彻《公安部关于深入实施科技强警的决定精神》,切实提高公安队伍的整体素质和战斗力、强力推进“三基”工程的建设、全面提升公安工作现代化水平,走科技强警之路已势在必行。

从2007年至2010年,肃南县公安局已由装备投入经费占经费总支出的7%上升至15%。

装备采购的涉及范围除办公设备外还包括指挥通信装备、侦查技术装备、执法执勤装备、反恐装备以及其他各类装备。

近年来新增项目包括监控系能、酒精检测仪、移动图像车、测速仪及与系统配套使用的电脑、数码相机、摄像机、对讲机和单警装备等。

对于这些装备的采购, 财政部门给予了足额的经费保障,但如何能使财政资金得到最大程度的运用是值得探讨的问题。

一、公安机关在装备采购环节运用内部控制的必要性
无论企业或行政事业单位,都必须进行采购经济业务活动,采购业务环节多,涉及面广,如不设置一套有效的内部控制制度,并得以切实有效的落实,将极易产生漏洞。

近年来公安装备经费投入不断加大,作为一个人口只有近四万人的县级公安机关,资金量已达每年180余万元。

面对如此庞大的业务量,必须在采购过程中建立健全内部控制,对单位各职能部门、岗位、人员及各流转环节进行有效的监督和控制,防止并及时发现、纠正错误及舞弊行为,提高采购效率,堵塞管理漏洞,降低成本和费用,从而在一定程度上保证了资产及项目的安全、完整性,保证财政资金使用的合理性和有效性。

二、采购业务运用内部控制的基本制度
通过控制请购、采购、验收、付款等业务流程的关键风险点,建立内部控制制度,主要包括以下几个方面:
1、岗位分工控制制度,即不相容职务相分离。

主要包括:请购部门不得同时担负采购职务;采购合同的订立与审核采购不能同时兼任;采购人与付款人相分离;采购人与验收人分离,采购、存储、使用人不担任记录人等;付款申请、审批与执行相分离;不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。

2、授权审批控制制度。

主要包括:审批人员对销售业务的授权审批方式、权限、程序、责任和相关控制措施,明确审
批人员不得越权审批;明确经办人员的职责范围和工作要求;采购金额超过一定数额或技术性较强的采购业务应当进行专家可行性论证,应实行集体决策和审批;未经授权人员不得经办采购与付款业务。

3、监督检查控制制度。

即建立一个上下沟通、左右协调、相互牵制的监督体系,通过对采购、付款等业务进行定期或不定期的检查,及时发现内部控制中的薄弱环节,及时采取有效措施加以纠正及完善。

4、内部审计控制制度。

作为内部控制的重要组成部分,建立健全内部审计制度有其重要性。

内部审计对整个采购业务流程的合规、合理及有效进行的独立评价, 确定是否贯彻既定的政策和程序, 是否遵循建立的标准, 是否合理有效利用资源,以及是否达到单位的目标。

它为内部控制的完善提供依据,能间接或直接纠正内部控制的偏差,对内部控制的执行进行再控制。

三、公安机关装备采购内部控制的业务流程
采购业务需要由预算、采购、收货、财会等几个部门共同协作完成,通过运用内部控制制度,可以将采购业务中的预算、采购、验收、付款等工作的授权审批相分离开来,使请购人、审批人、采购员、验收员、使用人、记账员、出纳等在各自的授权范围内各司其职,同时建立以采购立项、招标、经济合同、结算凭证、入库单据为载体的控制系统,以进一步增
强采购、审批、验收、付款几个风险关键盘点的控制。

肃南县公安局的采购业务具体流程如下:
1、请购申请
机关各业务部门及基层所按照请购制度,根据需求书面
提出采购申请,并明确采购物品的类别、质量等级、规格、数量、相关要求和标准及到货时间等,报分管领导审核,经审批后再报后勤装备部门,列入采购计划。

2、采购申报
如需求单位申请的是一般办公设备,则后勤装备部门按
规定程序和要求编制、调整集中采购和预算计划,报政府采购中心由采购中心采用公开招标。

对于反恐、刑侦、行动技术、网侦、交通等方面的特殊装备需求,则需严格按照规定程序进行谈判,通过政府采购,财务、后勤装备、纪委、业务部门进行竞争性谈判,由供货单位对所需装备进行报价,通过竞价,最终由集体决策确定中标单位。

3、签订采购合同
通过政府集中采购,由后勤装备部门与协议供货商签订
政府采购协议供货合同,加盖单位公章,并加盖单位财务印章。

合同文本一式三联,由采购单位、供货商、财政局留存,单位将留存联送财务审查并作为行政府采购协议供货制度
的原始凭证入账。

如需追加与合同标的相同的货物,可签订补充协议,但补充金额不得超过原合同采购金额的百分之十。

4、验收
当采购的装备运送到指定地点后,由请购部门及后勤装备部门进行验收,由后勤装备人员对物品进行实物计量、订单核对,由业务请购部门负责装备现场安装、调试及技术质量等事项的验收。

5、付款
经验收后,后勤采购人员将发票送至财务部门申请付款。

财务部门对请购申请单、采购合同、验收单、发票等凭证的真实性、完整性、一致性、合法性进行审核,经单位负责人审批后向供货单位结算货款,并严格按照合同规定支付。

对于特殊装备还需预留质保金,待期满后予以支付。

四、采购业务流程中存在的缺陷及建议
1、明确验收方式,不相容岗位应相分离。

为了达到控制目的,验收入库的职能必须由独立于请购、采购和财会部门的人员来承担。

而后勤部门作为采购人不适合担任验收工作,而业务部门作为请购人也不是最合适的验收主体,应由第三方验收采购的装备比较合适。

如装备类验收时应由审计部门介入和上述两方共同验收;如为工程类装备(如监控设施等),可由有资质的并且具备专业知识的第三方进行验收,如评测中心、监理公司等。

2、重视内部控制的检查与评价,健全内部监督机制。

应充分发挥内部审计的功能,将内审监督贯穿于整个采购业务
环节中。

通过采购业务的事前分析与评价和事后稽核、检查和监督评价,对采购业务的正确性、合理性起到把关、验收的作用。

完善的内控体系是公安机关加强内部管理的重要手段,是提高队伍战斗力、防范出现舞弊。

减少单位损失的有效途径,也是有效利用财政政资金的重要保证。